歸檔文件整理培訓(xùn)

1行政管理科檔案管理2準確反映企業(yè)的成長過程防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄決策制定的參謀和幫手企業(yè)宣傳的資料庫企業(yè)文化的活標本員工成長的斷代史檔案的意義與作用目錄3術(shù)語和定義收集與歸檔整理方法新舊規(guī)則對比術(shù)語和定義4歸檔文件：指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為管理類檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料件：指歸檔文件的整理單位。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程術(shù)語定義—件5文件正本與不同稿本1、一般，文件的正本與定稿為一件，定稿過厚的，也可單獨為一件；2、重要文件須保存歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿各為一件。正文與附件1、一般正文與附件為一件；2、附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。正文與文件處理單與文件做為一件原件與復(fù)制件做為一件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文做為一件報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件來文與復(fù)文可為一件*注：“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。6合同歸檔目錄7強化收集簡化整理細化檢索深化利用收集與歸檔8收集依據(jù)歸檔范圍收集樹立大檔案觀，按照知識資源體系擴大檔案收集范圍。歸檔1、歸檔要求2、依據(jù)歸檔范圍價值鑒定（確定歸檔與不歸檔范圍、保管期限）3、歸檔時間3、歸檔份數(shù)4、歸檔措施不歸檔范圍制度約束法歸檔范圍限定法考核獎懲法宣傳教育法重點線索追蹤法主動服務(wù)法領(lǐng)導(dǎo)表率法蓋章歸檔法平時歸檔法責(zé)任協(xié)定法歸檔的控制措施收集與歸檔—平時積累9嚴格登記及時收集嚴格檢查隨辦隨歸妥善管理整理方法10歸檔文件整理步驟裝訂分類排列編號編目裝盒整理-裝訂1113452裝訂：1、按“件”裝訂；2、去除金屬物；3、線裝；4、A4幅面；5、不壓字、不倒頁、不掉頁、不損壞文件材料。6…整理-分類1213452分類：“年度—保管期限—類別”進行分類6年度永久黨群管理行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理定期黨群管理行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理整理-排列1313452排列：“歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)按時間結(jié)合事由、重要程度排列”61、同一事由的歸檔文件按時間順序排列；2、不同事由的歸檔文件可將主要職能、重要活動形成的文件材料排列在前，或按責(zé)任者、承辦部門集中排列；3、對具有保存價值，但未及時歸檔的文件，應(yīng)排列在相應(yīng)年度某一保管期限歸檔文件的最后，或與相關(guān)文件裝訂成一件，并在歸檔文件目錄備注欄加以說明。整理—編號1413452編號：“檔號由全宗號、年度、保管期限、一級類目號、件號”61112131411121314永Y定D2013全宗號·年度·保管期限·一級類目號·件號001·2013·D·11·1025·2013·D·11·2025·2013·D·11·3025·2013·D·11·4025·2013·D·12·5025·2013·D·12·6025·2013·D·13·7025·2013·D·13·8025·2009·Y·13·20檔號025·2009·Y·13·20年度永久黨群管理行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理定期黨群管理行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理檔號025·2009·Y·13·20整理—編目1513452編目：“歸檔文件逐件編目”6一般填寫形成歸檔文件的單位名稱會議記錄、紀要，要在題名內(nèi)補充主要內(nèi)容、議題。格式如下：**單位第*次會議紀要（1、***；2、***）整理—裝盒1613452裝盒：“歸檔文件按件號順序裝入檔案盒”6全宗號025定新舊規(guī)則對比17OLD1、規(guī)范性引用標準：企業(yè)檔案工作規(guī)范、國家檔案局8號令、10號令；2、裝訂：左上角；3、分類：年度-保管期限-類別；4、保管期限：永久、定期5、全宗號；6、編檔號：全宗號·年度·保管期限·一級類目號·件號；7、檔號章8、歸檔范圍：有增加、有調(diào)整9、檔案盒式樣、歸檔文件封面有調(diào)整1