集團公司快遞業(yè)務(wù)管理規(guī)定

集團公司快遞業(yè)務(wù)管理規(guī)定1目的規(guī)范快遞業(yè)務(wù)的管理，及時掌握有關(guān)材料是否按時送達,保證原始函件及資料存檔，完整保存快遞回執(zhí)。2范圍適用于集團公司所屬各企業(yè)及職能部門的快遞業(yè)務(wù)。3職責(zé)1總部辦負(fù)責(zé)辦理國內(nèi)快遞業(yè)務(wù)。3.2進出口公司負(fù)責(zé)辦理國際（含港、澳、臺）快遞業(yè)務(wù)4程序活動4.1各有關(guān)單位（部門）建立快遞業(yè)務(wù)臺帳，記清收件人、材料類別、內(nèi)容提要、經(jīng)辦人，并專欄標(biāo)注傳遞時間、接收人（簽名）。辦理快遞業(yè)務(wù)時，須將發(fā)送材料、收件人信息及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的申請送交總部（進出口公司或總部辦）。定期核對：按照進出口公司或總部辦要求定期核對業(yè)務(wù)臺帳。4.2進出口公司建立國際快遞業(yè)務(wù)臺帳，記清申請單位、收件人、發(fā)送時間、材料類別、內(nèi)容提要、送達時間。盡量選擇可以跟蹤查詢郵件動向的快遞公司辦理快遞業(yè)務(wù)，并負(fù)責(zé)查詢郵件是否及時送達收件人。出現(xiàn)郵件丟失情況須及時補發(fā)，造成損失的要追究快遞公司責(zé)任。國際快遞業(yè)務(wù)的發(fā)票由進出口公司按發(fā)送單位分別進行傳遞、報銷。2.4定期組織發(fā)生快遞業(yè)務(wù)單位核對業(yè)務(wù)臺帳。3總部辦3.1建立國內(nèi)快遞業(yè)務(wù)臺帳，記清申請單位、收件人、發(fā)送時間、材料類別、內(nèi)容提要、送達時間，送達時間按照回執(zhí)日期填寫。聯(lián)系辦理發(fā)送快遞業(yè)務(wù)，發(fā)送快遞時必須要求回執(zhí)。重要的郵件（如匯票、發(fā)票、授權(quán)委托書、對帳單等）沒有回執(zhí)的，應(yīng)要求客戶收到后發(fā)傳真確認(rèn)。特殊情況沒有回執(zhí)且經(jīng)落實客戶確已收到郵件的，要在臺帳上標(biāo)注。完整保存快遞回執(zhí)及傳真確認(rèn)函件。出現(xiàn)郵件丟失情況及時補發(fā)，造成損失要追究快遞公司責(zé)任。按發(fā)票發(fā)送單位分別進行傳遞、報銷。定期組織發(fā)生快遞業(yè)務(wù)單位（部門）核對業(yè)務(wù)臺帳。特殊情況（如出差在外）所發(fā)快遞業(yè)務(wù)由經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)對象到進出口公司或總部辦按程序要求辦理補齊手續(xù)。駐外辦事處快遞業(yè)務(wù)自行辦理，須建立快遞業(yè)務(wù)臺帳，記清收件人、材料類別、內(nèi)容提要、發(fā)送時間、經(jīng)辦人，并專欄標(biāo)注送達時間，保存回執(zhí)，定期回公司總部辦辦理交接與報銷。對未履行以上程序的快遞業(yè)務(wù)，公司一律不予報銷。其它本文件按所屬內(nèi)容分別歸屬相應(yīng)單位。要求各相關(guān)單位責(zé)任到人，認(rèn)真履行以上規(guī)定。對出現(xiàn)臺帳混亂、缺失回執(zhí)、記錄不整等情況的單位（部門），公司將追