基建檔案管理制度

基建檔案管理制度為了提高學(xué)院工程建設(shè)項目檔案的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮基建檔案在工程建設(shè)、使用管理、維修改造中的作用,根據(jù)國家《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》，結(jié)合本學(xué)院實際情況，制訂本辦法。第一條基建檔案是指在學(xué)院范圍內(nèi)對確定的建設(shè)項目進行勘察、規(guī)劃、建設(shè)和管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、照片、財會賬冊、憑證及報表決算等各種載體的文件材料。第二條基建檔案歸檔范圍1、項目建議書、可行性研究報告的申請與批復(fù)等立項依據(jù)文件；2、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告等項目評估資料；3、選址、征地申請，征地報告、協(xié)議書及批復(fù)文件，拆遷方案、許可證及地界劃分、土地借用，互換割讓等文件材料；4、地質(zhì)勘探、地形測量或測試中形成的文件材料；5、設(shè)計委托書及設(shè)計要求；6、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計計算書及審批文件、施工圖審查文件、圖紙會審紀要等；7、開工報告及審批表、建筑許可證、規(guī)劃許可證等建設(shè)許可資料，以及與市政接駁產(chǎn)生的各種資料；8、招標、投標文件、工程監(jiān)理合同、施工合同或承包合同、補充協(xié)議、材料（設(shè)備）購銷合同及工程概算；9、基建工作年度（季度）計劃及總結(jié)、統(tǒng)計報表；10、基建工程財務(wù)預(yù)（結(jié)）算、竣工決算報告；11、施工記錄、施工質(zhì)量檢查記錄、設(shè)計交底、隱蔽工程記錄、施工中重大事故調(diào)查分析及其處理報告、增項更改通知單、施工技術(shù)總結(jié)等施工過程中形成的完整的施工文件,以及竣工驗收證明書，驗收報告，建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、暖、燃氣、下水和道路的竣工圖，工程質(zhì)量鑒定書等竣工文件；12、產(chǎn)權(quán)證書等。第三條歸檔要求1、工程建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)的建設(shè)與基建檔案文件材料的形成、積累、整理、審定工作同步進行，工程竣工驗收與基建檔案的驗收工作同步進行，基建資料歸檔并經(jīng)檔案管理部門出具歸檔合格證明后，方可進行財務(wù)結(jié)算。2、由綜合部負責人分管基建檔案工作，并由項目管理服務(wù)單位配備一名專職檔案員負責基建文件的收集、整理、立卷、歸檔工作。3、建設(shè)過程中的基建資料一般不借閱，如確需借閱、摘抄、拍照、復(fù)制時，須經(jīng)綜合部負責人批準后均以復(fù)印件的形式提供，且必須按規(guī)定時間歸還提供的復(fù)印件。4、歸檔的基建文件材料必須反映其管理和項目建設(shè)的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。5、凡歸檔的文件材料均應(yīng)是原件，做到審查手續(xù)完備、字跡清楚，圖而清晰、整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫。6、具有法律依據(jù)和憑證和文件材料、簽字和印鑒必須齊全，請示與批復(fù)要同時歸檔，缺一不可。7、歸檔份數(shù)：竣工圖一式二份（一份交城建檔案館，一份學(xué)院內(nèi)部存檔），文字材料、底圖、底片和聲像材料各歸檔一套。8、歸檔時間：凡具有法律依據(jù)和憑證的重要文件材料（審批文件、產(chǎn)權(quán)證明、使用證明、處理產(chǎn)權(quán)糾紛等）在辦理、處理完畢后應(yīng)及時歸檔；竣工圖、施工文件材料、聲像材料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。第四條組卷方法.卷內(nèi)文件排列順序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請示在后。圖紙按圖的類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）。.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。圖紙大于卷盒的，以折疊成四號圖紙的規(guī)格保存。.卷內(nèi)文件材料，要逐一編寫頁號。.填寫卷內(nèi)目錄和備考表。第五條基建資料的歸檔程序1、綜合部負責人和專職檔案員按照歸檔范圍，做好平時基建文件材料的收集、整理工作。2、在工程項目竣工時，由專職檔案員按歸檔范圍要求，將該項目文件材料收集齊全完整，并系統(tǒng)組卷，項目驗收交綜合部負責人檢查驗收簽字后，向城建檔案館、學(xué)院內(nèi)部檔案管理部門移交，并辦理好移交手續(xù)。第六條歸檔后的基建檔案的管理、利用和借閱1、屬于學(xué)院工程建設(shè)項目的基建檔案一般都屬于永久保存。學(xué)院內(nèi)部檔案管理部門應(yīng)定期對基建檔案進行檢查、鑒定，以重新確定檔案的保管期限，調(diào)整密級以及銷毀等事項。2、為保證竣工圖與工程現(xiàn)狀相符，凡在改建、擴建、使用、維修、抗震加固和管理過程中，工程發(fā)生變更時，必須填寫更改通知單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可變動。且所有更改圖和有關(guān)的文件材料，水、電、燃氣、下水系統(tǒng)的更改圖和竣工圖要完整地存檔于一起。3、基建檔案主要供本學(xué)院內(nèi)部使用，若他人或外單位查閱，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。4、基建檔案一般不外借，如確需借出，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行，且必須按規(guī)定時間歸還。5、借閱的基建檔案需摘抄、拍照、復(fù)制時,須經(jīng)檔案管理人員允許；底圖檔案只