2023年辦公室管理形成性考核冊答案

辦公室管理形成性考核冊答案一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題重要考核本課程的第一章第２點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。辦公室實務工作一覽表序號國內一般性國外一般性國內公司（含外企)１文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會談、會議內容２文書制作復印資料。打印文稿及表格3文書解決在權限內按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。４檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。６調查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。７信息資料準備好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職工等。接待來賓和員工的來訪。9接待工作接待來訪來賓;10協(xié)調工作以電話往來維持和外界的良好公共關系。1１督查工作督導一般職工或速記員。１2日程安排替上司定約會并做好記錄;13平常事務"閱讀并分類信件通訊事務、電話；14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理保管辦公室設備及用品15其他臨時交辦的事項-以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項１6替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事,如銀行、郵局等。18同學們在做本題時,要注意分析哪些是內容基本相同的,要放在一起。大多數(shù)同學由于沒有把內容基本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時,有些內容似乎模棱兩可。比如:記錄上司指令及會談、會議內容一項，它既可以是文書撰寫的內容,也可以是會議組織的內容；這種情況,可以將兩欄都填上這一項。尚有些內容要分開來寫。比如:通訊事務、電話、信函和郵件解決一項,前兩項是平常事務的內容，后兩項則是文書解決的內容。二、辦公用易耗品重要涉及哪些？辦公用易耗品重要有:1.信封、紙張；2.軟盤、光盤等；3.鉛筆4.圓珠筆;5簽字筆或鋼筆;6．修正液或修正帶;７．印盒；8．各種小型機器,如訂書機（涉及訂書針）、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀;10．日歷等;1１.其他,如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。國內電視大學學生交流社區(qū),提供學習資料下載，交流，電大就業(yè)指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。重要認真閱讀教材，就能答對三、簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié),互相關系如何？本題重要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。文員工作分為三個環(huán)節(jié)：計劃、實行和檢查。1．計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內容,并思考以什么方法進行效率會最佳。2．實行的環(huán)節(jié)，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要對的地實行;配合上司預期的期限。3．檢查的環(huán)節(jié)，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。三者的關系為：先作計劃,付諸實行,然后檢查結果,圍繞“計劃——實行——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員一方面要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實行,并嚴格檢查其結果,使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅規(guī)定你闡述三個環(huán)節(jié)是什么，并且還要說明三者之間的關系如何。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務）計劃書。本題重要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’解決工作”這一知識點。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時,要按以下三個環(huán)節(jié)進行：1．將自己要做的事情分為:A.是否應當做的事?B．是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事?對于A要集中精力做,對于B和C可以從計劃中刪掉。對于A類事情再進行分類，分為:重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）;雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請別人代勞）。3.與上司形成默契,可以直接找上司商議、請示。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書,不要抄襲。五、從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的結識。1．請示方法和報告方法;2．計劃方法和總結方法；3．受意方法;４．傳達方法;5．進言方法;6.變通方法和擋駕方法;7．分工方法與合作方法。本題重要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個例子，同學們按照這個思緒作答即可:受意就是文員接受和領略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I略上司在會議發(fā)言、文獻批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領略)和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其別人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和見解等）。受意方法要注意：(1）善于領略上司意圖,不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本,記錄下指示要點；（３）注意傾聽,專心判斷指示的用意（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；(5）如有不批準見，可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;6)接受指示后,要不失時機地貫徹實行。２.結合實際談體會。我曾經經歷過一件事情,使我充足結識到,在受意時，充足做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天,總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要涉及四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗,沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點;事后,又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫,結果寫出來的簡介主線就不行。后來,我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄,根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中,我體會到了在受意時,做好記錄的重要性。在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思緒作答；并且要注意結合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識點,又要結合實際談談自己的體會。本題失分的因素大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。?同:１．都應先問好，再傳達自己的信息;?2．都應保持耐性、熱情的態(tài)度；

3.通話結束,應讓對方感受到自己快樂的心情;4．都應簡明扼要表達自己的意思。

異：?1.打電話應一方面查清楚對方的電話號碼;接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。

2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同,談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。?1.基本用途:“電視會議”重要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談,共享文獻、圖表、錄象帶等資料。?“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內或本市的電話會議，聲音清楚宛如一室。5z8Ｙ4Ｙ９Q#G+ｋ

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２.兩者與一般會議的不同:可以消除時空上的局限性。3.各自的優(yōu)劣：“電視會議”——

優(yōu):通達范圍廣,消除時空上的局限性，生動形象；劣:技術上的規(guī)定較高。

“交互式電話會議”——

優(yōu)：方便、省時、高效,消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣:費用高,技術含量高。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。（1)按照收件人的姓名分揀;?（2)按照郵件的重要性分揀;?（3）按照收件部門的名稱分揀。

?四、如何解決上司不在時的郵件？本題重要考核本課程的第四章第５點的“上司不在時郵件的解決”這一知識點。本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案,在此不再具體說明。五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？答：1.上司正在開會時；２．上司繁忙時；3．上司即將外出時;4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。一、日程安排計劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例,編制一份××預定表。本題重要考核本課程的第八章第４點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案:1.日程安排計劃表的種類:(1)年預定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)建紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再告知各部門。?（2)月預定表、周預定表、日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更具體。?日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，具體地預定從早到晚的業(yè)務活動。2．各種預定表的編制請同學們參照教材P．１66—Ｐ．170上的例子，編寫。?本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌握之后,再結合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？?本題重要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司重要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思緒如下：1.提神醒腦的服務。?上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應視實際情況,其一是與業(yè)務有關的部分,此外是上司身邊的純粹私事:

1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但認為關系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。%T／Ａ#T(jh

(2）純私人性請求時——碰到這種情形，就把它當作上司運用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。３.財物管理。涉及：(１）薪金收入管理——薪金收入達成一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候,由文秘人員保管單據,以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。(2)支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函,并做紀念保管。)本題在教材上的答案非常明確,只需要同學們進行一定的歸納即可。

另：第三題重要是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。最佳可以根據這個范本,結合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務單”。一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應用的一般場合。?本題重要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特性”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特性：

(１）語音聽過就立即消失,但語義讓人明白了，也許留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚,盡也許說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白,并留下印象。?(2）有重音。口語中，需要強調的成分,都是通過重音表達的。(3）有歧義。由于漢字一音多字。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些；休息時間,口語可生動些，語調也可輕松、快樂些。?2.敬語使用的一般場合：

(1）對于自己尊敬的人,當然會使用敬語。

（2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要使用敬語。?(3）敬語一般針對：?年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過）自己恩惠者；有求于對方,或希望得到對方幫助,或好感者。

同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特性；二是敬語應用的一般場合。其中第二個問題事實上就是考察“敬語的用法”這個知識點。?二、簡要闡述社交話題的選擇。?本題重要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點，本題答題思緒如下：

１.合適的話題涉及：?(1）談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；

(2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、時事新聞、體育報道等;

(3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等；?(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等;?（5）積極、健康的生活體驗的話題;

（6）風趣、風趣的小故事,無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

2.不合適的話題涉及：?（１）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。?（3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

(４)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。

(5)夸耀自己的話題。

(6）庸俗的、色情的話題。

（7)不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。?本題在教材上有明確的答案,得分率很高。

三、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？?本題重要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。?1.印章的使用的重要形式為:?（1）落款章;（２)更正章；(3)證見章;(4）騎縫章;（5)騎邊章;(6)密封章；(7）封存章。?2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:?（１)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻的有效性。;?(２）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。?(3)更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。?本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述,不能只回答要點，否則會失分。四、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。本題重要考核本課程的第十四章第３點中的“收文解決”這一知識點。

1．收文解決的程序：?簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。）j)［%｜＄N）b

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2．分送的基本原則：

(1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文獻或重大問題的請示、報告之類的文獻,均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或解決；?（２）屬于機關平常事務性的已有明確分工的文獻，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文,按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦;)?（3）分送給機關領導閱批的文獻，要先填好“公文解決單”，連同文獻一并送批;

（４）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記,直接交具體負責人辦理；?(5）在文獻份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導)多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。?本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文解決的程序中的每一個要點進行一定的說明。五、按照文書立卷特性立卷,重要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特性立卷的基本含義。本題重要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。?1．類型:

(１)按問題特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3）按文種特性立卷；(４）準時間特性立卷;（5)按地區(qū)特性立卷;(６)按通訊者特性立卷。

2．按問題特性立卷的含義:

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的互相聯(lián)系和解決情況,運用最