檔案文件信息化管理

檔案信息化管理檔案信息化就是以網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對象、以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。電子商務(wù)電子政務(wù)其他電子業(yè)務(wù)互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)通訊技術(shù)一、背景1、世界迎來大數(shù)據(jù)時代交流方式：email、QQ、微信、MSN、手機(jī)……..工作方式：word、wps、execl…...baidu..生活方式:數(shù)碼照片、電子病歷….信息化改變：2、電子文件數(shù)量急劇增長時間數(shù)量電子文件紙質(zhì)文件電子文件是什么？概念電子文件是以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

文件數(shù)字代碼序列電子文件文件的一種類型，具有文件的各種屬性和功能。------《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894—2002

電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。------《電子文件管理暫行辦法》2009年電子檔案：指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

----《電子檔案移交與接收辦法》檔發(fā)[2012]7號存量電子文件----檔案的數(shù)字化成果增量電子文件----原生態(tài)的電子文件檔案信息化主要工作：

增量電子文件的管理

存量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作楊冬權(quán)在全國數(shù)字館（室）建設(shè)推進(jìn)會上的講話

按照“存量數(shù)字化”的要求，大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化；必須“內(nèi)容為王”，著重數(shù)字內(nèi)容的積累，著重傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。數(shù)字檔案館（室）測評指標(biāo)體系，將把傳統(tǒng)檔案數(shù)字化數(shù)量比例作為“一票否決”的硬指標(biāo)。按照“增量電子化”的要求，全面開展原生電子文件的歸檔、移交、接收工作

各級檔案室要切實(shí)履行好收集管理本單位各類檔案的職責(zé)，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件及時集中歸檔，做到應(yīng)歸盡歸，并按規(guī)定向有關(guān)檔案館或電子文件備份中心移交，做到應(yīng)交盡交。

研究確定文書、錄音、錄像等各門類電子文件歸檔范圍和保管期限，明確電子文件歸檔和接收要求，保證歸檔或接收的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學(xué)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效，從世界范圍看，電子文件管理正在經(jīng)歷一場重大的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，主要表現(xiàn)為從機(jī)構(gòu)層面轉(zhuǎn)向國家層面；從分散式管理模式轉(zhuǎn)向集中式管理模式；從環(huán)節(jié)式分段管理轉(zhuǎn)向無縫式流程管理。進(jìn)入了

“以頂層設(shè)計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展”的電子文件管理新階段。二、電子文件管理的現(xiàn)狀1、國際2、國內(nèi)：-----積極開展研究工作；-----制定相應(yīng)管理辦法；-----成立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)；-----探索電子文件中心建設(shè)。分散保存、管理欠佳3、存在的問題認(rèn)識不足、重視不夠標(biāo)準(zhǔn)滯后、人才缺乏資源丟失、記憶斷層檔案工作的變化:

-----工作理念-----管理職能-----管理內(nèi)容

4、責(zé)任重大1、了解電子文件的特點(diǎn)對系統(tǒng)的依賴性信息與載體的可分離性信息的流動性與不穩(wěn)定性信息存取的不可靠性三、電子文件管理的原則和方法2、明確構(gòu)成電子文件的要素內(nèi)容信息結(jié)構(gòu)信息背景信息電子文件的

構(gòu)成要素結(jié)構(gòu)信息全程管理原則前端控制原則真實(shí)性保障原則完整性保障原則可讀性保障原則3、掌握主要原則全程管理原則即根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行連貫、一致的管理。前端控制原則

前端控制是在系統(tǒng)設(shè)計階段，對整個管理過程中的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合。把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。創(chuàng)建/制作/接收辦理/處理/流轉(zhuǎn)傳輸/交換形成、辦理和傳輸真實(shí)性保障原則

電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后保持不變。完整性保障原則

電子文件完整性的含義：記錄社會活動真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。

可讀性保障原則

電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。4、注重幾個重點(diǎn)環(huán)節(jié)：（1）電子文件形成階段。注重前端控制。注重流程優(yōu)化。按照全程管理和一體化管理的原則，對文件和檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和重組。注重電子文件的積累和“檔案化”處理。既要確保電子文件的形成和積累，又要規(guī)范電子文件的內(nèi)容和形式。（2）電子文件收集階段：齊全、完整

根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制訂或調(diào)整電子文件收集范圍；貫徹國家檔案局8號令、9號令、10號令以及《國家基本專業(yè)檔案目錄》等，制定詳細(xì)、可行的文件材料歸檔范圍和保管期限表。（3）電子文件的鑒定包括：內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。電子文件的內(nèi)容鑒定可以借鑒紙質(zhì)文件鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法。電子文件的技術(shù)鑒定是指對電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，包括：真實(shí)性鑒定、完整性鑒定、可讀性鑒定、無病毒鑒定、介質(zhì)狀況檢查。（4）電子文件的歸檔歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。電子文件的歸檔范圍雙套制歸檔

電子文件的歸檔方式是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程。在線

歸檔指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門的過程，也稱卸載式歸檔、介質(zhì)（載體）歸檔、脫機(jī)歸檔。離線

歸檔電子文件的歸檔時間分為實(shí)時歸檔和定期歸檔兩種。把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等。（5電子文件的保管磁性載體保護(hù)具體依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》，光盤載體保護(hù)具體依據(jù)《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》。歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。（6）電子文件的處置

電子文件的銷毀

系統(tǒng)內(nèi)長期保存向檔案館移交電子文件的銷毀是指通過刪除文件、格式化或者破壞載體等方式，使文件不可能再以電子方式重建，其內(nèi)容無法恢復(fù)與還原。反映本機(jī)構(gòu)一般活動、具有業(yè)務(wù)憑證價值、或者對社會具有長遠(yuǎn)利用價值的電子文件應(yīng)向檔案館移交。反映本機(jī)構(gòu)一般活動、具有業(yè)務(wù)憑證價值的電子文件可在本機(jī)構(gòu)電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)長期保存，機(jī)構(gòu)應(yīng)對其進(jìn)行集中存儲。浙江省：浙江省電子文件管理協(xié)調(diào)小組開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份制度功能定位2.重要檔案的容災(zāi)1.強(qiáng)化檔案憑證價值行政監(jiān)管【證據(jù)鎖定】3.檔案資源整合…衍生核心單位應(yīng)當(dāng)每年向本級檔案行政管理部門報送本單位的檔案管理情況，由檔案行政管理部門對下列事項進(jìn)行登記：

（一）檔案類別、總量，數(shù)據(jù)庫名稱及容量；

（二）當(dāng)年整理、歸檔的情況；

（三）有否自行采取的檔案備份措施；

（四）其他事項。登記備份:各單位應(yīng)備份的檔案范圍:主要包括：（一）依法應(yīng)當(dāng)保管30年以上的檔案；（二）列入國家基本專業(yè)檔案目錄的檔案；（三）由政府投資并具有典型性和代表性的重點(diǎn)建設(shè)項目的檔案；（四）其他應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備份的重要檔案。以人為本，樹立“大檔案”觀念，規(guī)劃專業(yè)檔案管理

------《國家基本專業(yè)檔案目錄》100類

如：城鄉(xiāng)居民健康檔案衛(wèi)生部

病歷檔案衛(wèi)生部干部檔案中組部

流動人員檔案中組部、人力資源社會保障部

土地管理檔案

國土資源部

會計檔案

財政部

城鎮(zhèn)廉租住房檔案

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部

拆遷檔案

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部

勞動人事爭議仲裁檔案

人力資源社會保障部

安全生產(chǎn)許可證

安全監(jiān)管總局

環(huán)保檔案

環(huán)境保護(hù)部城建檔案

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部土地承包登記檔案

農(nóng)業(yè)部審計檔案

審計署稅收征管檔案

稅務(wù)總局企業(yè)法人登記檔案工商總局個體工商戶檔案工商總局廣告登記管理檔案工商總局檔案備份的數(shù)據(jù)形式主要有：（一）檔案數(shù)字化成果（二）電子檔案（三）電子業(yè)務(wù)檔案：指各專業(yè)主管部門及下屬單位通過專門業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)形成和處理的、列入國家基本專業(yè)檔案目錄的電子文件（一般以數(shù)據(jù)庫形式保存）。數(shù)字檔案室建設(shè)：數(shù)字檔案館（室）是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館（室）的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館（室），是對傳統(tǒng)檔案館（室）的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館（室）。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強(qiáng)國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）。可以說建設(shè)數(shù)字檔案館（室），是實(shí)現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化，把我國建成檔案強(qiáng)國的一項迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。

我國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目標(biāo)是：

用15年左右的時間，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系，使各級各類檔案館（室）能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的歸檔和管理并按規(guī)定及時移交；…

縣直機(jī)關(guān)以上檔案室傳統(tǒng)載體檔案基本數(shù)字化并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化利用。浙江省檔案局關(guān)于開展規(guī)范化數(shù)字

檔案室創(chuàng)建和示范數(shù)字檔案室評選活動的通知

（浙檔發(fā)[2010]18號）省局制訂測評標(biāo)準(zhǔn)，各市檔案局組織實(shí)施，各縣（市、區(qū)）檔案局負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)和測評認(rèn)定工作.80分（含）以上的為“規(guī)范化數(shù)字檔案室”；90分（含）以上的為“示范數(shù)字檔案室”；示范數(shù)字檔案室的評選逐年分批進(jìn)行。原則上各縣（市、區(qū)）每年各評選2-3個。浙江省規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)測評標(biāo)準(zhǔn)

五大項22小項：一、組織保障(20分)；二、數(shù)字檔案建設(shè)(24分)；三、電子文件歸檔(16分）；四、數(shù)據(jù)管理(24分)；五、開發(fā)利用(16分)5、介紹常用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（1）國家標(biāo)準(zhǔn)1、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）2、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T17678-1999）（2）檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）2、公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T32-2005）3、電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（DA/T38-2008）4、文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46-2009）5、版式電子文件長期保存格式需求（DA/T47-2009）6、基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T48-2009）7、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T15-1995）（3）相關(guān)規(guī)章、規(guī)范、政策文件1、電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局第6號令）2、數(shù)字檔案館建設(shè)指南3、電子檔案移交與接收辦法4、國家基本專業(yè)檔案目錄5、國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法6、檔案管理軟件功能暫行規(guī)定7、國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》8

、國家檔案局令第9號《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)【2012】7號離線方式：電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容載體標(biāo)識：全宗號—年度—載體順序號。載體盒標(biāo)注：全宗號、年度、載體順序號、數(shù)據(jù)量、密級、保管期限、存入日期、運(yùn)行環(huán)境、套別等。電子檔案的存儲結(jié)構(gòu)

檔案數(shù)字化的幾個原則1、價值性原則：即優(yōu)先選擇珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化的原則。2、實(shí)用性原則：即優(yōu)先選擇利用率較高的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化的原則。3、開放性原則：即優(yōu)先選擇開放的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化的原則。4、特色性原則：即選擇有特色的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的原則。檔案整理目錄建庫檔案掃描圖像處理圖像存儲數(shù)據(jù)質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)備份成果管理檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程

掃描方式選擇：根據(jù)檔案幅面大小，選擇相應(yīng)規(guī)格掃描儀。大幅面掃描：可采用大幅面數(shù)碼平臺掃描、小幅面拼接掃描。紙張狀況差的，采用平板掃描方式。存儲介質(zhì)

長期保存---磁帶、DVD光盤等離線存儲設(shè)備；

網(wǎng)絡(luò)利用---硬盤、磁盤陣列等在線存儲設(shè)備上。

圖像文件的命名

以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名；多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。應(yīng)注意的幾個問題1、數(shù)字化加工過程的安全管理。

首先要做好對