2023年電大行政管理?？妻k公室管理考點(diǎn)版新版

一、單項(xiàng)選擇題１.以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特性？（B)。A.服務(wù)性Ｂ.決策性C．專業(yè)性Ｄ.積極性2．辦公室布置要注意（D)。Ａ．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最佳面對(duì)面放置C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些Ｄ.各種溝通、保密3.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí),以下哪些行為是不適宜的？(Ｃ）。A.準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文獻(xiàn)夾,貼上相應(yīng)的標(biāo)記條B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻(xiàn)、資料收藏好以免丟失和泄密4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？(B)。A．伸直雙臂再合攏,在高于桌面15cm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊,東西可放得滿一些Ｃ.各種類型的文獻(xiàn)柜要分門別類安放文獻(xiàn)、資料和物品,并貼上標(biāo)記D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的層面上,用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里,(D）的位置是上座。A.離入口最遠(yuǎn)B.離入口最近C.靠近門口D．靠近窗戶6.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的?(Ｂ）。Ａ．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C.不宜發(fā)送禮儀性文本Ｄ.不宜發(fā)送私人、保密文本7.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中,以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模?Ａ）。A．接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電Ｃ．選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的?(A）。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ＯＮ”位置B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一１50厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入,可采用傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的(Ｄ)A．安頓窗簾遮擋室外光線B．與其他設(shè)備對(duì)的連接C.投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)?(B）。A.訂購(gòu)B.制造C.分派D．儲(chǔ)備11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(B）。A．保存一張購(gòu)貨訂單,收到貨品時(shí)一一核對(duì)打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu),可以提高交貨速度D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品12．以下文員的工作順序中,哪一項(xiàng)是對(duì)的的？(Ｂ）。Ａ．沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作B.文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況,機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力Ｃ．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)行D．上司所指示的工作假如不合適，可以不實(shí)行13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的?(Ｄ）A．先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類B.另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作、14.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．定好目的,把想做或需要做的事情寫下來(lái)Ｂ.盡量控制外來(lái)干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．天天把工作安排得超過(guò)工作時(shí)間,給自己壓力D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限1５．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法,哪一個(gè)是不對(duì)的的？（D）。A．定好目的,把想做或需要做的事情寫下來(lái)B．想辦法加快解決郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而半途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做1６.以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的？（C)。Ａ.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,放在帶鎖的辦公桌抽屜里Ｂ．把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中C.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢17.文員傳達(dá)上司的指示時(shí),哪一項(xiàng)做法是不適宜的?（A）。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)B.必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科C.不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D.重要的指示，應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽(tīng)或漏記18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的?（B）。Ａ.善于同別人合作,密切配合，步調(diào)一致B.應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性，盡也許使別人服從自己Ｃ.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(C)。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆,一有留言就能立即記錄B.文員離開(kāi)辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系Ｄ．假如已經(jīng)回電,但沒(méi)打通，牢記要再聯(lián)系2０．以下哪個(gè)接打電話的行為是不對(duì)的的（Ａ)。A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)鬊.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C.做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．半途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽(tīng)筒朝下放置２1.文員在接打電話時(shí),對(duì)的的做法是（B）。Ａ.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng)Ｂ.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)C.文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話時(shí),應(yīng)一方面讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)22.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的?(B)。A.考慮打電話的時(shí)間是否合適B．打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng),等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D.對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定立即調(diào)查此事23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)當(dāng)遵守的?（Ｃ）。Ａ．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀２4.文員在拆郵件時(shí),不對(duì)的的做法是(A)。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi)B.應(yīng)當(dāng)把郵件提成最急件、次急件和普通件Ｃ.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí),應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D.在移交物品要打印一份清單,注明收到日期,請(qǐng)接受人員簽字,并保存好25.文員假如誤拆了非本公司的信,應(yīng)當(dāng)（A）。A.在信封上注明“誤拆”,寫上自己姓名的縮寫,并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫,把信敞開(kāi)并退回去C．在信封上注明“誤拆”,把信重新封好并退回去D.寫上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去2６.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動(dòng),取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作規(guī)定不一致？(Ｄ)。A．天天開(kāi)箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D.應(yīng)提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（Ｄ）。A.時(shí)間B.便利C.經(jīng)濟(jì)D．愛(ài)好2８.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是（C）。A.國(guó)名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國(guó)名C．姓名、部門、地址、國(guó)名D.姓名、國(guó)名、部門、地址２9．傳真機(jī)最佳用來(lái)傳送以下哪種郵件?（D)。Ａ．一般的圖紙B．機(jī)密文獻(xiàn)Ｃ.很長(zhǎng)的文獻(xiàn)Ｄ．感謝信３0．以下關(guān)于握手的禮節(jié),不對(duì)的的是（C）。A.上級(jí)先伸手后,下級(jí)才干相握Ｂ．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C.雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手Ｄ.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方,微笑致意或問(wèn)好３１．文員在解決信訪工作時(shí),由收信人(單位）復(fù)信的情況是以下哪一種?(A)A.初次寫信,或有過(guò)激言行的B.有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案解決的Ｄ．沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信3２.文員從事信訪工作,在解決顧客或其別人的來(lái)信時(shí),不應(yīng)（Ｃ）。Ａ.拆開(kāi)后信紙?jiān)诤?、信封在?一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B.對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．解決信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D.對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查解決的時(shí)間較長(zhǎng)的信件,應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)33．在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中,文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（C）。A.協(xié)助簽到B.分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開(kāi)會(huì)議室接聽(tīng)電話Ｄ.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品３４．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是(Ｄ)。Ａ.文員按照上司的指示,應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參與者是否方便Ｂ．什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度Ｃ.會(huì)議場(chǎng)合的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D．文秘人員必須配合會(huì)議議程,具體檢查各項(xiàng)工作35.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C)。Ａ．加入自己的主觀意見(jiàn)Ｂ.不記錄議題C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論36.會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決,這時(shí)文員應(yīng)(D)。A.不理睬Ｂ．不征求主持人意見(jiàn),停止筆錄Ｃ.征求主持人意見(jiàn)，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D.征求主持人意見(jiàn),停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37.上司決定參與某個(gè)會(huì)議時(shí),文員不應(yīng)當(dāng)(A）。A．只在便箋上寫好會(huì)議名稱B.除了送來(lái)的資料外,也必須收集其他上司有必要的資料C.假如是第一次前往的公司外的地點(diǎn),要先了解場(chǎng)地情況和交通所花費(fèi)的時(shí)間D.和上司先充足溝通,避免在會(huì)議進(jìn)行中碰到電話聯(lián)系的不便３８．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議?(C)。A.口字型B.教室型C.圓桌型D.U字型39.以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中,哪一項(xiàng)是不具有的?(A）。A．審查功能Ｂ．保密功能C.歡迎詞播放功能D.報(bào)數(shù)功能４０.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談,以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)?(B）。Ａ．準(zhǔn)備資料Ｂ．發(fā)表意見(jiàn)C.現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?1.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí),以下哪種做法是錯(cuò)誤的？(Ｄ)。A．假如用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即告知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D.假如上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)42.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D)。A．上司沒(méi)有通過(guò)文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上B．假如表上的空白處太少,可以使用速記符號(hào)或自己可以了解的簡(jiǎn)樸符號(hào)C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí),要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間Ｄ．日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上,可以廢棄４３．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn):一是掌握足夠的知識(shí),了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有(Ｂ）,了解規(guī)定約會(huì)者的心理。A．社交的能力B.說(shuō)話的技巧C.聽(tīng)話的能力D.聽(tīng)寫的能力44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的?（A）。Ａ．以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃,不用再以書面形式確認(rèn)B．上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，天天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C.假如會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)(至少在舉辦日的二、三天前)會(huì)議室Ｄ.會(huì)議、面談所必須的文獻(xiàn)及資料,要在前一天就準(zhǔn)備好45.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,以下哪一項(xiàng)是不適宜的?(Ｂ）。A.準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃C．為商務(wù)洽談收集資料D.把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單4６．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的?（D）。Ａ.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名(同時(shí)告知你的姓名）,需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．一方面要了解火車運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定C.假如預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明,假如想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明４7.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí),以下哪一種做法不對(duì)的?（Ｄ）。A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊Ｃ．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名),如有疑點(diǎn),應(yīng)找同一個(gè)人D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48.照料上司身邊瑣事的說(shuō)法,哪一種是不對(duì)的的?（D）。Ａ.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性Ｂ．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐Ｃ．對(duì)上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段Ｄ.應(yīng)酬需要更換衣服,這是上司個(gè)人的需要,不必給予協(xié)助４9.以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？(D）。A.文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交,將文字下面朝向?qū)Ψ紺.假如對(duì)方給你名片，而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意D.各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的5０．文員碰到對(duì)方遞送的名片上有較罕見(jiàn)的字,應(yīng)（D)。A．不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典B．作判斷，用同偏旁的字音讀C.不用讀，只稱呼姓即可Ｄ．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下,這個(gè)字怎么念？”51.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？(D)。A．用后跟著地走路Ｂ.正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直,蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52.社交場(chǎng)合很講究順序禮儀，一般（B）。Ａ.以右為次B．以右為尊C．以后為次D.以左為尊５3．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應(yīng)（D)。Ａ.向上司報(bào)告B．送禮C.寫信Ｄ.查證消息的可靠性54．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D)。A.宴會(huì)的形式與氣氛B.交通是否方便C.有無(wú)停車場(chǎng)D.有無(wú)休息室5５．以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？CA.雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B.茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行Ｃ.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式,早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交56.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是對(duì)的的？(Ｄ)。Ａ.用叉、匙進(jìn)食時(shí),將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內(nèi)具有食物與人說(shuō)話D.吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是對(duì)的的（C）。A.半途離座,把餐巾放在椅子上B.用來(lái)擦刀叉C.用來(lái)擦嘴唇嘴角D.塞入衣服領(lǐng)口里59.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。Ａ.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯,碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意6０．上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A)。Ａ.告知上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝61.以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中,哪一項(xiàng)不適宜?(B)。A.語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B.由過(guò)程先說(shuō)C.運(yùn)用反復(fù)的效果D.說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言62.接受忠告的對(duì)的反映是（D)。A.以煩躁的傾聽(tīng)B．盡量把責(zé)任推給別人C.應(yīng)辯解說(shuō)：“那是由于……”Ｄ．切勿感情用事６3.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(Ａ）。A.有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C.保密的話題Ｄ.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題64.將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi),從首頁(yè)到末頁(yè),在頁(yè)邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)各頁(yè)的確是同時(shí)形成,以杜絕日后篡改之嫌疑,這是(A）。Ａ．騎邊章B.封存章C.騎縫章D.證見(jiàn)章65．值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情？（Ａ)。A.簽發(fā)文獻(xiàn)B.分發(fā)會(huì)議告知C.詢問(wèn)情況Ｄ．傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集,應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是（A）。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，記錄報(bào)表等B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿Ｃ．單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料D.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料67.以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（A)。Ａ.按通訊者特性立卷B.按地區(qū)特性立卷Ｃ.按文種特性立卷Ｄ．按作者特性立卷68.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度,涉及以下方面（B)。A．歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密規(guī)定Ｂ.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求Ｃ.收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度Ｄ．歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料規(guī)定６9.文書立卷的歸檔制度涉及三方面:歸檔范圍、(A)和歸檔規(guī)定。A.歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式Ｄ．歸檔歷史判斷題1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(∨）2．辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最佳用人工燈光。(×）3.在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī),效果不受影響。(×）4.沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的,但像核對(duì)文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。(∨)5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些,假如錯(cuò)誤可以再做一遍。(×)6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解,即不能違反同事的意愿。(×)7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。(×）8．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。(×)9．文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。（×)1０．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí),由于當(dāng)這個(gè)信差很困難,所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒,自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣。（×）１1．假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng),你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過(guò)電話,告訴上司要找的人立即就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。(∨)12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。(∨)13.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。(∨)１4.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。(×)15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)當(dāng)去洗手間。(∨)16．男女之間，男士先伸手了，女土才干與之相握。(×)１7.按英美國(guó)家習(xí)慣,文員接待來(lái)訪者,應(yīng)當(dāng)站起來(lái)與來(lái)訪者發(fā)言。(×）18．假如需要與來(lái)訪者擬定會(huì)面時(shí)間,應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間,查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（×)1９.假如會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才干讓客人進(jìn)入。(×)20.假如會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（∨)21．假如會(huì)客室的門是推開(kāi)的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（∨）22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后,先介紹新進(jìn)的職工；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。(∨）23．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開(kāi)始介紹。（∨）25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（∨)26．假如是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)夾,假如以后出現(xiàn)問(wèn)題,可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（∨)27．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×)２8．假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉，以免干擾其他事情。(×）29.假如會(huì)議氣氛緊張,且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名,態(tài)度和藹,輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（∨)３0.會(huì)議租用的設(shè)備,文員必須保證賓館（或其他供應(yīng)者)把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。(×）31．代表會(huì)議依法定期召開(kāi),與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。(∨)３２．假如上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。（∨)3３.受到直屬上司以外的指派時(shí),假如是文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受,否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（∨）34.假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形，就要排定可以動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(×)35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你,出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。(×)36．文員由于已經(jīng)打過(guò)電話,并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完畢任務(wù)了?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作”和“完畢某項(xiàng)工作”是完全相同的。(×)37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開(kāi)看看,然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”,并把它退回去。(×）38．假如對(duì)方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約,除非有相稱的確認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕,應(yīng)當(dāng)問(wèn)明上司的意思，由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（∨）３9.拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。(∨）40.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（∨）4１．即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂(lè)意地去協(xié)助。(∨)4２.假如是沿著人行道走,兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。(∨)４3．文員坐下時(shí),腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi),也可稍向左側(cè)后右側(cè),膝蓋與大腳可分開(kāi)。（×)44.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。(∨)45．當(dāng)與人擦肩而過(guò),或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事半途離坐時(shí),都要招呼一聲。（∨)46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救,不僅無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意,還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（∨)４７.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論,也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。(∨）４9.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×)５0.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排,已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×)5１.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表達(dá)穿無(wú)尾正式禮服。(∨)52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的規(guī)定。(×）53．口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話,應(yīng)文雅些;對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（×)54.要發(fā)問(wèn)或故意見(jiàn)時(shí),應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn),可以提出自己的見(jiàn)解。假如上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（×）5５．假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度，分別使用表達(dá)方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（V)5６.合適的話題可以有雙方都感愛(ài)好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)57.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用,不用告知有關(guān)單位。（×)5８.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。(×)59．文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。(×)60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。(×）61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施。(×)6２．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。(×)63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。(∨)64.注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨)６5.檔案是指使用過(guò)的、文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（∨）6６．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化,也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×）6７.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”,有歸檔范圍和規(guī)定，但沒(méi)有期限。(×）68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)解決完畢的文獻(xiàn),隨時(shí)按類目上的相應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。(×）簡(jiǎn)答題1．什么是受意？受意有幾種?辦公室人員應(yīng)如何運(yùn)用受意方法?受意:是指文員接受和領(lǐng)略上司意圖。一種：直接受意另一種:間接受意。文員在受意過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng):——專心傾聽(tīng)、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)行。2．文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么？P３6—37進(jìn)言:是指文員積極對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和規(guī)定：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度３.來(lái)信受訪的范圍涉及哪些？受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?(1)受理的范圍是:國(guó)家機(jī)關(guān)，主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;職工，群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(1分)(2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對(duì)急信，要信,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信,要解決及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決.拆開(kāi)后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂．（２分)(3)認(rèn)真閱讀.把握信中的重要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn),或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗＇'或"可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(２分)(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,重要內(nèi)容,規(guī)定，收信單位(人)以及承辦后的情況，結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載,便于記錄,查找和催辦.（1分)(5)認(rèn)真解決.解決信伺：應(yīng)當(dāng)按照"分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(2分)(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增長(zhǎng)職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采用收信人(單位）復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.(2分)４．文員受上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?p170—17(1)要獲得上司的許可;(2)假如用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)(3）要對(duì)的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等;(4）約定好以后，一定要向上司報(bào)告，并填寫在日程安排計(jì)劃表』:。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料(５)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；(6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì);(?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。5．文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)?具體做法是如何的？p178—18１（１)有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)(（2分)（２)電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表,報(bào)警系統(tǒng)，一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng),文員３.應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息．（3分)４.人工提醒系統(tǒng)的做法:設(shè)立基本辦公日程表((1分）５.,固定活動(dòng)日期一覽表((１分）,6.使用提醒性備忘錄((１分),準(zhǔn)備約會(huì)表((1分),準(zhǔn)備特殊提醒卡(＜1分)，準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)(（1分）．6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？ｐ13７（１)會(huì)議名稱;（２)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;（３)時(shí)間(開(kāi)始時(shí)間,結(jié)束時(shí)間)；(4)會(huì)議地點(diǎn);（5)議題;（6）主持人、主席;（７）出席者名單;（8）會(huì)議的通過(guò)情形及結(jié)論;(9)相關(guān)的資料;（10)下次會(huì)議預(yù)定日期。7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p1５6—1５9遵循法律法規(guī);合理擬定會(huì)議目的；擬定必要的與會(huì)者;減少會(huì)議的數(shù)量;縮小會(huì)議規(guī)模;簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間;控制會(huì)議經(jīng)費(fèi);分析會(huì)議成本。8.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定？p234（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī),最佳是在完畢被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完畢前作期中報(bào)告；假如上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng),要預(yù)先約好時(shí)間。(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及通過(guò)，事先要把要說(shuō)的事及順序整理好,一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W２H的原則檢查是否有漏掉。9.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的見(jiàn)解應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些？p237—238讓對(duì)方接受自己的見(jiàn)解而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué);用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說(shuō)什么;了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向;以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。1０.單位印章重要有哪些?p244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)定?p２45—２47（1)單位印章,套印章,鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人署名章,其他印章；（2)刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制;公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用;加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核署名;將蓋用文獻(xiàn)名稱,編號(hào)，日期,簽發(fā)人，領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)具體登記;功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整，不歪斜,更不能顛倒;凡以單位名義發(fā)出的公文，信函等都必須加蓋單位公章方能有效。11．按照２0２3年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定,國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ｐ255(1）命令（令);(2)決定;（３)公告；通告;(４）告知、通報(bào);(5)議案；(6)報(bào)告;(7)請(qǐng)示；(8)批復(fù)：意見(jiàn)；(9）函；（1０)會(huì)議紀(jì)要。1２.公文的完全格式涉及哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。P2５5—2５6(1)版頭,發(fā)文字號(hào)，印刷順序號(hào);（2)密級(jí)，緊急限度；(3)簽發(fā)人姓名;＜4）公文標(biāo)題；<5)主送機(jī)關(guān);<6）正文,附件;(7)發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期,機(jī)關(guān)印章；＜8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍;<9)主題詞;（10)抄送單位,印發(fā)說(shuō)明。13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過(guò)一系列程序即為發(fā)文解決過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。P２59—263(1)擬稿.（2）核稿.是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算(3)簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4）編號(hào).已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5)繕印.對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行謄清，復(fù)印或排版印制．(6)校對(duì),指將文獻(xiàn)的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7）用印，是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋機(jī)關(guān)印章.(８)登記(９)分發(fā).指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn):進(jìn)行分裝和發(fā)送.14.什么是文書的立卷特性?通?？梢园凑漳膸追N特性立卷?p2６５—２67（1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷，稱為＂立卷特性";(2)按問(wèn)題特性立卷;(3)按作者特性立卷;(4）按文種特性立卷；(5)準(zhǔn)時(shí)間特性立卷;（6)按地區(qū)特性立卷;(7)按通訊者特性立卷；（8)在運(yùn)用六個(gè)特性立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特性組合每一個(gè)案卷。設(shè)計(jì)題１.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文獻(xiàn)架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀),規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)當(dāng)怎么做?（P13）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊;新文獻(xiàn)夾放需要翻譯的資料,在文獻(xiàn)夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)記條;各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應(yīng)當(dāng)放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2．安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪,商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P1２１)(１)接受任務(wù)；（２)了解來(lái)賓；(３)制訂計(jì)劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來(lái)賓;＜6)商議日程;<7)安排會(huì)談；＜８)陪同參觀;（９)送別客人;（１0）接待小結(jié)。3.康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館,有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某公司準(zhǔn)備在11月15日上午９:00到１2:00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論次年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃,地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知。他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問(wèn)題?(Ｐ123)(1）會(huì)議的名稱；(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱;(3)日期,時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定期刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室);(5)議題（或者議事日程）；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等;（７)開(kāi)會(huì)所在地,建筑物名稱，幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖);(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn)，有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4．文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?（P1４５)文秘人員假如在會(huì)議上要發(fā)言,應(yīng)當(dāng)先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下，作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn),條理清楚,重點(diǎn)突出.即使是即席發(fā)言,呀要想好了再說(shuō)，講什么,怎么講，哪些可以敘述,哪些必須強(qiáng)調(diào)，都事先有個(gè)框架．這樣才干使你的發(fā)言清楚明了,富有感染力.會(huì)議上應(yīng)始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和快樂(lè)熱誠(chéng)的表情,用規(guī)范的言語(yǔ)和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說(shuō)話，并控制發(fā)言的時(shí)間，必要時(shí)可用目光掃視聽(tīng)眾,以引起他們的注意,也可以在某些時(shí)候坐一停頓,以給聽(tīng)眾思考余地．雖然文秘人員的會(huì)議通常是非正式的,進(jìn)行過(guò)程中還是要加以引導(dǎo).規(guī)定別人回答時(shí)．一次只叫一位發(fā)言人，并緊緊圍繞議程或主題順序進(jìn)行.假如討論稿偏離了主題，應(yīng)當(dāng)提醒各位時(shí)間有限.在某件事上有不批準(zhǔn)見(jiàn)的時(shí)候，不必進(jìn)行正式的投票，表達(dá)接受或反對(duì)這些意見(jiàn)的即可．假如是一位助手,你給他分派一些平常的工作人,提醒一下解決問(wèn)題的方法,再問(wèn)他有沒(méi)有問(wèn)題即可.在很多人參與的會(huì)議上，不要當(dāng)眾批評(píng)某人.應(yīng)當(dāng)給其他與會(huì)者發(fā)言的機(jī)會(huì),認(rèn)真傾聽(tīng)他們的意見(jiàn).最后,對(duì)討論和任何決定了的事進(jìn)行總結(jié)，批準(zhǔn)大家的結(jié)識(shí).每位參與會(huì)議的人都要做好筆記，特別是任務(wù)分派或作出關(guān)于各種程序的決定期．主持會(huì)議，則要作好筆記并把每次會(huì)議機(jī)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)專門的文獻(xiàn)夾,假如日后出現(xiàn)問(wèn)題,可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了工作等.５.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng),決定召開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估,辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)?(P１50)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者;(２)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七,八人為宜;<3）座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；＜4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)，組織,可不做記錄；（５)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。６．某個(gè)下雨天,在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處,公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作？(P13４)(1）要替搭車回去的人安排車子(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時(shí),牢記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品漏掉(5)要為參與會(huì)議的人員送行(6）文秘人員拜別前,要檢查煙灰缸，字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌，椅早先若有移動(dòng),必須還原；洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。7.科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議,參與人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等,共４6人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人,會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參與會(huì)議人員月平均工資為24０0元,其他收入６０0元,假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有:文獻(xiàn)材料費(fèi)2０0元，飲料費(fèi)100元,因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人１0元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P161)(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T］n+后勤開(kāi)支=６(G+S)T·n+后勤開(kāi)支(2)G---－---參與會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù);每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(２400÷30÷8）(3)S——參與會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù);其他收入為2．５元。(６00÷3０÷8)（4)T——參與會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參與會(huì)議人數(shù)為5０人(46+4)；(6)后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支、鈔票開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為８00(20０+100+１0×5０)（7)會(huì)議成本一6×(10＋2．5)×５×50+800=１８750一-800=19５50（元)８.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后,要做好哪些工作?（P196)（1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù),憑證，送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作報(bào)告.假如是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案（3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作（4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用（５）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表達(dá)感謝。９．文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)?(P118２)(１)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息．旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)，是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間，座位情況,旅館情況.(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表涉及：城市名和省(州)名(假如是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單.（5)考慮行李問(wèn)題.通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)．(８)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作?（P1２6）(１)客人的選擇.擬定名單,再請(qǐng)上司核定.（２)擬定期間．假如是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見(jiàn),要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日．(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。11.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做？(P２23)(１）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷，或是圣誕節(jié)，中秋節(jié)等(２)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛(ài)好,文化背景，性格習(xí)慣等;(３）在日歷上應(yīng)當(dāng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于本地的購(gòu)物環(huán)境.(４)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的規(guī)定,不必送太昂貴的禮物,只要專心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可.（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方.(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下．（7)假如不是親自送禮,應(yīng)當(dāng)在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡.(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達(dá)是否批準(zhǔn)你提的建議或者提出一些其他的意見(jiàn)，以及標(biāo)明價(jià)格范圍.(９)為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當(dāng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄．12．上海某公司欲與德國(guó)某公司合作,德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪,商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P103)接受任務(wù);了解來(lái)賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來(lái)賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪;宴請(qǐng);正式會(huì)談;簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品;歡送來(lái)賓;接待小結(jié)。13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日,上司規(guī)定文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦?要考慮哪些因素?(P2２3)了解清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好，文化背景,性格習(xí)慣等,求上司意見(jiàn)或批準(zhǔn),在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物,較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理14.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付,小付應(yīng)當(dāng)如何做?（P２4８)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交別人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核署名;并要將蓋用文獻(xiàn)名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)具體登記;加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正，完整。案例分析題1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的批準(zhǔn)后，她請(qǐng)自己最佳的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作,時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè),比較單純,劉小姐把工作交代給她,并鼓勵(lì)她努力干,準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字,電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下:………….．上司回來(lái)后,陳小姐也沒(méi)有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期,上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了１０0萬(wàn)打。陳小姐突口而出:“啊呀，上星期有人問(wèn)1．6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”,陳小姐哭喪著臉說(shuō):“為什么?”上司說(shuō):“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！标愋〗惚唤夤褪怯捎谏纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？參考答案：五個(gè)錯(cuò):（1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況,手套的需要量）；(２)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼);(３)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司報(bào)告);(４)不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）;（5）不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方,犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司,使自己陷入被解雇的境地)。電話禮儀方面:(1)接電話時(shí)沒(méi)有自報(bào)家門；(2)不等對(duì)方說(shuō)完,就“啪”掛上電話。２．文員鄧小姐第一天上班,上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了,鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上,一邊打電話,一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。她抽出所有的信紙,放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見(jiàn)上面寫著:“親愛(ài)的紅:……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信,急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信,其中有一封急件,覺(jué)得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí),上司把寫有美國(guó)地址的英文名片,讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封,鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對(duì)的,為什么？請(qǐng)講出理由并說(shuō)明對(duì)的的做法。(P７3)（1）不應(yīng)當(dāng)直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)當(dāng)當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù),并填寫“郵件收領(lǐng)單”,特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)當(dāng)當(dāng)面指出,以分清責(zé)任;(2）不應(yīng)隨意打開(kāi)所有的信,而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,允許拆封的信件應(yīng)按對(duì)的的方式拆封,并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門；(３)對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)立即重新封口，信封上要寫上“誤拆”,并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并道歉；（4)交給上司的信件不能混合，要按重要限度從上至下堆疊；（5）寄至國(guó)外的信件,信封的打印應(yīng)當(dāng)按國(guó)外習(xí)慣,寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。３.文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)解決的意見(jiàn)后，又碰到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示,結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從,兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些,支持過(guò)張,認(rèn)為小曹故意與他作對(duì);而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的,小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里?面對(duì)這種情況小曹應(yīng)當(dāng)怎么辦?參考答案：(1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了,就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦,不應(yīng)多頭請(qǐng)示;(2）在工作中不應(yīng)過(guò)度親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo),以至落到尷尬的境地;（3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，假如張通情達(dá)理,小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦;(4）假如不能求得諒解時(shí),小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討,再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行;(５）假如矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示,遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行重要決策人的意見(jiàn)。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月１2日,預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)解決。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō):“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”,小李把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件,一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參與定于３月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會(huì),１2日他正好回來(lái),一定會(huì)參與的。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參與會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開(kāi)第二封信，拿出信紙,里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片,小王看了信的內(nèi)容,附件里說(shuō)明有三張照片,小王不知道如何解決，她把照片又放回了信封中。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品,在前幾天訂購(gòu)的新型材料,一共有五個(gè)品種,小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種,多了兩種。心想,是供應(yīng)商積極送來(lái)的,不拿白不拿,于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王解決郵件的做法是否對(duì)的？假如不對(duì)的，對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科解決的,應(yīng)制作簽收單,規(guī)定小李署名,并注明時(shí)間（2)把上司親啟信件先保存下來(lái),并告知發(fā)信人信已收到,告訴對(duì)方何時(shí)也許得到答復(fù)(3）12日回來(lái)就參與會(huì)議不妥當(dāng),不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員),發(fā)出前復(fù)印一份,留待上司過(guò)目（５)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)當(dāng)在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系(６)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收(７）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單,注明收到的日期,請(qǐng)接受人員在上面簽字,并保存好。5．某國(guó)營(yíng)公司總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的記錄報(bào)表,本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái),小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見(jiàn)解很得指導(dǎo)老師賞識(shí),他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下,說(shuō):“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”,小趙越聽(tīng)越不快樂(lè),結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō):“公司小是否埋沒(méi)了你的才干?你是大材小用,為什么不去大公司呢?”小趙的冷嘲熱諷,激怒了小林，引起了劇烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開(kāi)了辦公室。小趙還在悶悶不樂(lè)時(shí),三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了,他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律,完不成任務(wù)被解職,此刻要找總經(jīng)理解決他們的問(wèn)題。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在,想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急,不知道怎么辦才好……你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤,他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)?(1)不能說(shuō)"總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧",辦公室人員不能替上司做主；(２)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽(tīng)，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽(tīng)；＜3）對(duì)提重要建議的來(lái)訪者,應(yīng)認(rèn)真記錄,報(bào)告上司;(4)應(yīng)熱情,不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；<5)對(duì)言辭劇烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié),宣傳政策;(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍,可以請(qǐng)保安或打１1０。6.東華公司辦公室人員小沈能講一口美麗的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備,還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲,高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反映?？蜕堂鎺Р粣傊?把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺(jué)得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí),古總一時(shí)性起,雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影,沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意,讓你給毀掉了，無(wú)能！”小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我,我怎么啦！客商是你自己得罪的,與我有什么關(guān)系?”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否對(duì)的?對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?（１）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作規(guī)定；(2）沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象;（３)陳的穿著打扮干擾談判，影響工作,破壞工作場(chǎng)合安靜;（4)陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開(kāi)始就不順利；<5)小沈應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng),性格有所了解,有針對(duì)性地填補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的局限性．古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí),她應(yīng)采用補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù),而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng),即使是過(guò)頭話,也應(yīng)保持冷靜,不辯駁,應(yīng)理解上司的難處．找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì),用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況,交流思想和感情。7．小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人,“歡迎,歡迎”，嘴里說(shuō)著,并不積極伸手,等客人伸手了,小李才與之相握。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱,接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上,說(shuō):“坐在這里視野好?！比缓?自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽(tīng)客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意,話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦,心想我這么殷勤地對(duì)待他,他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么?小李應(yīng)當(dāng)怎么做才是對(duì)的的？(1)主人和客人之間，應(yīng)當(dāng)主人先伸手＜2)在替客人拿行李前應(yīng)征求批準(zhǔn):"我替你拿可以嗎(3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得批準(zhǔn)；(４)司機(jī)開(kāi)車,汽車的位次禮儀是＂右為上,左為下；后為上，前為下"；<5)客人應(yīng)當(dāng)坐后排,小李應(yīng)當(dāng)坐副駕駛座;(６)客人公司的一些內(nèi)部情況，個(gè)人收人,福利和家庭情況等是不合適的話題；(7)應(yīng)當(dāng)與客人談一些合適的話題,如天氣,風(fēng)土人情，新聞等;８.波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì),參與的有本單位,外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影,進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整,而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司,規(guī)定租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開(kāi)幕前,辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng),結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路,噪音很大。９日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作,劉小姐一看表，呀,已經(jīng)９點(diǎn)五十分了,放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐立即打電話去問(wèn),對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……忽然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷:“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒(méi)有……”問(wèn)題:(1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去也許發(fā)生的各種情況,應(yīng)當(dāng)如何解決？（2)假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分尚未送到，你還應(yīng)當(dāng)做些什么（３)從這件事中你得到了什么教訓(xùn)?(1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法,想辦法聯(lián)系送貨員；(2）假如聯(lián)系不上送貨員,向總經(jīng)理報(bào)告,請(qǐng)求該如何辦;(３)立即向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；(４)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)<5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái));<6）召開(kāi)大型會(huì)議,各種準(zhǔn)備工作,涉及音響,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施,涉及噪音,停車場(chǎng)等問(wèn)題;(8)不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用(或兩套方案).9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開(kāi)銷售員會(huì)議，規(guī)定小劉告知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久,不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn),大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有碰到銷售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情,幾乎把告知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議告知了沒(méi)有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的告知:“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開(kāi)銷售員會(huì)議,會(huì)議重要,請(qǐng)務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?:30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，認(rèn)為會(huì)議不開(kāi)了，坐了一會(huì)就走了。9：０0左右有6個(gè)銷售員來(lái)了,什么資料也沒(méi)帶,其中兩個(gè)說(shuō),他們已經(jīng)約好客戶在１0：00見(jiàn)面。到了·10點(diǎn)，只剩下4位銷售員,也談不出什么東西,會(huì)議草草結(jié)束了,經(jīng)理很不快樂(lè)。公司一共有1２位銷售員，事后去問(wèn)此外4位,他們說(shuō)，主線沒(méi)有看到告知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的?(1)應(yīng)當(dāng)搞清銷售員的人數(shù)和姓名,準(zhǔn)備這份名單(2)打印好書面告知（3)在三天內(nèi),當(dāng)面發(fā)放告知或電話告知(電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容等)到名單上的每個(gè)人(４)告知不能寫在布告欄里,也許不被人注意（5）告知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間),地點(diǎn)(6）應(yīng)具體寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備(7)應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì),局長(zhǎng)要秘書小萬(wàn)寫一份告知。小萬(wàn)一邊寫一邊想,有些部門的領(lǐng)導(dǎo)歷來(lái)不重視衛(wèi)生問(wèn)題,假如他們知道召開(kāi)的是衛(wèi)生工作會(huì)議也許自己不來(lái)而派其別人員來(lái)了。于是他寫了如下的告知:會(huì)議告知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定,茲定于4月2日上午９時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議,會(huì)議重要,請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬(wàn)將告知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問(wèn)開(kāi)什么會(huì)議,言談中頗有些責(zé)怪的意思。問(wèn)題一:小萬(wàn)錯(cuò)在哪里?應(yīng)當(dāng)如何寫這份會(huì)議告知?過(guò)了幾天,局里召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì),有數(shù)百人參與，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽(tīng)完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩,不少代表,特別是特邀代表和列席代表不知道參與到哪一組討論。由于打印的分組小組名單上,主線沒(méi)有他們的名字。一查底稿，本來(lái)是打印人員翻重了頁(yè),校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者,小萬(wàn)錯(cuò)在哪里?針對(duì)這樣的緊急情況,他應(yīng)采用什么措施?問(wèn)題一:會(huì)議告知缺少主題(議題）；時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn);請(qǐng)哪些人出席不明確;發(fā)放會(huì)議告知要交到會(huì)議出席者手上,可進(jìn)行說(shuō)明解釋;如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字,打電話確認(rèn)是否出席。問(wèn)題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待；小萬(wàn)沒(méi)有認(rèn)真校對(duì)材料;最后也沒(méi)能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料,加以改正。補(bǔ)救措施可以是:小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊,耳語(yǔ)了幾句,又拿出底稿解釋了一翻,作了自我檢討,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面.代表們按本來(lái)小組劃分展開(kāi)了討論。11．請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）市教委關(guān)于2023年招生工作的告知;（2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(3）東方學(xué)院202３年招生工作計(jì)劃;（4)東方學(xué)院關(guān)于２02３年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委);(5）市教委關(guān)于東方學(xué)院２０23年招生工作的批復(fù);（６)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定;（7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的告知;(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的告知;(9）東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告;(1０)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告;(１2）東方學(xué)院202３年度工作總結(jié);案卷一:1.市教委關(guān)于2023年招生工作的告知;4.東方學(xué)院關(guān)于２023年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委）;L市教委關(guān)于東方學(xué)院20２３年招生工作的批復(fù);標(biāo)題:市教委,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的告知,請(qǐng)示,批復(fù)。案卷二:2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；６.東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；７．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的告知;8.東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的告知標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作,系主任調(diào)整,開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要,決定,告知。案卷三：３．東方學(xué)院２023年招生工作計(jì)劃;１2.東方學(xué)院20２3年度工作總結(jié);標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃,年度工作總結(jié)。案卷四：９．東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；10.東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告;1１.東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備，加強(qiáng)學(xué)生思想工作，提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。12．請(qǐng)將下列文獻(xiàn)分別組合成三至四個(gè)案卷,并擬制案卷標(biāo)題:（1）利華公司2０23年2月份經(jīng)理睬議記錄；（2)利華公司２023年銷售計(jì)劃;(2)市工商局關(guān)于年檢工作的告知；(3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函;(5)利華公司4月份經(jīng)理睬議記錄;(６）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知；（７）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函;（８)利華公司2０２3年6月份經(jīng)理睬議記錄；(9)利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；(1０)利華公司20２３年8月份經(jīng)理睬議記錄；(１1)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知;（12)利華公司202３年銷售工作總結(jié)。案卷一:1.利華公司2023年2月份經(jīng)理睬議記錄5.利華公司４月份經(jīng)理睬議記錄8.利華公司2023年6月份經(jīng)理睬議記錄10.利華公司２02３年8月份經(jīng)理睬議記錄標(biāo)題:利華公司2０23年經(jīng)理睬議記錄案卷二2．利華公司2023年銷售計(jì)劃12．利華公司2０23年銷售工作總結(jié)標(biāo)題:利華公司20２3年銷售工作計(jì)劃,總結(jié)案卷三:３.市工商局關(guān)于年檢工作的告知;6．市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的告知；11．市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的告知;標(biāo)題：市工商局,物價(jià)局,稅務(wù)局關(guān)于年檢,物價(jià),稅務(wù)自查的告知案卷四：４.利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；７.香港凱福公司關(guān)于合＇Y事宜給利華公司的復(fù)函;９．利華公司與香港凱福汀司會(huì)議紀(jì)要;標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件,會(huì)議紀(jì)要１３.皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干,在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不同樣,李麗熱情開(kāi)朗,樂(lè)于助人,陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，由于公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思,并且經(jīng)常把氣出在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò),我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書,有上千萬(wàn)元。假如這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴你具體情況。但這次談判的確非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō),一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式協(xié)議時(shí),超過(guò)了約定期間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來(lái)電話說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨協(xié)議，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比,她想沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采用快速行動(dòng),也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是如何獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的?問(wèn)題：(1）羅浪斯公司是如何獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨協(xié)議的?（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言?(3)公司的機(jī)密有哪些?（4）秘書在平常工作中應(yīng)當(dāng)如何做好保密正作？(1)李麗在談話中無(wú)意透露出的信息,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì),得到了這筆生意（2)即使是最佳的朋友,也不可不分情況暢所欲言,何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德(3)公司的機(jī)密涉及公司的生產(chǎn)流程,工藝技術(shù),組織人事,資金運(yùn)作,客戶資料,流通渠道等.上司正在考慮,討論而未作定論,未公開(kāi)宣布的內(nèi)容.上司的隱私，疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故,人事?tīng)?zhēng)端，內(nèi)部失竊，經(jīng)濟(jì)糾紛等(4）應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō)，不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該記錄的不記錄,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管,機(jī)密文獻(xiàn)嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)立密碼等。辦公用易耗品重要有:1．信封、紙張；２.軟盤、光盤等；3.鉛筆；4.圓珠筆;5．簽字筆或鋼筆;6．修正液或修正帶；7．印盒；８.各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（涉及訂書針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)(涉及裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等;９．小刀；10．日歷等；11.其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。一方面說(shuō)明文員工作的環(huán)節(jié)是什么?以及三者關(guān)系?文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié):計(jì)劃、實(shí)行和檢查。1.計(jì)劃的環(huán)節(jié),要充足了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。２．實(shí)行的環(huán)節(jié),要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要對(duì)的地實(shí)行;配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的環(huán)節(jié),要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為:先作計(jì)劃，付諸實(shí)行，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)行——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃,然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果,使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí),要按以下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行:１.將自己要做的事情分為:A.是否應(yīng)當(dāng)做的事?B．是否做或不做都無(wú)所謂的事?C．是否不可以做的事?對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。２.對(duì)于Ａ類事情再進(jìn)行分類,分為：重要并且緊急的事(優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事(第二做)；重要但是并不緊急的事（第三做);雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事(可以請(qǐng)別人代勞)。3．與上司形成默契，可以直接找上司商議、請(qǐng)示