法律文書管理標(biāo)準(zhǔn)

法律文書管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團(tuán)公司法律文書的整理立卷、審查、移交等管理過程與要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司所有法律文書管理工作。2規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。無。2.2術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。2.2.1法律文書是指在集團(tuán)公司經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動中發(fā)生的，在法律上有效的或具有法律意義的文件、文書和公文。2.2.2法律文書管理是指集團(tuán)公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的法律文書進(jìn)行收集和整理立卷，集團(tuán)公司法律合規(guī)部從合法性、有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性方面對法律文書進(jìn)行審查，以防范和控制集團(tuán)公司經(jīng)營管理活動中的法律風(fēng)險。3職責(zé)3.1職責(zé)劃分的原則3.1.1法律文書的管理實(shí)行產(chǎn)生單位負(fù)責(zé)制，即由哪個單位產(chǎn)生的檔案資料，就由哪個單位全程負(fù)責(zé)。3.2法律文書產(chǎn)生單位的主要職責(zé)3.2.1負(fù)責(zé)組織對承辦業(yè)務(wù)相對方的資信調(diào)查，收集相對方資信狀況等有關(guān)資料。3.2.2按照集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)章制度的規(guī)定，將本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)擬定的法律文書在生效前送至本單位法律文書主管部門審查。3.2.3負(fù)責(zé)將本單位業(yè)務(wù)范圍內(nèi)產(chǎn)生的法律文書進(jìn)行整理立卷和保管維護(hù)，并向本單位法律文書主管部門移送目錄清單。3.2.4負(fù)責(zé)按照本單位法律文書主管部門的審查意見對法律文書進(jìn)行修正、補(bǔ)充。3.2.5按照集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)章制度負(fù)責(zé)或配合采取權(quán)利保護(hù)和法律救助措施，根據(jù)辦理案件等工作的需要及時提供所保管的有關(guān)資料。3.2.6法律文書管理的其他有關(guān)具體工作。3.3各單位法律顧問主要職責(zé)3.3.1各單位按照法律文書管理的需要，由法律顧問或設(shè)置至少一名專（兼）職崗位工作人員管理，該崗位人員應(yīng)當(dāng)為進(jìn)行過良好法律業(yè)務(wù)培訓(xùn)的人員，主管所屬單位的法律文書。3.3.2對有本單位移送的法律文書進(jìn)行審查、提供法律意見。3.3.3配合本單位進(jìn)行法律文書資料的修正、補(bǔ)充。3.3.4負(fù)責(zé)對法律文書進(jìn)行綜合、動態(tài)分析，對危及經(jīng)營安全的情形及時做出判斷和預(yù)警，并及時上報集團(tuán)公司法律合規(guī)部。3.3.5負(fù)責(zé)或配合集團(tuán)公司法律合規(guī)部采取法律救助措施，及時、正確提交案件有關(guān)證據(jù)材料。3.3.6法律文書管理的其他有關(guān)具體工作。3.4集團(tuán)法律合規(guī)部職責(zé)3.4.1從合法性、有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性方面對法律文書進(jìn)行審查。3.4.2對各單位法律文書管理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督。3.4.3對各單位法律文書進(jìn)行審查、提供法律意見。3.4.4負(fù)責(zé)或指導(dǎo)各單位法律文書主管部門采取必要的法律救助措施。4法律文書管理目的與風(fēng)險4.1集團(tuán)公司法律文書管理的目的是完善訴訟案件管理制度，保障訴訟案件資料完整性以及查找的便利性。4.2集團(tuán)公司法律文書管理工作的原則包括：——法律風(fēng)險事前防御與事中控制為主的原則。法律風(fēng)險的防范關(guān)鍵在于事前的預(yù)防與事中的控制，事后救濟(jì)則作為輔助手段。事前預(yù)防與事中控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于，加強(qiáng)法律文書的管理，強(qiáng)化對于法律文書的學(xué)習(xí)、領(lǐng)悟，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)?！扇虆⑴c和監(jiān)控的原則。法律風(fēng)險的預(yù)防，是全時段。全過程的預(yù)防，法律全程參與和監(jiān)控，是預(yù)防法律風(fēng)險的有效手段?！暾?、合法性、有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性的原則。完整是指法律文書的保存必須全面，覆蓋全過程。合法是指法律文書不得編造偽造，必須源于真實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動和司法活動；有效是指法律文書具有說明。執(zhí)行等效用；嚴(yán)謹(jǐn)是指法律文書的管理工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真。4.3集團(tuán)公司法律文書管理的關(guān)鍵績效指標(biāo)包括：——法律文書保管的完整性。4.4集團(tuán)公司法律文書管理需應(yīng)對的主要風(fēng)險包括：——法律文書未得到及時完整的保存，導(dǎo)致原件丟失、毀損。5法律文書管理內(nèi)容5.1整理立卷與移送審查5.1.2集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種法律文書應(yīng)當(dāng)建立案卷，具體立卷范圍如下：a)土地使用權(quán)、抵押權(quán)等物權(quán)憑證及有關(guān)行政主管部門登記資料；b)股權(quán)憑證及行政主管部門登記資料；c)專利、商標(biāo)等知識產(chǎn)權(quán)憑證及行政主管部門登記資料；d)招投標(biāo)相關(guān)法律文件；e)工程建設(shè)、工程承（分）包、物資設(shè)備供應(yīng)和采購、房地產(chǎn)開發(fā)、融資、擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、租賃、勞動用工等合同書、補(bǔ)充協(xié)議等涉及權(quán)利義務(wù)的文件；f)合同履約資料，即合同履約過程中產(chǎn)生的有關(guān)工作量確認(rèn)單、洽商變更、驗(yàn)工計價、批價、索賠、竣工驗(yàn)收單、移交證明、價款結(jié)算對帳等，以及會議紀(jì)要、備忘錄、往來函件、工作日志、聲像記錄資料等形式表現(xiàn)的雙方或單方做出的文件；g)相對方資信狀況相關(guān)文件資料；h)雙方收付款時間、催款函件等有關(guān)法律時效的文件；i)涉及債權(quán)債務(wù)的文件資料；j)其他與集團(tuán)公司物權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、債權(quán)及債務(wù)的發(fā)生、形成、變更、消滅直接或間接相關(guān)的文件資料。5.1.3法律文書案卷的建立以一權(quán)一卷、一債一卷為原則，即一項(xiàng)物權(quán)及債權(quán)等權(quán)利和一項(xiàng)債務(wù)分別建立一卷案卷，但債權(quán)或債務(wù)為一項(xiàng)概括、綜合的經(jīng)營管理事項(xiàng)所包容而互相密切關(guān)聯(lián)的，可以建立為一卷。5.1.4法律文書應(yīng)于一項(xiàng)物權(quán)、債權(quán)等權(quán)利或債務(wù)發(fā)生時開始建立，即集團(tuán)公司對一項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)簽約時，甚至招投標(biāo)時開始建立。5.1.5集團(tuán)公司歷史上已經(jīng)形成的不涉及對外經(jīng)營業(yè)務(wù)的法律文書，如各種權(quán)利憑證資料，以及已經(jīng)進(jìn)行、尚未完結(jié)的經(jīng)營業(yè)務(wù)，應(yīng)于本辦法實(shí)施后建立法律文書案卷。5.1.6法律文書立卷文件的整理以遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系為原則，在整理方法上以每份文件為一件，以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。5.1.7集團(tuán)公司相關(guān)部門根據(jù)一項(xiàng)物權(quán)、債權(quán)等權(quán)利或債務(wù)的發(fā)生變化情況，對已建立的法律文書案卷補(bǔ)充新產(chǎn)生的文件資料并進(jìn)行保管維護(hù)。5.1.8法律文書案卷建立的同時，立卷部門應(yīng)向本單位法律文書主管部門移送案卷資料目錄清單一份。清單應(yīng)包括法律文書名稱、形成時間、主要內(nèi)容，并注明所涉事項(xiàng)。5.1.9法律文書案卷建立后，有關(guān)部門應(yīng)按履約的不同階段，及時將新發(fā)生的法律文書目錄清單移送法律合規(guī)部。5.1.10本單位法律文書主管部門根據(jù)所接收的法律文書資料目錄清單進(jìn)行初步審查，經(jīng)過初審后認(rèn)為可能存在法律風(fēng)險、需要進(jìn)一步審查的，可以調(diào)取查閱法律文書案卷資料。5.1.11本單位法律文書主管部門應(yīng)當(dāng)對相應(yīng)的法律文書是否存在法律風(fēng)險做出判斷，并通知移送部門。有關(guān)法律文書存在法律風(fēng)險的，還應(yīng)同時向有關(guān)部門提出予以修正或補(bǔ)充有關(guān)文件資料，或采取其他風(fēng)險防范措施的法律意見。5.1.12有關(guān)業(yè)務(wù)部門對本單位法律文書主管部門的反饋意見沒有異議的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有關(guān)文件資料的修正或補(bǔ)充；有不同意見的，本單位法律文書主管部門應(yīng)及時反饋，必要時呈報集團(tuán)公司法律合規(guī)部決定。5.1.13法律文書案卷保管維護(hù)期限一般為一項(xiàng)物權(quán)、債權(quán)等權(quán)利或債務(wù)存續(xù)的全過程，即一般是權(quán)利、義務(wù)完全實(shí)現(xiàn)或消滅時終止。法律文書案卷到期終止后移交集團(tuán)公司檔案管理辦公室，集團(tuán)公司檔案管理制度另有規(guī)定的，執(zhí)行檔案管理制度的規(guī)定。5.2分析、預(yù)警與案卷移交5.2.1各單位應(yīng)建立法律文書案卷分析和預(yù)警機(jī)制。5.2.2法律文書案卷的分析從集團(tuán)公司物權(quán)、債權(quán)及債務(wù)證據(jù)效力，以及集團(tuán)公司債務(wù)人資信狀況等方面進(jìn)行，通過綜合分析各種文件資料，就經(jīng)營安全性做出判斷。5.2.3法律文書案卷實(shí)行定期和不定期分析相結(jié)合，各單位法律文書主管部門應(yīng)建立法律文書案卷定期分析制度，法律文書案卷經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出對策和建議，并留下書面記錄。除進(jìn)行定期分析外，各單位法律文書主管部門應(yīng)對法律文書案卷進(jìn)行隨機(jī)分析，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時補(bǔ)救，重大問題或各單位法律文書主管部門無力補(bǔ)救的問題應(yīng)及時報集團(tuán)公司法律合規(guī)部。5.2.4法律文書案卷分析認(rèn)為經(jīng)營管理活動存在重大法律風(fēng)險、并認(rèn)為需要采取有關(guān)預(yù)防和救助措施的，本單位法律文書主管部門應(yīng)組織集團(tuán)公司總法律顧問、法律合規(guī)部以會議形式分析應(yīng)采取的措施。5.2.5經(jīng)分析認(rèn)為需要調(diào)取法律文書案卷資料的單位或職能部門，有關(guān)保管部門應(yīng)移交/借用部分或全部法律文書案卷，移交/借用時應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：材料名稱、材料內(nèi)容（共xx本xx頁）、使用部門、借出時間、事由、預(yù)計歸還時間、經(jīng)辦人簽字等。5.2.6集團(tuán)公司發(fā)生或可能發(fā)生法律糾紛案件的，保管部門應(yīng)當(dāng)在3個工作日內(nèi)將有關(guān)法律文書案卷移交集團(tuán)公司法律合規(guī)部。5.3獎罰及監(jiān)督檢查5.3.1各單位應(yīng)對在法律文書管理工作中做出重大貢獻(xiàn)的工作部門和人員進(jìn)行表彰和獎勵。5.3.2各單位未按照本辦法規(guī)定建立法律文書管理制度、進(jìn)行法律文書管理的，集團(tuán)公司予以通報批評；情節(jié)嚴(yán)重或者給集團(tuán)公司造成重大損失的，集團(tuán)公司對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予紀(jì)律處分，同時追究其相關(guān)法律責(zé)任。5.3.3集團(tuán)公司法律合規(guī)部及各單位法律文書主管部門應(yīng)當(dāng)對集團(tuán)公司法律文書管理情況進(jìn)行不定期抽查。5.4其他法律文書管理中應(yīng)注意的問題5.4.1各單位必須嚴(yán)格按照生效法律文書中規(guī)定的時限、金額和其他要求履行義務(wù)。5.4.2各單位法務(wù)部是生效法律文書管理的主責(zé)部門，對于涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任的生效法律文書，應(yīng)在收到文書當(dāng)天將副本報送本單位財務(wù)部。各二級單位總會計師應(yīng)督促、協(xié)調(diào)本單位財務(wù)部辦理付款手續(xù)，確保在生效法律文書規(guī)定的時限內(nèi)，按照規(guī)定金額支付。5.4.3各單位應(yīng)在收到生效法律文書之日起3日內(nèi)，將生效法律文書的掃描件報送集團(tuán)公司法律合規(guī)部備案。6報告和記錄6.1報告和記錄表1給出了執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)形成的報告和記錄。表1報告和記錄序號對應(yīng)附錄報告和記錄編號名稱保存期限1附錄AFL028B1卷宗樣式長期2346.2支持性文件無。

附錄A（規(guī)范性附錄）卷宗樣式卷宗樣式FL028B