企事業(yè)單位接待管理辦法

企事業(yè)單位接待管理辦法目的為樹(shù)立公司良好形象，進(jìn)一步規(guī)范各類業(yè)務(wù)接待行為，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約，統(tǒng)一管理”的原則，完善公司接待工作的管理。結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司（含分子公司）全體員工的接待工作。三、接待類型1、行政類：政府相關(guān)部門(mén)來(lái)公司檢查、考察工作。2、業(yè)務(wù)類：項(xiàng)目合作方來(lái)公司洽談合作事宜。3、其他類：其他來(lái)訪客人。四、接待原則遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”原則，使客人高興而來(lái)、滿意而去。1、對(duì)等原則：來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，同級(jí)別出面，特殊情況高規(guī)格接待。2、對(duì)口原則：各職能部門(mén)對(duì)口接待，綜合性接待時(shí)各部門(mén)應(yīng)予以配合協(xié)調(diào)。3、保密原則：接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，巧妙回避不宜回答的問(wèn)題，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。4、節(jié)約原則：內(nèi)部成本效益核算。招待來(lái)賓從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)，堅(jiān)決杜絕高消費(fèi)，避免不必要支出。5、服務(wù)原則：接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到，并充分利用公司資源，宣傳企業(yè)及產(chǎn)品，提升公司知名度及美譽(yù)度。6、優(yōu)先原則：重大接待活動(dòng)優(yōu)先安排。五、接待禮儀1、儀表：參與客戶接待人員應(yīng)著正裝并佩戴工作證或司徽。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方，舉止禮貌。3、言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。六、接待流程管理部為公司接待工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)政府、企業(yè)來(lái)賓接待工作的統(tǒng)一安排和管理，并提供接待后勤保障；若接待需要公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)配合的，由主接待部門(mén)負(fù)責(zé)通知其他部門(mén)參加接待工作。詳見(jiàn)《接待管理流程圖》（附圖）。接待發(fā)起：公司各部門(mén)由接待對(duì)接人按要求填寫(xiě)《接待準(zhǔn)備檢查表》（附件一），由管理部登記上表。若接待需用車、用餐、住宿及禮品申請(qǐng)的，則需按以下流程辦理：（1）用車審批：在OA系統(tǒng)中填寫(xiě)《車輛及機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)表》(附件二)，并按流程提交至相應(yīng)部門(mén)審批。（2）用餐、住宿審批：在OA系統(tǒng)中填寫(xiě)《餐飲及住宿簽單預(yù)訂申請(qǐng)表》(附件三)，并按流程提交至相應(yīng)部門(mén)審批。（3）禮品審批：在OA系統(tǒng)中填寫(xiě)《辦公物資及禮品請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》(附件四)，并按流程提交至相應(yīng)部門(mén)審批。2、接待準(zhǔn)備：管理部根據(jù)發(fā)起部門(mén)提交的各類表單，按要求準(zhǔn)備會(huì)議室物資并安排用車、禮品、住宿及用餐。3、接待宣傳報(bào)道：若此接待涉及拍攝報(bào)道的，主接待部門(mén)應(yīng)通知品牌部跟進(jìn)，由品牌部安排專人負(fù)責(zé)并拍照、報(bào)道。4、接待后續(xù)：接待人員應(yīng)在接待結(jié)束后及時(shí)撰寫(xiě)（原則上1個(gè)工作日內(nèi)）《接待總結(jié)》（附件五），提交管理部備案。七、接待職責(zé)分工1、主接待部門(mén)：應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)對(duì)外的總協(xié)調(diào)。接待前了解來(lái)賓基本情況，例如來(lái)賓職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留時(shí)間、目的和要求等；接待時(shí)負(fù)責(zé)收集來(lái)賓名片；接待完成后，應(yīng)按要求撰寫(xiě)《接待總結(jié)》。2、管理部：負(fù)責(zé)配合主接待部門(mén)，提供接待良好環(huán)境的保障及會(huì)議用品、禮品準(zhǔn)備，安排來(lái)賓車輛、食宿等；《接待總結(jié)》收集、存檔、呈報(bào)。3、品牌部：負(fù)責(zé)安排專人跟進(jìn)并拍照、報(bào)道。4、總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)與主接待部門(mén)收集來(lái)賓名片并做好登記。5、其他部門(mén)：在接待有需要時(shí)配合參與接待工作。八、接待標(biāo)準(zhǔn)及要求公司客戶接待標(biāo)準(zhǔn)單位:元/人序號(hào)接待級(jí)別接待對(duì)象級(jí)別（按客戶中最高級(jí)別確定）接待標(biāo)準(zhǔn)接待具體人員住宿用餐用車禮品1A級(jí)（重要貴賓接待）國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、或企業(yè)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理級(jí)300-600400-600豪華商務(wù)車500-800董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、其他需要出席人員2B級(jí)（貴賓接待）廳局級(jí)或企業(yè)副總經(jīng)理300-500300-500豪華商務(wù)車400-600副總經(jīng)理、分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、其他需要出席人員3C級(jí)（普通接待）縣處級(jí)或企業(yè)總監(jiān)級(jí)300-400300-400商務(wù)車300-500分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、其他需要出席人員4D級(jí)（一般接待）鄉(xiāng)科級(jí)、非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人300內(nèi)100-200商務(wù)車100-300分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、其他需要出席人員1、住宿用房以標(biāo)準(zhǔn)間為主，接待省部級(jí)干部可以安排套間，執(zhí)行協(xié)議價(jià)格。用餐時(shí)應(yīng)嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)，接待對(duì)象在10人以內(nèi)的，陪餐人數(shù)不得超過(guò)3人；超過(guò)10人的，不得超過(guò)接待對(duì)象人數(shù)的三分之一。申請(qǐng)用車時(shí)應(yīng)合理使用車型，做到輕車簡(jiǎn)從，嚴(yán)格控制用車成本。禮贈(zèng)時(shí)應(yīng)以本地特色禮品為主，嚴(yán)格按照人數(shù)準(zhǔn)備，避免多送誤送。九、其他注意事項(xiàng)各部門(mén)在填寫(xiě)《接待準(zhǔn)備檢查表》時(shí)，應(yīng)按接待標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。管理部應(yīng)按此標(biāo)準(zhǔn)核查是否合格，合格后方可安排后續(xù)工作，不合格的應(yīng)予以回退。十、懲罰機(jī)制申請(qǐng)部門(mén)未按接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的，經(jīng)管理部核實(shí)后，將在申請(qǐng)部門(mén)主要負(fù)責(zé)人當(dāng)季績(jī)效中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)（2分/次），超出標(biāo)準(zhǔn)部分的費(fèi)用自行承擔(dān)(特殊情況除外)。因管理部審核失誤的，未按接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的，將在食宿預(yù)定責(zé)任人當(dāng)季績(jī)效中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)（2分/次）。參與接待人員在接待中未著正裝或未佩戴工作證的，經(jīng)管理部查實(shí)后，將給予該人員當(dāng)季績(jī)效中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)（0.5分/次）。接待涉及拍攝報(bào)道的，若品牌部未派專人跟從或報(bào)道失誤的，將在部門(mén)負(fù)責(zé)人當(dāng)季績(jī)效中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)（2分/次）。接待完成后應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)向管理部提交《接待總結(jié)》，未按要求提交者，將在當(dāng)季績(jī)效中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)（2分/次）。十一、本辦法由管理部負(fù)責(zé)修訂及解釋，自發(fā)文之日起執(zhí)行。十二、附則。附圖：《接待管理流程圖》附件：附件一：《接待準(zhǔn)備檢查表》附件二：《車輛及機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)表》附件三：《餐飲及住宿簽單預(yù)訂申請(qǐng)表》附件四：《辦公物資及禮品請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表》附件五：《接待總結(jié)》xx有限公司二〇一九年七月三十日附圖：《接待管理流程圖》附件一：《接待準(zhǔn)備檢查表》接待工作準(zhǔn)備檢查表接待事項(xiàng)：日期：提起部門(mén)部門(mén)對(duì)接人主接待人總協(xié)調(diào)人客戶名稱客戶人數(shù)客戶聯(lián)絡(luò)人及電話主要客戶及電話（主領(lǐng)導(dǎo)）接待方式（可多選）□公司參觀□公司座談□車間參觀□其他接待等級(jí)類別接待準(zhǔn)備要求準(zhǔn)備情況檢查情況接待前會(huì)議由接待執(zhí)行部門(mén)發(fā)起，主接待人參會(huì)溝通接待精神，管理部監(jiān)督會(huì)議召開(kāi)情況￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)公司展陳展陳燈光￡是□否￡公司展陳全套設(shè)備□其他要求（提前3個(gè)工作日）￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)歡迎標(biāo)語(yǔ)￡是□否□一樓顯示屏￡會(huì)議室顯示屏□橫幅標(biāo)語(yǔ)內(nèi)容￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)環(huán)境衛(wèi)生￡是￡否￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)會(huì)議室準(zhǔn)備會(huì)議地點(diǎn)￡是￡否￡會(huì)議室一￡會(huì)議室二￡其他區(qū)域￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)會(huì)議室布置￡是□否￡電腦、空調(diào)、投影儀、視頻系統(tǒng)￡環(huán)境布置：桌花、其它￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)會(huì)議室電腦資料￡是□否公司簡(jiǎn)介PPT：￡中文版￡英文版視頻資料：￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)會(huì)議室資料￡是□否￡DM單￡匯編文件￡企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)￡其它￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)會(huì)議室茶水￡是□否□茶水￡咖啡□礦泉水□水果□糖￡干果□其它￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)桌牌￡是□否名單：（可另附頁(yè)）請(qǐng)?zhí)崆?個(gè)工作日提供￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)品牌宣傳影像記錄￡是□否□拍照□攝影□錄音￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)宣傳報(bào)道￡是□否￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)禮品準(zhǔn)備禮品￡是□否□公司手繪燈籠￡其它￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)香煙￡是□否要求：￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)酒水￡是□否要求：￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)類別接待準(zhǔn)備要求準(zhǔn)備情況檢查情況其他服務(wù)交通出行￡是□否□車牌號(hào)：略□車牌號(hào)：略￡翔宇租車￡私車公用￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)接待用餐￡是□否□南湖上席￡南湖雅筑□青花瓷□阿細(xì)壹餐廳□飛虹魚(yú)館￡其它￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)住宿￡是￡否□金陵酒店￡匯東酒店￡錦江酒店□天驕酒店￡龍城酒店￡其它￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)其他特殊要求￡有￡無(wú)請(qǐng)簡(jiǎn)述：￡完成□未完成￡達(dá)標(biāo)￡未達(dá)標(biāo)責(zé)任人簽字接待后總結(jié)情況類別要求執(zhí)行情況《接待總結(jié)》提交￡是￡否由接待執(zhí)行部門(mén)提交，管理部收集￡提交□未提交本次接待需改進(jìn)地方主接待人評(píng)分接待要求：接待發(fā)起部門(mén)應(yīng)在接待會(huì)議前組織相關(guān)部門(mén)人員召開(kāi)接待準(zhǔn)備會(huì)，傳達(dá)此次接待的目的及此次接待需要達(dá)到的目標(biāo)。接待前的準(zhǔn)備由發(fā)起部門(mén)指定專人檢查，以便管理部及時(shí)整改。參與接待的人員應(yīng)佩戴公司工作牌。接待服務(wù)中做到“一對(duì)一服務(wù)”，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)級(jí)別匹配我司接待人員，具體根據(jù)接待方案進(jìn)行相應(yīng)匹配。管理部人員在接待過(guò)程應(yīng)有專人“站點(diǎn)”，以便及時(shí)提供服務(wù)。接待會(huì)后，發(fā)起部門(mén)召集所有參與接待人員召開(kāi)接待總結(jié)會(huì)，總結(jié)接待前及接待中的改進(jìn)措施。接待發(fā)起部門(mén)在接待完成后1個(gè)工作日內(nèi)向管理部提交《接待總結(jié)》。附件二：《車輛及機(jī)票預(yù)訂申請(qǐng)表》附件三：《餐飲及住宿簽單預(yù)訂申請(qǐng)