第3章創(chuàng)建和使用表

第三章創(chuàng)建和使用表通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該掌握以下內(nèi)容：（1）表的基本知識（表的結(jié)構(gòu)、字段的數(shù)據(jù)類型）。（2）使用數(shù)據(jù)表視圖和設(shè)計視圖創(chuàng)建數(shù)據(jù)表。（3）字段屬性的設(shè)置（字段大小、格式、輸入掩碼、默認(rèn)值、有效性規(guī)則和有效性文本等）。（4）編輯和維護數(shù)據(jù)表、表外觀的調(diào)整。（5）表中記錄的操作（查找、替換、排序、篩選）。（6）表的導(dǎo)入、鏈接、導(dǎo)出。（7）表間關(guān)系的分類，創(chuàng)建和修改。3.1表的基本知識

表是與特定主題（如學(xué)生或課程）有關(guān)的數(shù)據(jù)的集合，一個數(shù)據(jù)庫中包括一個或多個表。在Access中，表將數(shù)據(jù)組織成列（稱為字段）和行（稱為記錄）的形式。表是由表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容兩部分組成。表結(jié)構(gòu)就是每個字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型和字段屬性，表內(nèi)容就是表的記錄。3.1表的基本知識

在“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中共有6張表：“學(xué)生”、“課程”、“成績”、“教師”、“授課”和“院系”。3.2創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

在Access中，創(chuàng)建表的方法有以下幾種:使用“數(shù)據(jù)表視圖”創(chuàng)建表。使用“設(shè)計視圖”創(chuàng)建表。

3.2.1使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表【例3.1】用數(shù)據(jù)表視圖方式創(chuàng)建“學(xué)生”表，結(jié)構(gòu)如下表所示。字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小是否是主鍵學(xué)號文本9主鍵姓名文本20性別文本1民族文本10政治面貌文本10出生日期日期/時間所屬院系文本2簡歷備注照片OLE對象3.2.2使用“設(shè)計視圖”創(chuàng)建表【例3.2】使用“設(shè)計視圖”創(chuàng)建“教師”表，其結(jié)構(gòu)下表所示。字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小是否是主鍵編號文本7主鍵姓名文本4性別文本1出生日期日期/時間學(xué)歷文本10職稱文本10所屬院系文本2辦公電話文本8手機文本11是否在職是/否電子郵件超鏈接3.2.2使用“設(shè)計視圖”創(chuàng)建表【例3.3】

利用表的“設(shè)計視圖”，設(shè)計“課程”表、“成績”表、“院系”表和“授課”表，具體結(jié)構(gòu)如表3-4、表3-5、表3-6和表3-7所示。“課程”表結(jié)構(gòu)字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小是否是主鍵課程編號文本5主鍵課程名稱文本30

課程類別文本10

學(xué)時數(shù)字整型

學(xué)分?jǐn)?shù)字整型

課程簡介備注

“成績”表結(jié)構(gòu)字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小是否是主鍵學(xué)號文本9主鍵課程編號文本5主鍵分?jǐn)?shù)數(shù)字單精度型

“院系”表結(jié)構(gòu)字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小是否是主鍵院系編號文本2主鍵院系名稱文本10

院長姓名文本8

院辦電話文本8

院系網(wǎng)址超鏈接

“授課”表結(jié)構(gòu)字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小是否是主鍵教師編號文本7主鍵課程編號文本5主鍵學(xué)期文本11

授課時間文本10

授課地點文本20

3.3設(shè)置字段屬性

在表的“設(shè)計視圖”中，可對字段進行屬性設(shè)置，如設(shè)置字段類型、字段大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則、有效性文本、標(biāo)題等屬性。3.3.0數(shù)據(jù)類型Access2010中定義了12種數(shù)據(jù)類型：文本、備注、數(shù)字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、超鏈接、OLE對象、附件、計算和查閱向?qū)А！?.3.1字段大小使用“字段大小”屬性可以設(shè)置“文本”、“數(shù)字”或“自動編號”類型的字段中可保存數(shù)據(jù)的最大容量。如果“字段類型”屬性設(shè)為“文本”，請輸入0到255之間的數(shù)字，默認(rèn)值為50。如果“字段類型”屬性設(shè)為“自動編號”，字段大小屬性則可設(shè)為“長整型”或“同步復(fù)制ID”。如果“字段類型”屬性設(shè)為“數(shù)字”，字段大小屬性的設(shè)置及其值將按下表所列方式關(guān)聯(lián)。3.3.1字段大小

數(shù)字類型字段大小的設(shè)置及說明設(shè)置說明小數(shù)位數(shù)存儲量大小字節(jié)保存從0到225（無小數(shù)位）的數(shù)字無1個字節(jié)小數(shù)存儲從-1038-1到1038-1范圍的數(shù)字(.adp)存儲從-1028-1到1028-1范圍的數(shù)字(.mdb)282個字節(jié)整型保存從-32,768到32,767（無小數(shù)位）的數(shù)字。無2個字節(jié)長整型（默認(rèn)值）保存從-2,147,483,648到2,147,483,647（無小數(shù)位）的數(shù)字。無4個字節(jié)單精度保存從-3.402823E38到-1.401298E-45的負(fù)值，從1.401298E-45到3.402823E38的正值。74個字節(jié)雙精度保存從–1.79769313486231E308到–4.94065645841247E–324的負(fù)值，以及從4.94065645841247E–324到1.79769313486231E308的正值。158個字節(jié)同步復(fù)制ID全局唯一標(biāo)識符(GUID)N/A16個字節(jié)3.3.2格式

格式只影響數(shù)據(jù)的顯示格式?？梢允褂妙A(yù)定義的格式，也可以使用格式符號創(chuàng)建自定義格式。有關(guān)特定數(shù)據(jù)類型的信息，請參見幫助中的以下主題：“時間/日期”數(shù)據(jù)類型“數(shù)字”和“貨幣”數(shù)據(jù)類型“文本”和“備注”數(shù)據(jù)類型“是/否”數(shù)據(jù)類型3.3.2格式【例3.4】將“教師”表中的“出生日期”字段的格式設(shè)置為短日期格式。3.3.3輸入掩碼

在輸入數(shù)據(jù)時，如果希望輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時的錯誤，可以使用輸入掩碼。定義輸入掩碼屬性所使用的字符及說明如下表所示。3.3.3輸入掩碼

輸入掩碼字符及其說明字符說明0數(shù)字（0～9，必選項；不允許使用加號“+”和減號“-”）9數(shù)字或空格（非必選項；不允許使用加號和減號）#數(shù)字或空格（非必選項；空白將轉(zhuǎn)換為空格，允許使用加號和減號）L字母（A～Z，必選項）?字母（A～Z，可選項）A字母或數(shù)字（必選項）a字母或數(shù)字（可選項）&任意一個字符或空格（必選項）C任意一個字符或空格（可選項）.,:;-/十進制占位符和千位、日期和時間分隔符（實際使用的字符取決于MicrosoftWindows控制面板中指定的區(qū)域設(shè)置）<使其后所有的字符轉(zhuǎn)換為小寫>使其后所有的字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。輸入掩碼中的字符始終都是從左到右填入。可以在輸入掩碼中的任何地方包括感嘆號\使其后的字符顯示為原義字符可用于將該表中的任何字符顯示為原義字符（如\A顯示為A）密碼將“輸入掩碼”屬性設(shè)置為“密碼”，以創(chuàng)建密碼項文本框。文本框中輸入的任何字符都按字面字符保存，但顯示為星號“*”3.3.3輸入掩碼【例3.5】將“教師”表中的“辦公電話”字段的輸入掩碼設(shè)置為“010-********”形式。其中，“010-”部分自動輸出，后8位為0到9的數(shù)字顯示。3.3.4默認(rèn)值

使用默認(rèn)值屬性可以指定一個值，該值在新建記錄時會自動輸入到字段中。例如，在“學(xué)生”表中可以將“性別”字段的默認(rèn)值設(shè)為“男”。當(dāng)用戶在表中添加記錄時，既可以接受該默認(rèn)值，也可以輸入其他內(nèi)容。【例3.6】

將“教師”表中“是否在職”字段的“默認(rèn)值”屬性設(shè)置為真值。3.3.4默認(rèn)值默認(rèn)值只能更新新的記錄，不會自動應(yīng)用于已有的記錄。也可以使用Access表達式來定義默認(rèn)值。例如，若在輸入某“日期/時間”型字段值時插入當(dāng)前系統(tǒng)日期，可以在該字段的“默認(rèn)值”屬性框輸入表達式“date()”。設(shè)置默認(rèn)值屬性時，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，否則會出現(xiàn)錯誤。3.3.5標(biāo)題

字段標(biāo)題是字段的別名，它被應(yīng)用在表、窗體和報表中。如果某一字段沒有設(shè)置標(biāo)題，系統(tǒng)將字段名稱當(dāng)成字段標(biāo)題。因為可以設(shè)置字段標(biāo)題，用戶在定義字段名稱時，可以用簡單的符號，這樣大大方便了對表的操作。3.3.6有效性規(guī)則和有效性文本

定義字段的有效性規(guī)則，是給表輸入數(shù)據(jù)時設(shè)置字段值的約束條件，即用戶自定義完整性約束。在給表輸入數(shù)據(jù)時，若輸入的數(shù)據(jù)不符合字段的有效性規(guī)則，系統(tǒng)將顯示提示信息，但往往給出的提示信息并不是很清楚，很明確。因此，可以通過定義有效性文本來解決。3.3.6有效性規(guī)則和有效性文本【例3.7】將“教師”表中“性別”字段的“有效性規(guī)則”屬性設(shè)置為只能輸入男或女，有效性文本設(shè)置為“請輸入男或女”。3.3.7索引

索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的記錄有序排列的一種技術(shù)，在Access中，通常是借助于索引文件來實現(xiàn)記錄的有序排列。索引技術(shù)除可以重新排列數(shù)據(jù)順序外，還是建立同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)各表間的關(guān)聯(lián)關(guān)系的必要的前提。換句話說，在Access中，同一個數(shù)據(jù)庫中的多個表，若想建立多個表間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，就必須以關(guān)聯(lián)字段建立索引，從而建立數(shù)據(jù)庫中多個表間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。索引技術(shù)為SQL查詢語言提供相應(yīng)的技術(shù)支持，建立索引可以加快表中數(shù)據(jù)的查詢，給表中數(shù)據(jù)的查找與排序帶來很大的方便。除了OLE對象型、備注型數(shù)據(jù)及邏輯型字段不能建立索引外，其余類型的字段都可以建立索引。索引的類型索引類型功能唯一索引索引字段的值是不能相同，即沒有重復(fù)值。若給該字段輸入重復(fù)值，系統(tǒng)會提示操作錯誤，若已有重復(fù)值的字段要創(chuàng)建索引，不能創(chuàng)建唯一索引普通索引索引字段的值是可以相同，即有重復(fù)值主索引在Access中，同一個表可以創(chuàng)建多個唯一索引，其中一個可設(shè)置為主索引，且一個表只有一個主索引3.創(chuàng)建索引

在Access中，索引屬性選項有3個，具體說明如下表所示?！纠?.8】將“教師”表中的“姓名”字段設(shè)置為“有（有重復(fù)）”索引。索引屬性值說明無該字段不建立索引有（有重復(fù)）以該字段建立索引，且字段中的內(nèi)容可以重復(fù)有（無重復(fù)）以該字段建立索引，且字段中的內(nèi)容不能重復(fù)。這種字段適合做主鍵3.4編輯與維護數(shù)據(jù)表3.4.1打開和關(guān)閉表

1.打開表在Access中，可以在“數(shù)據(jù)表視圖”中打開表，也可以在“設(shè)計視圖”中打開表。

2.關(guān)閉表3.4.2修改表的結(jié)構(gòu)

在設(shè)計表結(jié)構(gòu)時，用戶要認(rèn)真地設(shè)計表中每一個字段的屬性，如字段名、字段類型、字段大小之外，還要考慮對字段顯示格式、字段輸入掩碼、字段標(biāo)題、字段默認(rèn)值、字段的有效性規(guī)則及有效性文本等屬性進行定義。另外，在設(shè)計表結(jié)構(gòu)時，若考慮不周，或不能適應(yīng)特殊情況的需求時，Access系統(tǒng)允許對表結(jié)構(gòu)進行修改。3.4.2修改表的結(jié)構(gòu)1.修改字段名2.插入新字段3.刪除已有的字段4.更新字段類型5.修改字段大小3.4.3向表中輸入數(shù)據(jù)文本的輸入數(shù)字的輸入日期的輸入是/否數(shù)據(jù)類型的輸入OLE數(shù)據(jù)類型的輸入創(chuàng)建查閱列表字段3.4.4編輯表的內(nèi)容

編輯表中內(nèi)容是為了確保表中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，使所建表能夠滿足實際需要。編輯表中內(nèi)容的操作主要包括定位記錄、選擇記錄、添加記錄、刪除記錄、修改數(shù)據(jù)以及復(fù)制字段中的數(shù)據(jù)等。1.定位記錄2.選擇記錄數(shù)據(jù)范圍操作方法字段中的部分?jǐn)?shù)據(jù)單擊數(shù)據(jù)開始處，拖曳鼠標(biāo)到結(jié)尾處字段中的全部數(shù)據(jù)移動鼠標(biāo)到字段左側(cè)，待鼠標(biāo)指針變成“

”后單擊鼠標(biāo)左鍵相鄰多字段的數(shù)據(jù)移動鼠標(biāo)到第一個字段左側(cè)，待鼠標(biāo)指針變成“

”后，拖曳鼠標(biāo)到最后一個字段的尾部一列數(shù)據(jù)單擊該列的字段選定器多列數(shù)據(jù)移動鼠標(biāo)到第一個字段左側(cè)，待鼠標(biāo)變?yōu)橄蛳录^后，拖曳鼠標(biāo)到選定范圍的結(jié)尾列，或單擊選中第一列，然后按住Shift鍵，再單擊選中選定范圍的結(jié)尾列一條記錄單擊該記錄的記錄選定器多條記錄單擊第一條記錄的記錄選定器，按住鼠標(biāo)左鍵，拖動鼠標(biāo)到選定范圍的結(jié)尾處或單擊選中第一條記錄，按住Shift鍵，再單擊選中選定范圍的最后一條記錄所有記錄或單擊數(shù)據(jù)表左上角的“全選”按鈕或快捷鍵CTRL+A3.添加新記錄添加新記錄的操作步驟如下：（1）使用“數(shù)據(jù)表視圖”打開要編輯的表。（2）可以將光標(biāo)直接移動到表的最后一行，直接輸入要添加的數(shù)據(jù)；或單擊“開始”選項卡→“記錄”選項組→“新建”，待光標(biāo)移到表的最后一行后輸入要添加的數(shù)據(jù)；或單擊“記錄定位器”上的“新（空白）記錄”命令按鈕

，待光標(biāo)移到表的最后一行后輸入要添加的數(shù)據(jù)。4.刪除記錄刪除記錄的操作步驟如下。（1）使用“數(shù)據(jù)表視圖”打開要編輯的表。（2）選中要刪除的記錄（一條或多條）。（3）單擊“開始”選項卡→“記錄”選項組→“刪除”，在彈出的“刪除記錄”提示框中，單擊“是”按鈕。注意，刪除操作是不可恢復(fù)的操作，在刪除記錄前要確認(rèn)該記錄是否是要刪除的記錄。5.修改數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù)的操作步驟如下：（1）使用“數(shù)據(jù)表視圖”打開要編輯的表。（2）將光標(biāo)移到要修改數(shù)據(jù)的相應(yīng)字段直接修改。6.復(fù)制數(shù)據(jù)在輸入或編輯數(shù)據(jù)時，有些數(shù)據(jù)可能相同或相似，這時可以使用復(fù)制和粘貼操作將某字段中的部分或全部數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個字段中。操作步驟如下。（1）使用“數(shù)據(jù)表視圖”打開要修改數(shù)據(jù)的表。（2）選中要復(fù)制的數(shù)據(jù)或記錄。（3）單擊“開始”選項卡→“剪貼板”選項組→“復(fù)制”。（4）到要復(fù)制的位置，單擊“開始”選項卡→“剪貼板”選項組→“粘貼”。3.4.5表的導(dǎo)入或鏈接MicrosoftAccess為使用外部數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)提供了兩種選擇：導(dǎo)入和鏈接。將數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新的MicrosoftAccess表中，這是一種將數(shù)據(jù)從不同格式轉(zhuǎn)換并復(fù)制到MicrosoftAccess中的方法。也可以將數(shù)據(jù)庫對象導(dǎo)入到另一個MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫。鏈接到數(shù)據(jù)，這是一種連接到其他應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)但不將數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方法，這樣在原始應(yīng)用程序和Access文件中都可以查看并編輯這些數(shù)據(jù)?？梢詫?dǎo)入或鏈接來自于多種受到支持的數(shù)據(jù)庫、程序和文件格式的數(shù)據(jù)。3.4.5表的導(dǎo)入或鏈接【例3.13】

將Excel文件“教師.xlsx”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫原有的“教師”表中。3.4.5表的導(dǎo)入或鏈接【例3.14】將Excel文件“學(xué)生.xlsx”、“課程.xlsx”、“成績.xlsx”、“院系.xlsx”和“授課.xlsx”導(dǎo)入到“教學(xué)管理”數(shù)據(jù)庫中。3.4.6表的導(dǎo)出

導(dǎo)出是一種將數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫對象輸出到其他數(shù)據(jù)庫、電子表格或文件格式中，以便其他數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用程序或程序可以使用該數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)庫對象的方法。導(dǎo)出在功能上與復(fù)制和粘貼相似。可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到各種支持的數(shù)據(jù)庫、程序和文件格式中。可以將多數(shù)數(shù)據(jù)庫對象從MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫出到其他Access數(shù)據(jù)庫中?！纠?.15】

將“教師”表數(shù)據(jù)導(dǎo)出到C盤根目錄下，文件格式為“Excel工作簿（*.xlsx）”，命名為“教師”。3.5調(diào)整表外觀3.5.1調(diào)整行高和字段寬度3.5.2調(diào)整字段顯示順序3.5.3隱藏和顯示字段3.5.4凍結(jié)字段/解除對字段的凍結(jié)3.5.5設(shè)置數(shù)據(jù)表格式3.5.6改變字體3.6操作表3.6.1查找數(shù)據(jù)

通配符

用戶在查找內(nèi)容時，如果希望在只知道部分內(nèi)容的情況下對數(shù)據(jù)表進行查找，或者按照特定的要求查找記錄，可以使用通配符作為其他字符的占位符。字符說明示例*與任何個數(shù)的字符匹配。在字符串中，它可以當(dāng)作第一個或最后一個字符使用wh*可以找到what、white和why?與任何單個字母的字符匹配b?ll可以找到ball、bell和bill[]與方括號內(nèi)任何單個字符匹配b[ae]ll可以找到ball和bell但找不到bill!匹配任何不在方括號之內(nèi)的字符b[!ae]ll可以找到bill和bull但找不到ball或bell-與某個范圍內(nèi)的任一個字符匹配。必須按升序指定范圍（A到Z，而不是Z到A）b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd#與任何單個數(shù)字字符匹配1#3可以找到103、113、123查找空值或零長度字符串MicrosoftAccess允許區(qū)分兩類空值：Null值和零長度字符串。

Null：一個值，可以在字段中輸入或在表達式或查詢中使用，以指示缺少或未知的數(shù)據(jù)。在VisualBasic中，Null關(guān)鍵字表示Null值。有些字段（如主鍵字段）不可以包含Null值。零長度字符串:不含字符的字符串。可以使用零長度字符串來表明您知道該字段沒有值。輸入零長度字符串的方法是鍵入兩個彼此之間沒有空格的雙引號("")。3.6操作表3.6.2替換數(shù)據(jù)

3.6操作表3.6.3排序在進行表中數(shù)據(jù)瀏覽過程中，通常記錄的顯示順序是記錄輸入的先后順序，或者是按主鍵值升序排列的順序。

1.排序規(guī)則排序時根據(jù)當(dāng)前表中一個或多個字段的值對整個表中所有記錄進行重新排列。排序時可按升序，也可按降序。排序記錄時，不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下：⑴英文按字母順序排序（字典順序），大、小寫視為相同，升序時按A→Z排序，降序時按Z→A排序。⑵中文按拼音字母的順序排序。⑶數(shù)字按數(shù)字的大小排序。⑷日期/時間字段按日期的先后順序排序，升序按從前到后的順序排序，降序按從后到前的順序排序。3.6操作表2.單字段排序3.多字段排序【例3.18】

在“學(xué)生”表中按“性別”和“出生日期”兩個字段進行升序排序。3.6操作表3.6.4篩選記錄

篩選也是查找表中數(shù)據(jù)的一種操作，但它與一般的“查找”有所不同，它所查找到的信息是一個或一組滿足規(guī)定條件的記錄而不是具體的數(shù)據(jù)項。經(jīng)過篩選后的表，只顯示滿足條件的記錄，不滿足條件的記錄將被隱藏。Access2010提供了3種方法：使用篩選器篩選、按窗體篩選和高級篩選。

3.6.4篩選記錄

1．使用篩選器篩選【例3.19】

在“學(xué)生”表中，篩選出“性別”字段為“男”的同學(xué)信息。3.6.4篩選記錄2．按窗體篩選“按窗體篩選”是一種快速的篩選方法，可以同時對兩個以上字段值進行篩選?！纠?.20】

在“學(xué)生”表中，篩選出少數(shù)民族中“男”同學(xué)的所有信息。3.6.4篩選記錄3．高級篩選

“高級篩選”可進行復(fù)雜的篩選，篩選出符合多重條件的記錄。

高級篩選與排序可以應(yīng)用于一個或多個字段的排序或篩選。高級篩選/排序窗口分為上下兩部分，上面是含有表的字段列表，下面是設(shè)計網(wǎng)格?！纠?.22】

在“學(xué)生”表中，篩選出漢族的男同學(xué)以及回族的女同學(xué)的所有信息。3.7建立表間關(guān)系

從理論上講，在一個關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，若想將依賴于關(guān)系模式建立的多個表組織在一起，反映客觀事物數(shù)據(jù)間的多種對應(yīng)關(guān)系，通常將這些表存放入同一個數(shù)據(jù)庫中，并通過建立表間關(guān)聯(lián)關(guān)系，使之保持相關(guān)性。在這個意義上理解，數(shù)據(jù)庫就是由多個表（關(guān)系）依賴關(guān)系模型建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的表的集合，它可以反映客觀事物數(shù)據(jù)間的多種對應(yīng)關(guān)系。3.7.1表間關(guān)系的分類

一般情況下，在Access數(shù)據(jù)庫中，相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)表之間的關(guān)