企業(yè)歸檔案卷的質(zhì)量制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔附件二關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):一、歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料,均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類(lèi)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù),均應(yīng)齊全完整。二、遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起,不得分開(kāi)；一個(gè)項(xiàng)目的材料,要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起,準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程,盡量做到一事一卷。三、卷內(nèi)文件的排列:卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；會(huì)議記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列,會(huì)議文件要按文件的重要程度順序排列,重要的在前；一般工作形成的材料,結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后；產(chǎn)品銷(xiāo)售合同應(yīng)按銷(xiāo)售產(chǎn)品種類(lèi)組卷,再按供貨時(shí)間依序排列；上級(jí)政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問(wèn)題單獨(dú)組卷,卷內(nèi)文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T11822-89國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。四、區(qū)分不同價(jià)值:各類(lèi)文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過(guò)程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開(kāi)組卷。五、跨年度材料的處理:除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在批復(fù)年立卷；沒(méi)有批復(fù)放在請(qǐng)示年立卷,跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷,跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議放在開(kāi)幕年立卷。六.具有長(zhǎng)期保存的案卷,卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡,要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印,連同原件一同歸檔。七.卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號(hào)，每件文件用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，在文件首頁(yè)的右上角蓋“件號(hào)章”,并將件號(hào)和每件文件的頁(yè)數(shù)填寫(xiě)清楚。（“件號(hào)章”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫(xiě)）。圖紙?jiān)谟蚁陆蔷帉?xiě)頁(yè)號(hào)。八、裝訂與裝盒：卷內(nèi)文件以“件”為單位，采取三孔一線(xiàn)的方式進(jìn)行裝訂。然后，按“件”號(hào)順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內(nèi)目錄的填寫(xiě):凡是組成的案卷,都應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填寫(xiě)齊全。序號(hào)：填寫(xiě)文件的件號(hào)。文號(hào)：填寫(xiě)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào),合同可填寫(xiě)合同號(hào)。責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)文件形成的部門(mén)或以印章為準(zhǔn)。題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有標(biāo)題或不能說(shuō)明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加〔〕；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件題名下寫(xiě)明會(huì)議的主要內(nèi)容。合同、協(xié)議在此欄內(nèi)填寫(xiě)合同內(nèi)容及對(duì)方單位。日期：填寫(xiě)文件形成的時(shí)間，填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件要考證清楚責(zé)任者和年、月、日。頁(yè)號(hào)：填寫(xiě)每份文件的頁(yè)數(shù)。十、備考表的填寫(xiě):每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明,都應(yīng)填在備考表內(nèi),若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人姓名填上,檢查人由單位領(lǐng)導(dǎo)或案卷質(zhì)量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫(xiě)：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名。題名主要由三個(gè)部分組成：文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發(fā)機(jī)關(guān)后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內(nèi)部文件，可以省略文件制發(fā)機(jī)關(guān)。十二、歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫(xiě)清載體的攝制時(shí)間、地點(diǎn)、所反映事情的內(nèi)容,攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三.歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、套別、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限和軟、硬平臺(tái)等。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔核銷(xiāo)單的操作指南一、出口核銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程第一步：出口單位取得商務(wù)部或其授權(quán)單位批準(zhǔn)的進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)；第二步：出口單位到海關(guān)辦理“中國(guó)電子口岸”入網(wǎng)手續(xù)，并到有關(guān)部門(mén)辦理“中國(guó)電子口岸”企業(yè)法人IC卡和“中國(guó)電子口岸”企業(yè)操作員IC卡電子認(rèn)證手續(xù)；第三步：出口單位持有關(guān)材料到注冊(cè)所在地外匯局辦理登記，外匯局審核無(wú)誤后，為出口單位辦理登記手續(xù)，建立出口單位電子檔案信息；第四步：出口單位網(wǎng)上申領(lǐng)出口收匯核銷(xiāo)單；第五步：出口單位憑操作員IC卡、核銷(xiāo)員證、出口合同（首次申領(lǐng)時(shí)提供）到注冊(cè)所在地外匯局申領(lǐng)紙質(zhì)出口收匯核銷(xiāo)單；第六步：出口企業(yè)網(wǎng)上向報(bào)關(guān)地海關(guān)進(jìn)行出口核銷(xiāo)單的報(bào)關(guān)前的備案；第七步：出口單位出口報(bào)關(guān)；第八步：出口單位可以在報(bào)關(guān)出口后通過(guò)“中國(guó)電子口岸出口收匯系統(tǒng)”將已用于出口報(bào)關(guān)的核銷(xiāo)單向外匯局交單；第九步：出口單位在銀行辦理出口收匯后，到外匯局辦理出口收匯核銷(xiāo)手續(xù)。二、出口單位向外匯局申請(qǐng)辦理出口收匯核銷(xiāo)登記時(shí)需提供哪些資料？1、單位介紹信、申請(qǐng)書(shū)；2、中華人民共和國(guó)進(jìn)出口企業(yè)資格證書(shū)》或《中華人民共和國(guó)外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)》或《中華人民共和國(guó)臺(tái)港澳僑投資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)》正本及復(fù)印件；3、《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》（副本）或《企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照》（副本）及復(fù)印件；4、《中華人民共和國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼證》正本及復(fù)印件；5、海關(guān)注冊(cè)登記證明書(shū)正本及復(fù)印件；三、特殊貿(mào)易方式出口的如何辦理出口收匯核銷(xiāo)手續(xù)對(duì)于下列特殊貿(mào)易方式出口的，出口單位除提供出口收匯核銷(xiāo)單、銀行出具的出口收匯核銷(xiāo)專(zhuān)用聯(lián)、出口報(bào)關(guān)單外，還應(yīng)當(dāng)按照以下規(guī)定提供證明材料。1、以出境展銷(xiāo)、展覽商品方式出口的，應(yīng)當(dāng)提供展品復(fù)入境報(bào)關(guān)單；2、以來(lái)料加工、來(lái)件裝配方式出口的，應(yīng)當(dāng)提供海關(guān)登記手冊(cè)、企業(yè)合同及經(jīng)貿(mào)委批件，按照工繳費(fèi)執(zhí)銷(xiāo)；3、以實(shí)物補(bǔ)償方式出口的，應(yīng)當(dāng)提供外經(jīng)貿(mào)部門(mén)的批準(zhǔn)件、相關(guān)合同、進(jìn)口報(bào)關(guān)單。對(duì)超過(guò)合同規(guī)定的補(bǔ)償款視同一般貿(mào)易辦理核銷(xiāo)；4、以易貨方式出口的，應(yīng)當(dāng)提供易貨合同及易進(jìn)貨物的進(jìn)口報(bào)關(guān)單；5、以實(shí)物作為投資的出口，應(yīng)當(dāng)提供外經(jīng)貿(mào)部門(mén)及外匯局的批準(zhǔn)件；6、以進(jìn)料加工方式出口的，一般應(yīng)當(dāng)全額收匯，外商投資企業(yè)不能全額收匯的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)外匯局批準(zhǔn)。以收抵支的，應(yīng)當(dāng)提供合同、進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單、海關(guān)登記手冊(cè)；7、境外承包工程項(xiàng)下所需機(jī)械設(shè)備、工具以及工程人員的辦公、生活物品出口的，應(yīng)當(dāng)提供書(shū)面說(shuō)明及勞務(wù)承包合同。四、什么是“出口收匯系統(tǒng)”？“出口收匯系統(tǒng)”有什么作用?“出口收匯系統(tǒng)”是“中國(guó)電子口岸”中企業(yè)專(zhuān)用的一個(gè)子系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助國(guó)家電信公網(wǎng)在公共數(shù)據(jù)中心建立出口收匯核銷(xiāo)單（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“核銷(xiāo)單”）的電子底帳，使海關(guān)和稅務(wù)部門(mén)實(shí)現(xiàn)出口報(bào)關(guān)和出口退稅環(huán)節(jié)對(duì)核銷(xiāo)單的聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)核查，并使企業(yè)憑操作員IC卡通過(guò)本系統(tǒng)在網(wǎng)上向外匯局申請(qǐng)需領(lǐng)用核銷(xiāo)單份數(shù)，向出口報(bào)關(guān)地海關(guān)進(jìn)行核銷(xiāo)單報(bào)關(guān)前備案，待出口報(bào)關(guān)后可以進(jìn)行網(wǎng)上交單，并可隨時(shí)隨地對(duì)核銷(xiāo)單領(lǐng)取、使用等各項(xiàng)信息進(jìn)行綜合查詢(xún)，使出口報(bào)關(guān)、收匯核銷(xiāo)及退稅業(yè)務(wù)更加方便快捷。五、出口收匯系統(tǒng)如何進(jìn)行身份認(rèn)證？企業(yè)必須憑本企業(yè)操作員IC卡才能進(jìn)入出口收匯系統(tǒng)，完成相關(guān)業(yè)務(wù)操作。系統(tǒng)根據(jù)IC卡信息進(jìn)行操作員身份驗(yàn)證，操作員處理的數(shù)據(jù)將自動(dòng)進(jìn)行電子簽名、加密。未申領(lǐng)IC卡的企業(yè)將無(wú)法開(kāi)展相關(guān)的出口、收匯核銷(xiāo)業(yè)務(wù)。六、如何申領(lǐng)出口收匯核銷(xiāo)單？企業(yè)在到外匯局領(lǐng)取新版紙質(zhì)核銷(xiāo)單之前，需上網(wǎng)向外匯局申請(qǐng)所需領(lǐng)用核銷(xiāo)單份數(shù)。企業(yè)在網(wǎng)上申請(qǐng)后，不需等待外匯局的網(wǎng)上審批，即可憑本企業(yè)操作員IC卡到外匯局領(lǐng)取新版紙質(zhì)核銷(xiāo)單。外匯局根據(jù)企業(yè)網(wǎng)上申請(qǐng)的新版核銷(xiāo)單份數(shù)以及本地出口收匯核銷(xiāo)系統(tǒng)確認(rèn)的企業(yè)可領(lǐng)單數(shù)量，向企業(yè)發(fā)放紙質(zhì)新版核銷(xiāo)單，同時(shí)將所發(fā)新版核銷(xiāo)單電子底帳數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)存放到公共數(shù)據(jù)中心。出口單位在核銷(xiāo)單正式使用前，應(yīng)當(dāng)加蓋單位名稱(chēng)及組織機(jī)構(gòu)代碼條形章，在騎縫處加蓋單位公章。七、出口核銷(xiāo)單的有效期限是多少？空白新版核銷(xiāo)單無(wú)需填寫(xiě)有效期，視同長(zhǎng)期有效。全國(guó)海關(guān)將對(duì)新版紙質(zhì)核銷(xiāo)單進(jìn)行電子底帳數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)核查。八、報(bào)關(guān)前是否需進(jìn)行核銷(xiāo)單的備案？企業(yè)到海關(guān)報(bào)關(guān)出口前，必須上網(wǎng)向報(bào)關(guān)地海關(guān)進(jìn)行新版核銷(xiāo)單使用的報(bào)關(guān)前備案。一張核銷(xiāo)單只能對(duì)應(yīng)用于一張出口報(bào)關(guān)單。未進(jìn)行報(bào)關(guān)前備案的新版核銷(xiāo)單不能用于出口報(bào)關(guān)。九、企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行口岸備案的核銷(xiāo)單，在出口口岸發(fā)生變化的情況下如何處理？已進(jìn)行口岸備案的出口收匯核銷(xiāo)單，在核銷(xiāo)單未被用于出口報(bào)關(guān)的情況下出口口岸發(fā)生變化，可上網(wǎng)申請(qǐng)變更并重新設(shè)置出口口岸。十、出口后如何辦理交單？企業(yè)在貨物出口后不需再到外匯局進(jìn)行交單，可以上網(wǎng)將已用于出口報(bào)關(guān)的核銷(xiāo)單向外匯局交單。十一、出口單位如何辦理出口收匯核銷(xiāo)報(bào)告手續(xù)？出口單位出口貨物后，應(yīng)當(dāng)在不遲于預(yù)計(jì)收匯日期起30天內(nèi)，持核銷(xiāo)報(bào)告表、核銷(xiāo)單、報(bào)關(guān)單、核銷(xiāo)專(zhuān)用