應(yīng)用文寫作講義公文格式課件

行政公務(wù)文書寫作

第一節(jié)公文的格式

公文包括眉首、主體和版記三個部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

（一）公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識公文份數(shù)序號，需用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識在版心左上角第一行。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。一般只秘密公文中的機密和絕密公文需編制份數(shù)序號，但如果發(fā)文機關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。

（二）秘密等級和保密期限秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如需標(biāo)識秘密等級，頂格標(biāo)識在版心右上角的第一行，兩字之間空一字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，頂格標(biāo)識在版心右上角的第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，例如，“絕密★六個月”表明該公文屬于絕密等級，保密的期限為六個月，過期即可解密。秘密等級和保密期限字體均為3號黑體字。

（三）緊急程度緊急程度是對公文送達(dá)時限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。如需標(biāo)識緊急程度，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩字之間空一字；如需同時標(biāo)明秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第二行。字體為3號黑體字。

（五）公文文號公文文號，是發(fā)文機關(guān)為便于登記、管理、引用所編制的公文序號。它主要有兩種形式。一種是只編序號，即“第×號”。這種編號多用于政府發(fā)布性命令、人大公告等公文。另一種是由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號三個要素構(gòu)成的。一般稱“發(fā)文字號”。如“國發(fā)〔2006〕1號”。行政機關(guān)、企事業(yè)單位發(fā)文一般用這種文號。發(fā)文字號中，“機關(guān)代字”有穩(wěn)定而規(guī)范的用法，不能隨意編改。如“國發(fā)”即國務(wù)院的機關(guān)代字，它居三者之首；“年份”是發(fā)文當(dāng)年的年份，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)全稱，不能簡寫，也不加“年”字，外用六角括號“〔〕”括起來，居三者之中；“序號”是以年度為限從“1”開始編流水號，不編虛位號（如“01”），也不加“第”字，居三者之末。三者不能隨便換位。行政機關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號；行政機關(guān)與其他機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，原則上應(yīng)用排列在前機關(guān)的發(fā)文字號，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號位居“發(fā)文機關(guān)標(biāo)識”下空2行，用3號黑色仿宋字，居中標(biāo)注。

（六）簽發(fā)人上報的公文須標(biāo)識簽發(fā)人的姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。標(biāo)識方式是先寫“簽發(fā)人”，后標(biāo)冒號，冒號后標(biāo)識簽發(fā)人姓名。聯(lián)合行文時要注明會簽人的姓名。主辦單位的簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排?！昂灠l(fā)人”三字采用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名采用3號楷體字。

（七）紅色反線發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。（一）標(biāo)題公文標(biāo)題“應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文文種，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)”。也就是說，完全的公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、主要內(nèi)容概括（也叫“事由”）、文種三個要素組成。主要內(nèi)容概括通常用介賓短語“關(guān)于……的”組成。它是公文主旨的集中體現(xiàn)，要求高度概括和明了公文主要內(nèi)容。公文標(biāo)題根據(jù)實際情況有時可省略發(fā)文機關(guān)，有時可省略主要內(nèi)容概括，但在任何情況下均不能省略文種。在兩種情況下可省發(fā)文機關(guān)：一是用紅頭文件發(fā)出；二是正文后落了款。省略主要內(nèi)容概括的，一般是事項簡單、正文簡短，在媒體播載或公眾場所張貼的知照、公布性公文。應(yīng)當(dāng)注意的是：文種不能省略。（二）主送機關(guān)名稱主送機關(guān)即公文的主要行文對象，是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以執(zhí)行、辦理或答復(fù)的受文機關(guān)。公文不能送某個領(lǐng)導(dǎo)人個人。除直接面向社會發(fā)布的普發(fā)性公文外，如決定、公告、通告、會議紀(jì)要等，公文一般都有主送機關(guān)。主送機關(guān)的位置應(yīng)在標(biāo)題之下空一行，左側(cè)頂格寫主送機關(guān)名稱，回行時仍頂格，采用3號仿宋字體，最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)冒號。標(biāo)識主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，如各省、自治區(qū)、直轄市人民政府。

（三）正文正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文的標(biāo)識在主送機關(guān)名稱之下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文的寫法從內(nèi)容上講，要觀點鮮明、準(zhǔn)確無誤地把事情交待清楚：什么事、什么問題，需要受文單位做什么，解決什么問題。從形式上講，要條理層次清楚，文字簡練確切，標(biāo)點符號準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短小精悍。需要使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1.”，第四層用“（1）”。正文采用3號仿宋體字。

（五）成文日期成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。為了增強其準(zhǔn)確性，成文日期要用漢字的小寫數(shù)字書寫，即用“○、一、二、三……十”這些數(shù)字書寫；不能用阿拉伯?dāng)?shù)字或與漢字混用；尤其“〇”不能寫成“零”，因為它與漢字的大寫數(shù)字“壹、貳、叁”等是一個數(shù)序的。成文日期一定要年、月、日齊全。成文日期一般寫在正文的右下方，有附件的則寫在附件說明的右下方。成文日期與正文之間要留空行，以便用印章。由于印章一般要蓋在成文日期上，所以成文日期還要依印章的位置而定。

（六）公文生效標(biāo)識公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有兩種情況。（1）單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)的名字，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空四個字；加蓋的印章上距正文一行，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

（2）聯(lián)合行文印章。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空七個字；主辦機關(guān)印章在前，聯(lián)合行文機關(guān)印章在后，兩個印章均壓成文時間，印章間互不相交或相切，印章用紅色；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個以上印章時，為防止出現(xiàn)有空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多三個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空兩個字標(biāo)識成文時間。三、版記版記包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、版記中的反線等。

（一）主題詞（二）抄送機關(guān)（三）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期（四）版記中的反線（一）主題詞主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)制定和發(fā)布。如國家行政機關(guān)公文的主題詞是由國務(wù)院辦公廳編制的《國務(wù)院主題詞表》規(guī)定的。主題詞居左頂格用3號黑體字標(biāo)識“主題詞”三字，后標(biāo)冒號；詞目采用3號仿宋體字，詞目之間不加頓號而是空一字。

（二）抄送機關(guān)抄送機關(guān)是除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)寫全稱或