GB/T 34112-2022信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理體系要求

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

代替GB/T34112—2017

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系要求

()

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—Requirements

ISO303012019IDT

(:,)

2022-07-11發(fā)布2023-02-01實(shí)施

國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)督管理總局發(fā)布

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語(yǔ)和定義

3………………1

組織環(huán)境

4…………………4

理解組織及其環(huán)境

4.1…………………4

總則

4.1.1……………4

文件要求

4.1.2………………………4

了解利益相關(guān)方的需求和期望

4.2……………………4

確定文件管理體系的范圍

4.3…………5

文件管理體系

4.4………………………5

領(lǐng)導(dǎo)作用

5…………………5

領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾

5.1……………………5

方針

5.2…………………5

組織的崗位職責(zé)和權(quán)限

5.3、……………6

規(guī)劃

6………………………6

應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇的措施

6.1……………6

文件目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的規(guī)劃

6.2………………………6

支持

7………………………7

資源

7.1…………………7

能力

7.2…………………7

意識(shí)

7.3…………………7

溝通

7.4…………………7

證明性信息

7.5…………………………8

總則

7.5.1……………8

創(chuàng)建和更新

7.5.2……………………8

證明性信息的控制

7.5.3……………8

運(yùn)行

8………………………8

運(yùn)行計(jì)劃與控制

8.1……………………8

確定創(chuàng)建的文件

8.2……………………9

文件過(guò)程文件控制和文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施

8.3、……………………9

績(jī)效評(píng)價(jià)

9…………………9

監(jiān)控測(cè)量分析和評(píng)價(jià)

9.1、、……………9

內(nèi)部審核

9.2……………9

Ⅰ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

管理評(píng)審

9.3……………9

改進(jìn)

10……………………10

不符合及糾正措施

10.1………………10

持續(xù)改進(jìn)

10.2…………………………10

附錄規(guī)范性文件過(guò)程文件控制和文件系統(tǒng)的運(yùn)行要求

A()、………11

參考文獻(xiàn)

……………………13

圖文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報(bào)告

1……………Ⅴ

圖基于過(guò)程方法的文件管理體系結(jié)構(gòu)示意圖

2………Ⅵ

Ⅱ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系實(shí)施指南信息與文獻(xiàn)文件

GB/T41207《()》、GB/T34112《

檔案管理體系要求與信息與文獻(xiàn)文件管理體系基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)共同構(gòu)成支撐文

()》GB/T34110《》

件管理的系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)1)

。

本文件代替信息與文獻(xiàn)文件管理體系要求與相

GB/T34112—2017《》,GB/T34112—2017

比除結(jié)構(gòu)調(diào)整和編輯性改動(dòng)外主要技術(shù)變化如下

,,:

更改了術(shù)語(yǔ)和定義見(jiàn)第章年版的第章

———(3,20173);

增加了組織環(huán)境內(nèi)部因素中的技術(shù)背景見(jiàn)

———(4.1.1);

增加了文件要求見(jiàn)

———(4.1.2);

增加了文件管理體系要求見(jiàn)

———(4.4);

更改了中最高管理者的兩項(xiàng)承諾見(jiàn)年版的

———5.1(5.1,20175.1);

更改了文件過(guò)程的設(shè)計(jì)改為確定創(chuàng)建的文件見(jiàn)年版的

———“”,“”(8.2,20178.2);

更改了文件系統(tǒng)的實(shí)施并增加了文件過(guò)程和文件控制的設(shè)計(jì)和實(shí)施的內(nèi)容見(jiàn)年

———“”(8.3,2017

版的

8.3);

更改過(guò)程與控制為文件過(guò)程文件控制和文件系統(tǒng)的運(yùn)行要求并更改了部分內(nèi)容見(jiàn)

———“”“、”,(

附錄年版的附錄

A,2017A);

刪除了和的對(duì)應(yīng)關(guān)系和自評(píng)

———“GB/T19001,GB/T24001,GB/T22080GB/T34112—2017”“

估檢查表見(jiàn)年版的附錄附錄

”(2017B、C)。

本文件等同采用信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系要求

ISO30301:2019《()》。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任

。。

本文件由全國(guó)信息與文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中國(guó)人民大學(xué)國(guó)家檔案局天津師范大學(xué)高地知庫(kù)北京信息咨詢有限公司

:、、、()、

中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所山東省計(jì)算中心國(guó)家超級(jí)計(jì)算濟(jì)南中心中電科大數(shù)據(jù)研究院有限公司

、()、、

鄭州航富數(shù)波科技有限公司上海信聯(lián)信息發(fā)展股份有限公司深圳市電子政務(wù)云計(jì)算應(yīng)用技術(shù)國(guó)家工

、、

程實(shí)驗(yàn)室有限公司魯能集團(tuán)有限公司

、。

本文件主要起草人安小米白文琳聶曼影加小雙劉春燕蔡盈芳高永超王金祥張靜孫舒揚(yáng)

:、、、、、、、、、、

楊安榮何芮龐玲玲張大鵬胡菊芳程序連樟文錢(qián)大龍

、、、、、、、。

本文件及其所代替文件的歷次版本發(fā)布情況為

:

年首次發(fā)布為

———2017GB/T34112—2017;

本次為第一次修訂

———。

根據(jù)中國(guó)檔案工作實(shí)際翻譯成文件等同于中文語(yǔ)境下的機(jī)關(guān)單位或組織的文件和檔案不包括

1),“records”“”,(

檔案館藏檔案標(biāo)題上采用文件檔案便于檢索也便于維護(hù)文件檔案管理系列國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中的

),“()”,,()“records”

本意便于維護(hù)已經(jīng)采標(biāo)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)使用的連貫性和更廣泛推廣應(yīng)用

,。

Ⅲ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

引言

01總則

.

組織的成功主要依賴于管理體系的實(shí)施和維護(hù)以持續(xù)改進(jìn)績(jī)效并滿足所有利益相關(guān)方的需求

,。

管理體系為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)提供了制定決策和管理資源的方法論

。

文件的創(chuàng)建和管理是任何組織活動(dòng)業(yè)務(wù)過(guò)程和信息系統(tǒng)的有機(jī)組成并能提高業(yè)務(wù)有效性加強(qiáng)

、,,

問(wèn)責(zé)管控風(fēng)險(xiǎn)并保證業(yè)務(wù)連續(xù)性促使組織將信息資源視為戰(zhàn)略資產(chǎn)進(jìn)行資本化管理有利于保存集

、,,

體記憶應(yīng)對(duì)全球化和數(shù)字化環(huán)境帶來(lái)的挑戰(zhàn)本文件所稱文件等同于中文語(yǔ)境下的機(jī)關(guān)單位或組

,?！啊?/p>

織的文件和檔案不包括檔案館藏檔案

()。

注本文件提及的業(yè)務(wù)一詞可廣義地理解為對(duì)該組織的宗旨具有核心意義的活動(dòng)

:“”。

02管理體系

.

在鼓勵(lì)良好業(yè)務(wù)實(shí)踐的組織環(huán)境中管理體系標(biāo)準(zhǔn)為最高管理者提供了系統(tǒng)的可評(píng)測(cè)的

,(MSS)、

用以管控組織的工具

。

文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)旨在幫助各種類型規(guī)模的組織或者有共同業(yè)務(wù)活動(dòng)的組織團(tuán)體實(shí)施運(yùn)行和

,、,、

改進(jìn)有效的文件管理體系文件管理體系對(duì)組織制定并實(shí)現(xiàn)文件方針和目標(biāo)進(jìn)行指導(dǎo)和控

(MSR)。,

制通過(guò)以下措施達(dá)到上述宗旨

,:

明確崗位及其職責(zé)

———;

系統(tǒng)化的過(guò)程

———;

測(cè)量和評(píng)價(jià)

———;

評(píng)審和改進(jìn)

———。

基于組織要求合理實(shí)施文件方針和目標(biāo)確保業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的證據(jù)和相關(guān)的權(quán)威可靠的信息得以

,、

創(chuàng)建和有效管理并為有需要的人在需要的時(shí)候提供利用文件方針及目標(biāo)的成功實(shí)施能使文件和文

,。

件系統(tǒng)適宜地滿足組織的全部宗旨

。

在組織內(nèi)實(shí)施文件管理體系也有助于保證決策的透明度和可追溯性這些決策是通過(guò)責(zé)任化管理

,

和明確規(guī)定問(wèn)責(zé)來(lái)實(shí)現(xiàn)的

。

03與其他文件標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系

.

文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)是在管理體系標(biāo)準(zhǔn)框架下完成的與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)保持兼容并使用了相同

,,

的要素和方法論以及其他文件管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報(bào)告是設(shè)計(jì)實(shí)施監(jiān)控和改進(jìn)文件過(guò)

。GB/T26162.1、、

程及其控制最主要的工具這些工具在組織決定實(shí)施管理體系標(biāo)準(zhǔn)方法論的情況下以文件管理體系方

,,

式運(yùn)行

。

注是文件管理工作最佳實(shí)踐的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)

:GB/T26162.1。

文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)以及與實(shí)施文件過(guò)程和控制相關(guān)產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)如圖所示部分已經(jīng)發(fā)布部分正

1,,

在制定

。

Ⅳ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

注某些產(chǎn)品和技術(shù)報(bào)告的標(biāo)題在修訂時(shí)會(huì)改變上圖中的標(biāo)題表示主題或領(lǐng)域并不是已發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報(bào)告

:。,

的完整官方標(biāo)題新產(chǎn)品的最新圖解可訪問(wèn)

。:/home/tc46sc11。

圖1文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)報(bào)告

04文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)族

.

文件管理體系標(biāo)準(zhǔn)族用于支持以下人員的工作

:

決定在組織內(nèi)建立和實(shí)施管理體系的最高管理者

a);

負(fù)責(zé)實(shí)施文件管理體系的人例如風(fēng)險(xiǎn)管理審核文件管理信息技術(shù)和信息安全領(lǐng)域的專業(yè)

b),、、、

人員

。

被納入文件管理體系的過(guò)程方法強(qiáng)調(diào)以下工作的重要性

:

識(shí)別組織的文件要求包括利益相關(guān)方的需求和期望建立文件方針和目標(biāo)

———,,;

在整體業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中實(shí)施和運(yùn)行與文件相關(guān)的組織風(fēng)險(xiǎn)管理的控制

———,;

監(jiān)控和評(píng)審文件管理體系的績(jī)效和成效

———;

基于目標(biāo)測(cè)量的持續(xù)改進(jìn)

———。

圖展示了基于過(guò)程方法的本文件結(jié)構(gòu)示意圖

2。

Ⅴ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

圖2基于過(guò)程方法的文件管理體系結(jié)構(gòu)示意圖

05與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系和兼容性

.

本文件與管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求一致這些要求包括高級(jí)結(jié)構(gòu)相同的核心文本通用術(shù)語(yǔ)使用

ISO。、、

相同定義旨在幫助用戶實(shí)施多種管理體系標(biāo)準(zhǔn)

,ISO。

術(shù)語(yǔ)證明性信息是管理體系標(biāo)準(zhǔn)的核心術(shù)語(yǔ)之一所有管理體系標(biāo)準(zhǔn)中與證明性信息相關(guān)的要

“”。

求在中給出本文件除了本身構(gòu)成管理體系標(biāo)準(zhǔn)外還可以支持組織實(shí)施其他管理體系的證明性

7.5。,

信息要求更多信息見(jiàn)

。:/home/tc46sc11。

Ⅵ

GB/T34112—2022/ISO303012019

:

信息與文獻(xiàn)文件檔案管理體系要求

()

1范圍

本文件規(guī)定了文件管理體系應(yīng)滿足的要求以支持組織實(shí)現(xiàn)其職責(zé)使命戰(zhàn)略和目標(biāo)本文件聚

,、、。

焦文件方針和目標(biāo)的建立和實(shí)施并為文件管理績(jī)效的測(cè)評(píng)和監(jiān)控提供指南

,。

文件管理體系可以由單個(gè)組織也可以由擁有共同業(yè)務(wù)活動(dòng)的多個(gè)組織建立本文件所指組織

,?！啊?

不局限于單個(gè)組織還包括其他類型的組織結(jié)構(gòu)

,。

本文件適用于有下列需求的任意類型的組織

:

建立實(shí)施維護(hù)與改進(jìn)文件管理體系以支持其業(yè)務(wù)

———、、;

確保組織的文件管理體系與其規(guī)定的文件方針保持一致

———;

通過(guò)以下方式來(lái)證明與本文件的一致性

———:

開(kāi)展自我評(píng)估和自我聲明

●;

通過(guò)第三方來(lái)證實(shí)自我聲明

●;

通過(guò)第三方來(lái)認(rèn)證文件管理體系

●。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引