商務(wù)接待管理制度

商務(wù)接待管理制度第一條目的為樹立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則制定本制度.第二條范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種重要客戶接待工作。直接相關(guān)人員視接待重要程度（客戶身份、業(yè)務(wù)重要性）走此流程。一般接待不走此流程，按通常商務(wù)禮儀接待。第三條管理辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。第四條計(jì)劃和準(zhǔn)備1、直接相關(guān)人員應(yīng)提前3天填寫《商務(wù)接待申請(qǐng)表》（見附表1）報(bào)辦公室。如有臨時(shí)重要接待，可以不填寫《商務(wù)接待申請(qǐng)表》，直接向辦公室申請(qǐng)接待.辦公室在接到《商務(wù)接待申請(qǐng)表》時(shí)，了解來賓基本情況、來賓職務(wù)、來訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、辦公室根據(jù)來賓情況按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。3、辦公室須準(zhǔn)備安排橫幅、制作歡迎牌、指示牌、電腦、音響設(shè)備、投影設(shè)備、煙茶.如有特殊需要，準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)花卉、水果、領(lǐng)導(dǎo)席簽、安排禮儀人員，并邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。4、如需宴請(qǐng)，辦公室提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請(qǐng)來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)。宴請(qǐng)推薦地點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)見附表二（如需調(diào)整另行公告）。5、如需留宿,辦公室提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來賓下榻酒店,酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料水果、香煙等。住宿推薦地點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)見附表二（如需調(diào)整另行公告）。6、如需接送，辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。7、辦公室制定完以上計(jì)劃后，完善《商務(wù)接待申請(qǐng)表》，報(bào)總經(jīng)理或相關(guān)接待負(fù)責(zé)人簽字。將《商務(wù)接待申請(qǐng)表》發(fā)給每位相關(guān)人員（電子版、紙質(zhì)版不限，以方便工作為目的。建議但不強(qiáng)制建立臨時(shí)“XXX接待微信群〃，將總經(jīng)理簽字后的《商務(wù)接待表》發(fā)群里）第五條接待標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：總經(jīng)理、辦公室負(fù)責(zé)人等1、迎接：總經(jīng)理、辦公室負(fù)責(zé)人等提前等候于迎接地點(diǎn)，接待人員引見介紹主賓時(shí)，要注意順序.2、參觀：總經(jīng)理陪同，并沿途介紹展示基本情況以及到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹相關(guān)信息.3、座談：由所需座談部門配合辦公室人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡(jiǎn)介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據(jù)需要制作領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、此標(biāo)準(zhǔn)適用于終端客戶總經(jīng)理級(jí).餐飲住宿標(biāo)準(zhǔn)視情況而定。二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：副總經(jīng)理、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人1、迎接：由相關(guān)部門部長(zhǎng)到公司駐地門口迎接，引導(dǎo)來賓.2、參觀:副總經(jīng)理、辦公室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門部長(zhǎng)陪同，由專職的接待人員沿途介紹展示基本情況以及到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹相關(guān)信息.3、座談：由所需會(huì)談部門配合辦公室人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡(jiǎn)介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、此標(biāo)準(zhǔn)適用于代理商客戶及終端客戶總經(jīng)理以下級(jí)別。餐飲住宿標(biāo)準(zhǔn)視情況而定。三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：陪同人員：相關(guān)對(duì)口的部門部長(zhǎng)及人員、辦公室負(fù)責(zé)人（視情況而定）1、參觀:相關(guān)對(duì)口的部門部長(zhǎng)及人員陪同，由專職的接待人員沿途介紹公司展示基本情況以及到達(dá)項(xiàng)目地后詳細(xì)介紹相關(guān)信息。2、座談：由所需會(huì)談部門配合辦公室人員確保公司環(huán)境、樓道、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡(jiǎn)歷或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、此標(biāo)準(zhǔn)適用于日常接待第六條接待路線公司來客參觀路線：（視情況而定）第七條注意事項(xiàng)接待中涉及機(jī)要事務(wù)要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況,又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說明。接待標(biāo)準(zhǔn)及報(bào)備按實(shí)際情況制定，由辦公室靈活掌握，特殊情況特殊處理。在接待中有臨時(shí)變動(dòng)事項(xiàng)，相關(guān)人員及時(shí)通知辦公室，調(diào)整接待方案.第八條信息反饋直接接待人員應(yīng)及時(shí)撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對(duì)公司有價(jià)值的信息交有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第九條流程第十條考核相關(guān)人員未按規(guī)定實(shí)施接待工作，每項(xiàng)罰款30元。由接待總負(fù)責(zé)人提出，填罰款（扣分）通知單。報(bào)辦公室,轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)從工資中扣除?？傌?fù)責(zé)人應(yīng)處罰未處罰，每項(xiàng)罰款30元，由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)提出，填罰款（扣分）通知單。報(bào)辦公室，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)從工資中扣除。

商務(wù)接待申請(qǐng)表附表商務(wù)接待申請(qǐng)表申請(qǐng)人姓名申請(qǐng)人部門聯(lián)系電話客戶姓名客戶單位客戶職務(wù)客戶聯(lián)系電話部門主管簽字客戶接待方案說明接待總協(xié)調(diào)人姓名及電話辦公室接收人姓名及電話審批人簽字是否要訂往返票及費(fèi)用由誰承擔(dān)預(yù)訂餐廳負(fù)責(zé)人姓名及電話預(yù)訂賓館負(fù)責(zé)人姓名及電話住宿要求（客戶隨行人數(shù)及性別）訂往返票負(fù)責(zé)人姓名及電話來訪內(nèi)容到達(dá)當(dāng)?shù)貢r(shí)間交通方式及到達(dá)地點(diǎn)到達(dá)公司時(shí)間接客人司機(jī)姓名及電話接車輛牌照隨車接客人負(fù)責(zé)人員姓名及電話其他隨車接客人員名單離開當(dāng)?shù)貢r(shí)間交通方式及到達(dá)地點(diǎn)離開公司時(shí)間送客人司機(jī)姓名及電話送車輛牌照隨車送客人負(fù)責(zé)人員姓名及電話其他隨車送客人員名單到公司后參與接待人名單及分工業(yè)務(wù)介紹內(nèi)容說明參觀路線說明用餐、住宿標(biāo)準(zhǔn)及說明娛樂、旅游標(biāo)準(zhǔn)及說明禮物標(biāo)準(zhǔn)及說明本次接待需要通知人員名單其他說明編號(hào):附表二客戶接待禮儀細(xì)則一、乘車禮儀（一）小轎車1、小轎車的座位,如有司機(jī)駕駛時(shí)，以后排右側(cè)為首位,左側(cè)次之，中間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席。2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人.3、主人夫婦駕車時(shí)，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務(wù)于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應(yīng)邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。5、主人親自駕車,坐客只有一人，應(yīng)坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項(xiàng)禮節(jié)最易疏忽。6、女士登車不要一只先踏入車內(nèi)，也不要爬進(jìn)車?yán)?。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進(jìn)車?yán)铮p膝一定保持合并的姿勢(shì)。（二）旅行車旅行車以司機(jī)座后第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)遞減。二、饋贈(zèng)禮儀1、選擇的禮物，你自己要喜歡，你自己都不喜歡，別人怎么會(huì)喜歡呢？2、為避免幾年選同樣的禮物給同一個(gè)人的尷尬情況發(fā)生，最好每年送禮時(shí)做一下記錄。3、千萬不要把以前接收的禮物轉(zhuǎn)送出去，或丟掉它，不要以為人家不知道，送禮物給你的人會(huì)留意你有沒有用他所送的物品。4、切勿直接去問對(duì)方喜歡什么禮物，一方面可能他要求的會(huì)導(dǎo)致你超出預(yù)算，另一方面你即使照著他的意思去買，可能會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，就是：呀，我曾經(jīng)見過更大一點(diǎn)的，大一點(diǎn)不是更好嗎？〃5、切忌送一些將會(huì)刺激別人感受的東西.6、不要打算以你的禮物來改變別人的品味和習(xí)慣。7、必須考慮接受禮物人的職位、年齡、性別等。三、介紹禮儀介紹時(shí)必須離開座位，站立進(jìn)行。先把身份低的介紹給身份高的。如果是本單位與外單位的人會(huì)見，應(yīng)該先把本單位的人介紹給外單位的人。男士與女士見面時(shí),應(yīng)把男士介紹給女士.年長(zhǎng)