Excel的使用方法與技巧　課件

Excel的使用方法與技巧第一節(jié)Excel的基礎(chǔ)知識(shí)一、Excel2003功能概述

1985年MicrosoftExcel問世，被公認(rèn)為是功能最完整、技術(shù)最先進(jìn)和使用最簡便的電子表格軟件。Excel可以創(chuàng)建和修改工作表、三三維圖表，以及分析管理數(shù)據(jù)。二、Excel2003的啟動(dòng)及界面介紹1.按快捷按鈕。2.以滑鼠點(diǎn)選開始→程序→MicrosoftExcel，Excel即開啟顯示于屏幕上。

三、Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、單元格工作簿和工作表的特性最大限制開啟工作簿的數(shù)目受限于可用的記憶體和資源系統(tǒng)工作表的大小最多65536行，256列單元格內(nèi)可接受的文字長度每個(gè)單元格最多可包含32000個(gè)字符單元格內(nèi)可接受的數(shù)字型數(shù)據(jù)的長度常規(guī)數(shù)字格式的數(shù)據(jù)長度為11位（包括特定字符）單元格內(nèi)數(shù)字精度保留15位；若長度超過15位，多余數(shù)字位顯示為“0”工作簿中可使用工作表頁數(shù)最多255個(gè)工作表

Excel2003工作簿是運(yùn)算和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，每個(gè)工作簿都包含多個(gè)工作表。工作表是Excel2003完成一項(xiàng)工作的基本單位，可以用于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和分析。在多個(gè)工作表中可以同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入與編輯，依據(jù)多個(gè)工作表進(jìn)行匯總計(jì)算，還可以用圖表圖形化工作表數(shù)據(jù)。工作表的基本組成單位是單元格。1.新建工作簿

啟動(dòng)Excel2003時(shí)，會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)空白的工作簿。在實(shí)際應(yīng)用中，用戶隨時(shí)可以創(chuàng)建新的工作簿，手動(dòng)新建工作簿的具體操作步驟如下：選擇【文件】—【新建】命令；單擊【常用】工具欄中的【新建】快捷按鈕；技巧:按Ctrl＋N組合鍵，可快速新建一個(gè)空白工作簿。4.自動(dòng)填充

選定相應(yīng)的單元格并拖動(dòng)其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】—【填充】—【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多種類型的數(shù)據(jù)序列。在行或列中復(fù)制數(shù)據(jù)，拖動(dòng)單元格填充柄即可；填充一系列數(shù)字、日期等，通過拖動(dòng)，Excel可自動(dòng)延續(xù)此系列數(shù)字、日期或時(shí)間段等。技巧2

按Ctrl+D組合鍵，可向下填充；

按Ctrl+R組合鍵，可向右填充。自動(dòng)填充序列初始選擇擴(kuò)展序列1，2，34，5，6…9：0010：00，11：00，12：00…MonTue，Wed，Thu…星期一星期二，星期三，星期四…JanFeb，Mar，Apr…一月，四月七月，十月，一月…1月1日，3月1日5月1日，7月1日，9月1日…1999，20002001，2002，2003…Text1，textAText2，textA，Text3，textA…產(chǎn)品1產(chǎn)品2，產(chǎn)品3…技巧

：分?jǐn)?shù)應(yīng)使用整數(shù)加分?jǐn)?shù)的形式，否則會(huì)默認(rèn)為日期；如：輸入1/21月2日輸入0空格1/2顯示為1/2技巧：在輸入數(shù)字前加入字符，可將數(shù)字作為文本處理，如“，”。提示：在Excel2003中，日期和時(shí)間均按數(shù)字處理；對(duì)于輸入的數(shù)字Excel可識(shí)別時(shí)，靠右側(cè)對(duì)齊。如2006-6-5；對(duì)于Excel不能識(shí)別的日期和時(shí)間，會(huì)被視為文本，左側(cè)對(duì)齊。如2006.6.5。第二節(jié)編輯和管理工作表一、編輯單元格1.選定單元格選定一整行或一整列單擊需要選定的行或列的行號(hào)和列號(hào);選定多行和多列將鼠標(biāo)指針指向起始行號(hào)或列號(hào),按住鼠標(biāo)左鍵,拖動(dòng)至末尾行號(hào)或列號(hào);選定整個(gè)工作表的所有單元格按Ctrl+A組合鍵,或單擊“全表選擇”即0行0列。

選定連續(xù)的單元格區(qū)域

a使用鼠標(biāo)選定區(qū)域的左上角單元格,按住左鍵,拖動(dòng)至該區(qū)域右下角,釋放按鍵;b可先用鼠標(biāo)定義區(qū)域左上角單元格,按shift鍵,再單擊區(qū)域右下角單元格,即被選中;

選定不連續(xù)的單元格區(qū)域

先選定第一個(gè)單元格區(qū)域,按住ctrl鍵,再選第2…個(gè)單元格區(qū)域.2.編輯和清除單元格內(nèi)容3.復(fù)制和移動(dòng)單元格4.插入和刪除單元格a選擇【插入】---【單元格】或【行】或【列】命令;b右擊選定區(qū)域,選擇快捷菜單的【插入】命令;c選定多行或多列,單擊右鍵,選擇【插入】,即可插入相應(yīng)數(shù)量的行或列。刪除單元格同插入單元格步驟類似。單擊【替換】標(biāo)簽,打開【替換】選項(xiàng)卡,在【查找內(nèi)容】和【替換為】下拉列表框中輸入所需內(nèi)容,單擊【查找下一個(gè)】按鈕,定位到要替換掉的單元格,單擊【替換按鈕】,即可快速工作表中特定單元格的內(nèi)容。

也可直接單擊【全部替換】按鈕.6.給單元格加批注批注是附加在單元格中,與其他單元格內(nèi)容分開的注釋。含有批注的單元格的右上角會(huì)有一個(gè)紅色三角形的批注標(biāo)識(shí)符。鼠標(biāo)指向單元格,即會(huì)顯示其批注。操作步驟如下:a選定單元格,選擇【插入】--【批注】命令;或單擊右鍵,選擇【插入批注】;b在彈出的批注框中輸入內(nèi)容;c輸入完畢后,單擊外部工作表區(qū)域即可.二、格式化工作表

1.設(shè)置單元格字體選擇【格式】--【單元格】,單擊【字體】標(biāo)簽

技巧:利用【字體】標(biāo)簽中的【特殊效果】選項(xiàng)組中的【上標(biāo)】復(fù)選框,可將數(shù)字或字母設(shè)置為指數(shù)。2.設(shè)置單元格對(duì)齊方式選擇【格式】--【單元格】,單擊【對(duì)齊】標(biāo)簽3.設(shè)置單元格邊框選擇【格式】--【單元格】,單擊【邊框】標(biāo)簽4.設(shè)置單元格數(shù)字格式選擇【格式】--【單元格】,單擊【數(shù)字】標(biāo)簽7.條件格式一個(gè)工作表中可能有許多數(shù)據(jù)，有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的?？梢岳肊xcel的條件格式功能。點(diǎn)擊【格式】【條件格式】命令，然后進(jìn)行選擇。如在學(xué)生成績表中將不及格的成績作紅色標(biāo)記。8.設(shè)置背景選定整個(gè)工作表；選擇【格式】——【工作表】命令項(xiàng)——【背景】；在“工作表背景”對(duì)話框中選擇一個(gè)圖片；單擊【插入】即可。9.添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術(shù)字選擇【插入】——【圖片】，再做選擇。10.給工作表標(biāo)簽加顏色為了醒目、美觀，并便于查找，可以給工作表標(biāo)簽加顏色。選擇【格式】——【工作表】命令項(xiàng)——【工作表標(biāo)簽顏色】，在出現(xiàn)的“設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色”對(duì)話框中選擇喜愛的顏色。三、管理工作表

1.切換工作表2.新建、重命名和刪除工作表3.復(fù)制和移動(dòng)工作表4.隱藏和取消隱藏工作表選擇【窗口】--【隱藏】命令,即可隱藏工作簿;

選擇【窗口】--【取消隱藏】命令,即可恢復(fù)。選擇【格式】--【工作表】--【隱藏】命令,即可隱藏工作表;

選擇【格式】--【工作表】--【取消隱藏】命令,即可恢復(fù)工作表;3.Excel單元格文字隨時(shí)換行

在Excel中，我們有時(shí)需要在一個(gè)單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容。那么實(shí)現(xiàn)的方法一般是通過選中格式菜單中的“單元格”下“對(duì)齊”的“自動(dòng)換行”復(fù)選項(xiàng)，單擊“確定”即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當(dāng)你需要重起一行輸入內(nèi)容的時(shí)候，只要按住Alt鍵的同時(shí)按下回車鍵就可以了。4.Excel中插入空白行

如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)自此行開始選擇相應(yīng)的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標(biāo)按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。Excel中消除0值

當(dāng)單元格計(jì)算結(jié)果為0時(shí)，默認(rèn)會(huì)顯示0，這看起來顯然有點(diǎn)礙眼。如果在出現(xiàn)0時(shí)，單元格顯示為空白，可如此操作。打開“工具→選項(xiàng)→視圖”，取消“0值”復(fù)選項(xiàng)前的√，確定后，當(dāng)前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白。6.快速隱藏

在打印工作表時(shí)，我們有時(shí)需要把某些行或者列隱藏起來，可是用菜單命令或調(diào)整行號(hào)(列標(biāo))分界線的方法比較麻煩,有一個(gè)簡單方法：在英文狀態(tài)下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”組合鍵，就可以快速隱藏光標(biāo)所在的行或列。9.快速移動(dòng)活動(dòng)單元格

經(jīng)常要在數(shù)據(jù)區(qū)域的最開始和最末尾處、最左端和最右端處來回移動(dòng)。其實(shí)，用不著多次單擊滾動(dòng)條，也不用多次滾動(dòng)鼠標(biāo)的滾輪的。只要將鼠標(biāo)指向當(dāng)前單元格的下邊框，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗膫€(gè)箭頭的十字形時(shí)雙擊，就可以使活動(dòng)單元格迅速定位于當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域中當(dāng)前列的最后一行。雙擊單元格的上邊框可以到達(dá)最上一行，而雙擊左邊框和右邊框則可以分別迅速到達(dá)最左端和最右端。

10.數(shù)據(jù)分列技巧用Excel輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果在一行內(nèi)輸入內(nèi)容過長，可以采取快速分列方法。具體操作如下:

在選中單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字,然后選定所要分割的數(shù)據(jù)區(qū)域;

單擊菜單欄【數(shù)據(jù)】-------【分列】

;

在彈出的對(duì)話框中選擇【固定寬度】,點(diǎn)擊“下一步”

;

在【數(shù)據(jù)預(yù)覽】中,按住分列線,移動(dòng)至指定位置,點(diǎn)擊“下一步”

;

選擇【列數(shù)據(jù)格式】,點(diǎn)擊“完成”.11.批量轉(zhuǎn)換日期格式以前在Excel中輸入職工出生時(shí)間時(shí)，為了簡單都輸入成“yymmdd”形式，但上級(jí)部門一律要求輸入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名職工出生時(shí)間肯定不能每個(gè)手工轉(zhuǎn)化。最快速的方法是：先選定要轉(zhuǎn)化的區(qū)域。點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】→【分列】，出現(xiàn)【文本分列向?qū)А繉?duì)話框。勾選“固定寬度”，連續(xù)兩次點(diǎn)擊【下一步】按鈕，在步驟三對(duì)話框的【列數(shù)據(jù)格式】中，選擇“日期”，并選定“YMD”形式，按下【完成】按鈕，以前的文本即轉(zhuǎn)化成了需要的日期了。12.不使用方向鍵也可上下左右移動(dòng)所選定單元格

在Excel中，如果要選定已選定單元格周圍的單元格，可以按上下方向鍵進(jìn)行移動(dòng)，可為了節(jié)省時(shí)間，讓操作的速度更高，按下Tab鍵，可以快速選定已選定單元格右側(cè)的單元格;

同時(shí)按下“Shift+Tab”組合鍵，可以選定左側(cè)單元格;

按下“Enter”鍵，可以選定下方單元格;

同時(shí)按下組合鍵“Shift+Enter”，可以選定上方單元格.13.簡單方法移動(dòng)復(fù)制工具欄按鈕

有時(shí)需要把最常用的工具欄按鈕放在較為集中的地方，也就是移動(dòng)工具欄按鈕.可以在按下“ALT”鍵的同時(shí)拖動(dòng)工具欄按鈕，把它移動(dòng)到其它位置。

而如果想復(fù)制工具欄上的某一個(gè)按鈕到工具欄的其它地方，可以在按下“ALT+CTRL”組合鍵的同時(shí)拖動(dòng)按鈕到其它地方。

如果在復(fù)制了工具欄按鈕后又不想要它了，只需按下“ALT+SHIFT”組合鍵的同時(shí)，把不想要的按鈕拖動(dòng)到工具欄以外的區(qū)域即可。

14.讓Excel中人名顯示更美觀的技巧

a刪除姓名中的空格

選中姓名所在的列，執(zhí)行“編輯→替換”命令，在“查找內(nèi)容”欄中輸入一個(gè)空格，在“替換為”欄中不填任何內(nèi)容，單擊“全部替換”命令，確定退出后即可.b讓姓名左右對(duì)齊

姓名用字是兩個(gè)字與三個(gè)字的,左右對(duì)齊也有技巧.選中已刪除空格的姓名單元格，單擊“格式→單元格”,在打開的“單元格格式”對(duì)話框中的水平對(duì)齊方式中選擇“分散對(duì)齊”選項(xiàng)，確定退出后即可使學(xué)生姓名用字左右對(duì)齊。15.Excel數(shù)據(jù)校驗(yàn)方法之巧用公式審核

打開一張學(xué)生成績表,選中數(shù)據(jù)區(qū)域(注意:這里的數(shù)據(jù)區(qū)域不包括標(biāo)題行或列)，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，進(jìn)入“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中，將“允許”項(xiàng)設(shè)為“小數(shù)”，“數(shù)據(jù)”項(xiàng)設(shè)為“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”，最后單擊“確定”退出。接著，執(zhí)行“視圖→工具欄→公式審核”命令，打開“公式審核”工具欄。好了，現(xiàn)在直接單擊“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕即可。此時(shí)，我們就可看到表中的所有無效數(shù)據(jù)立刻被紅圈給圈識(shí)出來。對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修正后,紅圈標(biāo)記會(huì)自動(dòng)消失.16.多個(gè)工作表的頁眉和頁腳同時(shí)設(shè)置把一個(gè)Excel文件中的多個(gè)工作表設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳，分別對(duì)一張張工作表去設(shè)置感覺很煩瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個(gè)工作表中的頁眉和頁腳同時(shí)設(shè)置好：把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處(如果沒有給每張表取名的話，Excel自動(dòng)設(shè)置的名稱就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項(xiàng)，這時(shí)再進(jìn)行頁眉和頁腳設(shè)置就是針對(duì)全部工作表了。選擇【視圖】—【頁眉和頁腳】。第三節(jié)數(shù)據(jù)運(yùn)算

Excel2003的主要功能之一是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算，而公式和函數(shù)是數(shù)據(jù)運(yùn)算的兩個(gè)最重要的工具。利用它們可以完成各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算。掌握好這部分內(nèi)容，是熟練使用Excel2003進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的先決條件。一、簡單運(yùn)算對(duì)某個(gè)單元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)字進(jìn)行求和、求平均數(shù)、計(jì)數(shù)、求最大值或最小值運(yùn)算，可以利用Excel2003提供的工具按鈕快速完成。單擊用來放置運(yùn)算結(jié)果的單元格；單擊【常用】工具欄中的【自動(dòng)求和】按鈕右側(cè)的下拉箭頭，在下拉列表框中選擇【求和】、【平均值】、【計(jì)數(shù)】、【最大值】或【最小值】選項(xiàng)。根據(jù)需要，制定用于運(yùn)算的單元格區(qū)域，然后按Enter鍵，即可在結(jié)果單元格內(nèi)得到運(yùn)算結(jié)果。二、使用公式公式是工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式，它是單元格中一系列值、單元格引用、名稱或運(yùn)算符的組合，可生成新的值。通過公式，用戶可以對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算。1.公式的語法以等號(hào)（=）開始，用于表明之后的字符為公式。等號(hào)之后的是需要進(jìn)行計(jì)算的元素（操作數(shù)），各操作數(shù)之間以運(yùn)算符分隔。Excel將根據(jù)公式中運(yùn)算符的特定順序從左到右計(jì)算公式。Excel2003中的運(yùn)算符類型運(yùn)算符功能示例算術(shù)運(yùn)算符+、-、*、/、%、＾（插入符號(hào)）加、減、乘、除、百分比、乘冪運(yùn)算2＾3（2的3次方）比較運(yùn)算符=、﹤、﹥、﹥=、﹤=、﹤﹥等于、大于、小于、……不相等A3=C3、A3﹤﹥C3文本運(yùn)算符＆（和號(hào)）、：（冒號(hào)）連接兩個(gè)文本值；區(qū)域運(yùn)算符A&B產(chǎn)生ＡＢ；Ａ１：ＣＩ（引用該區(qū)域內(nèi)所有單元格）引用運(yùn)算符，（逗號(hào)）（空格）聯(lián)合運(yùn)算符；交叉運(yùn)算符A1:C1,A2:C2(引用A1:C2)A1:C1B1:D1(引用B1:C1)在Excel中,每個(gè)運(yùn)算符都有一定的優(yōu)先級(jí).優(yōu)先級(jí)從高到低分別為:冒號(hào)、單個(gè)空格、逗號(hào)、負(fù)號(hào)、百分號(hào)、插入符號(hào)、星號(hào)和正斜杠、加號(hào)和減號(hào)、和號(hào)、比較運(yùn)算符。

*若更改求值順序，請(qǐng)將公式中要先計(jì)算的部分用括號(hào)括起來。2.輸入公式單擊要輸入公式的單元格；輸入=，然后輸入公式表達(dá)式；按Enter鍵，或單擊編輯欄左側(cè)的輸入按鈕，即可得到運(yùn)算結(jié)果。3.編輯公式修改公式；復(fù)制公式：可以利用Excel2003的選擇性粘貼功能，選擇粘貼內(nèi)容的屬性。移動(dòng)公式同移動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)的方法相同,可以用菜單命令,也可以直接用鼠標(biāo)拖拽.三、單元格引用是指用于表示單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo)集。例如：在B列和第3行交叉處的單元格，其引用形式為“B3”。在Excel2003中，可以在公式和函數(shù)中使用單元格引用來表示單元格中的數(shù)據(jù)。通過單元格引用，在一個(gè)公式中可以使用不同單元格中的數(shù)據(jù)，也可以在多個(gè)公式中使用同一個(gè)單元格中的數(shù)據(jù)。1、單元格引用的樣式相對(duì)引用：指公式中所引用的單元格位置將隨著公式單元格位置的改變而改變。如A2、D5。絕對(duì)引用：指公式和函數(shù)中所引用的單元格位置是固定不變的。如$C$3、$F$6?；旌弦茫涸谕粋€(gè)單元格引用中既有絕對(duì)引用又有相對(duì)引用。

相對(duì)列和絕對(duì)行，如C$6;

絕對(duì)列和相對(duì)行，如$C6.2、單元格引用的使用在同一個(gè)工作表中的單元格之間進(jìn)行的引用，被稱為內(nèi)部引用。對(duì)當(dāng)前工作表之外的單元格的引用被稱為外部引用。外部引用基本樣式：[工作簿]工作表！單元格引用。如[Book1]Sheet1！D8表示對(duì)Book1工作簿第一個(gè)工作表中的D8單元格的引用。四、使用函數(shù)Excel2003內(nèi)置有大量函數(shù)。大多數(shù)函數(shù)是常用公式的簡寫形式。一個(gè)函數(shù)一般包括函數(shù)名和參數(shù)，參數(shù)用括號(hào)括起來。單擊【插入】—【函數(shù)】命令—【插入函數(shù)】對(duì)話框，在【或選擇類別】列表中列出了所有函數(shù)分類。選擇一種，即可在【選擇函數(shù)】列表框中列出相應(yīng)的函數(shù)集合。單擊某個(gè)函數(shù)名稱，可以在下面的顯示欄中看到該函數(shù)的樣式和功能信息。輸入函數(shù)，可直接輸入，也可通過上述方法插入所需函數(shù)。第四節(jié)數(shù)據(jù)排序、篩選與分析一、數(shù)據(jù)的排序和篩選Excel2003通常都是使用數(shù)據(jù)清單來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的。數(shù)據(jù)清單實(shí)際上就是Excel2003的數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)據(jù)清單，要先定義其中的列和列標(biāo)題，列標(biāo)題相當(dāng)于字段名。Excel2003強(qiáng)大的數(shù)據(jù)排序和篩選功能是通過數(shù)據(jù)清單實(shí)現(xiàn)的。1.排序工作表數(shù)據(jù)排序功能，可以使數(shù)據(jù)按照某一列或某些列內(nèi)容的順序來排列，使表格數(shù)據(jù)更有條理。Excel2003中的數(shù)據(jù)排序有默認(rèn)排序和自定義排序兩種。默認(rèn)排序就是按照Excel2003默認(rèn)的排序規(guī)則排列，通常是進(jìn)行升序或降序排列。具體操作如下：單擊數(shù)據(jù)清單中任意一個(gè)單元格，然后選擇【數(shù)據(jù)】—【排序】命令；通過【主要關(guān)鍵字】下拉列表框，選擇排序關(guān)鍵字，確定右側(cè)【升序】或【降序】單選按鈕；若【主要關(guān)鍵字】所在列有重復(fù)關(guān)鍵字，可再通過【次要關(guān)鍵字】下拉列表框，選擇進(jìn)一步排序的關(guān)鍵字，右側(cè)單選按鈕同上；保持【我的數(shù)據(jù)區(qū)域】選項(xiàng)組中默認(rèn)選中的【有標(biāo)題行】按鈕，然后單擊【選項(xiàng)】，出現(xiàn)【排序選項(xiàng)】對(duì)話框；單擊【確定】，返回【排序】對(duì)話框，再單擊【確定】，即可按照指定方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。自定義排序用戶也可以自定義排序規(guī)則，按照自己的需要來排列數(shù)據(jù)。具體操作如下：選擇【工具】—【選項(xiàng)】，在【選項(xiàng)】對(duì)話框中，單擊【自定義序列】標(biāo)簽，打開選項(xiàng)卡；在【輸入序列】文本框中輸入自定義序列，單擊【添加】按鈕，再單擊【確定】；下面操作步驟同①，只是在單擊【選項(xiàng)】按鈕時(shí)，打開【排序選項(xiàng)】對(duì)話框，在【自定義序列次序】下拉列表框中選擇自定義的排序規(guī)則。2.自動(dòng)篩選Excel2003有數(shù)據(jù)篩選功能，經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單將只列出符合指定條件的數(shù)據(jù)行。篩選方法有兩種：自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。自動(dòng)篩選的具體操作步驟：單擊需要篩選的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，然后選擇【數(shù)據(jù)】—【篩選】—【自動(dòng)篩選】命令，數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)題全部變成下拉列表框；選擇需要列，從該下拉列表框中選擇需要數(shù)據(jù)，則只顯示該數(shù)據(jù)所在的數(shù)據(jù)行。選擇下拉列表框中的【前10個(gè)】選項(xiàng)，可打開【自動(dòng)篩選前10個(gè)】對(duì)話框，可從數(shù)據(jù)清單中篩選出最大或最小的幾項(xiàng)；選擇下拉列表框中的【自定義】選項(xiàng)，可打開【自定義自動(dòng)篩選方式】對(duì)話框，自定義篩選條件。單擊【數(shù)據(jù)】—【篩選】—【自動(dòng)篩選】或【全部顯示】命令，可將自動(dòng)篩選后的數(shù)據(jù)清單恢復(fù)為篩選前的顯示方式。3.高級(jí)篩選使用高級(jí)篩選功能，必須先建立一個(gè)條件區(qū)域，用于指定篩選條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，它們必須與數(shù)據(jù)清單中的字段名完全一樣。

※條件區(qū)域和數(shù)據(jù)清單不能連接，中間至少有一行空行。具體操作步驟如下：在需要篩選的數(shù)據(jù)清單中建立條件區(qū)域，然后單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格；選擇【數(shù)據(jù)】—【篩選】—【高級(jí)篩選】命令，打開【高級(jí)篩選】對(duì)話框；在【方式】選項(xiàng)組中，如果要通過隱藏不符和條件的數(shù)據(jù)行來篩選數(shù)據(jù)清單，選中【在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果】；如果要通過符合條件的數(shù)據(jù)行復(fù)制到工作表的其他位置來篩選數(shù)據(jù)清單，選中【將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置】，接著在“復(fù)制到”編輯中單擊鼠標(biāo)，然后單擊粘貼區(qū)域的左上角；在【條件區(qū)域】編輯框中輸入條件區(qū)域的引用范圍；單擊【確定】按鈕，數(shù)據(jù)記錄按設(shè)定的篩選條件篩選并顯示在工作表上。

※恢復(fù)為篩選前的顯示方式，選擇【數(shù)據(jù)】—【篩選】—【全部顯示】命令。二、使用圖表分析數(shù)據(jù)使用圖表，可以形象地顯示出表格數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。利用圖表向?qū)?chuàng)建圖表選定需要生成圖表的單元格區(qū)域；選擇【插入】—【圖表】，或單擊常用工具欄上的【圖表向?qū)А堪粹o，打開對(duì)話框；選擇圖表類型。單擊【下一步】按鈕；打開【…圖表源數(shù)據(jù)】對(duì)話框的【數(shù)據(jù)區(qū)域】選項(xiàng)卡?？梢灾匦轮付ㄒ?jiǎng)?chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，以及數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生在行還是列；

單擊【系列】標(biāo)簽，在此選項(xiàng)卡可添加或刪除用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)系列；

單擊【下一步】按鈕，打開【…圖表選項(xiàng)】對(duì)話框，根據(jù)需要輸入圖表標(biāo)題、分類軸和數(shù)值軸的標(biāo)志。其余選項(xiàng)卡可根據(jù)需要進(jìn)行更改；單擊【下一步】按鈕，打開【…圖表位置】對(duì)話框，

在此選擇將圖表保存到一張新建的圖表單中，還是將其作為一個(gè)對(duì)象插入到當(dāng)前工作簿的某個(gè)工作表中；

單擊【完成】。2.更改圖表類型單擊要修改類型的圖表；選擇【圖表】—【圖表類型】，重新選擇；單擊【確定】按鈕即可。3.復(fù)制、移動(dòng)和刪除圖表4.修改圖表中的文字5.修改圖表數(shù)據(jù)源三、分類顯示數(shù)據(jù)創(chuàng)建分類匯總要插入分類匯總，要先對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，以便將進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)行組合在一起。按照需要進(jìn)行分類匯總的字段排序；單擊數(shù)據(jù)清單中的任一數(shù)據(jù)單元格，選擇【數(shù)據(jù)】—【分類匯總】命令，打開對(duì)話框；在【分類字段】下拉列表框中選擇分類匯總的字段名；選擇匯總方式和匯總項(xiàng)，下方復(fù)選框采用默認(rèn)，點(diǎn)【確定】。2.分級(jí)顯示數(shù)據(jù)在創(chuàng)建分類匯總后，可以分級(jí)顯示數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)。每一級(jí)的數(shù)據(jù)都被分為若干組。單擊代表級(jí)數(shù)的數(shù)字，可指定顯示到該級(jí)的明細(xì)數(shù)據(jù)?！恳唤M分類數(shù)據(jù)的左側(cè)都有一個(gè)隱藏（或顯示）明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕。單擊隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕－，即可隱藏該組的明細(xì)數(shù)據(jù)；單擊顯示明細(xì)數(shù)據(jù)按鈕＋，即可顯示。3.清除分類匯總選擇【數(shù)據(jù)】—【分類匯總】，打開對(duì)話框，單擊【全部刪除】即可。技巧:17.對(duì)單元格進(jìn)行同增同減操作

在Excel中，如果要對(duì)某一單元格或某一區(qū)域中的每個(gè)單元格中的數(shù)值進(jìn)行同加、同減、同乘或同除操作時(shí)，可以使用“選擇性粘貼”功能輕松實(shí)現(xiàn)。

例如：讓選定區(qū)域中的每個(gè)單元格都同乘以2，首先在選定區(qū)域外的某個(gè)單元格中輸入2，選擇這個(gè)單元格并復(fù)制;然后選擇要進(jìn)行同乘操作的單元格區(qū)域，單擊“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，在“運(yùn)算”欄中選擇“乘”單選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕.結(jié)果顯示在了每個(gè)單元格中。

使用這個(gè)功能還可以對(duì)單元格進(jìn)行自身操作，例如可以進(jìn)行單元格的自身相加、相減、相乘以及相除。18.Excel快速導(dǎo)入文本文件技巧

工作中，經(jīng)常會(huì)遇到需要用Excel處理的數(shù)據(jù)是存放在非Excel格式文件（比如文本文件等）中的情況，如用手工方式來采集這些數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力?？梢岳肊xcel軟件的外部數(shù)據(jù)輸入導(dǎo)入功能來迅速導(dǎo)入這些數(shù)據(jù)，從而極大的提高我們的工作效率?！緮?shù)據(jù)】---【導(dǎo)人外部數(shù)據(jù)】---【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】菜單選項(xiàng)。出現(xiàn)一個(gè)選擇數(shù)據(jù)源的窗口，在該窗口中找到數(shù)據(jù)源，然后直接雙擊它即可。這時(shí)會(huì)有一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)б徊揭徊綆臀覀儼褦?shù)據(jù)導(dǎo)入到表格中。

Excel2003，它不僅能夠?qū)胛谋緮?shù)據(jù)，還能導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)，HTML表格數(shù)據(jù)，甚至能導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的XML數(shù)據(jù)。19.在打印時(shí)讓每頁都顯示標(biāo)題

在Excel中制作一個(gè)長