工程合同管理實(shí)施細(xì)則

工程合同管理實(shí)施細(xì)則嘉興創(chuàng)新園發(fā)展有限公司二零零九年十月第一章總則為規(guī)范和加強(qiáng)對工程合同的管理工作，通過工程合同的約定最大限度地控制風(fēng)險(xiǎn)，保證公司的經(jīng)濟(jì)利益，根據(jù)國家現(xiàn)行的相關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合公司實(shí)際，依據(jù)集團(tuán)現(xiàn)行《工程合同管理辦法》（BE-01-A2006年2月27日生效），制定本公司的《工程合同管理實(shí)施細(xì)則》，從而對工程類合同的籌劃、起草、談判、簽訂、糾紛處理等實(shí)際操作的工作內(nèi)容及程序進(jìn)行規(guī)范化管理。工程合同的簽訂應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實(shí)信用原則，嚴(yán)格遵守國家《建筑法》、《合同法》等現(xiàn)行的法律、法規(guī)。本辦法中“工程合同”是指工程勘查設(shè)計(jì)合同、工程監(jiān)理合同、工程施工合同（承包合同）、材料設(shè)備采購合同、工程造價(jià)咨詢服務(wù)合同等與工程有關(guān)的合同。第二章組織機(jī)構(gòu)與工作職責(zé)公司建立以合同預(yù)算部為主，各職能部門密切配合的工程合同管理組織構(gòu)架，具體參與工程合同管理的部門分別為合同預(yù)算部、工程規(guī)劃部、財(cái)務(wù)部和綜合管理部。合同預(yù)算部是工程合同的談判、簽訂和管理主體，負(fù)責(zé)工程合同的規(guī)劃和制定，具體工作包括：（一）制定工程合同管理的工作流程、工作規(guī)范；（二）按照集團(tuán)的要求編寫項(xiàng)目總體工程合同規(guī)劃、單項(xiàng)工程合同規(guī)劃，其中重大工程或重點(diǎn)工程（參照集團(tuán)《招標(biāo)管理辦法》的界定）合同應(yīng)報(bào)集團(tuán)備案；（三）工程合同審批過程中對經(jīng)濟(jì)類條款的審核；（四）主持工程合同的談判工作；按照公司對于合同的最終意見，同對方完成合同簽訂工作；（五）對工程合同執(zhí)行過程的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和檢查；（六）組織對工程合同簽訂前和簽訂后發(fā)生的重大事項(xiàng)進(jìn)行研究和論證，提出處理方案及負(fù)責(zé)處理工程合同糾紛；（七）完善工程合同審批流程，按照集團(tuán)的要求編寫項(xiàng)目工程合同履約評價(jià)，并報(bào)集團(tuán)備案；（八）建立工程合同臺帳，確定工程合同所屬的成本科目。在工程合同執(zhí)行過程中結(jié)合成本控制進(jìn)行工程合同管理，處理工程合同糾紛；（九）定期整理、修訂總包、專業(yè)分包、材料設(shè)備采購等各類工程合同的示范文本，積極配合集團(tuán)建立和完善工程類合同范本庫。工程規(guī)劃部是工程合同的執(zhí)行主體，協(xié)助合同預(yù)算部進(jìn)行合同規(guī)劃的編制和合同談判，負(fù)責(zé)各類工程合同的執(zhí)行工作，具體包括：（一）協(xié)助預(yù)算合同部起草工程合同，負(fù)責(zé)編寫和審核關(guān)于工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、驗(yàn)收、現(xiàn)場管理人員合理配備等方面的工程合同內(nèi)容；（二）組織工程合同的談判，對合同中的技術(shù)性條款進(jìn)行合理性的審核；（三）執(zhí)行合同的各項(xiàng)條款，涉及設(shè)計(jì)、工程量等的變更的，從設(shè)計(jì)和工程管理實(shí)際情況提出建議；（四）協(xié)助處理工程合同糾紛。財(cái)務(wù)部是工程合同的財(cái)務(wù)保障部門，并負(fù)責(zé)監(jiān)督工程合同的執(zhí)行，具體包括：(一）審查工程合同中有關(guān)保證金、履約保函、工程款支付、結(jié)算等與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的條款并出具意見；（二）對工程合同執(zhí)行過程中的工程款支付、結(jié)算等與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的工作進(jìn)行監(jiān)督、審查和評價(jià)；（三）根據(jù)公司要求對工程合同簽訂過程進(jìn)行審計(jì)與監(jiān)督。參與工程合同談判、簽訂工作，并對工程合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督、過程審計(jì)和評價(jià)；（四）協(xié)助處理工程合同糾紛。綜合管理部是工程合同管理的服務(wù)和后期管理部門，主要包括：做好工程合同管理人員的業(yè)務(wù)交流、培訓(xùn)等工作；根據(jù)集團(tuán)要求負(fù)責(zé)對工程合同合法性、完整性、法律風(fēng)險(xiǎn)等與工程合同業(yè)務(wù)有關(guān)的法律問題進(jìn)行審核；對工程合同的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)助處理工程合同糾紛；（四）負(fù)責(zé)按照工程合同總體管理的要求向各部門分發(fā)工程合同（副本或復(fù)印件）、對工程合同進(jìn)行蓋章、歸檔和備案。第三章工程合同規(guī)劃的編制和審批為保證工程合同簽訂工作的效率和質(zhì)量，合同預(yù)算部和工程規(guī)劃部在項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)充分研究和統(tǒng)籌考慮營銷、質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本等各方面的因素，根據(jù)項(xiàng)目總體開發(fā)建設(shè)計(jì)劃，編制工程合同規(guī)劃，為工程招標(biāo)、成本管理做好準(zhǔn)備。重大工程或重點(diǎn)工程合同規(guī)劃應(yīng)隨成本控制方案一并報(bào)集團(tuán)審批和備案。編制工程合同規(guī)劃的工作步驟如下：（一）根據(jù)成本科目和成本目標(biāo)建立項(xiàng)目的工程合同管理體系；（二）劃清工程合同類別，確定與工程合同對應(yīng)的單項(xiàng)工程；（三）選擇合適的工程合同類型（總價(jià)合同/單價(jià)合同/成本加酬金合同/其他）。項(xiàng)目總體工程合同規(guī)劃按其內(nèi)部管理流程進(jìn)行審批，應(yīng)有總經(jīng)理辦公會會議紀(jì)要，上報(bào)文件應(yīng)由執(zhí)行董事或總經(jīng)理簽發(fā)，并根據(jù)每個(gè)單項(xiàng)工程的重要性、復(fù)雜性和金額大小，結(jié)合各項(xiàng)目的工程內(nèi)容、開發(fā)建設(shè)計(jì)劃、營銷方案確定應(yīng)屬于重大工程或重點(diǎn)工程的單項(xiàng)工程。在執(zhí)行過程中如調(diào)整工程合同規(guī)劃，則將調(diào)整后的版本及時(shí)報(bào)集團(tuán)備案。根據(jù)經(jīng)審批的工程合同規(guī)劃全面落實(shí)項(xiàng)目的工程合同簽訂工作。合同預(yù)算部按照本實(shí)施細(xì)則的要求對重大工程或重點(diǎn)工程合同簽訂的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、合同規(guī)劃的執(zhí)行情況等進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，根據(jù)需要可不定期抽查。第四章工程合同的審批程序?yàn)槭构こ毯贤趯徟^程中能夠快速、準(zhǔn)確、順利的進(jìn)行，本細(xì)則工作流程中實(shí)行部門主管負(fù)責(zé)制，各部門主管對合同的本部門職責(zé)內(nèi)審核工作負(fù)責(zé)。工程合同的審批過程由合同預(yù)算部發(fā)起，并先后經(jīng)工程規(guī)劃部、合同預(yù)算部、財(cái)務(wù)部、相關(guān)部門（必要時(shí)）審核，直至總經(jīng)理或執(zhí)行董事審批結(jié)束。合同預(yù)算部負(fù)責(zé)與合同相關(guān)方的初步談判工作，并起草工程合同（如對方起草文件負(fù)責(zé)初級審核），收集審批合同所需的各種資料，包括招投標(biāo)文件，詢標(biāo)紀(jì)要，備忘錄等商務(wù)洽談紀(jì)要及圖紙等技術(shù)文件。填妥《工程合同簽訂審批表》，并全程跟蹤審批過程，直至總經(jīng)理或執(zhí)行董事審批完畢，并負(fù)責(zé)督促各部門負(fù)責(zé)人的審核過程。工程規(guī)劃部仔細(xì)閱讀備忘錄、標(biāo)書、合同及其他附件，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：1、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：材料設(shè)備采購類合同應(yīng)附產(chǎn)品國家頒布質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收規(guī)范等；2、技術(shù)及管理類條款：審查工程合同中有關(guān)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等條款是否符合集團(tuán)工程管理制度要求；3、符合性：應(yīng)符合招、投標(biāo)文件內(nèi)容，符合雙方洽談及會議精神。合同內(nèi)容應(yīng)在法律法規(guī)允許范圍之內(nèi)；4、時(shí)間：符合工程實(shí)施科學(xué)規(guī)律及公司其它要求。合同預(yù)算部負(fù)責(zé)審核以下內(nèi)容：1、證照類齊全性：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書、及相關(guān)許可證；2、是否符合集團(tuán)招投標(biāo)管理程序中關(guān)于合同的要求；3、經(jīng)濟(jì)類條款如單價(jià)、總價(jià)、取費(fèi)方式等是否合理及是否符合公司利益；4、合同價(jià)款調(diào)整及結(jié)算條款是否符合集團(tuán)要求及行業(yè)規(guī)范要求；5、如果是零星工程，應(yīng)負(fù)責(zé)組織我方預(yù)算編制工作，并與施工單位雙方核對，確定合同價(jià)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核以下內(nèi)容：1、審查工程合同中有關(guān)保證金、履約保函等與風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)的條款是否能夠?yàn)楣こ添樌麑?shí)施提供經(jīng)濟(jì)保障；2、審核工程款支付及結(jié)算條款是否符合總體資金使用計(jì)劃。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)審核完畢并在審批表上簽署意見，交與合同預(yù)算部經(jīng)辦人手中視為此環(huán)節(jié)結(jié)束，并由合同預(yù)算部經(jīng)辦人流轉(zhuǎn)至下一步審核。審批時(shí)限為：各部門負(fù)責(zé)人最多兩天，總經(jīng)理審批不超過五天。如在審核過程中未通過，返回合同預(yù)算部經(jīng)辦人手中的情況下，此時(shí)間不計(jì)入。所有合同審批工作均在《工程合同簽訂審批表》上進(jìn)行，對合同的修改和意見不在合同上簽改，如《工程合同簽訂審批表》空白處不夠，應(yīng)加附頁附合同審批表后?！豆こ毯贤炗唽徟怼窇?yīng)編號并歸檔。第五章工程合同的簽訂與執(zhí)行合同預(yù)算部依據(jù)集團(tuán)提供的同類工程合同示范文本，完善工程合同條款，起草合同，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，指定經(jīng)辦人。工程合同的簽訂（一）工程合同簽訂準(zhǔn)備：合同預(yù)算部應(yīng)做好資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件（內(nèi)含工程合同文本）的編制和審查，必須招標(biāo)的項(xiàng)目評標(biāo)、定標(biāo)工作應(yīng)已完成，中標(biāo)通知書已簽發(fā)，履約保函已按規(guī)定提交。各相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際特點(diǎn)、各負(fù)其責(zé)最大限度地完善工程合同專用條款，且各部門之間應(yīng)充分溝通，認(rèn)真做好工程合同談判的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。（二）工程合同發(fā)起：由工程規(guī)劃部發(fā)起。（三）工程合同談判：由合同預(yù)算部主辦，工程規(guī)劃部參與工程合同談判，解決談判中涉及現(xiàn)場、施工、交驗(yàn)等工程管理方面的問題和涉及的圖紙、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、材料設(shè)備封樣等方面的問題。工程合同談判必須依照對等原則，至少有跨部門兩名以上相關(guān)專業(yè)人員參加，重大工程或重點(diǎn)工程合同談判各相關(guān)專業(yè)人員均應(yīng)參加，并作為經(jīng)辦人參加工程合同會簽。（四）工程合同組卷：在完成工程合同談判后，應(yīng)將招投標(biāo)資料和工程合同談判過程資料按照工程合同的解釋順序進(jìn)行組卷。組卷原則上可參照本細(xì)則的組卷順序，也可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)明確工程合同中各種文件的解釋順序。組卷后工程合同應(yīng)采用不可拆卸的裝訂方式，并加蓋騎縫章，以保證工程合同的完整性、嚴(yán)密性，并在工程合同的執(zhí)行過程中便于查閱。工程合同一般組卷的內(nèi)容和順序如下：1．合同協(xié)議書2．中標(biāo)通知書3．投標(biāo)書及其附錄4.澄清文件或承諾函件5.招標(biāo)補(bǔ)遺文件及招標(biāo)答疑文件6.合同專用條款7.合同通用條款8.工程規(guī)范/技術(shù)說明(標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范/有關(guān)技術(shù)文件)9.圖紙10.招標(biāo)文件（不含合同部分）11.投標(biāo)文件(包括經(jīng)濟(jì)標(biāo)/技術(shù)標(biāo)/商務(wù)標(biāo))12.工程建設(shè)項(xiàng)目廉政責(zé)任書13.工程保修合同格式及其他（四）工程合同的簽訂必須遵循本實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，嚴(yán)格履行工程合同會簽手續(xù)，簽訂的合同我方必須保留四份原件。（五）工程合同簽訂后，合同預(yù)算部經(jīng)辦人應(yīng)于三日內(nèi)提交檔案管理部門存檔，并根據(jù)要求向有關(guān)部門發(fā)放，作為落實(shí)和監(jiān)督工程合同執(zhí)行的依據(jù)。合同履行過程中，與工程有關(guān)的洽商、變更、書面補(bǔ)充協(xié)議或文件等，均應(yīng)視為工程合同的組成部分。工程合同的執(zhí)行（一）合同交底：在工程合同簽訂后，應(yīng)由合同預(yù)算部組織向負(fù)責(zé)工程合同執(zhí)行的工程規(guī)劃部進(jìn)行合同交底，介紹工程合同中關(guān)于工程范圍、工期、質(zhì)量要求、合同價(jià)格組成、施工組織設(shè)計(jì)、合同圖紙等與施工管理有關(guān)的重要的內(nèi)容。（二）建立臺帳：在工程合同簽訂后，合同預(yù)算部應(yīng)及時(shí)按照工程合同應(yīng)歸屬的成本科目將工程合同信息錄入“北科建成本管理系統(tǒng)”；在工程合同執(zhí)行過程中通過信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)錄入計(jì)量和支付數(shù)據(jù)、工程變更數(shù)據(jù)、工程結(jié)算數(shù)據(jù)等，建立、健全各類臺帳，為形成動態(tài)成本數(shù)據(jù)提供基礎(chǔ)信息。（三）履行工程合同：已簽工程合同，應(yīng)根據(jù)《合同管理辦法》、集團(tuán)《工程成本管理辦法》的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真執(zhí)行工程計(jì)量支付、工程變更、工程結(jié)算等相關(guān)管理制度。（四）部門協(xié)作：工程規(guī)劃部、合同預(yù)算部、財(cái)務(wù)部、綜合管理部等工程合同管理相關(guān)部門應(yīng)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，對工程合同履行實(shí)行動態(tài)監(jiān)控，定期評估履約風(fēng)險(xiǎn)。（五）動態(tài)監(jiān)控：應(yīng)通過“北科建成本管理系統(tǒng)”對工程合同的計(jì)量支付和工程變更建立預(yù)警系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取措施。按集團(tuán)要求編制“工程合同的執(zhí)行情況分析表”和“工程合同付款情況分析表”（詳見集團(tuán)《工程成本管理辦法》），對工程合同的執(zhí)行情況和付款情況進(jìn)行分析對比，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)和處理。工程合同糾紛處理按工程合同約定執(zhí)行，一般有以下解決方式：（一）業(yè)務(wù)咨詢：在工程合同執(zhí)行過程中，如承發(fā)包雙方對工程合同價(jià)格、工程變更的預(yù)算審核、工程結(jié)算的審核存在爭議，可共同到項(xiàng)目所在地的工程造價(jià)管理機(jī)構(gòu)咨詢，協(xié)商解決爭議問題。（二）仲裁與訴訟：根據(jù)集團(tuán)相關(guān)規(guī)定，工程類合同的爭議解決方式統(tǒng)一為訴訟。在工程合同履行過程中，如對方提出訴訟請求，相關(guān)人員在接到相關(guān)信息或資料后，應(yīng)于第一時(shí)間告知總經(jīng)理，按照公司《合同管理辦法》和集團(tuán)《法律事務(wù)管理辦法》及時(shí)處理，避免因超過訴訟時(shí)效給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。工程保修合同：工程竣工驗(yàn)收合格后，公司應(yīng)與承包人按照簽訂的書面保修合同，履行各自的權(quán)利和義務(wù)工程合同評估：工程合同履行完畢之后，對所簽工程合同執(zhí)行的效力，就質(zhì)量、工期、投資等方面進(jìn)行綜合評估。評估結(jié)果載入集團(tuán)承包人信息庫。對于在集團(tuán)內(nèi)任何一項(xiàng)工程合同執(zhí)行過程