管理處公文資料管理規(guī)程

管理處公文資料管理規(guī)程目的確保對文件和資料（包括電子媒體方式形成的資料）進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)的管理。適用范圍適用XX嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業(yè)資料、業(yè)主/用戶資料、財(cái)務(wù)資料等。職責(zé)客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)公文、資料的管理?？头行呢?fù)責(zé)所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作?？头行呢?fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的存檔工作。質(zhì)量要求文件資料管理全過程文件資料的歸檔范圍行政文書：外來文件、內(nèi)部文件、對外發(fā)文、外部來函、專業(yè)書刊、合同正本、備份軟盤、相關(guān)報(bào)紙。人事勞資：員工檔案、培訓(xùn)檔案。經(jīng)營財(cái)務(wù)：經(jīng)營合同、財(cái)務(wù)資料。業(yè)主/用戶管理：業(yè)主/用戶資料、裝修審批資料、服務(wù)協(xié)議、業(yè)主/業(yè)主/業(yè)主/用戶變更情況等。工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備管理：竣工驗(yàn)收資料（圖紙、說明書、質(zhì)量保證書、公共設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收資料）、建筑物使用功能改造及結(jié)構(gòu)變更資料、房屋及公用設(shè)施修繕養(yǎng)護(hù)資料（大、中修年度計(jì)劃、預(yù)算、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等記錄）、接管驗(yàn)收資料、功能結(jié)構(gòu)改造及重點(diǎn)部位的維修資料、設(shè)施設(shè)備管理及技術(shù)資料、產(chǎn)權(quán)基本資料、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)資料。管理資料：為業(yè)主/用戶提供服務(wù)所需的文件，如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類法律、法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)等外來文件，以及業(yè)主/業(yè)主/用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。文件資料的歸檔要求歸檔時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)真查驗(yàn)，并辦理交接登記手續(xù)，同時(shí)必須確保文件資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。歸檔的文件屬自有文件或經(jīng)濟(jì)文件必須是原件，在特殊情況下可使用復(fù)印件，但必須附上說明。歸檔文件必須進(jìn)行科學(xué)分類、立卷（格式見標(biāo)識(shí)一）和編號，檔案目錄應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄。文件資料的保管資料在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。資料存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或?qū)Ｓ镁砗?。每年年底進(jìn)行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，對破損或變質(zhì)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。檔案盒的運(yùn)用(格式見標(biāo)識(shí)二)檔案資料的借閱文件調(diào)閱權(quán)限：財(cái)務(wù)資料除主任外，非財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案資料須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人及主任批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)人員因工作需要借閱的須經(jīng)客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱員工檔案須由客服中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備檔案、業(yè)主/用戶檔案、非工作范圍內(nèi)的質(zhì)量管理文件須由管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。本管理處人員調(diào)閱超出權(quán)限，或涉及機(jī)密的檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內(nèi)歸還，書籍45日內(nèi)歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。借出和歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、登記手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，不得隱瞞不報(bào)，應(yīng)立即寫出書面報(bào)告，并按情節(jié)追究當(dāng)事人的責(zé)任。分項(xiàng)管理要求公文的管理要求通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要：通知、工作聯(lián)系函、會(huì)議紀(jì)要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯(lián)系。對外發(fā)文（業(yè)主/用戶）：凡是對外的發(fā)文均代表管理處形象，因此對外發(fā)文必須由客服中心統(tǒng)一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發(fā)放。對外聯(lián)系函：由相關(guān)部門起草，管理處負(fù)責(zé)人審批（重要事項(xiàng)）后發(fā)文。外部來函：管理處外部來函統(tǒng)一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復(fù)印件根據(jù)主任的批示意見轉(zhuǎn)發(fā)放給相關(guān)單位，同時(shí)做好簽收記錄；如有需要，客服中心應(yīng)對批示的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。業(yè)主/用戶資料的管理要求為便于掌握各業(yè)主/用戶的基本情況，應(yīng)建立一戶一檔制，并實(shí)行電腦化管理。業(yè)主/用戶資料應(yīng)包括樓層座號、業(yè)主姓名、業(yè)主/業(yè)主/用戶姓名（是單位的還應(yīng)有營業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印件等）、人員情況、緊急聯(lián)絡(luò)電話及聯(lián)絡(luò)人等。業(yè)主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時(shí)查找，更新有關(guān)內(nèi)容。業(yè)主/用戶資料要嚴(yán)格保密，嚴(yán)禁外借。工程技術(shù)、設(shè)施設(shè)備資料的管理要求A.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時(shí)圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲(chǔ)，以方便調(diào)閱。B.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關(guān)借閱手續(xù)，由管理