展覽活動策劃方案

本文格式為Word版，下載可任意編輯——展覽活動策劃方案展會計(jì)劃書第一片面會展預(yù)備階段的文案第一節(jié)會展預(yù)備階段的文案簡介一、會展預(yù)備階段的文案的概念：

會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、舉行展覽工程立項(xiàng)計(jì)劃一向到會展正式開幕前的預(yù)先打定階段涉及到的全體文本文案。

二、會展預(yù)備階段的文案種類：

一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項(xiàng)計(jì)劃書、展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進(jìn)度籌劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費(fèi)用預(yù)算表、展會宣傳推廣籌劃、廣告文案等。

其次節(jié)會展預(yù)備階段的文案寫作一、《展會立項(xiàng)計(jì)劃書》的寫作（一）《展會立項(xiàng)計(jì)劃書》的概念：

所謂展會立項(xiàng)計(jì)劃，就是根據(jù)掌管的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜舉行初步規(guī)劃，設(shè)計(jì)出展覽會的根本框架，提出籌劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展籌劃、宣傳推廣和招商籌劃、展會進(jìn)度籌劃．現(xiàn)場管理籌劃、相關(guān)活動籌劃等。

《展會立項(xiàng)計(jì)劃書》是為計(jì)劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。

（二）展會立項(xiàng)計(jì)劃書的內(nèi)容布局：

一般地，《展會立項(xiàng)計(jì)劃書》主要包括以下內(nèi)容：

1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的處境分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的處境的分析，對展會舉辦地市場的分析等。

2、提出展會的根本框架：包括展會的名稱和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。

3、展會價格及初步預(yù)算方案。

4、展會工作人員分工籌劃。

5、展會招展籌劃6、展會招商籌劃。

7、展會宣傳推廣籌劃。

8、展會籌備進(jìn)度籌劃。

9、展會服務(wù)商安置籌劃。

10、展會開幕和現(xiàn)場管理籌劃。

11、展會期間舉辦的相關(guān)活動籌劃。

12、展會結(jié)算籌劃。

（三）展會立項(xiàng)計(jì)劃書的寫作要求：

1．展會名稱展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：根本片面、限定片面和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會”，假設(shè)按上述三個內(nèi)容對號入座，那么根本片面是“交易會”，限定片面是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品”。

下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：

·根本片面：用來說明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。

·限定片面：用來說明展會舉辦的時間、地點(diǎn)和展會的性質(zhì)。

展會舉辦時間的表示手段有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節(jié)、2022年廣州博覽會、法蘭克福春季消費(fèi)品展覽會等。在這三種表達(dá)手段里，用“屆”來去示最常見，它強(qiáng)調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。

展會舉辦的地點(diǎn)在展會的名稱里也要有所表達(dá)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。

展會名稱里表達(dá)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”說明本展會是一個國際展。

·行業(yè)標(biāo)識：用來說明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”說明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。

2、展會地點(diǎn)計(jì)劃選擇展會的舉辦地點(diǎn)，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。

計(jì)劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。

計(jì)劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的概括地點(diǎn)。概括選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在概括選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的本金的大小如何、展期安置是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。

3、辦展機(jī)構(gòu)辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、計(jì)劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。

根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。

主辦單位：擁有展會并對展會承受主要法律責(zé)任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的全體權(quán)。

承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的計(jì)劃、組織、操作與管理，并對展會承受主要財(cái)務(wù)責(zé)任的辦展單位。

協(xié)辦單位：輔助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的計(jì)劃、組織、操作與管理，片面地承受展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會計(jì)劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。

4、辦展時間辦展時間是指展會籌劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的概括開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。

展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會概括而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個月甚至半年；

但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。

5、展品范圍展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機(jī)構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。

根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；

而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。

6、辦展頻率辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際處境看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數(shù)量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經(jīng)是越來越少了。

辦展頻率確實(shí)定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。

產(chǎn)品的投入期和成長期是企業(yè)參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。

7、展會規(guī)模展會規(guī)模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數(shù)量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在計(jì)劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預(yù)料和規(guī)劃。

在規(guī)劃展會規(guī)模時，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會規(guī)模的大小還會受到會觀眾數(shù)量和質(zhì)量的限制。

8、展會定位通俗地講，展會定位就是要明顯地報(bào)告參展企業(yè)和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，概括地說，展會定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和進(jìn)展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨(dú)特的印象的過程。

展會定位要明確展會的目標(biāo)參展商和觀眾、辦展目標(biāo)、展會的主題等。

9．展會價格和展會初步預(yù)算展會價格就是為展會的展位出租制定一個適合的價格。展會展位的價格往往包括室內(nèi)展場的價格和室外展場的價格，室內(nèi)展場的價格又分為空地價格和標(biāo)準(zhǔn)層位的價格。

在制定展會的價格時，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原那么，即那些便于表示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預(yù)算是對舉辦展會所需要的各種費(fèi)用和舉辦展會預(yù)期以獲得的收入舉行的初步預(yù)算。

在計(jì)劃舉辦展會時，要根據(jù)市場處境給展會確定一個適合的價格，這樣對吸引目標(biāo)參展商加入展會特別重要。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣籌劃人員分工籌劃、招展籌劃、招商和宣傳推廣籌劃是展會的概括實(shí)施籌劃，這四個籌劃在概括實(shí)施時會彼此影響。

人員分工籌劃是對展會工作人員的工作舉行統(tǒng)籌安置。

招展籌劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和手段。

招商籌劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和手段。

宣傳推廣籌劃那么是為建立展會品牌和樹立展會形象，并同時為展會的招展和招商服務(wù)的。

11、展會進(jìn)度籌劃、現(xiàn)場管理籌劃和相關(guān)活動籌劃展會進(jìn)度籌劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作舉行的統(tǒng)籌安置。它明確在展會的籌辦過程中，到什么階段就理應(yīng)完成哪些工作，直到展會告成舉辦。展會進(jìn)度籌劃安置得好，展會籌備的各項(xiàng)打定工作就能有條不紊地舉行。

現(xiàn)場管理籌劃是展會開幕后對展會現(xiàn)場舉行有效管理的各種籌劃安置，它一般包括展會開幕籌劃、展會展場管理籌劃、觀眾登記籌劃和撤展籌劃等?，F(xiàn)場管理籌劃安置得好，展會現(xiàn)場將井然有序，展會秩序良好。

展會相關(guān)活動籌劃是對打定在展會期間同期舉辦的各種相關(guān)活動作出的籌劃安置。與展會同期舉辦的相關(guān)活動最常見的有技術(shù)交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補(bǔ)充。

二、《展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的寫作（一）《展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的概念完成了《展會立項(xiàng)計(jì)劃書》，并不意味著該立項(xiàng)的展會就可以舉辦了。工程立項(xiàng)只是對舉辦什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的觀法，制定了一套初步的方案，至于該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會工程及方案舉行可行性分析。可行性分析的結(jié)論及其他務(wù)必考慮的因素，才是抉擇結(jié)果是否可以舉辦該展會的最終依據(jù)。

《展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》就是在對展會立項(xiàng)舉行可行性分析的根基上完成的研究報(bào)告。展會立項(xiàng)可行性分析是展會工程立項(xiàng)計(jì)劃的持續(xù)。展會工程立項(xiàng)計(jì)劃主要是在掌管各種信息的根基上，初步提出籌劃舉辦的展會“是什么樣的”；

展會立項(xiàng)可行性分析那么是在留心研究各種信息的根基上，深入分析舉辦展會立項(xiàng)計(jì)劃提出的“那樣的展會”是否可行，為結(jié)果是否舉辦該展會供給科學(xué)的決策依據(jù)。

假設(shè)展會立項(xiàng)計(jì)劃通過可行性分析，證明籌劃舉辦展會的市場條件具備，工程具有生命力，各種執(zhí)行方案計(jì)劃合理，工程在經(jīng)濟(jì)上可行，風(fēng)險(xiǎn)較小且有確定的社會效益，就可以通過該展會立項(xiàng)計(jì)劃，決策舉辦該展會了。

（二）《展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》的內(nèi)容布局《展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》要對展會立項(xiàng)是可行還是不成行作出系統(tǒng)的評估和說明，并為最終完善該展會工程立項(xiàng)計(jì)劃的各概括執(zhí)行方案供給提升依據(jù)和建議。因此，《展會工程立項(xiàng)可行性研究報(bào)告》主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、市場環(huán)境分析（1）宏觀市場環(huán)境：包括人口環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、技術(shù)環(huán)境、政治法律環(huán)境、社會文化環(huán)境等。

（2）微觀市場環(huán)境：包括辦展機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境、目標(biāo)客戶、競爭者、營銷中介、服務(wù)商、社會公眾等。

（3）市場環(huán)境評價：SWOT分析法，即內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)部劣勢、外部機(jī)遇、外部要挾分析。

2、展會工程生命力分析（1）工程進(jìn)展空間：即分析舉辦該展會所依托的產(chǎn)業(yè)空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。

（2）工程競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機(jī)構(gòu)的品牌影響力、參展商和觀眾的構(gòu)成、展會價格、展會服務(wù)等。

（3）辦展機(jī)構(gòu)優(yōu)劣勢分析3、展會執(zhí)行方案分析1）對籌劃舉辦的展會的根本框架舉行評估，概括包括：

(1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖