文件控制作業(yè)流程（附表單）

文件編號(hào)文件控制作業(yè)流程文件版本A/0生效日期頁(yè)碼第9頁(yè)共9頁(yè)文件編制/更改一覽表版本編制/更改內(nèi)容日期編制/更改人A/0文件運(yùn)行評(píng)審欄會(huì)簽市場(chǎng)部研發(fā)部設(shè)計(jì)部自控部資料室采購(gòu)部人力資源部倉(cāng)儲(chǔ)部生產(chǎn)部PMC部品質(zhì)部戰(zhàn)略發(fā)展部財(cái)務(wù)部項(xiàng)目部電工部售后服務(wù)部制定：審核：審批：1.0目的：對(duì)公司標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、執(zhí)行性等文件進(jìn)行控制，保證文件的適用性、充分性和有效性。2.0適用范圍：適用于公司所有標(biāo)準(zhǔn)化文件的控制和管理。3.0定義：標(biāo)準(zhǔn)化文件：對(duì)公司運(yùn)作、產(chǎn)品進(jìn)行制度化、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的文件，如流程、制度、辦法、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則等。4.0職責(zé)：4.1董事長(zhǎng)/總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司標(biāo)準(zhǔn)化文件的審批。4.2人力資源部：負(fù)責(zé)公司標(biāo)準(zhǔn)化文件的歸口管理（工程技術(shù)文件除外）。4.3各職能部門：負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)過(guò)程所需文件的控制和管理。5.0作業(yè)規(guī)范：5.1文件編號(hào)原則GD-CZ…流水號(hào)公司代碼5.1.1文件編寫(xiě)格式5.1.1.1作業(yè)流程及管理辦法標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)格式：首頁(yè)為流程圖目的：敘述制定該作業(yè)程序的目的。范圍：說(shuō)明該作業(yè)程序的適用范圍。定義：解釋程序內(nèi)容中非通用詞的含義，若沒(méi)有則注明無(wú)。職責(zé)：作業(yè)內(nèi)容中所涉及到的主要部門及其職責(zé)。作業(yè)內(nèi)容：說(shuō)明該程序的工作流程。參考文件：列出該流程所引用的相關(guān)文件的名稱。管理辦法：說(shuō)明違反該流程作業(yè)的相關(guān)責(zé)任追究規(guī)定。應(yīng)用表單：列出該流程所使用的表單名稱及編號(hào)。5.1.1.2各部門在編制文件時(shí)，可根據(jù)文件類別對(duì)上述編寫(xiě)格式進(jìn)行刪減或調(diào)整。如檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等技術(shù)性文件可采用其它格式進(jìn)行編制。5.1.2表單編碼原則：GD-CZ-… …--表單流水號(hào)+版本文件流水號(hào)公司代碼5.2文件控制要求5.2.1本公司文件分為“受控文件”和“非受控文件”兩類,非受控文件為參考文件,在文件更新時(shí)不進(jìn)行回收。5.2.2受控文件必須進(jìn)行控制，人力資源部對(duì)保管的各類受控文件分類建立《文件受控目錄清單》，并妥善保管。5.2.3所有受控文件不得私自復(fù)印、外傳；有以上行為者，樂(lè)捐10元/份。5.2.4各部門應(yīng)愛(ài)護(hù)受控文件,禁止在受控文件上進(jìn)行亂涂、亂畫(huà)及隨意修改，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以責(zé)任人樂(lè)捐5元/處。5.3文件控制流程5.3.1文件編制、研討、批準(zhǔn)5.3.1.1各部門及相關(guān)人員根據(jù)工作需要編制標(biāo)準(zhǔn)化文件，編制完成后交部門負(fù)責(zé)人審核。5.3.1.2經(jīng)審核后的標(biāo)準(zhǔn)化文件由編制部門將文件提前兩個(gè)工作日發(fā)放給需參加研討人員。5.3.1.3編制部門組織召開(kāi)研討會(huì)，所有部門就文件規(guī)定達(dá)成一致后會(huì)簽，并呈報(bào)董事長(zhǎng)/總經(jīng)理（或授權(quán)人員）批準(zhǔn)。5.3.1.4文件編制部門將會(huì)簽批準(zhǔn)后的文件交到人力資源部歸檔。5.3.2文件發(fā)放①．文件編制部門將經(jīng)批準(zhǔn)的文件交人力資源部，人力資源部檢查文件格式及書(shū)寫(xiě)是否正確,如有異議,則在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)反饋給文件編制部門。如雙方意見(jiàn)不能達(dá)成一致,報(bào)董事長(zhǎng)/總經(jīng)理裁決。如無(wú)異議則將文件登記在《文件受控目錄清單》,且在兩個(gè)工作日內(nèi)按文件會(huì)簽的范圍進(jìn)行發(fā)放。②．原稿存檔，下發(fā)文件為原稿復(fù)印件，并要加蓋“受控文件”章，且須在《文件發(fā)放/回收登記表》上作好各項(xiàng)記錄。③．各職能部門在接收受控文件時(shí),須在《文件發(fā)放/回收登記表》中的“領(lǐng)用人”一欄簽字確認(rèn),并對(duì)接收的文件分類登記和存檔。④．在文件發(fā)放時(shí)，人力資源部對(duì)更改或換版文件應(yīng)及時(shí)收回相應(yīng)文件的作廢版本，并在《文件發(fā)放/回收登記表》上作好記錄，所有作廢文件必須在8個(gè)工作小時(shí)內(nèi)回收。⑤．當(dāng)文件使用人需增加文件份數(shù)、或?qū)⑽募G失、文件嚴(yán)重破損不能使用時(shí)，應(yīng)向文件發(fā)放部門提出增發(fā)、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，并由人力資源部在《文件發(fā)放/回收登記表》上作好相關(guān)記錄。⑥．所有受控文件均須在公司公告欄張?zhí)救齻€(gè)工作日，由人力資源部在下發(fā)文件的同時(shí)執(zhí)行。5.3.3文件的使用①．文件一經(jīng)頒發(fā)，各職能部門對(duì)收到的文件要交相關(guān)人員傳閱并在文件背面簽名確認(rèn)，三個(gè)工作日內(nèi)必須傳閱完畢，以達(dá)到內(nèi)部溝通，統(tǒng)一行動(dòng)的目的。②．應(yīng)確保使用者獲得有關(guān)版本的適用文件，確保使用場(chǎng)所無(wú)失效或作廢文件。5.3.3.1文件的更改使用中的文件，如需要更改，按5.3.1的要求重新組織召開(kāi)研討會(huì)及提交批準(zhǔn)。5.3.3.2文件的借閱文件會(huì)簽范圍以外的人員需借閱文件時(shí)，經(jīng)原文件編制部門負(fù)責(zé)人同意后，可到人力資源部處進(jìn)行借閱。5.3.4文件的換版和廢止5.3.4.1文件更改、換版以版本/更改次數(shù)為標(biāo)識(shí)，版本可按字母A、B、C……排序（I、O禁用），版次按0、1、2……表示，如A/0、A/1、A/2……。當(dāng)文件修改時(shí)，全文版次遞增，如果版次修改到5次時(shí)或有大幅度更改時(shí)，原文件編制部門可進(jìn)行換版。發(fā)文部門將新版本文件交人力資源部，人力資源部回收作廢版本，并加蓋“作廢”印章，可做再生紙使用或立即銷毀；作廢的原稿加蓋“作廢”章后歸檔。5.3.4.2文件作廢，由原文件編制部門提出《文件廢止申請(qǐng)單》，經(jīng)原審批人審批后交人力資源部，人力資源部回收作廢版本，并加蓋“作廢”印章，可立即銷毀；作廢的原稿加蓋“作廢”章后歸檔。6.0管理規(guī)定：6.1人力資源部須按要求建立《文件受控目錄清單》，不按規(guī)定執(zhí)行者樂(lè)捐10元/次。6.2文件在更改后必須重新提交至人力資源部發(fā)行，不允許私自更改，違反者樂(lè)捐10元/次。6.3其它違反本作業(yè)流程規(guī)定的，一律處以責(zé)任人樂(lè)捐10元/次。7.0應(yīng)用表單：7.1《文件發(fā)放/回收記錄表》7.2《文件受控目錄清單》7.3《流程/制度意見(jiàn)反饋表》7.4《文件廢止申請(qǐng)表》文件發(fā)放/回收登記表發(fā)放記錄回收記錄備注文件受控目錄清單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版本發(fā)行日期備注流程、制度意見(jiàn)反饋表文件名稱：文件編號(hào)：文件原文:修改意見(jiàn):反饋人：日期：部門：職務(wù)：文件廢止申請(qǐng)表文件名稱版本申請(qǐng)部門文件編號(hào)申請(qǐng)日期申請(qǐng)人廢止原因及內(nèi)容： 申請(qǐng)時(shí)間：年月日分審核意見(jiàn)：□同意□不同意□其它（當(dāng)選擇不同意或其它時(shí)，請(qǐng)說(shuō)明）時(shí)分審核人：文控意見(jiàn)：簽名/日期：董事長(zhǎng)/總經(jīng)理批示：簽名/日期：文件廢止申請(qǐng)表文件名稱版本申請(qǐng)部門文件編號(hào)申請(qǐng)日期申