國際貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款管理探討

國際貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款管理探討國際貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款管理探討

隨著近年國際經(jīng)濟(jì)下行壓力增大，國際航運(yùn)市場進(jìn)入低谷，特別是2022年全球第七大、韓國第一大的班輪運(yùn)輸公司韓進(jìn)海運(yùn)宣布破產(chǎn)，反映出國際航運(yùn)業(yè)的衰退，也導(dǎo)致國際貨運(yùn)代理行業(yè)進(jìn)入寒冬。由于國際貨運(yùn)代理行業(yè)本身市場競爭劇烈，運(yùn)價透明、利潤空間低、應(yīng)收賬款占企業(yè)運(yùn)營資產(chǎn)比重大，應(yīng)收賬款管理效果直接影響了企業(yè)的生存與開展。因此，如何管好應(yīng)收賬款，及時回收應(yīng)收賬款、減少壞賬損失，對企業(yè)現(xiàn)金流良性循環(huán)、實現(xiàn)經(jīng)營收益有著重要意義。

一、國際貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款管理的重要性

〔一〕提高應(yīng)收賬款回收質(zhì)量，降低壞賬風(fēng)險

由于國際貨運(yùn)代理行業(yè)準(zhǔn)入門檻低，隨著國際貿(mào)易的開展，中國貨代企業(yè)不斷增加，貨代效勞產(chǎn)能嚴(yán)重過剩、削價競爭劇烈，企業(yè)為攬取貨源、獲取業(yè)務(wù)量，往往采用賒銷條件來爭取客戶，被客戶拖欠的應(yīng)收賬款如不能收回，那么會產(chǎn)生壞賬給企業(yè)帶來損失，甚至有些大額壞賬損失會給企業(yè)帶來嚴(yán)重影響，因此如何提高應(yīng)收賬款質(zhì)量，有效回收應(yīng)收賬款，是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益實現(xiàn)的重要根底。

〔二〕提高資金利用效率，保障企業(yè)經(jīng)營開展

應(yīng)收賬款屬企業(yè)未實現(xiàn)現(xiàn)金流入，應(yīng)收賬款賬齡過長、回收效率低，將影響企業(yè)資金的正常周轉(zhuǎn)，導(dǎo)致大量的流動資金沉淀在非生產(chǎn)環(huán)節(jié)，使企業(yè)短少正常生產(chǎn)經(jīng)營所需的資金從而影響企業(yè)的可持續(xù)開展，因此，如何及時有效地回收應(yīng)收賬款，增加企業(yè)現(xiàn)金流入，使企業(yè)現(xiàn)金流良性循環(huán)起來，對促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營開展有著重要作用。

二、國際貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀

〔一〕為追求業(yè)務(wù)規(guī)模盲目賒銷

為了保障運(yùn)力，航運(yùn)公司往往會根據(jù)排貨量情況給予不同的運(yùn)價優(yōu)惠，在運(yùn)價比擬透明的行業(yè)環(huán)境下，貨代公司為了爭取優(yōu)惠價格來獲得更大的利潤空間，往往會激勵業(yè)務(wù)人員多拉單沖量，這時候如果未建立放賬審核機(jī)制，那么容易造成盲目《d銷的情況，導(dǎo)致應(yīng)收賬款質(zhì)量不高、回收困難。

〔二〕客戶篩選不嚴(yán)

貨代行業(yè)間同行競爭劇烈，客戶群體參差不齊，客戶群體大部份是同行，甚至是一些掛靠私營貨代公司的個人，業(yè)務(wù)人員為了完成業(yè)績指標(biāo)、取得業(yè)務(wù)資源，往往對客戶不加以篩選，有的甚至屏蔽客戶不良資信信息，從而埋下收款隱患。

〔三〕應(yīng)收賬款管理水平低下

大部份貨代企業(yè)未建立科學(xué)的客戶信用管理體系，客戶信用檔案管理不到位，合同、業(yè)務(wù)委托書、費用結(jié)算確認(rèn)等重要債權(quán)憑證未獲取或留存、債權(quán)憑證有效性存在問題，導(dǎo)致應(yīng)收賬款出險時無有效債權(quán)證明可舉證。

〔四〕未倡議有效的催收機(jī)制

企業(yè)未建立應(yīng)收賬款定期清查制度、長期未內(nèi)部對賬、未與客戶對賬，無法有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)收款項可能存在的問題；未對應(yīng)收賬款按賬齡、風(fēng)險程度進(jìn)行分級，從而采取不同力度的收款措施，客戶養(yǎng)成拖欠賬款習(xí)慣，追討欠款效果不佳，導(dǎo)致應(yīng)收賬款回收遲緩，給公司造成較大的資金壓力。

三、完善國際貨運(yùn)代理企業(yè)應(yīng)收賬款管理的對策

〔一〕建立客戶信用管理體系

1.成立客戶信用管理部門

成立客戶信用管理部門，負(fù)責(zé)制訂信用管理、應(yīng)收賬款管理等制度，建立客戶信用評價指標(biāo)、客戶資信信息收集、客戶信用等級評價，為企業(yè)授予客戶信用額度及期限決策提供依據(jù)，對客戶履約情況進(jìn)行跟蹤評價、對客戶授信額度定期進(jìn)行評估、提出調(diào)整倡議。

2.建立客戶信用調(diào)查機(jī)制

由業(yè)務(wù)部門和信用管理部門通過實地察看、面談、從工商信用網(wǎng)、法院公告查詢、向行業(yè)內(nèi)其他客戶了解、由客戶提供營業(yè)證照、經(jīng)審計的財務(wù)報表、銀行征信、稅務(wù)納稅證明等各種渠道來獲取客戶信用信息包括財務(wù)狀況、資金實力、經(jīng)營能力、信用記錄等，必要時可委托信用調(diào)查公司或信用保險公司等中介機(jī)構(gòu)來評估客戶信用等級，了解其償債能力。

3.建立信用審批制度

由信用管理部門根據(jù)客戶的資信、行業(yè)、經(jīng)營規(guī)模、財務(wù)狀況、合作歷史、付款紀(jì)錄、業(yè)務(wù)量、毛利率、業(yè)務(wù)奉獻(xiàn)度等指標(biāo)綜合評價，提出授信額度及付款期限倡議，由公司領(lǐng)導(dǎo)按設(shè)定的授信審批權(quán)限對客戶的信用額度及期限進(jìn)行審批。同時，考慮到大客戶如出險將會產(chǎn)生較大壞賬損失，因此對于大額欠款客戶建立風(fēng)險與收益匹配的授信理念，以公司的風(fēng)險承受能力明確大客戶的范圍，給予大客戶授信時考慮該大客戶未來一定年度內(nèi)能給公司帶來的盈利情況來匹配授信額度，以降低大客戶忽然倒閉而產(chǎn)生大額壞賬損失無法彌補(bǔ)的風(fēng)險。

4.客戶信用動態(tài)跟蹤及調(diào)整

業(yè)務(wù)部門定期、不定期上門拜訪獲取客戶動態(tài)信用信息如是否拖欠員工工資、拖欠供給商款項、企業(yè)動工率、銷售量、收款時間長短等，信用管理部門定期匯總以上信息并通過查詢銀行征信、法院公告、欠水、欠電等外部信息來發(fā)現(xiàn)客戶是否有資信不良苗頭，建立客戶信用檔案，動態(tài)對客戶信用額度和期限進(jìn)行評估分析、調(diào)整，以確保授信的合理性。

〔二〕取得債權(quán)確認(rèn)、債權(quán)保障

1.及時簽訂合同

所有授信客戶都應(yīng)與之簽訂書面合同，合同中明確雙方的權(quán)利義務(wù)、約定結(jié)算的時限與方式、客戶逾期付款的逾期利息、逾期處置機(jī)制等，合同條款應(yīng)由法務(wù)部門、財務(wù)部門評審，并經(jīng)公司有權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批，只有訂立了權(quán)責(zé)清晰的書面合同，日后發(fā)生賬款糾紛才有據(jù)可循。

2.取得有效債權(quán)確認(rèn)

業(yè)務(wù)操作前，取得客戶的業(yè)務(wù)委托書，委托書應(yīng)有客戶在合同中預(yù)先約定的有效印鑒或簽字確認(rèn)，一般委托書以原件或傳真的形式傳輸，假設(shè)以電子郵件的形式傳輸，應(yīng)在合同中事先約定電子郵件地址有效性，郵件接收人員應(yīng)書面打印歸檔電子郵件的正文及附件，并備份存檔電子郵件文檔。業(yè)務(wù)操作完成后，取得客戶的有效書面費用確認(rèn)。每月由操作部門將債權(quán)確認(rèn)憑證整理移交財務(wù)作為應(yīng)收賬款核算依據(jù)。3.通過控制貨權(quán)單據(jù)來保障債權(quán)

根據(jù)國際航運(yùn)業(yè)務(wù)的特點，客戶需要從國際貨運(yùn)代理企業(yè)取得海運(yùn)提單才能在目的港向船東提取貨物，因此，可通過控制提單來催促客戶按期付款，控制提單措施目前已根本屬貨代行規(guī)慣例，客戶普遍還是接受該做法的，雖然法律是否支持貨代企業(yè)享有提單留置權(quán)還是存在爭議的，控制提單不一定能獲得優(yōu)先受償權(quán)，但實踐中對于歹意拖欠的客戶還是行之有效的。對于信用評價低或初次合作的客戶，可要求“見款放單〞，對于信用評價高或長期履約情況良好的客戶，可采用滾動放單的方式，客戶無超期未付款且后續(xù)有提單可控的情況下，可優(yōu)先放單，客戶超過付款期限但未付款的，不予放單，由信用管理部門負(fù)責(zé)把關(guān)，簽發(fā)提單。

〔三〕建立有效的催收機(jī)制

1.應(yīng)收賬款及時、完整記錄及核銷

采取電子信息系統(tǒng)及時、完整錄入應(yīng)收賬款信息，有利于應(yīng)收賬款準(zhǔn)確分析與統(tǒng)計。業(yè)務(wù)操作完成后根據(jù)客戶費用確認(rèn)單據(jù)及時錄入系統(tǒng)。收款時要求客戶盡量以銀行轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算防備收取現(xiàn)金過程中出現(xiàn)的舞弊風(fēng)險，如果客戶要求以現(xiàn)金結(jié)算的，應(yīng)要求收款人員在收到現(xiàn)金后24小時內(nèi)將款項交予公司，否那么視同挪用公款。財務(wù)部在收到款項后應(yīng)及時核銷完畢，保證應(yīng)收賬款余額實時準(zhǔn)確，便于后續(xù)催收。

2.建立賬齡分析、預(yù)警機(jī)制

由《務(wù)部門每周形成客戶應(yīng)收賬款賬齡分析表，并與業(yè)務(wù)部門對客戶應(yīng)收賬款狀況及回收預(yù)期進(jìn)行過賬、分析，對達(dá)到一定賬齡的應(yīng)收賬款設(shè)立預(yù)警機(jī)制，如60～90天的應(yīng)收賬款為一般預(yù)警，91～180天的應(yīng)收賬款為較重預(yù)警，超過180天的應(yīng)收賬款為嚴(yán)重預(yù)警，提示公司領(lǐng)導(dǎo)注意，給業(yè)務(wù)部門施加壓力加大催款力度，并準(zhǔn)備采取不同的催收伎倆。

3.建立分級催收機(jī)制

到期前五個工作日或者欠款即將達(dá)授信額度時，由業(yè)務(wù)人員或客服人員友情提示客戶應(yīng)準(zhǔn)備付款，并核實是否已開發(fā)票；客戶欠款逾期30日內(nèi)，信用管理部門介入催收工作；逾期30日以上，轉(zhuǎn)入公司催收程序，由信用管理部門、業(yè)務(wù)經(jīng)理、財務(wù)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)介入，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)客戶的實際情況確定應(yīng)收賬款催收計劃，必要時提交法務(wù)部門協(xié)助處理，審查具體相關(guān)業(yè)務(wù)資料，采取上門、重新取得付款確認(rèn)函、發(fā)公司函、律師函，財產(chǎn)保全等伎倆，必要時進(jìn)行訴訟。

〔四〕建立考核機(jī)制

建立應(yīng)收賬款收款考核制度，明確業(yè)務(wù)部門為收款第一責(zé)任人，將業(yè)務(wù)經(jīng)理和業(yè)務(wù)員的效益工資與應(yīng)收款的回收情況相掛鉤，按已到賬營業(yè)收入作為計提業(yè)績提成的依據(jù)，激勵提前收款、嚴(yán)控逾期款，如對于30天內(nèi)回款的按1.1～1.5的比例計入業(yè)績，對于超過3個月的逾期未收款從業(yè)務(wù)利潤中扣減，后續(xù)回收后可按一定比例返回業(yè)務(wù)利潤，應(yīng)收賬款的催收費用計入業(yè)務(wù)部門的本錢，因個人差錯或疏忽造成款項無法回收而給公司造成損失的，查究相