淺析高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

淺析高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

【Summary】檔案是高校教學(xué)成果和教學(xué)資料的真實記錄、是重要的憑證依據(jù)，而檔案管理則是高校行政管理的重要工作內(nèi)容。因此，高校應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理工作的重視，切實解決檔案管理工作中的問題，不斷創(chuàng)新檔案管理的措施，保障檔案管理工作的質(zhì)量，為高校的未來發(fā)展作出貢獻。本文從檔案管理現(xiàn)存問題入手，就如何進行高校檔案管理工作創(chuàng)新進行了探討、分析，旨在為高校的檔案管理工作提供參考意見?！綤eys】高校檔案；管理工作；創(chuàng)新策略近年來，隨著高校的不斷進步與發(fā)展,對檔案資料的重視程度也在逐年上升，由于高校檔案記錄了高校的教學(xué)成果和人才儲備等重要資料，其安全管理工作已經(jīng)成為了高校最為重視的行政工作之一[1]。而創(chuàng)新檔案管理策略，對于高校來說更是有著重要意義，優(yōu)秀的檔案管理策略能完善高校管理制度，優(yōu)化高校內(nèi)部結(jié)構(gòu)。但是就目前而言，高校的檔案管理工作還存在諸多弊端，影響著檔案管理工作的順利進行，對學(xué)校文化積累產(chǎn)生了一定阻礙。因此,為解決當(dāng)前問題，高校應(yīng)當(dāng)重視創(chuàng)新檔案管理工作方式,進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。1.高校檔案管理工作的重要性高校檔案管理關(guān)乎到高校的人才選拔、職工考核、校史底蘊等多個方面，是學(xué)校體系構(gòu)建的重要一環(huán)。高校檔案資料詳細(xì)記錄了高校發(fā)展歷程和教學(xué)面貌，同時也記載著全校師生的在校表現(xiàn)，它能反映出高校的辦學(xué)質(zhì)量同時也是學(xué)校寶貴的文化積累[2]。因此，如何做好檔案資料的管理工作并不斷創(chuàng)新管理措施，是當(dāng)前所有高校都需要思考的問題。近年來，隨著各個高校招生規(guī)模日益增大，其檔案存量也在倍速增長，這給檔案管理工作增加了難度同時也提出了更高的要求。而采用先進管理方法和管理手段，切實提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也成為高校不斷追求的目標(biāo).2.當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題2.1思想上不夠重視雖然我國高校很早之前就有了檔案保存和管理的傳統(tǒng)，但是至今為止，仍然有部分高校對檔案管理工作不夠重視，很多情況下都是形式主義，至今還沿用著多年前的檔案管理模式。之所以會出現(xiàn)這種情況是因為許多高校領(lǐng)導(dǎo)及教職工都認(rèn)為教學(xué)管理才是學(xué)習(xí)管理措施的主體，檔案管理只不過是教學(xué)管理中很小的組成部分，在這方面投入太多成本是不值當(dāng)?shù)摹Ｕ窃谶@種“重教學(xué)、輕檔案”的管理思想影響下，高校檔案管理的制度和方法都出現(xiàn)了停滯狀態(tài)，其核心工作仍舊停留在檔案信息收集、整理、保管等初級層面和紙質(zhì)檔案管理時代。不僅如此，一些在職的檔案管理人員也認(rèn)為，只要做好基礎(chǔ)工作，就是檔案管理的全部內(nèi)容了，并沒有形成良好的檔案管理意識，這也是制約檔案管理進一步發(fā)展的原因之一。2.2管理體制落后，管理方法單一管理體系的落后是當(dāng)前高校管理現(xiàn)存問題中最普遍也是影響最大的問題，高校檔案管理工作是一項系統(tǒng)性相對較高的工作，它對管理模式的先進性以及管理人員的專業(yè)性都有一定要求。但是，許多高校在檔案管理的模式上都還沒形成完整的體系，所設(shè)置的工作流程過于簡單，這也使得檔案管理崗位人員分配不合理，且工資待遇普遍較低。一些高校甚至為了削減人力成本在檔案管理上根本沒有設(shè)置專業(yè)的管理人員，或者是由其它行政部門的工作人員兼任，并且在檔案管理工作中未設(shè)置相應(yīng)的激勵機制，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作積極性。體制不完善，很有可能導(dǎo)致管理工作長期處于一個空白狀態(tài)出現(xiàn)應(yīng)付了事的情況也就成了普遍現(xiàn)象。2.3投入不足，硬件設(shè)備老化由于高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，這也就導(dǎo)致申請到的經(jīng)費有限，無法購置先進的資料管理設(shè)備，由于沒有充足的資金購買新設(shè)備，檔案管理工作使用到的硬件設(shè)備已經(jīng)非常陳舊有的甚至老化嚴(yán)重，并且檔案管理室一般都是由廢棄的教室、活動室等改造而來的，條件相對較差，即使一些高校雖然在硬件設(shè)備購置上花費了一定數(shù)額的資金，但是，由于缺少配套設(shè)施且建設(shè)不完善，專業(yè)人才和后續(xù)經(jīng)費得不到保障，許多儀器的使用率都較低，儀器損壞后也難以得到及時維修。3.具體方案及措施3.1樹立科學(xué)發(fā)展理念，提高思想認(rèn)識思想觀念轉(zhuǎn)變是解決當(dāng)前高校檔案管理的第一步，同時也是實現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)和前提。在當(dāng)前時代背景下，各大高校要秉承以人為本的發(fā)展思路，結(jié)合高校檔案數(shù)據(jù)增長現(xiàn)狀，圍繞服務(wù)廣大師生，開展相應(yīng)的資料收集活動，豐富學(xué)校的館藏資源，完善學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，協(xié)調(diào)好各個部門對檔案管理進行新一輪革新。同時高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理部門建設(shè)和工作人員思想建設(shè)，建立偏向服務(wù)型的檔案管理部門，要求檔案管理部門提高服務(wù)意識，增強工作積極性，杜絕消極怠工的現(xiàn)象再次發(fā)生。同時高校自身的管理觀念，也需要進行改變，要主動提高檔案管理在高校管理中的影響力，不斷提高管理水平，使檔案管理往更健康的方向發(fā)展。3.2健全檔案管理體系與管理制度完善的檔案管理體系與制度，是高校檔案管理工作順利推進的保障，是提高高校檔案管理工作效率的根本。為了實現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)，高校除了要擯棄落后的管理理念，還需要根據(jù)《檔案法》、《檔案管理辦法》等法律法規(guī)，完善學(xué)校自身的檔案管理機制，制定詳細(xì)的檔案管理條例，將檔案管理職責(zé)具體落實到個人，實現(xiàn)目標(biāo)化管理和量化管理。同時，在此基礎(chǔ)上，高校還要完善相應(yīng)的薪酬分配制度、用人制度、激勵機制等，讓檔案管理工作成為具有競爭性的工作，鼓勵檔案工作人員在檔案管理上進行大膽創(chuàng)新，敢為人先，為檔案管理工作注入無窮活力。與此同時，完善檔案查閱、使用機制，嚴(yán)格檔案保密機制和使用機制，嚴(yán)格檔案管理權(quán)限分配與控制，提高檔案信息化管理安全系數(shù)，也是檔案管理體系中不可缺失的一環(huán)。3.3加大資金投入，建設(shè)服務(wù)性的管理部門國家經(jīng)濟不斷發(fā)展，科技水平也在逐年提高，現(xiàn)如今高校檔案管理過程中傳統(tǒng)的手工檢索、人工管理檔案等管理方法已經(jīng)越發(fā)與時代脫軌，這就需要各大高校加大對檔案管理的資金投入，購置更多先進的檔案管理設(shè)備如掃描儀、電子閱讀設(shè)備等，為檔案管理創(chuàng)新做好有力的硬件支持，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，以促使學(xué)校檔案管理工作朝著更高的層次發(fā)展[3]。除此之外，還需要將檔案管理部門建設(shè)成一個服務(wù)性的管理部門，改變原有的工作制度，不要讓檔案資料成為一堆沒有作用的數(shù)據(jù)，需要將其進行開放處理。在以往，檔案資料往往都是采用保密措施陳放在檔案室，對他人起不到任何作用，有的資料或數(shù)據(jù)可能幾年甚至幾十年都沒有人曾查閱過，因此為了讓所有師生群體都能快速查閱相關(guān)資料，將檔案管理部門打造成一個為廣大師生提供便捷查詢服務(wù)的部門，不僅能加大對檔案資料的運用，還能使管理結(jié)構(gòu)更加完善，對高校的良性發(fā)展起到一定的幫助作用。4.結(jié)語綜上所述，高校檔案管理工作在高校的未來發(fā)展前景上有著重要意義，各個高校都應(yīng)該引起重視，當(dāng)前，高校檔案管理工作中還存在許多問題，要想將這些問題徹底解決，就需要高校各方力量的共同努力，不斷創(chuàng)新檔案管理措施，逐步構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系，加大對檔案管理的投入，將檔案管理工作打造成高校教學(xué)管理的核心部分，同時也要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷為國家和社會輸送具有較高專業(yè)素養(yǎng)的管理人才?！綬eference】蔣峰,崔獻.新形