物資管理制度模板

物資管理制度公司物資管理制度目錄第一章總則P2第二章物資定義分類P2第三章物資請購管理P3第四章供應(yīng)商管理P5第五章物資采購管理P9第六章物資管理P15第七章物資盤點(diǎn)管理P26第八章附則P30第一章總則一、為加強(qiáng)我公司物資的管理工作,規(guī)范管理程序,降低資金占用,節(jié)約采購成本,特制訂本制度。二、物資管理工作必須貫徹執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和政策、行業(yè)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn),以降低成本、確保工程質(zhì)量、提高經(jīng)濟(jì)效益為中心,強(qiáng)化管理,為公司安全生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、本制度規(guī)定生產(chǎn)及行政物資的計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、保管、發(fā)放、貨款結(jié)算及廢料回收等程序規(guī)范。四、本制度適用于公司各部門所有物資及技術(shù)、廣告、咨詢服務(wù)等的采購。第二章物資定義分類一、固定資產(chǎn)的定義---單位價(jià)值二千元以上或者使用年限超過一年以上的房屋、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其它與生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。二、生產(chǎn)資產(chǎn)的定義---進(jìn)行工程生產(chǎn)所需使用的各種設(shè)備材料等。三、流動(dòng)資產(chǎn)的定義---是指企業(yè)能夠在一年或者超過一年的一個(gè)營業(yè)周期內(nèi)變現(xiàn)或者運(yùn)用的資產(chǎn)。根據(jù)公司的情況,特規(guī)定單位價(jià)值在二千元以下三十元以上或確定為流動(dòng)資產(chǎn)的,使用年限在一年以內(nèi),不作為固定資產(chǎn)核算的各種用具、物品以及在經(jīng)營中使用的包裝物、周轉(zhuǎn)容器等,為流動(dòng)資產(chǎn)。四、易耗品的定義---根據(jù)公司的情況,特規(guī)定單位價(jià)值在三十元以下或確定為易耗品的,價(jià)格低廉,使用時(shí)間短,易損易碎,更換頻繁的為易耗品,如:電池、復(fù)印紙、垃圾袋、各種耗材等。五、伙食物資的定義---員工食堂使用的大米、油、調(diào)味料、餐具、各種蔬菜肉類等。六、其它---包含技術(shù)、廣告、咨詢服務(wù)等。第三章物資請購管理一、物資請購流程1、固定資產(chǎn)的請購1.1庫房物資由庫管員依據(jù)安全庫存量進(jìn)行請購,非庫房物資由使用部門負(fù)責(zé)請購。1.2申請購買固定資產(chǎn)時(shí)由需求部門/庫管員填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→預(yù)算審核部審批(以下簡稱審核部)→副總審批→總經(jīng)理審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。生產(chǎn)資產(chǎn)的請購2.1庫房常備生產(chǎn)材料由庫管員根據(jù)庫存最低備貨量進(jìn)行請購→庫管員填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→生產(chǎn)部經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→副總審批→總經(jīng)理審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。2.2除庫房常備材料以外的生產(chǎn)所需的材料,由生產(chǎn)部根據(jù)工程情況提出《工程材料需求計(jì)劃表》附《請購單》→部門經(jīng)理審批→副總審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→副總審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。2.3工程緊急材料的請購:單次需求金額預(yù)算在元以下的由副總授權(quán)生產(chǎn)部經(jīng)理或采購就近購買,報(bào)銷時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)并說明原因,副總簽字。單次需求金額預(yù)算在元及以上的由生產(chǎn)部根據(jù)工程情況提出《工程材料需求計(jì)劃表》附《請購單》按本章2.2條流程進(jìn)行購買。流動(dòng)資產(chǎn)的請購3.1庫房常備流動(dòng)資產(chǎn)由庫管員根據(jù)庫存最低備貨量進(jìn)行請購→庫管員填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→副總審批→總經(jīng)理審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。3.2除庫房常備流動(dòng)資產(chǎn)以外需要新增的,由各需求部門負(fù)責(zé)請購,→需求部門填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→副總審批→總經(jīng)理審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。易耗品的請購4.1庫房常備的易耗品由庫管員根據(jù)庫存最低備貨量進(jìn)行請購,→庫管員填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。4.2除庫房常備易耗品以外需要新增的,由各需求部門負(fù)責(zé)請購→需求部門填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買?；锸澄镔Y的請購5.1由管理員工伙食負(fù)責(zé)人根據(jù)廚房物資最低備貨量進(jìn)行請購,→伙食負(fù)責(zé)人填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。其它請購包含技術(shù)、廣告、咨詢服務(wù)等6.1由各需求部門填寫《請購單》→部門經(jīng)理審批→采購詢價(jià)確認(rèn)價(jià)格填寫《購買申請單》→審核部審批→副總審批→總經(jīng)理審批→以上審批經(jīng)過后,采購方可購買。各需求部門、庫管員等需要請購填寫請購單時(shí)必須注明:物資名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、需求時(shí)間、用途、要求等信息。緊急采購的物資,需注明需求日期,并在請購單注明”緊急”字樣。各部門填寫的《請購單》必須有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、行政部簽字后,采購方可詢價(jià)購買。(行政部主要核對庫房有無請購的物資,避免造成重復(fù)購買)請購周期固定資產(chǎn):不限制請購周期。根據(jù)各部門及公司需求情況,需要購買時(shí)可直接申請進(jìn)行請購。生產(chǎn)資產(chǎn)2.1庫房常備材料:限制請購周期一個(gè)月請購兩次。由生產(chǎn)部經(jīng)理、副總根據(jù)工程使用情況定出常備材料最低備貨量,庫管員根據(jù)庫房材料最低備貨量每半個(gè)月進(jìn)行請購一次。2.2除庫房常備材料以外的生產(chǎn)工程所需的材料:不限制請購周期。由生產(chǎn)部經(jīng)理根據(jù)工程情況進(jìn)行請購材料。流動(dòng)資產(chǎn)3.1庫房常備流動(dòng)資產(chǎn):限制請購周期一個(gè)月申購兩次。由行政部經(jīng)理根據(jù)使用情況合理定出最低備貨量,庫管員根據(jù)庫房低值易耗品最低備貨量每半個(gè)月進(jìn)行請購一次。3.2除庫房常備流動(dòng)資產(chǎn)以外需要新增的:不限制請購周期。由需求部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行請購。易耗品4.1庫房常備易耗品:限制請購周期,一個(gè)月請購兩次。由行政部經(jīng)理根據(jù)使用情況合理定出最低備貨量,庫管員根據(jù)庫房易耗品最低備貨量每半個(gè)月進(jìn)行請購一次。4.2除庫房常備易耗品以外需要新增的:不限制請購周期,由各需求部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行請購。伙食物資5.1能夠存放的物資:如大米、油、調(diào)味料等,限制請購周期,一個(gè)月請購兩次。由伙食負(fù)責(zé)人根據(jù)使用情況合理定出最低備貨量每半個(gè)月請購一次。5.2不能存放的物資:如新鮮蔬菜、新鮮肉類等,不限制請購周期,由伙食負(fù)責(zé)人根據(jù)員工伙食實(shí)際情況合理進(jìn)行采購。其它:不限制請購周期,由需求部門根據(jù)實(shí)際情況合理進(jìn)行請購。供應(yīng)商管理一、供應(yīng)商的調(diào)查與選定采購提供的供應(yīng)商信息,由采購部門調(diào)查填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》;《供應(yīng)商調(diào)查表》作為選擇供應(yīng)廠商的參考,應(yīng)包括下列內(nèi)容:1.1公司名稱、地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人等。1.2公司概況,如資本額、成立日期、占地面積、營業(yè)額、銀行訊息等。1.3設(shè)備狀況。1.4主要產(chǎn)品及原材料。1.5主要客戶。生產(chǎn)材料設(shè)備類供應(yīng)商的選定供應(yīng)商初選根據(jù)本公司所用原輔材料、設(shè)備情況結(jié)合市場供方信息,采購部門從各種渠道了解供應(yīng)商信息,填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》;采購部門根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表了解的信息,初步選擇幾家信譽(yù)好的生產(chǎn)廠家作候選合格供應(yīng)商。生產(chǎn)部或采購部根據(jù)采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行檢測、試用,或?qū)υO(shè)備、備品備件技術(shù)指標(biāo)向供應(yīng)商質(zhì)詢,并出具書面意見。必要時(shí),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由采購部組織生產(chǎn)部相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地調(diào)查,聽取介紹,了解供應(yīng)商的經(jīng)營理念、質(zhì)量管理、技術(shù)水平、供貨能力等情況,根據(jù)調(diào)查結(jié)果出具書面報(bào)告。依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、檢測或試用意見、現(xiàn)場考察,確定合格供應(yīng)商,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將其納入《合格供應(yīng)商名單》。采購時(shí),從《合格供應(yīng)商名單》中確定采購物資供應(yīng)商進(jìn)行采購。市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的選定經(jīng)過實(shí)地考察,聽取介紹等方式了解基本情況,并索取資質(zhì)證明文件。填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。在購買地點(diǎn)進(jìn)行時(shí)貨檢驗(yàn)。必要時(shí),由使用部門試用,并出具書面意見。經(jīng)過試用沒有質(zhì)量問題時(shí),根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、書面試用報(bào)告,確定合格供應(yīng)商,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將其納入《合格供應(yīng)商名單》。四、服務(wù)類供應(yīng)商選定服務(wù)類供應(yīng)商包括校準(zhǔn)、運(yùn)輸、設(shè)計(jì)和化驗(yàn)等供應(yīng)商。對于服務(wù)類供應(yīng)商首先應(yīng)調(diào)查下述內(nèi)容,并將調(diào)查結(jié)果填寫供應(yīng)商調(diào)查表:2.1服務(wù)范圍,資格及其資質(zhì)證明文件;2.2服務(wù)價(jià)格;2.3準(zhǔn)時(shí)提供服務(wù)的能力;2.4技術(shù)力量與服務(wù)設(shè)施。對于服務(wù)類供應(yīng)商,現(xiàn)場考察或?qū)ζ浞?wù)過的客戶調(diào)查,由使用部門和供應(yīng)部門共同出具書面意見。根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、書面試用報(bào)告,確定合格供應(yīng)商,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將其納入《合格供應(yīng)商名單》。每個(gè)合格供應(yīng)商,由采購部門負(fù)責(zé)建立《供應(yīng)商資料表》及供應(yīng)商檔案。采購部應(yīng)將《供應(yīng)商資料表》定期更新匯總后,交至審核部及財(cái)務(wù)部門備檔,作為后續(xù)報(bào)銷審核的依據(jù)。七、供應(yīng)商的考核和評估1、對重要物資、服務(wù)的采購或年采購金額≥5萬的供應(yīng)商,其每次供貨后,采購部門均應(yīng)組織驗(yàn)收和使用部門填寫《供應(yīng)商信用記錄表》。行政部負(fù)責(zé)檢查《供應(yīng)商信用記錄表》的記錄執(zhí)行情況。2、每年6月,由行政部組織采購部、生產(chǎn)部及其它使用部門,對《合格供應(yīng)商名單》進(jìn)行復(fù)審。結(jié)合供應(yīng)商的實(shí)際供貨情況及其信用記錄,從品質(zhì)、交期、價(jià)格、服務(wù)等幾個(gè)方面對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評估。考核和評估后,形成新的《合格供應(yīng)商名單》,經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后傳遞到相關(guān)部門執(zhí)行。采購部應(yīng)做好供應(yīng)商的調(diào)查和管理工作,原則上應(yīng)保證主要設(shè)備材料的合格供應(yīng)商名單不少于三個(gè)。3、對重要原材料、涉及安全方面的儀器設(shè)備的供應(yīng)商,產(chǎn)品如果出現(xiàn)質(zhì)量問題一票否決。4、發(fā)現(xiàn)和采購人員串通虛高價(jià)格或提供虛假產(chǎn)品,一票否決。5、一般產(chǎn)品的供應(yīng)商的考核和評估可參照以下方式進(jìn)行:5.1供應(yīng)商考核項(xiàng)目及分?jǐn)?shù)比例如下(滿分100分):品質(zhì):40分;交期:25分;價(jià)格:15分;服務(wù):15分;其它:5分。5.2評分標(biāo)準(zhǔn)品質(zhì)評分質(zhì)量可靠,技術(shù)先進(jìn):36~40分質(zhì)量可靠,技術(shù)一般:30~36分質(zhì)量基本能滿足要求,技術(shù)先進(jìn):25~30分質(zhì)量、技術(shù)基本能滿足要求:20~25分質(zhì)量基本不能滿足要求:20分以下交期評分依訂單規(guī)定的交貨日期進(jìn)行評分,方式如下:如期交貨得分25分。延遲1~2日每批次扣2分。延遲3~4日每批次扣5分。延遲5~6日每批次扣10分。延遲7日以上不得分。價(jià)格評分價(jià)格公平合理,報(bào)價(jià)迅速:10分。價(jià)格尚屬公平,報(bào)價(jià)緩慢:8分。價(jià)格稍微偏高,報(bào)價(jià)迅速:6分。價(jià)格稍微偏高,報(bào)價(jià)緩慢:3分。價(jià)格甚不合理或報(bào)價(jià)十分低效:0分。服務(wù)評鑒抱怨處理評分誠意改進(jìn):8分。尚能誠意改進(jìn):5分。改進(jìn)誠意不足:2分。置之不理:0分。退貨交換行動(dòng)評分按期更換:7分。偶然拖延:5分。經(jīng)常拖延:2分。置之不理:0分。5.3依據(jù)供應(yīng)商的供貨情況,對以上各項(xiàng)打分后,匯總平均。60分以下的為不合格供應(yīng)商,取消合格供應(yīng)商資格;90分以上為優(yōu)秀供應(yīng)商。八、建立采購平臺(tái)1、采購人員應(yīng)及時(shí)登記整理供應(yīng)商信息資料,已與公司發(fā)生往來業(yè)務(wù)的供應(yīng)商必須建立檔案,供應(yīng)商檔案至少包括《供應(yīng)商資料卡》、《供應(yīng)商調(diào)查表》和《供應(yīng)商信用記錄表》。2、在采購部的組織下,依照以往的采購資料和平時(shí)收集的數(shù)據(jù),對合格供應(yīng)商及其產(chǎn)品分門別類地整理出一套完整的”產(chǎn)品—價(jià)格—供應(yīng)商”資料庫,形成公司的采購平臺(tái)。價(jià)格平臺(tái)應(yīng)包含以下內(nèi)容:2.1材料(設(shè)備)名稱;2.2規(guī)格型號(hào);2.3主要技術(shù)指標(biāo);2.4價(jià)格區(qū)間;2.5廠家(或供應(yīng)商);2.6索引。邀請招標(biāo)或議標(biāo),首先從資料庫(采購平臺(tái))中選取邀請對象;對于勞保用品、辦公用品及常見生產(chǎn)材料等,能夠從中指定供應(yīng)商采購。對單件金額較大的備品備件、材料等,結(jié)合自身需求,努力和合格供應(yīng)商建立供應(yīng)商庫存或與供應(yīng)商建立聯(lián)合庫存,減少資金占用和縮短供應(yīng)時(shí)間。第五章物資采購管理一、采購備用金采購備用金實(shí)行”定額制”,其額度由公司總經(jīng)理核定。采購部備用金核定為3000元。實(shí)行備用金制度有利于采購部門工作人員積極靈活地開展工作,從而提高工作效率,但必須做到?？顚Ｓ?不得挪用和貪污,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。二、采購原則詢價(jià)比價(jià)原則:物資采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià),在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估,并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格。一致性原則:采購人員定購的物資必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時(shí)反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的5—10%。低價(jià)搜索原則:采購人員隨時(shí)搜集市場價(jià)格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動(dòng)態(tài)及最低價(jià)格,實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。廉潔原則:4.1自覺維護(hù)企業(yè)利益,努力提高采購物資質(zhì)量,降低采購成本。4.2廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。4.3嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。4.4加強(qiáng)學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新設(shè)備及市場信息。4.5工作認(rèn)真仔細(xì),不出差錯(cuò),不因自身工作失誤給公司造成損失。招標(biāo)采購原則:凡大宗或經(jīng)常使用的物資,都應(yīng)經(jīng)過詢議價(jià)或招標(biāo)的形式,由采購部及相關(guān)部門共同參與,定出一段時(shí)間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價(jià)格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對于價(jià)格隨市場變化較快的物資,除縮短招標(biāo)間隔時(shí)限外,還應(yīng)隨時(shí)掌握市場行情,調(diào)整采購價(jià)格。審計(jì)監(jiān)督原則:采購人員要自覺接受行政部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權(quán)依照公司相關(guān)制度對相關(guān)人員進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。三、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定請購單的接收要點(diǎn)1.1采購在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,并核查是否經(jīng)過部門經(jīng)理審批;1.2接收請購單時(shí)遵循以下原則:無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不清晰不采購,不遵守采購周期的不采購,庫存已積壓的物資不采購的原則;1.3對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。請購單的分發(fā)規(guī)定2.1采購部門接收請購單之后,于當(dāng)日按照各采購員的分工范圍及時(shí)落實(shí)。2.2對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理,由采購部負(fù)責(zé)人督辦;2.3無法按請購部門得需求日期到貨的物資,必須在接收當(dāng)日及時(shí)反饋給請購部門;采購周期的規(guī)定3.1固定資產(chǎn):至少提前7個(gè)工作日請購,詢價(jià)議價(jià)時(shí)間不超過5個(gè)工作日,經(jīng)審批后采購周期不超過3個(gè)工作日。3.2流動(dòng)資產(chǎn):至少提前5個(gè)工作日請購,詢價(jià)議價(jià)時(shí)間不超過5個(gè)工作日,經(jīng)審批后采購周期不超過3個(gè)工作日。3.3易耗品:至少提前3個(gè)工作日請購,詢價(jià)議價(jià)時(shí)間不超過5個(gè)工作日,經(jīng)審批后采購周期不超過3個(gè)工作日。3.4伙食物資:至少提前5個(gè)工作日請購,詢價(jià)議價(jià)時(shí)間不超過5個(gè)工作日,經(jīng)審批后采購周期不超過3個(gè)工作日。3.5其它:至少提前5個(gè)工作日請購,詢價(jià)議價(jià)時(shí)間不超過10個(gè)工作日,經(jīng)審批后采購周期不超過10個(gè)工作日。3.6生產(chǎn)物資:3.6.1單次采購金額預(yù)算在5千元以下的零星采購項(xiàng)目,如無特殊物資,經(jīng)審批后采購周期不超過3天;(審批經(jīng)過即合同簽訂)3.6.2單次采購金額預(yù)算在5千以上-10萬元的采購項(xiàng)目,進(jìn)行比價(jià)采購,經(jīng)審批后采購周期不應(yīng)超過12天;3.6.3單次采購金額預(yù)算在10萬以上-100萬元的采購項(xiàng)目,進(jìn)行比價(jià)采購,經(jīng)審批后采購周期不應(yīng)超過15天;3.6.4單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的采購項(xiàng)目,采購部自行采購、招標(biāo)采購或委托招標(biāo)公司代理招標(biāo),經(jīng)審批后采購周期不應(yīng)超過30天;招標(biāo)公司由總經(jīng)理確定。3.6.5緊急工程材料,使用部門應(yīng)至少提前1個(gè)工作日請購,經(jīng)審批后采購周期不應(yīng)超過2個(gè)工作日。3.6.6一般采購:領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)間不應(yīng)超過5個(gè)工作日,由采購員聯(lián)系審批領(lǐng)導(dǎo)在限定的時(shí)間內(nèi)完成審批手續(xù);緊急工程材料:領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)間不應(yīng)超過2個(gè)工作日,由采購員聯(lián)系審批領(lǐng)導(dǎo)在限定的時(shí)間內(nèi)完成審批手續(xù)(可電話征得領(lǐng)導(dǎo)同意后先行購買,后補(bǔ)單)。詢價(jià)及其規(guī)定詢價(jià)應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通;屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不經(jīng)過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià);對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品能夠推薦采購替代品;遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于100萬的采購情況,詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況;公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書;詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià);除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千元以下項(xiàng)目采購員能夠自行比價(jià)采購;單次采購金額預(yù)算金額在5千以上-10萬元的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家以上的供應(yīng)商參與比價(jià)采購;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在10萬以上-100萬元的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少五家以上的供應(yīng)商參與比價(jià)采購。公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價(jià)格在100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo);比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力,具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力;比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照(材料或設(shè)備詢價(jià)表)的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià);在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。四、比價(jià)、議價(jià)對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其它廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出;收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格;重要項(xiàng)目應(yīng)經(jīng)過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如經(jīng)過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。五、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其它價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。六、合同的簽訂及其規(guī)定。1、合同:合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2、單次采購金額≥10000元以上的必須與供貨方簽訂采購合同,未簽訂合同財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕付款。3、合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);采購物資/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分;包裝要求;合同總額應(yīng)含稅,含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià),特殊情況應(yīng)注明;付款方式;工期;質(zhì)量保證期;質(zhì)量要求及規(guī)范;違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;雙方的公司信息;其它約定。3、合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn);質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期;詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;針對不同的合同約定不同的付款方式,如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款,調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等;與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;合同簽定前采購部領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;合同巡簽審查經(jīng)過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效;簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。七、付款及合同執(zhí)行付款規(guī)定1.1所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司《財(cái)務(wù)管理制度》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;1.2按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;1.3按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)由經(jīng)辦人填寫(付款單),由部門經(jīng)理簽字后,提交財(cái)務(wù)部付款;1.4財(cái)務(wù)部門在接到付款單后應(yīng)在3日內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2、合同執(zhí)行2.1已簽訂合同由采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約;2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同;第六章物資管理庫管員管理要求庫管員應(yīng)熟悉其所保管物資之基本特性、使用性能、保管知識(shí)、規(guī)格用途、存放期限等;及時(shí)、準(zhǔn)確地做好記賬工作,如實(shí)反映物資的庫存及發(fā)放情況;經(jīng)常保持倉庫環(huán)境之整潔文明、各種物資存放整齊。物資驗(yàn)收制度物資驗(yàn)收要求:1.1每次采購物資單位數(shù)量少于20個(gè)的,要求100%驗(yàn)收;1.2每次采購物資單位數(shù)量多于20個(gè)的,要求抽樣20-50%驗(yàn)收;1.3所采購物資(有合格證的)必須具備合格證明,特別是對批量購買之物資必須要有驗(yàn)收物資之合格證,物資合格證由庫管員統(tǒng)一存檔保存;1.4對目測無法驗(yàn)收之物資,必須使用相關(guān)工具協(xié)助驗(yàn)收;1.5對驗(yàn)收物資的規(guī)格、數(shù)量等必須與《請購單》上之內(nèi)容相符;1.6庫管員應(yīng)負(fù)責(zé)將常見物資之說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗(yàn)收無誤后保存、備查。1.7對于使用部門請購的物資(材料、設(shè)備、其它等),對驗(yàn)收專業(yè)性要求較高的由請購部門協(xié)助庫管員進(jìn)行驗(yàn)收。物資驗(yàn)收分類2.1應(yīng)具有計(jì)量所檢定合格的物資——所有肉眼看不出大小、長寬、高度、厚度等需要依靠計(jì)量法才能檢驗(yàn)的物資都需要進(jìn)行計(jì)量檢驗(yàn);2.2應(yīng)對合格證進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)的物資——購買的固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、工程設(shè)備材料等;2.3應(yīng)抽樣驗(yàn)收外觀完好度、接觸部位靈活度驗(yàn)收之物資——如:水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、接連管、開關(guān)、導(dǎo)線、接觸器、燈管、燈泡、保險(xiǎn)絲、玻璃刮、扳手、鉗子、修枝剪;2.4應(yīng)抽樣試用或通電檢驗(yàn)驗(yàn)收之物資——購買的所有需要插電方可使用的物資,如:燒水壺、取暖器、電鉆、電焊機(jī)等;2.5應(yīng)對物資保質(zhì)期進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)收之物資——購買的所有食品、及放置時(shí)間久了不能正常使用的物資等。2.6凡不屬于上述驗(yàn)收范圍的,應(yīng)對其是否符合采購計(jì)劃要求之規(guī)格、型號(hào)、外觀、數(shù)量等進(jìn)行抽樣或全部核對。物資驗(yàn)收方法:(1)物資包裝驗(yàn)收方法:A庫管員應(yīng)目視物資外包裝平整光滑,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡;B注意核對物資包裝上注明之生產(chǎn)日期及有效期,對已過有效期的,庫管員應(yīng)拒絕驗(yàn)收入庫;對有效期間不足一個(gè)月之物資,由倉庫管理人員組織人員對其試用,以便檢查該物資之有效程度是否合格,并要求采購人員對該類物資限量采購。(2)物資質(zhì)量之驗(yàn)收方法:A仔細(xì)檢查物資表面有無擦傷、破損、無裂逢或扭曲變形;B在驗(yàn)收鐵制物資時(shí),應(yīng)注意有無銹跡;C轉(zhuǎn)動(dòng)物資連接部位,檢查其轉(zhuǎn)動(dòng)是否靈活,有無大的摩擦聲;D仔細(xì)檢查物資接口部分,看連接處有無松動(dòng)、滑絲現(xiàn)象;E驗(yàn)證物資質(zhì)地、物資顏色及物資規(guī)格、尺寸是否符合購買要求;F對物資的受力部分應(yīng)用手或其它方法做加力實(shí)驗(yàn),看其是否達(dá)到規(guī)定的受力標(biāo)準(zhǔn);G檢查物資附屬件是否齊全。(3)物資性能的驗(yàn)證方法:A對物資的機(jī)構(gòu)部分重復(fù)試動(dòng),檢查其靈活性、準(zhǔn)確性;B驗(yàn)收機(jī)械設(shè)備類必須進(jìn)行”試用”驗(yàn)證的方法,以便檢查其性能情況;C在驗(yàn)收電器物資時(shí),應(yīng)使用萬用表測試。測試的電壓和電阻的指數(shù)首先達(dá)到物資合格證明的標(biāo)準(zhǔn),其次還必須達(dá)到國家有關(guān)指數(shù)的正常標(biāo)準(zhǔn);D國家規(guī)定之其它驗(yàn)收方法。(4)物資驗(yàn)收程序(4.1)新采購物資的驗(yàn)收程序:a采購員將采購回來的物資及時(shí)送交庫管員驗(yàn)收;b庫管員按照”物資驗(yàn)收要求”、”物資驗(yàn)收分類”及”物資驗(yàn)收方法”中之相關(guān)規(guī)定,對物資進(jìn)行驗(yàn)收。對驗(yàn)收合格的物資,由庫管員填寫《入庫單》后入庫,對驗(yàn)收不合格之物資,不允許入庫。(其它部門申購的物資庫管員無法衡量驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)時(shí),可由申購部門協(xié)助驗(yàn)收)(4.2)非庫存的工程材料的驗(yàn)收程序a因非庫存的工程材料數(shù)量較多,工程需要緊急,因此非庫存購買的工程材料可直接送到工程現(xiàn)場,而不經(jīng)過庫管員驗(yàn)收。b采購員將購買回來的工程材料送往工程現(xiàn)場,由采購員或施工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人按照”物資驗(yàn)收要求”、”物資驗(yàn)收分類”及”物資驗(yàn)收方法”中之相關(guān)規(guī)定,對物資進(jìn)行驗(yàn)收并簽字確認(rèn)。采購員對物資驗(yàn)收質(zhì)量負(fù)責(zé)。c采購員將工程現(xiàn)場負(fù)責(zé)人驗(yàn)收簽字的送貨單交于庫管員。對驗(yàn)收合格的物資(必須有經(jīng)辦人和施工現(xiàn)場現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽字驗(yàn)收),由庫管員填寫《入庫單》補(bǔ)辦入庫手續(xù)。送貨單簽字不齊全的庫管員有權(quán)不予補(bǔ)辦入庫手續(xù)。(4.3)退回倉庫的物資驗(yàn)收程序:a退物資人員將未使用完需退回倉庫的物資送交庫管員驗(yàn)收;b庫管員核對該物資之規(guī)格型號(hào)、性能情況、可利用價(jià)值及其它特性;c庫管員再根據(jù)”物資驗(yàn)收要求”、”物資驗(yàn)收分類”及”物資驗(yàn)收方法”中之相關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。對驗(yàn)收合格的物資,按相關(guān)規(guī)定入庫存放,對驗(yàn)收不合格物資,由庫管員填寫《不合格品處理表》,等待處理。物資驗(yàn)收資料的保管5.1庫管員應(yīng)作好每次物資驗(yàn)收結(jié)果的記錄;5.2物資驗(yàn)收之相關(guān)資料由庫管員按月歸檔保存;5.3固定資產(chǎn)、工具、設(shè)備的驗(yàn)收資料由庫管員按月歸檔長期保存。物資入庫制度采購人員原則上應(yīng)在物資購回當(dāng)日,將物資送交倉庫驗(yàn)收,特殊情況不能在當(dāng)日入庫的,經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)后另行處理。物資入庫時(shí),必須先行驗(yàn)收,未經(jīng)驗(yàn)收之物資一律不允許入庫。所有物資入庫由庫管員填寫一式三聯(lián)《入庫單》。入庫單一式三聯(lián),完成驗(yàn)收手續(xù)由庫管員簽字后,其中:①第一聯(lián)倉庫留存,作收貨的記賬依據(jù);②第二聯(lián)交于采購隨同發(fā)票報(bào)銷;(報(bào)賬必須有入庫單)③第三聯(lián)送財(cái)務(wù)部存查(庫管員在完成驗(yàn)收手續(xù)后,按月匯集后交財(cái)務(wù)部);5、已取得發(fā)票的物資入庫,庫管員及采購人員必須對發(fā)票上所列的內(nèi)容進(jìn)行核對;凡尚未取得發(fā)票而先行入庫的物資,庫管員及采購人員必須核對入庫單上所列的品名、規(guī)格等與實(shí)收物資及送貨單是否相符。6、非庫存的工程材料設(shè)備可不進(jìn)入倉庫,但必須按要求辦理入、出庫的手續(xù)。7、采購的設(shè)備開箱后,若有技術(shù)資料和隨機(jī)文件,需交檔案管理人員統(tǒng)一歸檔,復(fù)印件由庫管員保存。8、退回物資的入庫程序:①相關(guān)人員將未使用完的物資送到倉庫。②庫管員對物資進(jìn)行驗(yàn)收:③驗(yàn)收合格品,填寫《入庫單》,在備注欄內(nèi)填寫”退回物資入庫”字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);④不合格品,填寫《不合格品處理表》后存放在不合格品區(qū)等待處理。⑤庫管員根據(jù)退回物資的《入庫單》,登記倉庫物資明細(xì)賬,并將《入庫單》匯總后每月送管理處財(cái)務(wù)部進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理。物資保管制度所有物資均先由倉庫驗(yàn)收,屬各分倉的物資再由各分倉領(lǐng)出分倉庫進(jìn)行保管。所有物資由行政部統(tǒng)一分類編號(hào)。倉庫按物資編號(hào)劃分存放區(qū)域,物資根據(jù)其存放條件及編號(hào),有條理地存放于倉庫內(nèi)。庫管員應(yīng)合理使用倉容,對干貨、濕貨、輕重、危險(xiǎn)品需區(qū)分,重載物資與輕拋物資不能混堆,有揮發(fā)性物資與吸潮物資不能混堆。庫存物資的限額標(biāo)準(zhǔn):日常消耗物料的庫存限額一般為每月平均消耗量的2倍;常備零件物資的庫存限額一般為每月平均消耗量的3倍;物資的堆放與防護(hù)6.1易燃易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物資A遠(yuǎn)離熱源,須單獨(dú)設(shè)載存放倉庫,且盡量不放在貨架上,擺放在地上,既方便倒取又減少因碰撞而產(chǎn)生的危險(xiǎn);并做好防火措施,按規(guī)定配備滅火器。B保持包裝的完好。密封不好的應(yīng)及時(shí)采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施,如更換包裝。6.2吸水性強(qiáng)容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物資A用磚或木架空放、放干燥地上或貨架上;B超長或散裝物資?？煞偶芸諏由?防潮通風(fēng);也可靠墻而立,體積重的應(yīng)在墻上預(yù)設(shè)穩(wěn)固鐵鉤,以防時(shí)間一長靠墻物資角度變化或取料時(shí)有傾倒傷人的隱患;C重型機(jī)具設(shè)備放干燥地上,并在擺放時(shí)考慮取放的方便性。6.3常見工具、材料配件等A不易規(guī)則擺放在貨架上的,用盒或袋裝好擺放。規(guī)則的物資整齊擺放在貨架上或地上;B體積大而重量輕的物資,可靠墻而立或掛墻上,也可選擇干燥通風(fēng)的地面堆放。6.4易碎、易損物資A體積較小的或瓶裝物資,可放載貨架底層或擺放在不經(jīng)常使用的物資貨架上或整齊堆放在地上,但不能夠放載貨架較高的層,因體積較小不穩(wěn)固,易擺動(dòng);B體積較大的物資應(yīng)靠墻放載,一般不應(yīng)采用平放,應(yīng)考慮立放,且該位載的上方一般不再懸掛物資;C堆放地選擇人員活動(dòng)較少之地。⑤沙石、磚瓦可放載在露天的材料庫;放在室內(nèi)倉庫時(shí),必須用袋裝好堆放在地上。庫管員必須經(jīng)常檢查物資存放的情況,注意質(zhì)保期限。對滯存在倉庫時(shí)間較長的物資要主動(dòng)和部門主管反映滯存情況,對倉儲(chǔ)中發(fā)現(xiàn)有霉變、破損或超保管期的物資應(yīng)及時(shí)提出處理意見。倉庫安全管理制度倉庫內(nèi)堆放易燃易爆物資需采取相應(yīng)的措施,符合消防規(guī)范,庫管員要留意庫房的溫濕情況,注意防火安全,確保所有物資的安全存放。倉庫是物資保管重地,除倉庫管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外,任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)入倉庫。因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉庫的人員,在進(jìn)入倉庫時(shí),要有庫管員陪同,不得獨(dú)自進(jìn)入,凡入倉人員工作完畢,出倉時(shí)應(yīng)主動(dòng)請庫管員檢查。一切進(jìn)倉人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉庫。倉庫內(nèi)不得存放私人物資。工具借用管理工具借用管理是為了確保工具正常使用。工具借用按時(shí)間可分為臨時(shí)借用和長期領(lǐng)用,長期領(lǐng)用又可分個(gè)人領(lǐng)用和公共領(lǐng)。臨時(shí)借用工具,由使用人填寫《領(lǐng)料單》,經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后,向庫管員申請領(lǐng)取。庫管員應(yīng)根據(jù)使用人《工具借用登記表》的記錄,核對原表上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象:①如經(jīng)核對,已有領(lǐng)用記錄,但沒有報(bào)廢或其它處理記錄,庫管員應(yīng)拒絕發(fā)放;②如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄,將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后,并在《工具借用登記表》上登記。工具使用人在交還工具時(shí),庫管員檢查工具及其附件是否完好無損,在《工具借用登記表》上注明交還時(shí)間并簽收。庫管員檢查工具后若發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)立即記錄,并上報(bào)部門主管。個(gè)人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備,由使用人提出申請,經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后到倉庫領(lǐng)用,并辦理領(lǐng)用手續(xù),領(lǐng)用后個(gè)人負(fù)責(zé)使用保管,離開管理處時(shí)交還,庫管員需作簽收記錄。公共領(lǐng)用工具由部門人員申請,經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù),領(lǐng)用后由申請人或指定專人負(fù)責(zé)保管。工具調(diào)換原則上以舊換新,發(fā)生丟失和毀損,由保管者寫明原因,向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不屬人力不可抗拒的丟失和毀損,由責(zé)任人按當(dāng)時(shí)工具的價(jià)格賠償;屬長期使用正常磨損或損壞,由部門經(jīng)理批準(zhǔn)辦理報(bào)廢手續(xù)。物資領(lǐng)用管理領(lǐng)用各種物資都必須辦理領(lǐng)用手續(xù),并經(jīng)部門經(jīng)理審批。各部門日常使用的消耗性物資可向倉庫申領(lǐng)一定數(shù)量,自行設(shè)倉保管。物資領(lǐng)用需預(yù)先填寫《領(lǐng)料單》,列明出庫物資的編號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用區(qū)域等,除有領(lǐng)用人員簽名外,還必須有使用部門的經(jīng)理簽名。所有物資出庫一律憑使用部門開出之《領(lǐng)料單》發(fā)貨。(除辦公易耗品及鑰匙采取登記領(lǐng)取的方法其它物資必須以開領(lǐng)料單的形式領(lǐng)取)《領(lǐng)料單》一式三聯(lián),其中第一聯(lián)由倉庫作物資發(fā)出后的記賬依據(jù);第二聯(lián)交由財(cái)務(wù)部存檔(倉庫發(fā)貨后每月底匯集交財(cái)務(wù)部);第三聯(lián)由領(lǐng)料人自存。固定資產(chǎn)領(lǐng)用除需填寫《領(lǐng)料單》外,使用部門應(yīng)同時(shí)登記《物資保管清單》,庫管員每月匯總,上報(bào)財(cái)務(wù)。物資領(lǐng)用原則上以舊換新,特殊情況下經(jīng)部門經(jīng)理審批后可先領(lǐng)后交,發(fā)生多領(lǐng)情況,應(yīng)主動(dòng)歸還。易耗品(如鉛筆、垃圾袋等)及物料(如水泥、河砂等)的領(lǐng)用可不交還舊物直接領(lǐng)用。遇物資丟失、損毀嚴(yán)重等意外情況,無法以舊換新時(shí),價(jià)值人民幣200元內(nèi),經(jīng)部門經(jīng)理審批后直接領(lǐng)用。價(jià)值人民幣200元以上,須由總經(jīng)理審批后方可領(lǐng)用。若維修項(xiàng)目中確需新增的物資,或因被盜及遺失的物資需要補(bǔ)領(lǐng)的,必須在《領(lǐng)料單》上注明情況。庫管員發(fā)貨時(shí),要堅(jiān)持按發(fā)貨程序發(fā)貨:一查庫存量,二先進(jìn)先出,三當(dāng)面點(diǎn)清。發(fā)貨時(shí)發(fā)貨人應(yīng)在《領(lǐng)料單》上簽名并及時(shí)登記入賬。已領(lǐng)用的物資,凡質(zhì)量、規(guī)格不符合使用,應(yīng)允許使用部門退貨。辦理退料銷賬手續(xù):庫管員填寫一式三聯(lián)的《入庫單》(注明”不能使用退回”字樣),倉庫憑《入庫單》作重新入賬的依據(jù)。若退回的是已使用的物資,庫管員應(yīng)另設(shè)賬登記、保管。物資調(diào)撥管理物資調(diào)撥定義1.1物資實(shí)際存放地點(diǎn)已發(fā)生變化,但賬目金額不作變動(dòng),此類物料的轉(zhuǎn)移稱為物資調(diào)撥。1.2倉庫與倉庫之間的發(fā)生物資的轉(zhuǎn)移,也稱為物資調(diào)撥。物資調(diào)撥種類2.1物資的借入;2.2物資的借出;2.3倉庫之間的物資轉(zhuǎn)移;2.4其它需采用調(diào)撥方式進(jìn)行物資轉(zhuǎn)移的情形。物資調(diào)撥流程倉庫之間物資的轉(zhuǎn)移,本公司內(nèi)分屬不同帳目的兩個(gè)倉庫之間,就某種物料由一個(gè)倉庫轉(zhuǎn)移至另一個(gè)倉庫,此種調(diào)拔方式,由發(fā)料倉庫出具物資《調(diào)拔單》,注明調(diào)拔物料編號(hào),名稱,規(guī)格,數(shù)量、原因等后,經(jīng)相關(guān)倉庫部門經(jīng)理核準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)拔,調(diào)拔單經(jīng)兩個(gè)庫管員簽字后交于財(cái)務(wù)進(jìn)行記賬處理。部門之間物資的轉(zhuǎn)移,在公司不同部門,就某種物料由一個(gè)部門轉(zhuǎn)移至另一個(gè)部門,此種調(diào)拔方式,由調(diào)出部門出具物資《調(diào)拔單》,注明調(diào)拔物料編號(hào),名稱,規(guī)格,數(shù)量、原因等后,經(jīng)轉(zhuǎn)出部門經(jīng)理、接收部門經(jīng)理、庫管員簽字核準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)拔,調(diào)拔單經(jīng)兩個(gè)部門管理員簽字后交于財(cái)務(wù)進(jìn)行記賬處理。除上述兩種情況外的物資調(diào)撥,也需參照上述程序辦理調(diào)撥手續(xù)。物資報(bào)廢管理物資報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn):(含倉庫和部門已領(lǐng)用的)①物資到有效期;②客觀原因造成物資工具已無使用價(jià)值的;③按其它有關(guān)規(guī)定需報(bào)廢的。報(bào)廢物資經(jīng)辦人憑其所在各部門經(jīng)理簽名確認(rèn)的《物資報(bào)廢單》到行政部辦理報(bào)廢手續(xù)。(購買單價(jià)在500元以上的報(bào)廢需總經(jīng)理簽字認(rèn)可)。倉庫庫存物資報(bào)廢,由庫管員負(fù)責(zé)填寫《物資報(bào)廢單》,并附報(bào)廢物資之有關(guān)原始材料,包括:入庫時(shí)間、物資性能介紹、使用時(shí)間、使用說明等,報(bào)部門經(jīng)理審批。申請?jiān)O(shè)備報(bào)廢,須由生產(chǎn)部經(jīng)理申請,經(jīng)財(cái)務(wù)部及副總審批后方可報(bào)廢,若設(shè)備價(jià)值超過人民幣500元,還需總經(jīng)理審核后方可報(bào)廢。設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況:①經(jīng)預(yù)測,繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工藝(工作)要求,同時(shí)大修費(fèi)用相對更新設(shè)備較多的;②嚴(yán)重影響安全,又無法改造,繼續(xù)使用可能引起事故的;③嚴(yán)重污染環(huán)境,危害人體健康進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的;④其它需淘汰或更換的設(shè)備。員工以舊換新的舊料(如燈具、閥門等),集中到一定數(shù)量作報(bào)廢處理,對有回收利用價(jià)值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站,所得款項(xiàng)交財(cái)務(wù)入賬。庫管員應(yīng)定期將報(bào)廢物資的相關(guān)財(cái)務(wù)資料交財(cái)務(wù)部進(jìn)行有關(guān)的賬務(wù)處理。庫房物資盤點(diǎn)管理庫管員應(yīng)分品種、規(guī)格設(shè)賬登記各種物資的收、發(fā)、存情況,倉庫內(nèi)的各種物資應(yīng)做到賬、物、卡三相符。同時(shí),庫管員應(yīng)每月編制《倉庫物資匯總盤存表》月底交于財(cái)務(wù)核對。庫管員每月至少3次對倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)。庫管員在定期盤點(diǎn)庫存中,發(fā)現(xiàn)升溢或損缺,應(yīng)尋找原因,并寫出盤盈、盤虧報(bào)告,若差額嚴(yán)重,庫管員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。庫管員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制訂最高儲(chǔ)備量和最低儲(chǔ)備量的定額,數(shù)量上不能把握的需請有關(guān)人員協(xié)助。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督庫房的情況,防止出現(xiàn)物資過多、過少、損壞或過期等情況。(各部門設(shè)分倉的,由各部門經(jīng)理承擔(dān)監(jiān)督其分倉庫房之責(zé)任。)固定資產(chǎn)管理一、各部門的固定資產(chǎn)統(tǒng)一由公司財(cái)務(wù)部建帳核算,統(tǒng)一提取折舊,建立固定資產(chǎn)卡片。固定資產(chǎn)卡片,一式兩份,一份留實(shí)物管理部門,一份交財(cái)務(wù)部門,實(shí)物管理應(yīng)保持帳、卡、物三相符。二、公司的固定資產(chǎn)由行政部統(tǒng)一管理,各部門暫時(shí)閑置和不需用的固定資產(chǎn)應(yīng)報(bào)公司行政部統(tǒng)籌安排。并做好固定資產(chǎn)的日常維護(hù)、保養(yǎng)和修理。三、定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查,固定資產(chǎn)的清查盤點(diǎn)由使用單位負(fù)責(zé),財(cái)務(wù)、行政部門參與。四、固定資產(chǎn)清查是從盤點(diǎn)實(shí)物開始的。在盤點(diǎn)過程中,要認(rèn)真核對帳面數(shù)量,重新鑒定質(zhì)量,查明存在的各種問題。五、固定資產(chǎn)更新、添置、報(bào)廢,由使用部門或者管理部門提出,財(cái)務(wù)部審核,副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。六、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理工作的組織、實(shí)施及監(jiān)督。七、庫管員負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的分類、登記、管理、盤點(diǎn)及清查。八、使用部門主管或使用人負(fù)責(zé)保管和維護(hù)。九、固定資產(chǎn)的建賬和日常管理:1、庫管員根據(jù)《入庫單》,在3個(gè)工作日內(nèi)建立《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》。臺(tái)賬內(nèi)容包括:資產(chǎn)代碼、資產(chǎn)名稱、類別、使用部門、存放地點(diǎn)、購買日期、原值、使用年限、責(zé)任人等。2、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)應(yīng)按《企業(yè)固定資產(chǎn)分類折舊年限表》的有關(guān)規(guī)定采取平均年限法按月計(jì)提固定資產(chǎn)折舊。3、凈殘值率按照固定資產(chǎn)原值的3%-5%確定,凈殘值率低于3%或高于5%的,由財(cái)務(wù)部自主確定。4、使用部門主管和使用人因工作崗位調(diào)動(dòng)或離職,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理資產(chǎn)移交手續(xù)。5、對流動(dòng)使用的固定資產(chǎn),各部門應(yīng)完整的記錄每次使用情況。6、對部門與部門之間調(diào)整使用的固定資產(chǎn),雙方應(yīng)在調(diào)整使用后的一個(gè)工作日內(nèi)到行政部辦理相關(guān)手續(xù),以便于日后資產(chǎn)核對。7、出售或外借的固定資產(chǎn),憑總經(jīng)理批準(zhǔn)的相關(guān)資料到行政部辦理相關(guān)手續(xù)。8、日常報(bào)廢或丟失的固定資產(chǎn),應(yīng)由使用部門經(jīng)理組織相關(guān)人員查清原因、提出處理意見,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后到行政部辦理相關(guān)手續(xù)。9、閑置和暫停使用的資產(chǎn),由倉庫進(jìn)行統(tǒng)一庫存管理;庫存資產(chǎn)重新使用前應(yīng)由相關(guān)人員進(jìn)行檢查、保養(yǎng)后,方可投入使用。十、固定資產(chǎn)清查結(jié)果的處理1、對不能維修或已無使用價(jià)值的資產(chǎn),由使用部門填寫《物資報(bào)廢單》,經(jīng)相關(guān)部門檢查驗(yàn)收、財(cái)務(wù)部審核、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,到行政部辦理報(bào)廢及除賬手續(xù)。2、如報(bào)廢資產(chǎn)的零配件拆除后或已出售或作為其它資產(chǎn)維修配件使用的,應(yīng)報(bào)行政部處理。3、各部門要求報(bào)廢、出售和修理的固定資產(chǎn)均須報(bào)行政部辦理相關(guān)手續(xù)。十一、固定資產(chǎn)檔案的保管1、固定資產(chǎn)的檔案,每月由行政部倉管員分類、整理、歸檔和裝訂。2、資料經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后,加密在財(cái)務(wù)部內(nèi)作長期保存。第七章物資盤點(diǎn)管理一、盤點(diǎn)范圍1、存貨盤點(diǎn):指原材料、輔料、產(chǎn)成品。2、財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn):指固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)等保管資產(chǎn)的盤點(diǎn)。盤點(diǎn)方式:盤點(diǎn)分為定期盤點(diǎn)、不定期盤點(diǎn)、日盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)分為季度盤點(diǎn)、月度盤點(diǎn);不定期盤點(diǎn)是按公司要求和出現(xiàn)帳務(wù)異常情況下組織的盤點(diǎn)、日盤點(diǎn)是對貴重物與成品的盤點(diǎn)。季度盤點(diǎn)1.1存貨盤點(diǎn)、財(cái)產(chǎn)盤點(diǎn):由物資管理會(huì)同財(cái)務(wù)于季度終了時(shí),實(shí)施全面清點(diǎn)一次。2、月末盤點(diǎn)每月末所有存貨,由庫管員及財(cái)務(wù)部門監(jiān)督清點(diǎn)一次。不定期抽盤由公司領(lǐng)導(dǎo)視實(shí)際需要,隨時(shí)指派人員抽點(diǎn);盤點(diǎn)日期及項(xiàng)目,以不預(yù)先通知經(jīng)管部門為原則。盤點(diǎn)前應(yīng)由財(cái)務(wù)部門將帳面數(shù)先行調(diào)整至盤點(diǎn)的確實(shí)帳面結(jié)存數(shù),再行盤點(diǎn)不定期抽點(diǎn),應(yīng)填列"盤存表"。人員、職責(zé)、流程盤點(diǎn)編組:由財(cái)務(wù)部門于每次盤點(diǎn)前,事先依盤點(diǎn)物資種類、項(xiàng)目編制"盤點(diǎn)人員編組表",呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后公布。財(cái)務(wù)部門應(yīng)于呈報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后,簽發(fā)盤點(diǎn)通知,并負(fù)責(zé)召集各相關(guān)部門的盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人召開盤點(diǎn)協(xié)調(diào)會(huì)后,設(shè)立盤點(diǎn)組、擬訂盤點(diǎn)計(jì)劃表,通知各有關(guān)部門,限期辦理盤點(diǎn)工作。盤點(diǎn)組指定總盤人、主盤人、復(fù)盤人、記錄人。總盤人:由財(cái)務(wù)經(jīng)理擔(dān)任,負(fù)責(zé)盤點(diǎn)工作的總指揮,督導(dǎo)盤點(diǎn)工作的進(jìn)行及異常事項(xiàng)的裁決。主盤人:由盤點(diǎn)組指定人擔(dān)任,負(fù)責(zé)實(shí)際盤點(diǎn)中物資清點(diǎn);復(fù)盤人:由盤點(diǎn)組指派(人員不足時(shí),間接部門支援),負(fù)責(zé)會(huì)點(diǎn),與盤點(diǎn)人分段核對、核實(shí)數(shù)據(jù)工作,負(fù)責(zé)清點(diǎn)、點(diǎn)計(jì)數(shù)量。記錄人:由盤點(diǎn)組指派,負(fù)責(zé)盤點(diǎn)時(shí)盤點(diǎn)物資的記錄登記及整理、核對,上報(bào)盤點(diǎn)表工作。盤點(diǎn)流程:按盤點(diǎn)規(guī)定時(shí)間開始盤點(diǎn)之前,停止一切收、發(fā)、移動(dòng)等操作,各部門應(yīng)全力配合盤點(diǎn)工作;盤點(diǎn)前需要將所有合格入庫的原材物料全部入庫登帳,和處于待檢狀態(tài)中的原材物料須有特殊標(biāo)示(待檢卡)注明不參加本次盤點(diǎn);確定帳卡物一致:核對物料,確保物料、卡與貨位三者一致。盤點(diǎn)期間已收到料而未辦妥入帳手續(xù)的原料、輔料,應(yīng)另行分別存放,并予以標(biāo)示。盤點(diǎn)期間除緊急用料外,暫停收發(fā)料,至于各生產(chǎn)部門于盤點(diǎn)期間所需用料的領(lǐng)料,材料可不移動(dòng),但必須標(biāo)示出。盤點(diǎn)前倉庫帳務(wù)需要全部處理完畢,各項(xiàng)物資帳冊應(yīng)于盤點(diǎn)前登記完畢,如因特殊原因,無法完成時(shí),應(yīng)由財(cái)務(wù)部門將尚未入帳的有關(guān)單據(jù)如入庫單、領(lǐng)料單、退料單、發(fā)貨單等將帳面數(shù)調(diào)整為正確的帳面結(jié)存數(shù)后,出具盤點(diǎn)表。固定資產(chǎn)、保管資產(chǎn)的盤點(diǎn)在盤點(diǎn)前必須將所有物資分門別類擺放好、標(biāo)識(shí)清,將在用、停用和報(bào)