淺議高校二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍建設(shè)

淺議高校二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍建設(shè)淺議高校二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍建設(shè)

中圖分類號(hào)：G451文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1002-2589〔2022〕30-0266-02

國家中長期科學(xué)和技術(shù)開展規(guī)劃綱要〔2022年―2022年〕指出：大學(xué)是我國培養(yǎng)高層次創(chuàng)新人才的重要基地，是我國根底研究和高技術(shù)領(lǐng)域原始創(chuàng)新的主力軍之一，是解決國民經(jīng)濟(jì)重大科學(xué)問題、實(shí)現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移、成果轉(zhuǎn)化的生力軍[1]。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速開展的時(shí)代背景下，高等院校正積極響應(yīng)并倡導(dǎo)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的開展道路，全國各大高校已成為科學(xué)研究的前沿陣地，科研成果的多少成為衡量高校軟實(shí)力的重要規(guī)范。二級(jí)學(xué)院科研秘書，作為高?？蒲泄芾砺?lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的中間力量，其地位和作用逐日顯現(xiàn)出來。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充沛認(rèn)識(shí)并認(rèn)可二級(jí)學(xué)院科研秘書的重要性，解決當(dāng)前科研秘書隊(duì)伍普遍存在的問題，加強(qiáng)隊(duì)伍制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校科研管理工作的高效發(fā)展。

一、科研秘書的工作職責(zé)及特點(diǎn)

二級(jí)學(xué)院科研秘書是高?？蒲泄芾黻?duì)伍中的基層崗位，協(xié)助發(fā)展科研管理工作，主要職責(zé)包括：熟悉各類關(guān)于科研管理的制度、規(guī)定；密切關(guān)注科研信息，將學(xué)?？蒲刑幇l(fā)布的各級(jí)各類科研工程、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)工作及時(shí)通知學(xué)院教師及科研人員，并協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)完成申報(bào)工作；及時(shí)將學(xué)校關(guān)于科研工程的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)項(xiàng)通知告知工程負(fù)責(zé)人，催促并檢查工程完成情況；協(xié)助學(xué)院申辦各類學(xué)術(shù)講座、發(fā)展各類學(xué)術(shù)交流活動(dòng)；負(fù)責(zé)科研成果的申報(bào)、登記、收集、整理，建立學(xué)院科研檔案，做好檔案資料管理工作；通知并協(xié)助教師、科研人員完成年度科研登記工作；協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好年度科研工作總結(jié)、年鑒，制定年度科研工作方案；認(rèn)真、及時(shí)完成學(xué)?？蒲刑幖皩W(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的其他科研管理工作等。科研秘書的工作具有下列特點(diǎn)：

〔一〕專業(yè)性強(qiáng)

科研工程種類繁多，根據(jù)工程來源不同，可以分為國家級(jí)工程、省部級(jí)工程、校級(jí)工程等；根據(jù)工程的進(jìn)度不同，可以分為申報(bào)、中期、變更、結(jié)項(xiàng)等。不同的科研工程，其科研內(nèi)容和性質(zhì)各異，相關(guān)的政策及規(guī)定也不同，因此，科研秘書的工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，雖然科研秘書并不具體參與科研工程，但必須熟悉國家關(guān)于科研的相關(guān)方針政策和導(dǎo)向，領(lǐng)會(huì)各級(jí)各類科研文件精神，掌握科研信息動(dòng)態(tài)，通讀相關(guān)法律和法規(guī)，這樣才能及時(shí)傳達(dá)給學(xué)院教師和科研人員，確?？蒲泄こ躺陥?bào)、結(jié)項(xiàng)等工作的順利完成。

〔二〕內(nèi)容繁雜

科研秘書的主要任務(wù)是協(xié)助科研人員申報(bào)各類科研工程，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展各類學(xué)術(shù)交流，波及的工作內(nèi)容繁雜，包括工程〔申報(bào)、跟蹤進(jìn)度、中期檢查、結(jié)項(xiàng)監(jiān)督等〕、學(xué)術(shù)交流〔聯(lián)絡(luò)、申辦、宣傳等〕、科研成果〔申報(bào)、登記、收集、整理、歸檔等〕，撰寫科研工作相關(guān)文件等，僅就科研工程一項(xiàng)內(nèi)容來講，因不同人員申報(bào)不同的科研工程，需采取的科研管理辦法不同，過程也不同，可見科研秘書工作的復(fù)雜性。

〔三〕保密性

科研秘書因參與教師、科研人員的科研工程申報(bào)，進(jìn)行科研成果的收集和整理，經(jīng)常接觸大量的內(nèi)部信息和文件，對(duì)于波及專利等具有秘密性的科研成果，科研秘書必須做到嚴(yán)守保密，守口如瓶，要有絕對(duì)的職業(yè)操守。

〔四〕重復(fù)性

科研秘書的很多日常工作具有重復(fù)性，比方為了向教師及時(shí)傳達(dá)科研信息，必須經(jīng)常留意、查看學(xué)校發(fā)布的各類通知，一有信息，立即以最快捷的方式通知教師；又比方每年需撰寫科研工作總結(jié)和方案等。因此，作為科研秘書，除了細(xì)致、認(rèn)真地面對(duì)繁雜的工作外，耐心也尤為重要。

二、科研秘書的地位和作用

教師是高?？蒲械闹髁?，有別于專業(yè)的科研單位，高校教師根據(jù)所屬專業(yè)、學(xué)科不同，分布于不同的二級(jí)學(xué)院，具有一定的分散性，因此，除了有學(xué)校專設(shè)的科研處對(duì)之進(jìn)行科研管理外，還需要二級(jí)學(xué)院科研秘書參與其中，進(jìn)行紐帶式協(xié)調(diào)管理。由于二級(jí)學(xué)院科研秘書是在這種特殊情況下設(shè)立的，因此，其工作具有一定的特殊性，是學(xué)?？蒲刑幣c學(xué)院和教師、科研人員之間進(jìn)行溝通的重要橋梁，在科研聯(lián)絡(luò)和管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，是科研管理隊(duì)伍中不可或缺且不容無視的重要崗位。科研秘書在科研管理工作中發(fā)揮下列作用：

〔一〕輔助作用

這是科研秘書的首要角色和職能設(shè)定的依據(jù)，也是科研秘書工作的核心[2]。由于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)大多身兼數(shù)職，不可能每項(xiàng)工作都能周全，因此需要科研秘書從中協(xié)助完成?？蒲忻貢⒎侵苯庸芾碚?，不享有決策權(quán)，僅是領(lǐng)導(dǎo)的顧問和助手，其為學(xué)院提供輔助管理，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)安頓，輔助做好科研管理的具體事務(wù)，確?？蒲泄芾砉ぷ黜樌l(fā)展。

〔二〕組織和協(xié)調(diào)作用

對(duì)于學(xué)?？蒲刑?，科研秘書負(fù)責(zé)將其發(fā)布的各類科研信息、政策和通知下達(dá)給科研人員；對(duì)于科研人員，科研秘書負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)發(fā)展各類科研工程的申報(bào)，并上報(bào)材料給學(xué)?？蒲刑??？梢哉f，在科研管理工作整個(gè)運(yùn)行過程中，科研秘書起到了上傳下達(dá)的作用，是各方關(guān)系的代言人和信息傳遞者，是組織和協(xié)調(diào)各方關(guān)系的重要紐帶。

〔三〕效勞作用

科研秘書是高?？蒲泄芾淼幕鶎訊徫唬咝＝處熓强蒲械囊痪€力量，兩者之間的業(yè)務(wù)往來構(gòu)成了高校科研管理工作中最根底的關(guān)系?？蒲忻貢闹饕蝿?wù)是為教師提供科研效勞，及時(shí)傳遞科研信息，積極協(xié)助申報(bào)科研工程、獎(jiǎng)項(xiàng)，做好工程結(jié)項(xiàng)、資料提交工作，幫忙教師正確解讀并掌握科研政策等，確保教師能順利發(fā)展科研工作，從而增加學(xué)?？蒲挟a(chǎn)量。

三、科研秘書隊(duì)伍普遍存在的問題

長期以來，高校沒有認(rèn)識(shí)到科研秘書工作的重要性。在傳統(tǒng)思想的作用下，人們普遍認(rèn)為科研秘書從事的工作較為簡單，只需上傳下達(dá)，按部就班就行。由于不足對(duì)科研秘書工作性質(zhì)的正確認(rèn)識(shí)和對(duì)其的含糊定位，科研秘書的重要性被無視，導(dǎo)致目前高校二級(jí)學(xué)院科研秘書隊(duì)伍普遍存在著諸多問題。〔一〕工作不積極，隊(duì)伍不穩(wěn)定

由于高校對(duì)科研秘書工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)和定位，使得該崗位不受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，雖根本上每個(gè)學(xué)院設(shè)有科研秘書崗位，但多數(shù)是由其他秘書兼任?？蒲忻貢鵁o論從地位、薪資，還是職稱評(píng)定、晉升空間、獎(jiǎng)勵(lì)等方面，都得不到學(xué)校應(yīng)有的重視和支持，沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度來管理和保障。

科研秘書工作看似簡單，實(shí)那么復(fù)雜煩瑣，且工作量較大，因此，學(xué)校的不重視使得他們牢騷滿腹卻又無可奈何，容易對(duì)前途逐漸失去信心，工作的積極性嚴(yán)重受挫，長此以往，不但科研管理工作不能順利完成，人員的頻繁調(diào)動(dòng)更會(huì)導(dǎo)致科研秘書隊(duì)伍的不穩(wěn)定。而對(duì)于身兼數(shù)職的秘書來說，科研秘書本為兼職，自當(dāng)首選完本錢職工作，再加上科研秘書工作量大，即使有心做好，往往也是心有余而力缺乏。這些問題必然導(dǎo)致科研秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，科研管理工作脫節(jié)，高校科研管理工作無法順利發(fā)展。因此，高校有必要正確認(rèn)識(shí)科研秘書工作，并對(duì)其地位給予肯定和重視。

〔二〕不足專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

目前高校二級(jí)學(xué)院科研秘書普遍擁有研究生學(xué)歷，雖然提升了管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，但由于科研秘書工作具有專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，僅憑學(xué)歷資質(zhì)仍不能較好地勝任該崗位。新上崗的科研秘書不足專門、系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，短少專業(yè)的科研管理知識(shí)和技能，不了解和掌握科研秘書工作的性質(zhì)、運(yùn)行過程和管理辦法，即使長期工作后擁有相當(dāng)經(jīng)驗(yàn)，也僅是以經(jīng)驗(yàn)型管理為主，遇到超出經(jīng)驗(yàn)范圍外的事件仍復(fù)為新手，從而嚴(yán)重降低了科研管理工作的效率。

〔三〕隊(duì)伍整體素質(zhì)不高

由于科研秘書工作專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，一名合格的科研秘書必須具備良好的個(gè)人素質(zhì)和較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。但因高校普遍對(duì)科研秘書不夠重視，從事科研秘書工作的人員多為兼職，且所學(xué)專業(yè)各異，導(dǎo)致了科研秘書的管理水平和業(yè)務(wù)能力參差不齊。再加上科研秘書人員頻繁更換，兼職秘書沒有更多時(shí)間和精力進(jìn)行科研管理方面的學(xué)習(xí)和深造，科研秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)難以提高，從而導(dǎo)致了學(xué)?？蒲泄芾硭酵磺啊?/p>

〔四〕隊(duì)伍管理存在制度缺失

目前高校在科研隊(duì)伍方面的制度并不完善，大多高校短少統(tǒng)一的適用于科研秘書的管理方法，包括聘用條件、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲等，有些甚至無章可循，很難對(duì)科研秘書進(jìn)行有效管理，妨礙科研管理水平的提升，而科研秘書的自身利益也難以得到保障，從而導(dǎo)致科研秘書短少工作熱情，崗位人員流動(dòng)頻繁。

四、加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍建設(shè)的意見和倡議

從上文分析，不可否定，高校二級(jí)學(xué)院科研秘書業(yè)務(wù)能力和管理水平將對(duì)學(xué)校整體科研管理水平和科研成果的多少產(chǎn)生不可無視的影響，因此，面對(duì)目前高?？蒲忻貢?duì)伍普遍存在的問題，如何加強(qiáng)科研秘書管理水平，提升高?？蒲忻貢?duì)伍素質(zhì)值得探討。

〔一〕重視并確立地位，增加隊(duì)伍的穩(wěn)定性

要想建立一支精干的科研管理隊(duì)伍，首先應(yīng)對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確定位，學(xué)校及二級(jí)學(xué)院應(yīng)認(rèn)可并強(qiáng)化科研秘書在工作中的地位和作用，給予其充沛的支持和重視，同時(shí)考慮到兼職的種種弊端，應(yīng)設(shè)立專崗專職，發(fā)明良好的工作氣氛，從而提高科研秘書工作的積極性，增加科研秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性，保障科研管理工作的系統(tǒng)性和連貫性。

〔二〕建立培訓(xùn)制度，提高業(yè)務(wù)能力和水平

要想建立一支精干的科研管理隊(duì)伍，學(xué)校應(yīng)制定相關(guān)的培訓(xùn)制度，使其擁有熟練的業(yè)務(wù)能力和管理水平。學(xué)校可以定期舉辦科研管理崗位專題培訓(xùn)，提供出國深造、進(jìn)修學(xué)習(xí)時(shí)機(jī)，組織科研秘書加入科研管理類的國內(nèi)外大小研討會(huì)，發(fā)明校際、院際間科研秘書崗位工作交流時(shí)機(jī)，通過專業(yè)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和交流，提高其工作能力和業(yè)務(wù)水平。

此外，隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，科研秘書還需及時(shí)掌握現(xiàn)代化的信息處理伎倆進(jìn)行現(xiàn)代化科研管理，比方利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)獲取、收集、發(fā)布、傳遞信息，科研工程進(jìn)度實(shí)時(shí)跟蹤，科研檔案電子化管理等，這些都需要學(xué)校定期進(jìn)行專題培訓(xùn)，以使其能與時(shí)俱進(jìn)，跟上并適應(yīng)崗位新要求，從而有效促進(jìn)學(xué)校整體科研管理水平，推動(dòng)科研成果產(chǎn)量的提升。

〔三〕加強(qiáng)自身建設(shè)，培養(yǎng)和提高個(gè)人素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)激勵(lì)科研秘書利用業(yè)余時(shí)間，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技能。上文已提到，科研秘書的工作專業(yè)性較強(qiáng)，必須熟悉并領(lǐng)會(huì)國家有關(guān)科研方面的方針和政策、法律法規(guī)，此外，還需熟悉學(xué)院教師的專業(yè)領(lǐng)域和研究方向，除了學(xué)校針對(duì)性的輔導(dǎo)培訓(xùn)外，還需其本人擁有積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，自覺消化并領(lǐng)會(huì)相關(guān)文件和精神，及時(shí)關(guān)注相關(guān)信息和動(dòng)態(tài)，不斷適應(yīng)并總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。

同時(shí)，科研秘書還需注重自身素質(zhì)的培養(yǎng)。面對(duì)工作內(nèi)容繁雜，重復(fù)性高，具有保密性的特點(diǎn)，科研秘書必須具備良好的個(gè)人素質(zhì)，才能細(xì)致、耐心、認(rèn)真、負(fù)責(zé)任地完成每一項(xiàng)任務(wù)。在科研管理過程中，科研秘書是聯(lián)系各方關(guān)系的重要紐帶，要同各個(gè)部門建立穩(wěn)定和諧的工作關(guān)系，需要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)及人際交往能力。學(xué)校在招聘、管理科研秘書隊(duì)伍等環(huán)節(jié)，都需注重開掘和培養(yǎng)其個(gè)人綜合素質(zhì)，激勵(lì)其不斷提高自身素質(zhì)，以具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和水平。

〔四〕加強(qiáng)科研秘書隊(duì)伍的制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)制度化和標(biāo)準(zhǔn)化

學(xué)校應(yīng)健全科研管理隊(duì)伍制度，出臺(tái)相應(yīng)的科研秘書工作管理方法，明確崗位職責(zé)，建立有效鼓勵(lì)機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)科研秘書工作的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而有效提升學(xué)校整體科研管理水平。主要可波及下列幾方面：

1.聘用：結(jié)合科研秘書工作的特點(diǎn)，注重從學(xué)歷、專業(yè)背景、工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力等方面考慮，進(jìn)行人員選聘，以建立隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理，根底素質(zhì)過硬的隊(duì)伍。此外，還可以以人才引進(jìn)的方式，將擁有豐盛科研管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才充實(shí)到隊(duì)伍中來，提升科研秘書隊(duì)伍的整體管理水平。

2.考核：考核規(guī)范應(yīng)區(qū)別于一般的行政人員考核，應(yīng)從專業(yè)化科研管理的角度進(jìn)行考核。如從工程管理能力、信息技術(shù)能力、科研檔案管理能力等方面予以標(biāo)準(zhǔn)。[3]考核結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格。

3.獎(jiǎng)懲：結(jié)合年度考核結(jié)果、工作表現(xiàn)對(duì)科研秘書進(jìn)行一定的獎(jiǎng)懲。對(duì)具有創(chuàng)新意識(shí)，積極進(jìn)取，在工作中表現(xiàn)突出的科研秘書，學(xué)校應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱評(píng)定、課題申報(bào)時(shí)給予適當(dāng)傾斜，對(duì)于出現(xiàn)工作失誤和不能按時(shí)完成工作的