會議管理的學(xué)習(xí)教案

會議管理的學(xué)習(xí)教案第1頁/共90頁第一節(jié)會議概述

一、會議的起源與發(fā)展二、會議的含義三、會議的性質(zhì)四、會議的作用五、會議的分類第2頁/共90頁第一節(jié)會議概述一、會議的起源與發(fā)展（一）會議的起源隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，人類進(jìn)入氏族社會，會議產(chǎn)生。氏族處理公共事務(wù)的機(jī)關(guān)是氏族議事會，部落和部落聯(lián)盟也有相應(yīng)的議事會。有關(guān)氏族共同利益的重大事務(wù)，均由氏族（或部落）全體人員參加的議事會來解決。恩格斯在《家庭、私有制和國家的起源》中論述：“氏族有議事會，它是氏族的一切成年男女享有平等表決權(quán)的民主集會。這種議事會選舉、撤換酋長和軍事首領(lǐng)，以及其余的信仰守護(hù)人；它作為被殺害的氏族成員接受贖金或?qū)嵭蟹N族復(fù)仇的決定。它收養(yǎng)外人加入氏族。”第3頁/共90頁第一節(jié)會議概述（二）會議的發(fā)展：奴隸社會和封建社會：實(shí)行專職獨(dú)裁，會議很少,沒有形成例行的會議制度。資本主義社會：隨著生產(chǎn)力的發(fā)展，為適應(yīng)資本家組織、管理生產(chǎn)、產(chǎn)品的經(jīng)營流通和利潤分配的需要，作為內(nèi)外聯(lián)系的基本方式會議就增多起來。上層建筑提出三權(quán)分立的國家制度，其議事機(jī)關(guān)——國會，行政機(jī)關(guān)——內(nèi)閣，都通過會議形式來管理公務(wù)活動。社會主義社會，無產(chǎn)階級民主的范圍更廣，程度更高，會議更多。會議是國際間溝通的基本方式：每年在聯(lián)合國舉行的會議達(dá)3800多次，在日內(nèi)瓦舉行的國際會議，達(dá)3萬多個(gè)，平均每天有80多個(gè)。第4頁/共90頁第一節(jié)會議概述

二、會議的涵義★定義：聚會、商議，把人們組織起來討論、研究問題的一種社會活動方式?！锖x:會議一詞有兩種含義，一是上述定義講的，指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，比如全國人民代表大會、黨委會、廠長辦公室等；二是指一種經(jīng)常商議并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，比如中國人民政治協(xié)商會議等。我們這里講的主要是指前一種。注意：一些沒有組織的聚合和議論，不能稱其為會議，只是一種自發(fā)的活動。有組織的討論也不一定大家都發(fā)言，才叫會議。如報(bào)告會。第5頁/共90頁★會議的八個(gè)要素：名稱；時(shí)間；地點(diǎn)；主持者；參加者；會議主題；方式方法；結(jié)果第6頁/共90頁“政協(xié)”第一屆全體會議

名稱：中國人民政治協(xié)商會議第一屆全體會議時(shí)間：１９４９年９月２１日地點(diǎn)：北京主持者：全國委員會常務(wù)委員會參加者：代表（含候補(bǔ)代表）共６６２人主題：共商建國方式方法：室內(nèi)集會結(jié)果：綱領(lǐng)、國旗國徽國歌首都、選舉政府等第7頁/共90頁第一節(jié)會議概述

★八個(gè)要素注意的問題同（案例）（1）會議名稱和會議主題不同（2）主持者和參加者不同，參加者有出席和列席的不同

(代表大會：正式代表、列席代表：有無發(fā)言權(quán)和表決權(quán))第8頁/共90頁案例：會議名稱和會議主題不同中國共產(chǎn)黨第十七次全國代表大會高舉中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀，繼續(xù)解放思想，堅(jiān)持改革開放，推動科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)社會和諧，為奪取全面建設(shè)小康社會新勝利而奮斗?！镆陨夏囊痪涫菚h名稱，哪一句是會議主題？

（返回）第9頁/共90頁三、會議的性質(zhì)

1、會議不是目的，而是工作方法。

“會癮”－－“馬雅可夫斯基”諷刺“開會迷”現(xiàn)象領(lǐng)導(dǎo)人：電視劇《我愛我家》，原沈陽市市長慕綏新

“恐會癥”－－與會者、聽眾

2、開會是領(lǐng)導(dǎo)方法的一種，而非全部會議是統(tǒng)一思想、明確和協(xié)調(diào)工作的重要方法會議對于一個(gè)組織不可避免，會議的作用也無以取代。據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者每周大約有3/7的時(shí)間在開會

3、開會是工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，而非全過程新聞媒體的會議報(bào)道，把開會當(dāng)作“政績”來宣傳

第10頁/共90頁四、會議的作用1、立法作用：全國和地方各級人民代表大會及其常務(wù)委員會，是全國和地方的權(quán)力機(jī)關(guān)，他們召開的會議可以指定法律和各種法規(guī)，選舉和決定國家和地方的領(lǐng)導(dǎo)人選。2、行政手段作用（決策與實(shí)施：市長辦公會）

從國務(wù)院到各級人民政府，各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位各自的企事業(yè)單位，都可以根據(jù)黨的方針、政策和國家的法律發(fā)令，在職責(zé)范圍內(nèi)決定某種事項(xiàng)，或責(zé)成所屬單位組織實(shí)施。3、上傳下達(dá)、部署任務(wù)的作用

(《圍城》)4、宣傳教育作用

報(bào)告會、動員會、表彰會、交流會，開學(xué)典禮5、理論研究作用－－研討會6、咨詢、紀(jì)念、儀式作用－－30周年校慶大會第11頁/共90頁四、會議的作用(續(xù))7、可以實(shí)現(xiàn)信息的多向即時(shí)傳遞：就是能在同一時(shí)刻能在很多人當(dāng)中傳遞信息，并且能得到及時(shí)的反饋，達(dá)到良好的溝通效果。

8、可以有效聚集集體的智慧和力量。

9、發(fā)揚(yáng)民主，密切干群關(guān)系。

10、統(tǒng)一思想，推動工作。

第12頁/共90頁四、會議的作用（續(xù)）★副作用（“國民黨的稅多，共產(chǎn)黨的會多”）1、時(shí)間浪費(fèi)：據(jù)蘇聯(lián)專家統(tǒng)計(jì)：他們的黨政領(lǐng)導(dǎo)和專家參與會議時(shí)間占全部工作時(shí)間的33％。我國干部也深受會海之苦，一級縣團(tuán)級干部，參會時(shí)間占1/3。2、經(jīng)濟(jì)浪費(fèi)：1983年，政府機(jī)關(guān)會議開支達(dá)3億3千萬，84年4億3千萬，全國一年的管理費(fèi)為280個(gè)億，直接會費(fèi)達(dá)70個(gè)億，相當(dāng)于全國職工一個(gè)月的收入。3與會者參會浪費(fèi)的時(shí)間、精力所能創(chuàng)造的財(cái)富，更難估量4、會議本身的治理還要開會——又要增加成本。會議成本計(jì)算公式：會議簡單成本=參加人數(shù)×小時(shí)×每小時(shí)平均創(chuàng)造價(jià)值+會議費(fèi)用（場地設(shè)備、材料禮品、交通食宿等等）X＝1000人*3小時(shí)*3次/周*15周*15元＝202.5萬元第13頁/共90頁五、會議的分類

1、按照會議規(guī)模劃分，8種：小型會議：少則三五人，多則幾十人，一般不會超過100人。如例行工作會議、座談會、辦公會、現(xiàn)場會

中型會議：人數(shù)在100至500人之間。如報(bào)告會、慶功會、經(jīng)驗(yàn)交流會

大型會議：人數(shù)在500人至數(shù)千人以上如大型慶典會、博覽會、交易會特大型會議：人數(shù)在數(shù)萬人以上例如節(jié)日集會、慶祝大會：焰火晚會，特大型工程的奠基、開工及竣工典禮等

2、按照會議內(nèi)容范圍劃分，5種：

綜合性會議、專業(yè)性會議、專題性會議、一事一議的會議、咨詢性會議第14頁/共90頁五、會議的分類（續(xù)）3、根據(jù)會議性質(zhì)劃分，2種p151決策性會議：它包括代表性會議，領(lǐng)導(dǎo)辦公會議非決策性會議：

日常工作會議、專業(yè)性會議，慶典性會議，總結(jié)交流會議，座談懇談性會議，洽談?wù)勁行詴h4、按照會議的形式劃分

工作會議、座談會議、懇談會、動員會、現(xiàn)場會、記者招待會、聽證會、聯(lián)席會議、董事會。第15頁/共90頁五、會議的分類（續(xù)）

5、按照時(shí)間劃分：定期、不定期會議

6、按照會議階段劃分：預(yù)備、正式會議。

7、按照開會媒介劃分：

電視會議、電話會議、計(jì)算機(jī)會議等

8、按照會議地域劃分：按會議地域劃分會議，如國際性會議、全國性會議、地方性會議等第16頁/共90頁第二節(jié)會議策劃一、會議策劃p154

1、策劃者的職責(zé)（要求）

2、會議策劃者的任務(wù)：

第17頁/共90頁第二節(jié)會議策劃二、會議計(jì)劃p1561、安排會議主題或議題2、確定會名、規(guī)模和規(guī)格，提出與會人員范圍或名單3、擬定會議時(shí)間與會期4、擬定會議議程與日程安排5、準(zhǔn)備會議文件6、落實(shí)后勤工作第18頁/共90頁第三節(jié)會議的組織一、會議的規(guī)則（自學(xué)）p160第19頁/共90頁第三節(jié)會議組織安排二、重大會議的組織安排1、會前準(zhǔn)備階段2、會議進(jìn)行階段3、會議結(jié)束階段第20頁/共90頁第三節(jié)會議的組織二、重大會議的組織安排1、會前準(zhǔn)備階段

(1)選定、安排議題

(2)成立會議領(lǐng)導(dǎo)班子（3）準(zhǔn)備會議文件報(bào)告（4）擬定會議議程、日程和程序（5）通知開會（6）行政事務(wù)準(zhǔn)備第21頁/共90頁第三節(jié)會議的組織二、重大會議的組織安排1、會前準(zhǔn)備階段(1)選定、安排議題:會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議由會議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出，有的由下級機(jī)關(guān)或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備會議（秘書收集篩選議題），交領(lǐng)導(dǎo)審查。第22頁/共90頁第三節(jié)會議的組織二、重大會議的組織安排1、會前準(zhǔn)備階段(2)成立會議工作班子（會議的組織機(jī)構(gòu)p161

）會務(wù)組:負(fù)責(zé)會議綜合性工作，會務(wù)組織，會場布置、會議接待，簽到，綜合協(xié)調(diào)等工作。秘書組：指定會議計(jì)劃，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄、簡報(bào)、會議通知，會議文書立卷歸檔。接待組宣傳組：負(fù)責(zé)會議的錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：會議經(jīng)費(fèi)統(tǒng)籌使用、收費(fèi)、付帳保衛(wèi)組禮品組：發(fā)放禮品組或接受禮品第23頁/共90頁第三節(jié)會議的組織1、會前準(zhǔn)備階段(3)準(zhǔn)備會議文件、報(bào)告p165★做好文件的印制或復(fù)制工作：

會議的程序性文件如會議議程與日程安排、選舉程序表決程序安排等；法律、法規(guī)、政策性等指導(dǎo)性文件；參考性文件如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料；會議管理性文件如會議通知、證件、作息安排表及會議須知等★認(rèn)真校對會議文件（案例）★做好文件的分發(fā)工作第24頁/共90頁改不得的錯(cuò)字：小秘書當(dāng)差心太實(shí)難識玄機(jī)

這天上午一上班，辦公室馬主任對小張秘書說：“朱局長今天下午要參加市委常委擴(kuò)大會，有一個(gè)發(fā)言，稿子我已經(jīng)寫好了，正在打印室里打印，待一會兒，你校對一下，校對好后直接交給朱局長。我上午要參加市里的一個(gè)會議……”說完，馬主任又不放心地叮囑道：“小張，你一定要按照我的原搞校對，不要亂改呵！”小張鄭重其事地說：“馬主任，不就是校對一份稿子嗎？你盡管放心去開會，保證誤不了事！”

馬主任走后不久，打字員就送來了打印好的草稿，讓小張校對。小張校對得很認(rèn)真，只要發(fā)現(xiàn)和原稿不一致的地方，哪怕是一個(gè)標(biāo)點(diǎn)，也馬上改正過來。突然，小張看見打印稿上有“造義很深”這四個(gè)字，看不明白是啥意思，再看馬主任的原稿，也是這樣寫的。小張想了想，估計(jì)“造義”該是“造詣”，馬主任是老機(jī)關(guān)，怎么會寫這樣的別字呢？他會不會是故意掂我的分量呢？這樣一想，小張禁不住打了個(gè)寒顫。接著，小張又發(fā)現(xiàn)了好幾處差錯(cuò)，比如“徘徊”寫成了“排懷”，“栩栩”寫成了“許許”，“嘔心瀝血”寫成了“偶心瀝血”等等，小張都一一改正過來，然后又送到打印室重新打印了一份，交給了朱局長。第25頁/共90頁改不得的錯(cuò)字：小秘書當(dāng)差心太實(shí)難識玄機(jī)（續(xù)）

下午快下班的時(shí)候，朱局長開完會回來，立刻打電話把馬主任叫到他的辦公室。不一會兒，馬主任怒氣沖沖地回來了，他沖著小張嚷著：“你上午把我的稿子改了？”小張有點(diǎn)摸不著頭腦：“我只是改了幾個(gè)錯(cuò)別字。”馬主任火冒八丈高：“幾個(gè)錯(cuò)別字？你倒說得輕巧！可是你知道嗎，朱局長經(jīng)常念白字，我那樣寫就是為了防止他念錯(cuò)。你倒好，全改過來了！你知道今天下午朱局長在市委常委大會上都念了些啥？他將‘徘徊不前’念成‘非回不前’，將‘嘔心瀝血’念成‘區(qū)心瀝血’，將‘造詣很深’念成‘造旨很深’，市委一位黨委當(dāng)時(shí)就插話說，還‘造紙’呢，我看你也不要當(dāng)局長了，去造紙廠得啦！”小張一聽，臉都嚇白了：“我哪……哪知道這些內(nèi)情呢……”

三天后，小張被“發(fā)配”到了原來的基層單位。第26頁/共90頁1、會前準(zhǔn)備階段(4)擬定會議議程、日程和程序

“議程”，研究事項(xiàng)，如報(bào)告、選舉p158“日程”，日期和時(shí)間安排，表格方式p158“程序”，項(xiàng)目先后或依次安排：宣布會議開始、奏國歌、領(lǐng)導(dǎo)講話次序等第三節(jié)會議的組織第27頁/共90頁二、重大會議的組織安排1、會前準(zhǔn)備階段(5)通知開會：p162名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、對象、內(nèi)容和要求書面通知、電話通知（接通知人、時(shí)間）、口頭通知、上門邀請(6)行政事務(wù)準(zhǔn)備：會議用品、會場、主席臺、證件、報(bào)到、預(yù)演第28頁/共90頁會議用品準(zhǔn)備：p1661、會議的必須用品：文具用品，紙、筆、本；桌椅，臺布；茶具；設(shè)備如擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備2、會議特殊用品。根據(jù)不同類型的會議配備，不同類型的特殊用品。如選舉性會議要有投票箱，選票。表彰性會議；接待性會議；代表性會議和慶典性會議，專業(yè)性會議等3、會議用品準(zhǔn)備工作的要求：制定會議用品的準(zhǔn)備方案（列清單）；工作認(rèn)真對待，高度負(fù)責(zé)；會議用品經(jīng)濟(jì)實(shí)用。第29頁/共90頁會場的安排1、選定會場。主要考慮下列因素：p167一是會場大小適中二是會場地點(diǎn)適宜三是環(huán)境適合四是設(shè)備齊全五選擇有停車場的會議地點(diǎn)六會議場地租用的成本合理。2、布置會場。不同的會議有不同的布置形式。慶祝大會會場要求喜慶熱烈，彩色；追悼會會場要求莊重肅穆，黑白。第30頁/共90頁主席臺的安排會議主席臺座次的安排原則：左為上，右為下。（國際慣例正好相反：右為上，左為下）人數(shù)在單數(shù)與雙數(shù)時(shí)座位安排不同第31頁/共90頁主席臺的安排單數(shù)時(shí)：雙數(shù)時(shí)：第32頁/共90頁例：座位的重要性（加拿大）第33頁/共90頁制發(fā)會議證件★一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證等（校慶主要是貴賓證）；★另一類是工作證件，包括工作證、出入證、汽車證等。有些重要會議如人民代表大會，代表證件貼照片，加蓋鋼印，以防偽造。第34頁/共90頁負(fù)責(zé)會議報(bào)到、接待報(bào)到的主要作用是：會議秘書部門準(zhǔn)確掌握與會人員到會情況并組織會議。對于應(yīng)報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的要催促。報(bào)到完畢后，匯總情況，向會議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。安排好接待服務(wù)。第35頁/共90頁預(yù)演

如發(fā)獎儀式――禮儀小姐捧著東西不知給哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，或送錯(cuò)；授獎人與領(lǐng)獎人不一樣多，有時(shí)領(lǐng)獎人多，空手下臺；有時(shí)領(lǐng)獎人少，領(lǐng)導(dǎo)拿起來發(fā)不出去。東西給錯(cuò)――不要換，領(lǐng)回后臺再說。選舉：容易亂，投票要提前說明順序。投標(biāo)箱能不能投進(jìn)去、是否密封等。第36頁/共90頁案例1：一次重要的報(bào)告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢？案例2：一次重要的國際會議，十多個(gè)國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！敝?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。案例3：某校召開一次表彰大會，對全校七、八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當(dāng)領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎臺上竟亂糟糟，好似集貿(mào)市場。

第37頁/共90頁二、重大會議的組織安排2、會議進(jìn)行階段（1）會議簽到（2）入場（2）會場服務(wù)（3）會議記錄第38頁/共90頁二、重大會議的組織安排2、會議進(jìn)行階段

(1)會議簽到p172（簿時(shí)簽到，卡式簽到）（2）入場入場前：檢查會場。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。進(jìn)行代表資格審查，制止無關(guān)人員進(jìn)場（會議開始后）入場：引導(dǎo)就座、先后次序。入場后：核對人員，統(tǒng)計(jì)未到會者“沒來的請舉手！”第39頁/共90頁二、重大會議的組織安排2、會議進(jìn)行階段（3）會場服務(wù)會議禮品、分發(fā)文件等會務(wù)服務(wù)；水等后勤保障；燈光、音響、錄音、攝像等設(shè)備放國歌等設(shè)備使用。案例：準(zhǔn)備不好，放不出國歌，齊唱。內(nèi)外聯(lián)系傳遞信息，提醒領(lǐng)導(dǎo)（4）會議記錄，，編寫簡報(bào)。P172正式的會議記錄是會議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，必須準(zhǔn)確、完整、條理清楚。第40頁/共90頁

二、重大會議的組織安排3、會議結(jié)束階段（會后的善后管理工作）p177（1）會議文件立卷歸檔★會議文件的收集整理工作：會議文件大多屬于草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有秘密性（如十六大報(bào)告討論稿新聞只發(fā)要點(diǎn)摘錄）★會議議程及報(bào)告等文件，分組別門組成案卷。歸檔。（校慶專卷）匯編會議文件分兩種：一種是資料工作需要的匯編，這種匯編是將會議所有文件包括會議通知、會議名單和分組名單、會議須知、會議正式文件和參閱文件、會議簡報(bào)、會議發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊，以備查考。這種匯編要求文件要全。另一種是供學(xué)習(xí)用的匯編，是將會議正式的報(bào)告、主要講話等匯編，以供學(xué)習(xí)用，如《中國共產(chǎn)黨第十六次全國代表大會文件匯編》。（2）整理會議記錄，印發(fā)會議紀(jì)要、文件會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成的一種公文形式，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗(yàn)等的重要工具。第41頁/共90頁二、重大會議的組織安排3、會議結(jié)束階段（會后的善后管理工作）（3）安排與會人員返程p178（4）會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作（5）總結(jié)會議工作第42頁/共90頁練習(xí)題1、福僑區(qū)政府?dāng)M于五月中旬召開一次區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗(yàn)交流會，會期3天，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負(fù)責(zé)人參加，預(yù)計(jì)150人左右。請根據(jù)上述條件擬制一份會議預(yù)案。第43頁/共90頁(1)會議名稱：“福僑區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革經(jīng)驗(yàn)交流會”。(2)會議主題：總結(jié)交流鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)深化改革的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的發(fā)展。(3)會議時(shí)間和地點(diǎn)：5月11日至20日內(nèi)任選3天。地點(diǎn)在福僑區(qū)范圍內(nèi)任選。(4)會議規(guī)模：150人左右。(5)與會人員：各鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負(fù)責(zé)人參加。(6)會議議程和日程：第一天上午開大會，由區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)人作報(bào)告，下午分組討論；第二天全天進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，由指定的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)負(fù)責(zé)人大會發(fā)言；第三天上午組織參觀，下午召開總結(jié)表彰大會。(具體內(nèi)容自定)(7)成立會議機(jī)構(gòu)，由會議組、秘書組、、宣傳組、接待組、財(cái)務(wù)組保衛(wèi)組等組成。(8)與會人員的食宿安排，包括規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)?！?9)會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和開支辦法。（10）會議行政事務(wù)準(zhǔn)備。第44頁/共90頁會議文書一、會議文書的種類：七類會議文書是指會議指導(dǎo)思想、主題內(nèi)容、會議進(jìn)程等全部活動的反映與記錄，是指導(dǎo)會務(wù)活動、促進(jìn)會議進(jìn)程、完成會議任務(wù)，達(dá)到會議目的的重要工具。1、會議的指導(dǎo)性文書如上級有關(guān)指示和會議起因的文件等。2、會議的主題內(nèi)容文書：如開幕詞、主題報(bào)告、專題報(bào)告、大會發(fā)言、正式?jīng)Q議、閉幕詞等。3、會議的進(jìn)程文書：如會議議程表、日程安排表、會議記錄、會議簡報(bào)、選舉程序表、表決程序表第45頁/共90頁會議文書一、會議文書的種類：七類（續(xù)）4、會議參考文書如有關(guān)的調(diào)查報(bào)告、典型資料古今中外的有關(guān)參考文獻(xiàn)5、會議提案信訪文書，如代表提案、信訪文書6、反映會議的成果文書，如選舉結(jié)果、會議紀(jì)要、新聞公告、傳達(dá)文件、提綱、執(zhí)行計(jì)劃等7、會議管理文書，如會議通知、會議須知、議事規(guī)則、出席證件、保密制度和生活管理文書等第46頁/共90頁會議文書二、會議文書的撰寫1、會議通知p164案例會議通知要求以極其簡短的文字，寫明會議名稱和內(nèi)容、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、出席人以及對出席者的要求等。

第47頁/共90頁×××同志：茲定于1985年11月15日——19日在湖北武漢江漢大學(xué)召開全國高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會暨中國高等院校秘書學(xué)教學(xué)研究會第一次年會，請屆時(shí)參加。注意事項(xiàng)如下：（1）報(bào)到時(shí)間：1985年11月14日；研究會會長、副會長、秘書長、副秘書長于11月13日提前來漢，商討會議有關(guān)事項(xiàng)。（2）11月14日大會籌備處在武昌火車站、漢口火車站、長航17碼頭設(shè)有接待站；如乘坐飛機(jī)來漢者，請乘坐機(jī)場交通車至中國民航漢口售票處，此處同時(shí)設(shè)有接待站。提前或逾期來漢者，請乘坐××路公共汽車至終點(diǎn)站×××。（3）各校自編教材可提供樣本五冊以上，大會準(zhǔn)備進(jìn)行教材陳列、交流活動。（4）住宿、旅差費(fèi)用自理。（5）其他有關(guān)事項(xiàng)請參照江漢大學(xué)1985年9月13日《會議通知》。（6）大會籌備處通訊地址及電話：湖北武漢趙家條江漢大學(xué)中文秘書系聯(lián)系人：×××電話：027—×××××××

全國高等院校秘書學(xué)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會中國高等院校秘書書教學(xué)研究會第一次年會籌備會一九八五年十月十五日第48頁/共90頁會議文書的撰寫2、開幕詞和閉幕詞（1）開幕詞：旨在闡明會議的指導(dǎo)思想、宗旨、重要意義，向與會者提出開好會議的中心任務(wù)和要求，對會議起著重要的指導(dǎo)作用。開幕詞的結(jié)構(gòu)由首部、正文和結(jié)束語三部分組成：――首部，包括標(biāo)題、時(shí)間、稱謂三項(xiàng)。標(biāo)題，一般由事由和文種構(gòu)成，如《中國共產(chǎn)黨第十二次全國人民代表大會開幕詞》；有的標(biāo)題由致詞人、事由和文種構(gòu)成，其形式是《×××同志在××××?xí)系拈_幕詞》；有的采用復(fù)式標(biāo)題，主標(biāo)題揭示會議的宗旨、中心內(nèi)容，副標(biāo)題與前兩種標(biāo)題的構(gòu)成形式相同，如《我們的文學(xué)應(yīng)該站在世界的前列——中國作家協(xié)會第四次會員代表大會開幕詞》；也有的只寫文種《開幕詞》。時(shí)間，標(biāo)題之下，用括號注明會議開幕的年、月、日期。稱謂，一般根據(jù)會議的性質(zhì)及與會者的身份確定稱謂，如“同志們”、“各位代表、各位來賓”、“運(yùn)動員同志們”等。第49頁/共90頁開幕詞撰寫（續(xù)）――正文，包括開頭，主體兩部分：開頭部分，一般開門見山地宣布會議開幕。也可以對會議的規(guī)模及與會者的身份等作簡要介紹，如“參加這次大會的代表有×××人，其中有來自……”，并對會議的召開及對與會人員表示祝賀。需要說明的是，開頭部分即使只有一句話，也要單獨(dú)列為一個(gè)自然段，將其與主體部分分開。主體部分，是開幕詞的核心部分。通常包括三項(xiàng)內(nèi)容：一是闡明會議的意義，通過對以往工作情況的概括總結(jié)，和對當(dāng)前形勢的分析，說明會議是在什么形勢下，為了解決什么問題和達(dá)到什么目的召開的；二是闡明會議的指導(dǎo)思想，提出大會任務(wù)，說明會議主要議程和安排；三是為保證會議順利舉行，向與會者提出會議的要求。――結(jié)束語，要簡短、有力，并要有號召性和鼓動性。寫法上常以“同志們，讓我們――”呼告語領(lǐng)起一段，用“預(yù)祝大會圓滿成功”。閉幕詞分三部分：總結(jié)會議成果，提出希望號召，宣布會議閉幕。

第50頁/共90頁會議文書3、會議報(bào)告

會議報(bào)告是會議主席向全體與會者所做的中心講話。簡短生動，一般不超過1小時(shí)。站著講口語化處理：如公文層次不宜多：一、（一）1、（1）第51頁/共90頁漫畫會議報(bào)告的層次：1×2×3×4×5×6×7×8＝40320（個(gè)）小意思第52頁/共90頁4、會議記錄會議記錄是一種實(shí)用文體，是會議情況的真實(shí)反映。――會議記錄的格式。會議組織情況：要寫明會議名稱（記錄的標(biāo)題，含屆數(shù)或次數(shù)），下面依次是：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、缺席人（包括缺席原因）、列席人、主持人、記錄人等。會議內(nèi)容：按會議進(jìn)行的實(shí)際程序記錄：議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等。結(jié)尾標(biāo)“散會”。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）第53頁/共90頁會議記錄院長辦公會議時(shí)間：1998年9月1日地點(diǎn)：第1會議室出席人：************缺席人：***（出差）列席人：******主持人：***記錄：***內(nèi)容：第54頁/共90頁內(nèi)容：一、主持人講話：今天主要討論一下***工作的問題。二、發(fā)言：***：***：主持人總結(jié)：各部門都同意*****，*******。散會。主持人：（簽名）記錄人：（簽名）第55頁/共90頁――會議記錄的要求：準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

――記錄使用的工具（錄音機(jī)）要采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用檔案書寫許可的筆。會議記錄有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。第56頁/共90頁會議記錄的技巧一快，即書寫快，記得快。二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。不重要的可以記大意或要點(diǎn)。照稿子講的可以注明題目，不記內(nèi)容。三省，如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"；有的句子，后半部分畫一曲線代替；省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字WTO；三可用漢語拼音代替生詞難字，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。第57頁/共90頁會議文書5、會議簡報(bào)p175

會議簡報(bào)是會議期間反映會議情況的簡報(bào)，它是一種臨時(shí)性的簡報(bào)，內(nèi)容包括會議中的情況、發(fā)言及會議決定等。規(guī)模較大、時(shí)間較長的會議常要編發(fā)多期簡報(bào)，以起到及時(shí)交流情況，推動會議的作用。小型會議一般是一會一期簡報(bào)，常常在會議結(jié)束后，寫一期較全面的總結(jié)性的情況反映。第58頁/共90頁會議文書6、會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。不寫討論過程。會議議定事項(xiàng)是本單位、本地區(qū)、本系統(tǒng)開展工作的依據(jù)，帶有決議決定性質(zhì)。有的會議紀(jì)要的精神也可供別的單位、別的系統(tǒng)參考，交流情況。寫法開頭與會議記錄相同，下面分情況簡述和議定事項(xiàng)兩部分。

第59頁/共90頁××縣人民政府第六次常務(wù)會議紀(jì)要時(shí)間：××××年×月×日地點(diǎn)：縣政府常務(wù)會議室出席：×××、××、××、×××缺席：×××（出差）列席：×××、×××、×××主持：×××記錄：×××?xí)h討論了、、。會議研究決定：一、會議原則同意縣民政局關(guān)于民政事業(yè)費(fèi)管理使用辦法的修訂意見。二、關(guān)于召開全市經(jīng)濟(jì)工作會議問題，由***副市長組織籌備。（××縣人民政府辦公室整理）主題詞：民政經(jīng)濟(jì)會議紀(jì)要送：發(fā)：共印60份第60頁/共90頁第四節(jié)會議的協(xié)調(diào)一、會議協(xié)調(diào)：1、會議協(xié)調(diào)的含義：會議組織者受上級領(lǐng)導(dǎo)的委托，通過各種方式和手段妥善地協(xié)調(diào)、處理各種關(guān)系、矛盾和糾紛，其目的是保證會議的順利召開，進(jìn)行和圓滿結(jié)束，它是會議組織管理的重要手段，其實(shí)質(zhì)是統(tǒng)一認(rèn)識，調(diào)整關(guān)系，解決矛盾，協(xié)調(diào)行動。2、做好協(xié)調(diào)工作，必須建立一套有效的指揮調(diào)度體系，明確崗位責(zé)任。第61頁/共90頁第四節(jié)會議的協(xié)調(diào)二、會議協(xié)調(diào)的要求1、提高會議組織人員的素質(zhì)和效率。2、注重調(diào)查研究，廣泛收集信息。3、爭取領(lǐng)導(dǎo)通知的理解、信任和支持。4、充分發(fā)揮各相關(guān)部門的作用。5、顧全大局，求同存異，協(xié)調(diào)一致。6、建立良好的人際關(guān)系。7、善于將靈活性與原則性結(jié)合起來。8、遇到問題，耐心細(xì)致，沉著冷靜，穩(wěn)重行事。9、注意留有余地。10．協(xié)調(diào)之后注意及時(shí)抓緊落實(shí)。第62頁/共90頁第四節(jié)會議的協(xié)調(diào)三、會務(wù)協(xié)調(diào)的內(nèi)容1、會議時(shí)間的安排與協(xié)調(diào)2、會議地點(diǎn)的安排與協(xié)調(diào)3、與會人員的安排與協(xié)調(diào)4關(guān)于議題的安排與協(xié)調(diào)5、與外部交通、供電、供水、供水商業(yè)等部門的協(xié)調(diào)

第63頁/共90頁第五節(jié)會議的控制會議控制三個(gè)要求：★嚴(yán)格控制會議★不斷改進(jìn)會風(fēng)★提高會議效率第64頁/共90頁第五節(jié)會議的控制★嚴(yán)格控制會議

破除“三個(gè)觀念”

“唯行文辦會是正宗”、“向上攀”、“明哲保身”

建立“兩個(gè)制度”

――完善會議制度（審批、審查、控制制度）能不開的不開，能不來的不來，能合并的合并。――完善崗位責(zé)任制分工明確，不需開會討論。

第65頁/共90頁★不斷改進(jìn)會風(fēng)假公濟(jì)私

――今天張家界，明天北戴河：自掏腰包，無利可圖。形式主義：

――開會只為單位作秀、領(lǐng)導(dǎo)坐臺、發(fā)言作戲。所以領(lǐng)導(dǎo)講話、秘書忙活――連小孩也知道。第66頁/共90頁★不斷改進(jìn)會風(fēng)（案例）

老師出了個(gè)題目，"假如我是個(gè)百萬富翁"，讓學(xué)生寫作文。同學(xué)們陷入了美好的幻想之中，惟獨(dú)約翰坐著不動。老師："你干嗎不寫作文？"約翰得意地說："百萬富翁用不著寫什么作文，有秘書呀。"第67頁/共90頁★提高會議效率治長――站著開、簡化程序、不搞形式治散――限定“催眠式”發(fā)言、書面代言治舊――采取新技術(shù)手段（電視、電話會議，網(wǎng)絡(luò)會議）關(guān)鍵：主持會議的領(lǐng)導(dǎo)第68頁/共90頁第五節(jié)會議的控制會議控制的具體內(nèi)容：一、會議的進(jìn)程控制二、會議的數(shù)量控制三、會議的質(zhì)量控制四、會議的成本控制五、會議的時(shí)間控制第69頁/共90頁第五節(jié)會議的控制一、會議的進(jìn)程控制p1811、會議主持人對會場的控制2、采取有效的手段控制會議的氣氛3、輔助引導(dǎo)會議的進(jìn)程，促使會議決議的有效形成第70頁/共90頁第五節(jié)會議的控制二、會議數(shù)量的控制p1831、會海的成因(1)領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)不高（2）官僚主義做崇（3）組織結(jié)構(gòu)不合理（4）會議質(zhì)量低，效率不高。（5）會風(fēng)不正第71頁/共90頁2、控制會議數(shù)量的主要方法措施p184（1）提高各級領(lǐng)導(dǎo)的素質(zhì)，提高領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)水平（2）合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利，避免或減少職能的交叉重復(fù)（3）建立并嚴(yán)格實(shí)施會議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度（4）建立會議協(xié)調(diào)安排機(jī)制（5）全面控制會議質(zhì)量，提高會議效果，避免減少連鎖會議（6）加強(qiáng)會議成本控制，嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律（7）對例行會議做定期檢查分析第72頁/共90頁第五節(jié)會議的控制三、會議質(zhì)量控制（1）注意會議內(nèi)容與其所占時(shí)間的比率（2）注意會議人員的構(gòu)成（3）嚴(yán)格控制參加會議的人數(shù)（4）不開可開不開的會（5）做好充分的會前準(zhǔn)備（6）會議不要安排重復(fù)性發(fā)言（7）會議發(fā)言應(yīng)簡潔（8）會議參加者必須與會議直接有關(guān)（9）充分利用現(xiàn)代化的手段和靈活多樣的方式第73頁/共90頁第五節(jié)會議的控制四、會議的成本計(jì)算（1）

成本計(jì)算方法p187頁會議成本＝2XAXPXTA是與會者平均工資的3倍；P是參加人數(shù)；T是會議時(shí)間（2）

會議成本控制方法第74頁/共90頁五、會議時(shí)間控制（1）

第一階段：從會議開始到會議進(jìn)行到