淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題

淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及平安問題

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速開展，國(guó)家對(duì)檔案管理的要求越來越高，這就需要我們的檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)信息化，并且信息化管理伎倆越來越多的被我們?cè)诠ぷ髦惺褂茫谑?，?shù)字檔案和電子檔案等方面存在的平安隱患也就越來越多地?cái)[在我們面前。則如何才能讓信息化在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)充沛發(fā)揮出來，并且做好這項(xiàng)工作中存在的平安防備工作呢？這個(gè)問題需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷探索。

1檔案實(shí)施信息化管理的重要性

利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強(qiáng)了對(duì)檔案的保留，提高了檔案管理工作的效率。詳細(xì)分析其具體作用，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在下列幾個(gè)方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和效勞對(duì)象大大增加。實(shí)施信息化管理以后，利用數(shù)字信息進(jìn)行檔案管理，因?yàn)閿?shù)字信息使用的空間小，傳遞過程中不會(huì)受空間的限制，再利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊等科技伎倆的支持，用于存儲(chǔ)和管理數(shù)字信息的效勞器的數(shù)量會(huì)明顯增加，效勞對(duì)象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充沛延續(xù)了使用時(shí)間，能讓檔案信息全天候?yàn)橛脩粜?，并且通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索更加方便快捷，為每個(gè)用戶提供其個(gè)性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢(shì)更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復(fù)往返檔案室進(jìn)行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時(shí)間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2利用信息化進(jìn)行檔案管理的工作中存在的平安隱患問題

2.1實(shí)施信息化進(jìn)行管理的過程存在平安威脅

檔案采用信息化的管理伎倆進(jìn)行管理以后，實(shí)現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和網(wǎng)絡(luò)傳遞，這就為信息的平安帶來了很大的隱患，尤其是一些機(jī)密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，致使一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保留檔案信息的計(jì)算機(jī)都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺(tái)的一些因素，如果采取的處理辦法不妥，都容易導(dǎo)致電子信息檔案受到損失。

2.2檔案信息本身存在著一定的平安隱患

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案上邊都有領(lǐng)導(dǎo)的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實(shí)性，自從實(shí)施信息化進(jìn)行管理以后，這些電子數(shù)字檔案很容易被復(fù)制和修改，這些都會(huì)對(duì)檔案的合法性和真實(shí)性帶來不利影響，使檔案信息的平安面臨著很大的威脅。

2.3人為的操作失誤造成平安隱患

在電子信息進(jìn)行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，平安意識(shí)不足以及工作時(shí)的粗心大意，都會(huì)引起操作失誤，直接導(dǎo)致電子檔案信息遺漏和喪失；另外，由于操作過程中的失誤，對(duì)操作口令的選擇不足謹(jǐn)慎認(rèn)真，或者與別人“共享〞自己檔案信息的賬號(hào)和密碼，這些行為都會(huì)直接影響電子檔案信息的平安，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3采用有效措施解決對(duì)檔案實(shí)施信息化管理過程中存在的平安隱患

電子檔案的產(chǎn)生對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響是巨大的，但其存在的平安隱患也不容無視。為了防止這些平安隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進(jìn)行改良。

3.1提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及平安意識(shí)

在對(duì)電子檔案的平安問題進(jìn)行解決時(shí)，首先應(yīng)注意的就是人為的因素，這也是最容易防備的一個(gè)方面。因此我們有關(guān)部門一定要注意對(duì)檔案管理的工作人員定期進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)檔案有關(guān)保密法規(guī)的學(xué)習(xí)，讓他們能時(shí)刻具有平安憂患意識(shí)，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。另外，要加強(qiáng)對(duì)這些工作人員的平安管理，進(jìn)一步完善平安管理方面的制度，對(duì)檔案管理人員有一個(gè)制約。同時(shí)，還要在這些管理部門經(jīng)常發(fā)展計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息化管理等方面的先進(jìn)的科技知識(shí)的培訓(xùn)，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并有效解《Q問題，機(jī)智的應(yīng)對(duì)檔案管理過程中遇到的平安威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案效勞素質(zhì)，保障檔案信息平安存在的一個(gè)重要伎倆。首先，我們應(yīng)該讓管理信息的有關(guān)程序更優(yōu)化，聘請(qǐng)專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的平安性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，防止系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能無視對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案是最根本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3采取專業(yè)的技術(shù)措施保障各環(huán)節(jié)的平安

專業(yè)的技術(shù)防備伎倆是保障電子檔案平安最直接、最有效的方式，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理過程中可采取的科技伎倆主要有下列幾種：

首先是對(duì)檔案信息采取加密技術(shù)。對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可翻開，顯示信息的內(nèi)容，這樣的信息相對(duì)來說不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實(shí)施簽署技術(shù)。這種技術(shù)主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術(shù)以后，不僅能證明文件的確出自作者之手，而且文件內(nèi)容也不容易被被人改動(dòng)。

第三，利用權(quán)限控制的技術(shù)。這種技術(shù)的應(yīng)用，可對(duì)訪問用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，只有通過驗(yàn)證以前方可訪問檔案信息，隨時(shí)禁止無關(guān)人員入讀。

第四，采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控技術(shù)。檔案管理工作人員對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)系統(tǒng)從進(jìn)和出雙方面進(jìn)行甄別和監(jiān)控，預(yù)防不法分子對(duì)檔案信息的訪問，同時(shí)也可預(yù)防檔案中機(jī)密信息的非法輸出，切實(shí)保障數(shù)據(jù)庫的平安。

綜上所述，當(dāng)前社會(huì)中，信息技術(shù)的