文件和檔案管理制度

PAGE72Q/YSG·G00-01－2001Ⅰ文件和檔案管理制度1、目的為加強(qiáng)公司文件、合同等重要資料的檔案管理工作，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作秩序，特制定本管理制度。2、適用范圍本管理制度適用于公司所有單位和部門。3、職責(zé)公司檔案由相關(guān)業(yè)務(wù)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。4、文件管理4.1公司綜合辦公室定期組織安全規(guī)章制度和操作規(guī)程的編制、評(píng)審與修訂。4.2各部門和車間督促本單位職工認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)程，遵章守紀(jì)、規(guī)程操作、杜絕違章。職工發(fā)現(xiàn)制度和規(guī)程與公司實(shí)際不符合的，及時(shí)以書面形式按流程向主管部門提出修訂建議。5、歸檔檔案范圍5.1政府機(jī)關(guān)、上級(jí)部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、建議、提示、命令、條例、規(guī)定、通知等資料。5.2公司對(duì)外的正式發(fā)文、與有關(guān)單位來(lái)往的文書、公司的請(qǐng)示及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)等。5.3內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)等。5.4與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等法律文書。5.5人員任命書等資料，以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。5.6重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議記錄等等。5.7其他反映經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件資料。5.78相關(guān)單位要對(duì)下列主要安全生產(chǎn)資料進(jìn)行檔案管理：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來(lái)施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。6、檔案歸檔形式及保存周期6.1歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批或無(wú)原件的重要文件不能歸檔的，可保存復(fù)印件。6.2以正式文件發(fā)出的文件、函件或請(qǐng)示，有關(guān)業(yè)務(wù)部門在收到有關(guān)部門的批復(fù)文件后，要及時(shí)進(jìn)行登記歸檔，確保文件申請(qǐng)與批復(fù)的連貫性，避免出現(xiàn)只有請(qǐng)示沒有批復(fù)的檔案文稿。6.3檔案資料管理人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及主要工作任務(wù)，按照檔案類別分類保管，方便查閱。6.4一般檔案保存周期為三年，設(shè)備技術(shù)檔案保存周期與設(shè)備使用周期同步，重要檔案（如建設(shè)項(xiàng)目的政府批復(fù)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）保存周期為長(zhǎng)期。7、檔案保管與借閱7.1檔案屬于辦公機(jī)密資料，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。7.2借閱檔案材料，須經(jīng)檔案管理所屬科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借，過(guò)期由檔案保管人員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并由檔案管理人員做好詳細(xì)登記。7.3調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印，不得拆卸、損污文件，歸還的檔案材料應(yīng)完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人的責(zé)任。7.4借出的檔案資料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)處理。8、附則8.1本管理制度