公文撰寫(xiě)與規(guī)范

公文撰寫(xiě)與規(guī)范21、公文的特點(diǎn)2、公文處理的要求3、行政公文的作用4、公文的文種選用5、公文的行文規(guī)則

概要10、鐵道部機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定9、常用文體的寫(xiě)法8、公文的版記7、公文的標(biāo)題6、法定行政公文的眉首第一節(jié)公文的特點(diǎn)法定性1實(shí)用性2規(guī)定性3群體性45指定性（一）在內(nèi)容上：

1.情況、材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確。2.符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定。3.觀點(diǎn)正確，提出的措施切實(shí)可行。（二）在形式上具有區(qū)別于其他文字載體的顯著特征：

1.文體是兼有敘事、議論、說(shuō)明特點(diǎn)的實(shí)用文體，不能虛構(gòu)、夸張，絕少抒情和描寫(xiě)。2.結(jié)構(gòu)形式具有特定的體例。3.具有規(guī)范的格式。4.文字表達(dá)符合語(yǔ)法規(guī)范。（三）運(yùn)行過(guò)程中有嚴(yán)格的行文規(guī)則和辦理要求。第一節(jié)公文的特點(diǎn)第二節(jié)公文處理的要求

公文處理的對(duì)象是公文，公文的性質(zhì)決定了公文處理工作必須保證公文的質(zhì)量，充分發(fā)揮公文的效力和作用，從而使各級(jí)黨政機(jī)關(guān)依法履行其職責(zé)。由于公文處理工作性質(zhì)如此重要，對(duì)其也就提出了嚴(yán)格要求。行文要少而精，注重效用。及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。這是對(duì)公文處理三位一體的全面要求。公文處理不安全，或損壞丟失，或失密泄密，都會(huì)造成損失。四、三、二、一、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用宣傳教育作用公務(wù)聯(lián)系作用依據(jù)憑證作用第三節(jié)行政公文的作用（一）公文分類(lèi)的意義：

1.有利于行政公文寫(xiě)作2.有利于行政公文的傳遞和處理（二）公文分類(lèi)的方法：1.根據(jù)行文方向分類(lèi)2.根據(jù)緩急程度分類(lèi)3.根據(jù)秘密等級(jí)分類(lèi)4.根據(jù)發(fā)布范圍分類(lèi)

5.根據(jù)作用分類(lèi)

6.根據(jù)來(lái)源分類(lèi)第四節(jié)公文的文種選用一、行文關(guān)系與行文方向：1.同一組織系統(tǒng)中的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系2.同一業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系

3.同一系統(tǒng)中的同級(jí)平行關(guān)系

4.非同一系統(tǒng)的不相隸屬關(guān)系由于工作關(guān)系不同，行文關(guān)系也就不同；行文關(guān)系不同，又決定了行文方向的不同。行文方向，即公文依據(jù)一定的行文關(guān)系，由發(fā)文機(jī)關(guān)向收文運(yùn)行的方向。機(jī)關(guān)之間的相互行文可以分為上行、下行與平行三個(gè)方向。第五節(jié)公文的行文規(guī)則上行，是上級(jí)機(jī)關(guān)把公文發(fā)送給下級(jí)機(jī)關(guān)；平行，就是同級(jí)機(jī)關(guān)之間或者不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互發(fā)送公文。沿著這三個(gè)方向運(yùn)行的文件也就被分別稱(chēng)為上行文、下行文、平行文。上述三個(gè)行文方向通常用在機(jī)關(guān)之間的相互行文，而發(fā)文機(jī)關(guān)以公開(kāi)發(fā)布的方式傳達(dá)需要社會(huì)各方一體周知的信息則被稱(chēng)為“泛行文”。在以上四種行文關(guān)系中，前兩種屬于上下級(jí)關(guān)系，可以使用上行文、下行文；第三種行文關(guān)系當(dāng)然應(yīng)使用平行文；第四種行文關(guān)系即不相隸屬關(guān)系，它不屬于上下級(jí)關(guān)系，不可以使用上行文與下行文，只能視同平行關(guān)系，使用平行文。第五節(jié)公文的行文規(guī)則

二、行文方式的種類(lèi)：1.逐級(jí)行文；2.多級(jí)行文；3.越級(jí)行文；4.直接行文。以上四種行文方式，前三種使用上行文和下行文，第四種使用平行文。發(fā)文機(jī)關(guān)在行文時(shí)，不僅應(yīng)明確行文關(guān)系、掌握行文方向，還應(yīng)根據(jù)工作需要正確選用行文方式。三、法定行政公文行文規(guī)則：1.確有必要才行文的原則2.正確確定行文關(guān)系的原則3.注意黨政分開(kāi)的原則4.正確選擇主送抄送機(jī)關(guān)的原則第五節(jié)公文的行文規(guī)則確定主送機(jī)關(guān)的原則（1）依照公文內(nèi)容涉及的部門(mén)及其職權(quán)范圍確定主送機(jī)關(guān)。凡屬主管部門(mén)職權(quán)范圍的具體事項(xiàng)，一律直接報(bào)送主管部門(mén)處理。（2）上行文通常只能確定一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭主送。（3）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上行文，必須根據(jù)公文內(nèi)容明確表明一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如果必要，可將另一上級(jí)機(jī)關(guān)列為抄送機(jī)關(guān)，不可兩者一并主送。第五節(jié)公文的行文規(guī)則確定抄送機(jī)關(guān)的原則（1）發(fā)文機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同事抄送給直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。（2）發(fā)文機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)示，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。（3）上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。（4）發(fā)文機(jī)關(guān)一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告，如遇特殊情況越級(jí)上行文，通常應(yīng)當(dāng)把文件抄送給被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。（5）文件內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其配合支持時(shí)，應(yīng)把其列為抄送機(jī)關(guān)；文件內(nèi)容要求主送機(jī)關(guān)主辦，同事要求相關(guān)機(jī)關(guān)依照辦理，相關(guān)機(jī)關(guān)也應(yīng)被列為抄送機(jī)關(guān)。（6）抄送機(jī)關(guān)的范圍要適當(dāng)，應(yīng)當(dāng)抄送的機(jī)關(guān)不可遺漏，凡與文件辦理無(wú)關(guān)的機(jī)關(guān)一律不予抄送。第五節(jié)公文的行文規(guī)則行文請(qǐng)示必須遵循以下原則：注意：請(qǐng)示只能用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文。

1.一文一事2.一個(gè)主送3.不報(bào)送個(gè)人4.不抄送下級(jí)5.報(bào)告不可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)6.協(xié)商之后再行請(qǐng)示7.同級(jí)之間不用請(qǐng)示第五節(jié)公文的行文規(guī)則

在法定行政公文的格式中，置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)（即寬度等同于版心156mm、粗為1mm的紅色粗實(shí)線(xiàn)，也稱(chēng)作橫隔線(xiàn)）以上的各個(gè)要素統(tǒng)統(tǒng)為眉首，也就是我們以往所說(shuō)的文頭。在這部分，公文格式共有公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人6個(gè)要素。第六節(jié)法定行政公文的眉首

一、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”常被稱(chēng)作版頭，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)）后加“文件”二字組成，置于公文首頁(yè)的上部。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的作用主要是表明公文的法定作者，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性、莊重性。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字體，使用字體莊重的小標(biāo)宋體字。第六節(jié)法定行政公文的眉首二、發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三部分組成，如“大西鐵綜〔2012〕12號(hào)”作為大西公司2012年第12號(hào)發(fā)文的文號(hào)，其中“大西鐵”是公司的代字，“綜”是部門(mén)代字。“2012”表示年份，“12號(hào)”是2012年的發(fā)文序號(hào)。構(gòu)成文號(hào)有三個(gè)要素：a.代字；b.年份；c.序號(hào)第六節(jié)法定行政公文的眉首三、秘密等級(jí)和保密期限

我國(guó)現(xiàn)行的公文的秘密等級(jí)分為三級(jí)，從高到低依次為：絕密、機(jī)密、秘密。

如果只標(biāo)注秘密等級(jí)，要用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)印在版心右上角第1行，兩字之間空1字的距離。絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二十年、秘密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定。

表明文件密級(jí)的同時(shí)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注保密期限。同事標(biāo)注這兩者，要用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)印在版心右上角第1行。秘密等級(jí)在前，兩字之內(nèi)不空字以免拉長(zhǎng)此行，其后標(biāo)注“★”，再標(biāo)印具體的保密期限，如“機(jī)密★三年”，“絕密★長(zhǎng)期”。第六節(jié)法定行政公文的眉首四、緊急程度

緊急程度也稱(chēng)“緩急程度”，是對(duì)公文送達(dá)和辦理上的時(shí)限要求。公文標(biāo)注緊急程度就與其他公文有所區(qū)別，能夠引起公文傳遞與處理人員的特別注意，從而保證急件優(yōu)先、避免延誤。因此，緊急公文必須標(biāo)注緊急程度。公文標(biāo)注緊急程度，要用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)印在首頁(yè)版心右上角第1行，兩字之間空1字的距離。第六節(jié)法定行政公文的眉首五、公文份數(shù)序號(hào)份數(shù)序號(hào)簡(jiǎn)稱(chēng)“份號(hào)”，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份文件時(shí)，每份文件的順序編號(hào)，也就是每份文件在總印數(shù)中的次序號(hào)。標(biāo)注份號(hào)，要使用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注在公文首頁(yè)版心左上角第1行。應(yīng)依據(jù)公文的份數(shù)來(lái)決定，但至少不能少于兩位，即“1”應(yīng)編為“01”，否則會(huì)使人以為是誤印上去的。份數(shù)序號(hào)與文件的印制份數(shù)有著內(nèi)在的制約關(guān)系——份號(hào)只能小于或等于印制份數(shù)。

第六節(jié)法定行政公文的眉首簽發(fā)人在文件首頁(yè)的標(biāo)注位置，是在紅色反線(xiàn)之上4mm處，與發(fā)文字平行。發(fā)文字號(hào)居左，距版心左邊緣空1字；簽發(fā)人姓名居右，距版心右邊緣1字。具體方法：“簽發(fā)人”三字在前，用3號(hào)仿宋體字，后標(biāo)全角冒號(hào)；冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)注簽發(fā)人姓名。第六節(jié)法定行政公文的眉首公文標(biāo)題的作用主要有三種：一是便于閱文。二是便于引用。三是便于管理。

（一）三項(xiàng)式標(biāo)題：這種標(biāo)題的構(gòu)成要素有三項(xiàng)：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。（二）兩項(xiàng)式標(biāo)題：“事由+文種”形式。（三）轉(zhuǎn)文式標(biāo)題1.轉(zhuǎn)批性通知；2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知；3.發(fā)布（印發(fā)）性通知。它的結(jié)構(gòu)是：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、印發(fā)+被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題）+文種（通知）。

一是省略重復(fù)詞語(yǔ)和書(shū)名號(hào)。

二是簡(jiǎn)化被轉(zhuǎn)文件的范文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。

三是合并被轉(zhuǎn)文件。

四是文號(hào)替代標(biāo)題。

五是刪去中間層次。第七節(jié)公文的標(biāo)題一、主題詞（一）主題詞的標(biāo)引思路和方法先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞；標(biāo)引類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。1.必須熟悉本系統(tǒng)公文主題詞表文件標(biāo)注的主題詞，基本上都引自公文主題詞表。也就是說(shuō)，主題詞表是標(biāo)引主題詞的依據(jù)。主題詞表分為三個(gè)層次：第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類(lèi)。第二層是類(lèi)別詞，即對(duì)主題詞的具體分類(lèi)，如“基本建設(shè)”類(lèi)中的“基本建設(shè)”、“勘測(cè)設(shè)計(jì)”等。第三層是類(lèi)屬詞，如“基本建設(shè)”下的“施工”、“拆遷”等。第二層和第三層統(tǒng)稱(chēng)為主題詞，用于文件的實(shí)際標(biāo)引。第八節(jié)公文的版記例如：六、基本建設(shè)(45)1、基本建設(shè)(30)安裝爆破拆遷電氣化發(fā)包房屋改建工程緩建機(jī)械價(jià)差監(jiān)理建設(shè)建筑竣工開(kāi)工擴(kuò)建臨建農(nóng)田排水前期工作施工水利停建新建驗(yàn)收移交征地資質(zhì)2、勘測(cè)設(shè)計(jì)(15)測(cè)量初步設(shè)計(jì)地質(zhì)航測(cè)航道鑒定勘察任務(wù)書(shū)圖紙選線(xiàn)遙測(cè)遙感走向第八節(jié)公文的版記2.必須掌握主題詞的標(biāo)引方法和要求

主題詞的標(biāo)引順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞；標(biāo)引類(lèi)屬詞時(shí)候，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。類(lèi)別詞（1個(gè)）+反映內(nèi)容的詞（≤4個(gè)）+表示文種名稱(chēng)的詞（1個(gè)）。最多不超五個(gè)詞。主題詞的標(biāo)注位置在版記頂部，“主題詞”三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)注，其后加冒號(hào)。主題詞的具體詞目要用3號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)注，詞目之間空1字距離，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.必須了解主題詞的標(biāo)引思路及步驟

標(biāo)注主題詞前要仔細(xì)分析文件標(biāo)題和正文，準(zhǔn)確概括文件的主題。第八節(jié)公文的版記二、標(biāo)引主題詞的注意事項(xiàng)可選用鐵道部主題詞表中與主題最直接關(guān)聯(lián)的兩個(gè)或兩個(gè)以上類(lèi)屬詞組配標(biāo)引。三、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)日期以文件付印的日期為準(zhǔn)，必須寫(xiě)全具體的年月日。標(biāo)明文件的印發(fā)日期，既能通過(guò)成文日期與印發(fā)日期的間隔天數(shù)看出印發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文效率，又能使收文機(jī)關(guān)通過(guò)印發(fā)日期與收到日期的間隔天數(shù)了解公文的傳遞效率。印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期應(yīng)當(dāng)標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)之下。第八節(jié)公文的版記一、通知的用法與分類(lèi)（一）指示性通知（二）轉(zhuǎn)文性通知1.批轉(zhuǎn)性通知2.轉(zhuǎn)發(fā)性通知3.發(fā)布（印發(fā)）性通知這種通知與批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性?xún)煞N通知既有共性又有區(qū)別：共性在于批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性?xún)煞N通知都是下轉(zhuǎn)其他單位制發(fā)的文件，而發(fā)布（印發(fā)）性通知所發(fā)布的基本上都是本機(jī)關(guān)用非法定公文文種制發(fā)的規(guī)范性、計(jì)劃性文件。發(fā)布性通知發(fā)布的文件文種很雜，包括一些規(guī)定、辦法、制度、規(guī)程、意見(jiàn)、計(jì)劃、規(guī)劃、方案、綱要、要點(diǎn)等。再次就文件有否簽署來(lái)說(shuō)，兩者若都以行政機(jī)關(guān)的名義發(fā)布，公布令須有行政機(jī)關(guān)首長(zhǎng)簽署，而發(fā)布性通知?jiǎng)t不必。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知二、通知的特點(diǎn)1.作者的廣泛性；2.用途的多樣性；3.使用的頻繁性；4.寫(xiě)作的靈活性。

三、各類(lèi)通知的寫(xiě)法與例文

（一）標(biāo)題1.三項(xiàng)式標(biāo)題：即“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”。例如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于限制生產(chǎn)銷(xiāo)售使用塑料購(gòu)物袋的通知》（國(guó)辦發(fā)〔2007〕72號(hào)）的標(biāo)題，這是通知標(biāo)題的規(guī)范形式，也是最常用的一種寫(xiě)法。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知2.事由+文種：

如：新聞出版總署《關(guān)于查處“恐怖靈異類(lèi)”音像制品的通知》（新出音〔2008〕189號(hào)）的標(biāo)題。以往幾個(gè)單位聯(lián)合下發(fā)通知，常使用這種標(biāo)題。3.轉(zhuǎn)文性通知標(biāo)題：

這種標(biāo)題實(shí)際上也是三項(xiàng)式標(biāo)題，它的結(jié)構(gòu)是：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由（轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、印發(fā)+被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題）+文種（通知）。由于標(biāo)題之中有標(biāo)題（有時(shí)不止一個(gè)），所以這種標(biāo)題通常較長(zhǎng)，為使其簡(jiǎn)潔精煉，可以采用以下方法進(jìn)行簡(jiǎn)化：第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知其一，省略重復(fù)的詞語(yǔ)。在標(biāo)題“國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××部《關(guān)于……（事由）的意見(jiàn)》的通知”中，“關(guān)于”和“的”都是重復(fù)的，刪去第一個(gè)“關(guān)于”和“的”。同時(shí)，按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》關(guān)于“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”的要求，刪去被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題的書(shū)名號(hào)，標(biāo)題成為：“國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)××部關(guān)于……（事由）意見(jiàn)的通知”。其二，合并被轉(zhuǎn)文件。如果用一個(gè)通知來(lái)轉(zhuǎn)發(fā)幾個(gè)相關(guān)的文件，不應(yīng)該在通知的標(biāo)題中把被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題一一列出，妥當(dāng)?shù)淖龇ㄊ菍⑵浜戏Q(chēng)為“……×個(gè)文件”。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知其三，文號(hào)替代標(biāo)題。如果被轉(zhuǎn)文件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可用被轉(zhuǎn)文件的發(fā)文字號(hào)替代之。其四，刪去中間層次。有的文件會(huì)被幾層機(jī)關(guān)逐級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，以至于最后轉(zhuǎn)發(fā)的機(jī)關(guān)難以撰擬公文標(biāo)題。此時(shí)，中間基層轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)應(yīng)該忽略不計(jì)，把標(biāo)題寫(xiě)成：發(fā)文機(jī)關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)最上一級(jí)文件（或批轉(zhuǎn)最下一層文件）+通知，至于各級(jí)對(duì)文件的轉(zhuǎn)發(fā)情況，轉(zhuǎn)發(fā)單位可在自己通知的正文中加以說(shuō)明。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知2.撰擬通知標(biāo)題應(yīng)該注意的問(wèn)題（1）“發(fā)文機(jī)關(guān)+文種”的寫(xiě)法應(yīng)該慎用。（2）僅用文中名稱(chēng)“通知”二字做公文標(biāo)題是錯(cuò)誤的。（3）“緊急通知”的用法。如果通知的事項(xiàng)十分緊急，可以把“緊急”二字直接寫(xiě)入公文標(biāo)題之中，放在文種“通知”之前。例如：《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于做好防范大霧天氣影響交通安全工作的緊急通知》（國(guó)辦發(fā)明電〔2007〕54號(hào)）的標(biāo)題。如此標(biāo)注，即使文件不方便顯示格式上的緊急程度，僅有公文標(biāo)題一項(xiàng)也不會(huì)貽誤文件的傳遞與處理。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知（4）“補(bǔ)充通知”的用法。如果通知的事項(xiàng)是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)不久前同一內(nèi)容所發(fā)通知的補(bǔ)充，可以在后續(xù)通知的標(biāo)題中加入“補(bǔ)充”二字，放在文種“通知”之前。例如：國(guó)務(wù)院的兩個(gè)文件：《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步完善糧食流通體制改革政策措施的通知》（國(guó)發(fā)〔1999〕11號(hào)）在前，《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步完善糧食流通體制改革政策的補(bǔ)充通知》（國(guó)發(fā)〔1999〕20號(hào)）在后。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知（二）主送機(jī)關(guān)寫(xiě)作通知須有明確的閱知對(duì)象，因此通常必須規(guī)范地標(biāo)示出主送機(jī)關(guān)。即使是在一定范圍內(nèi)的普發(fā)性通知，至少也要在附注處標(biāo)明文件的發(fā)至范圍。（三）正文

四類(lèi)通知的正文寫(xiě)法各不相同：1.指示性通知：其結(jié)構(gòu)包括三部分：（1）發(fā)文緣由這部分要簡(jiǎn)要地說(shuō)明為什么要發(fā)通知布置這項(xiàng)工作。通常的寫(xiě)法是先寫(xiě)原因（包括這項(xiàng)工作的重要性、以往的成績(jī)、現(xiàn)存的問(wèn)題，由此引出解決問(wèn)題的必要性），再寫(xiě)目的。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知例如：“飲用水是人類(lèi)生存的基本需求。黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)飲用水安全保障工作高度重視，胡錦濤總書(shū)記、溫家寶總理多次作出重要批示。近年來(lái)，中央和地方加大了城鄉(xiāng)飲用水安全保證工作的力度，采取了一系列工程和管理措施，解決了一些城鄉(xiāng)居民的飲用水安全問(wèn)題。但是，飲用水安全形式仍十分嚴(yán)峻，不少地區(qū)水源短缺，有的城市飲用水水源污染加重，一些農(nóng)村地區(qū)飲用水存在苦咸或含有高氟、高砷及血吸蟲(chóng)原體等問(wèn)題，對(duì)人民群眾健康構(gòu)成嚴(yán)重威脅。為進(jìn)一步加強(qiáng)飲用水對(duì)人民群眾的重要性，肯定了近年來(lái)城鄉(xiāng)飲用水安全保障工作取得的成績(jī)，然后突出寫(xiě)了當(dāng)前應(yīng)用水安全工作存在的問(wèn)題，指出其嚴(yán)重危害，由此引出“進(jìn)一步加強(qiáng)飲用水安全保障工作”的必要性，也就引出了發(fā)文目的，隨之以“現(xiàn)就……通知如下”的承啟語(yǔ)過(guò)渡到正文的第二部分——通知的事項(xiàng)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知（1）通知事項(xiàng)這部分是指示性通知主體，一定要條理清晰、語(yǔ)氣準(zhǔn)確地寫(xiě)清楚所布置工作的內(nèi)容、做法及要求等。如果內(nèi)容稍多，應(yīng)該分層列項(xiàng)。每一項(xiàng)的內(nèi)容必須集中明確，項(xiàng)與項(xiàng)之間要有一定地內(nèi)在聯(lián)系。如果篇幅很長(zhǎng)，還要注意用事項(xiàng)分成若干個(gè)問(wèn)題，各有標(biāo)題，層次清晰，邏輯嚴(yán)密，逐一闡述。（3）通知尾語(yǔ)指示性通知多數(shù)是在最后部分使用諸如“各有關(guān)部門(mén)要”的句式寫(xiě)作要求式尾語(yǔ)；也有的用說(shuō)明式尾語(yǔ)；沒(méi)有的通知意盡言止，不加尾語(yǔ)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知（四）審核發(fā)文審核的重點(diǎn)是：（1）是否確有行文必要（2）是否符合行文規(guī)則（3）文稿內(nèi)容是否符合要求（4）公文格式是否符合規(guī)定（五）簽發(fā)（1）不得越權(quán)簽發(fā)（2）必須先核后簽第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知（六）復(fù)核（1）檢查審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，包括文稿的審核人、簽發(fā)人是否具有審核簽發(fā)該文稿的職權(quán)，是否明確地簽注了意見(jiàn)，是否簽署了姓名及日期。（2）檢查附件材料是否齊全，包括附件的件數(shù)，每件的份數(shù)與附件說(shuō)明是否一致，每份附件的頁(yè)數(shù)是否齊全，內(nèi)容是否完整，字跡是否清晰。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知（3）檢查公文格式是否統(tǒng)一范圍，包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)的撰擬與排列，正文中層次序數(shù)及數(shù)字的使用，成文日期的標(biāo)識(shí)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及頁(yè)碼的標(biāo)注等。還有負(fù)責(zé)編排標(biāo)注發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)送范圍、印制分?jǐn)?shù)及各項(xiàng)目的字體字號(hào)等。（4）檢查文稿的內(nèi)容、文字有否紕漏。文稿復(fù)核無(wú)誤，即可交付印刷、制作正本；如發(fā)現(xiàn)確需要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的問(wèn)題，應(yīng)向簽發(fā)人匯報(bào)，得到其同意后，才可按程序修改并重審、重簽。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-通知一、報(bào)告的用法與分類(lèi)（一）報(bào)告的用法：報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)的陳述性公文。（二）報(bào)告的分類(lèi)1.按行文關(guān)系分類(lèi)：（1）下級(jí)機(jī)關(guān)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的報(bào)告；（2）業(yè)務(wù)職能部門(mén)給自身領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的報(bào)告；（3）下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)給上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的報(bào)告。2.按產(chǎn)生背景分類(lèi)：（1）主動(dòng)報(bào)告；（2）被動(dòng)報(bào)告；（3）例行報(bào)告。3.按內(nèi)容分類(lèi)：（1）工作報(bào)告；（2）情況報(bào)告；（3）上復(fù)性報(bào)告；（4）調(diào)查報(bào)告；（5）檢討報(bào)告；（6）報(bào)送性報(bào)告。4.按內(nèi)容所設(shè)計(jì)的范圍分類(lèi)：（1）綜合報(bào)告；（2）專(zhuān)題報(bào)告。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-報(bào)告5.按行文目的分類(lèi)：（1）呈報(bào)性報(bào)告（匯報(bào)性報(bào)告）。即行文目的在于讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解有關(guān)情況而無(wú)批轉(zhuǎn)要求的報(bào)告，上復(fù)性報(bào)告便屬于此類(lèi)。（2）呈轉(zhuǎn)性報(bào)告（建議性報(bào)告）。即呈報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)并要求其批轉(zhuǎn)給有關(guān)單位執(zhí)行的報(bào)告。這類(lèi)報(bào)告多出自業(yè)務(wù)職能部門(mén)對(duì)與本部門(mén)職責(zé)有關(guān)的工作提出意見(jiàn)或建議，需要同級(jí)的其他機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)配合執(zhí)行，按照慣例，只有向雙方共同的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，請(qǐng)上級(jí)將報(bào)告批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位貫徹執(zhí)行。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-報(bào)告二、報(bào)告的特點(diǎn)1.寫(xiě)作時(shí)機(jī)的事后性；2.文件內(nèi)容的陳述性；

3.行文方向的單向性。三、各類(lèi)報(bào)告的寫(xiě)法（一）標(biāo)題：報(bào)告標(biāo)題最常用的寫(xiě)法是“事由+文種”。（二）主送機(jī)關(guān)：報(bào)告作為上行文種，主送機(jī)關(guān)不可省略。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-報(bào)告（三）各類(lèi)報(bào)告常用寫(xiě)法：1.工作報(bào)告其結(jié)構(gòu)一般包括以下三個(gè)部分：第一部分：導(dǎo)語(yǔ)：多用兩種寫(xiě)法：一種是交代報(bào)告產(chǎn)生的背景，多數(shù)報(bào)告都以這種形式開(kāi)頭。另一種是概括工作的基本情況。第二部分：工作進(jìn)展情況與經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。第三部分：工作中存在的問(wèn)題及下步的打算、意見(jiàn)或者建議等。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-報(bào)告一、請(qǐng)示的用法與分類(lèi)（一）請(qǐng)示的用法：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文文種。對(duì)于發(fā)文機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，直接的上級(jí)機(jī)關(guān)有兩種：一是具有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)；二是具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)。不屬于這兩種關(guān)系，通常不宜行文請(qǐng)示。請(qǐng)示適用的情況：（1）下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到新情況，既無(wú)先例，又無(wú)章可循，必須上級(jí)機(jī)關(guān)給以指示方能繼續(xù)工作，應(yīng)行文請(qǐng)示。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示（2）下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)法律、法規(guī)及上級(jí)的正常規(guī)定不甚了解而難以執(zhí)行，必須上級(jí)機(jī)關(guān)給以明確解說(shuō)方能執(zhí)行，應(yīng)行文請(qǐng)示。（3）下級(jí)機(jī)關(guān)內(nèi)部或與相關(guān)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上意見(jiàn)分歧，無(wú)法同意，必須上級(jí)機(jī)關(guān)裁決方能正常工作，應(yīng)行文請(qǐng)示。（4）下級(jí)機(jī)關(guān)遇到自身無(wú)權(quán)決定、必須經(jīng)過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)方能辦理的事項(xiàng)，應(yīng)行文請(qǐng)示。（5）下級(jí)機(jī)關(guān)安排處理重大事項(xiàng)，必須經(jīng)過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)方能避免失誤，應(yīng)行文請(qǐng)示。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示（二）請(qǐng)示的分類(lèi)：1.請(qǐng)求指示的請(qǐng)示：旨在請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)工作做出明確指示的請(qǐng)示。2.請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示：旨在請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)所請(qǐng)示的具體事項(xiàng)（如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事編制、經(jīng)費(fèi)物資等）或所報(bào)批文件（如規(guī)劃、方案等）的請(qǐng)示。二、請(qǐng)示的特點(diǎn)與寫(xiě)作要求（一）請(qǐng)示的特點(diǎn)：1.內(nèi)容上的單一性；2.目的上的期復(fù)性。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示（二）請(qǐng)示的寫(xiě)作要求

1.一文一事：

2.一個(gè)主送：3.不報(bào)送個(gè)人：4.不抄送下級(jí)：

5.結(jié)構(gòu)正確：請(qǐng)示的兩項(xiàng)式標(biāo)題、三部分內(nèi)容都應(yīng)合乎要求——標(biāo)題的結(jié)構(gòu)應(yīng)是“事由+文種”，事由要精煉，文種要準(zhǔn)確;正文的三部分內(nèi)容缺一不可，其中的理由要充分，事項(xiàng)要明確，尾語(yǔ)要適當(dāng)。6.用語(yǔ)得體：作為上行的請(qǐng)求性公文，請(qǐng)示的用語(yǔ)十分重要。無(wú)論請(qǐng)示的事項(xiàng)如何急切，都應(yīng)仔細(xì)斟酌，使詞語(yǔ)分寸得當(dāng)、語(yǔ)氣謙敬得體。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示三、各類(lèi)請(qǐng)示的寫(xiě)法（一）標(biāo)題：請(qǐng)示的標(biāo)題有兩種寫(xiě)法：1.事由+文種；2.發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（二）主送機(jī)關(guān)：

“請(qǐng)示”必須注明主送機(jī)關(guān)，其主送機(jī)關(guān)一般只寫(xiě)一個(gè)；如需將請(qǐng)示同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)將這些機(jī)關(guān)的名稱(chēng)列入抄送欄中，但發(fā)文機(jī)關(guān)不得將請(qǐng)示抄送給自己的下級(jí)機(jī)關(guān)；請(qǐng)示通常不越級(jí)行文；若非上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)，發(fā)文機(jī)關(guān)不得向其直接報(bào)送請(qǐng)示；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)構(gòu)行文請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示（三）正文：請(qǐng)示的正文包括如下三部分：1.請(qǐng)示的緣由（“為什么請(qǐng)示”）具體來(lái)說(shuō)，如因工作中遇到新情況、新問(wèn)題而向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，就應(yīng)把新情況出現(xiàn)的背景、經(jīng)過(guò)、現(xiàn)狀、問(wèn)題的具體表現(xiàn)及其突出之點(diǎn)具體明確地寫(xiě)清楚；如對(duì)法規(guī)、政策不甚了解而以向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求請(qǐng)示，就應(yīng)詳引法規(guī)、政策的條文內(nèi)容并說(shuō)明疑問(wèn)之點(diǎn)；如因工作中的分歧意見(jiàn)而向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示，就應(yīng)說(shuō)清圍繞什么問(wèn)題存在哪幾種不同意見(jiàn)；如因申辦某種事項(xiàng)而向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)，就應(yīng)說(shuō)明籌辦這一事項(xiàng)的意義、目的、根據(jù)以及主客觀等方面的可能性；如請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決實(shí)際困難，就應(yīng)按照“工作需要解決——自身無(wú)力解決——請(qǐng)求幫助解決”的思路，說(shuō)明尋求幫助的合理性及給予幫助的必要性；如因處理重大事項(xiàng)而向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)，就應(yīng)寫(xiě)清該事項(xiàng)的重要性以及本機(jī)關(guān)處理該事項(xiàng)的初步方案。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示2.請(qǐng)示的事項(xiàng)（“請(qǐng)示什么”）如是請(qǐng)求指示的請(qǐng)示，可以寫(xiě)明哪些問(wèn)題需要上級(jí)機(jī)關(guān)的明確指示，也可以寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)的初步意見(jiàn)，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批示可行與否；還可以在不同意意見(jiàn)的基礎(chǔ)上寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)的傾向性意見(jiàn)，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批示。

如是請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示，必須詳細(xì)明確地寫(xiě)出需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)哪些事項(xiàng)，是要求增加人、財(cái)、物還是批準(zhǔn)一個(gè)文件，是籌建某一機(jī)構(gòu)還是籌辦某一活動(dòng)等。要注意寫(xiě)清楚該事項(xiàng)的時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模等細(xì)節(jié)，以利于上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。無(wú)論何種請(qǐng)示，其事項(xiàng)都必須單一而明確。在理由正當(dāng)而充足的前提下，事項(xiàng)越明確、條件越充分，被上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的可能性越大。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示3.請(qǐng)示的尾語(yǔ)這是全文的最后部分，它必要而簡(jiǎn)潔，起著凝練概括、明確提出請(qǐng)示要求的作用。撰寫(xiě)尾語(yǔ)要另起一行，語(yǔ)氣謙和、用語(yǔ)得體。如請(qǐng)示指示，可用“特此請(qǐng)示，望批復(fù)”、“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”、“妥否，請(qǐng)指示”等，如請(qǐng)求批準(zhǔn)，可用“以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”、“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”、“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批復(fù)”等。請(qǐng)示的尾語(yǔ)不可用“妥否（當(dāng)否、可否），請(qǐng)批準(zhǔn)”這樣帶有邏輯錯(cuò)誤的用語(yǔ)，也不宜泛泛使用“請(qǐng)批示”、“請(qǐng)批復(fù)”等語(yǔ)，應(yīng)該與請(qǐng)示的事項(xiàng)吻合，有其針對(duì)性。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示（四）印章與成文日期：由于請(qǐng)示的標(biāo)題基本上都是“事由+文種”的結(jié)構(gòu)，從標(biāo)題中看不出發(fā)文機(jī)關(guān)，因此請(qǐng)示的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與印章就尤為重要。請(qǐng)示的發(fā)文機(jī)關(guān)通常是一個(gè)，也可以是同級(jí)的幾個(gè)機(jī)關(guān)。如果幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文請(qǐng)示事項(xiàng)，主要發(fā)起機(jī)關(guān)應(yīng)該排列在前。請(qǐng)示的成文日期應(yīng)按照公文格式的要求，規(guī)范地標(biāo)印在正文之下，其上加蓋印章。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示三、各類(lèi)請(qǐng)示的寫(xiě)法（一）標(biāo)題：請(qǐng)示的標(biāo)題有兩種寫(xiě)法：1.事由+文種；2.發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（二）主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)一般只寫(xiě)一個(gè)。（三）正文：請(qǐng)示的正文包括如下三部分：1.請(qǐng)示的緣由（“為什么請(qǐng)示”）2.請(qǐng)示的事項(xiàng)（“請(qǐng)示什么”）3.請(qǐng)示的尾語(yǔ)（四）印章與成文日期：請(qǐng)示的發(fā)文機(jī)關(guān)通常是一個(gè)，也可以是同級(jí)的幾個(gè)機(jī)關(guān)。如果幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文請(qǐng)示事項(xiàng)，主要發(fā)起機(jī)關(guān)應(yīng)該排列在前。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-請(qǐng)示一、函的特點(diǎn)與分類(lèi)

函是機(jī)關(guān)單位之間用來(lái)商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)使用的一個(gè)公文文種。

（一）函的行文方向：函的本意就是信件。（二）函的特點(diǎn)：1.行文主體的廣泛性；2.文種用途的多樣性。（三）函的分類(lèi)：1.按行文時(shí)間先后可分兩類(lèi)：（1）主動(dòng)發(fā)函；（2）被動(dòng)復(fù)函。2.按內(nèi)容與作用可分七類(lèi)：（1）商洽函；（2）詢(xún)問(wèn)函；（3）請(qǐng)批函；（4）答復(fù)函；（5）邀請(qǐng)函；（6）知照函；（7）慰問(wèn)函。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-函二、各類(lèi)函的寫(xiě)法1.標(biāo)題：函的標(biāo)題有兩種寫(xiě)法：（1）事由+文種。如《關(guān)于盡快召開(kāi)跨既有線(xiàn)施工安全卡控要點(diǎn)評(píng)審專(zhuān)題會(huì)議的函》的標(biāo)題。（2）發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。如《大西鐵路客專(zhuān)公司關(guān)于同意XX標(biāo)段撤并第X項(xiàng)目部的函》的標(biāo)題。復(fù)函的標(biāo)題，通常需在文種“函”之前加標(biāo)一個(gè)“復(fù)”字，寫(xiě)作“復(fù)函”。2.主送機(jī)關(guān)：函必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。其主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是若干個(gè)，可以用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，也可以用統(tǒng)稱(chēng)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-函

3.正文（1）主動(dòng)發(fā)函主動(dòng)發(fā)出的函，正文包括三部分：首先是發(fā)函緣由，應(yīng)寫(xiě)明去函的原因、理由、背景、根據(jù)、目的等。如是請(qǐng)批函，在寫(xiě)法上與請(qǐng)示的第一部分相同，理由一定要充足。其次是去函事項(xiàng)，這是去函的核心部分。應(yīng)明確表述去函的意圖，或是將有關(guān)信息告知對(duì)方，或是請(qǐng)對(duì)方協(xié)辦有關(guān)事項(xiàng)，或是向?qū)Ψ皆?xún)問(wèn)有關(guān)問(wèn)題，或是請(qǐng)求對(duì)方批準(zhǔn)某一事項(xiàng)，寫(xiě)作上一定要具體清楚，明白無(wú)誤。再次是去函尾語(yǔ)，通常是對(duì)對(duì)方的希望、要求。如“特此函商”、“特此函詢(xún)”、“請(qǐng)研究批準(zhǔn)”、“請(qǐng)函復(fù)”、“……為盼”等。也可以省略尾語(yǔ)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-函

（2）復(fù)函復(fù)函的正文也有三部分：首先是復(fù)函緣由，即在開(kāi)頭部分首先說(shuō)明要對(duì)收到的哪個(gè)文件進(jìn)行回復(fù)。規(guī)范的做法是引述來(lái)件的標(biāo)題與文號(hào)。不過(guò)引述來(lái)文日期及要點(diǎn)如“2012年2月27日來(lái)函收悉，關(guān)于……問(wèn)題經(jīng)研究答復(fù)如下”的做法當(dāng)前也時(shí)有所見(jiàn)。如果本部門(mén)此次復(fù)函是奉領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之命對(duì)某下一級(jí)單位主送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示等文種作答，那么在緣由部分，務(wù)必按照行文規(guī)則的要求，寫(xiě)上“經(jīng)XXXX(上級(jí)機(jī)關(guān)名稱(chēng))批準(zhǔn)，現(xiàn)函復(fù)如下”、“經(jīng)XXXX（上級(jí)機(jī)關(guān)名稱(chēng)）領(lǐng)導(dǎo)同志同意，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下”之類(lèi)的說(shuō)明性文字。其次是復(fù)函內(nèi)容，這部分是復(fù)函的重點(diǎn)，寫(xiě)作上一定要針對(duì)來(lái)函的事項(xiàng)作答。如復(fù)的是詢(xún)問(wèn)函，應(yīng)給予明確的答復(fù)；如復(fù)的是商洽函、請(qǐng)批函，應(yīng)明確表態(tài)，條理清楚地說(shuō)明意見(jiàn)。再次是復(fù)函尾語(yǔ)，常用“特此函復(fù)”、“特此函告”等尾語(yǔ)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-函三、函的寫(xiě)作要求1.慎選文種：不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，基本文種就是函。發(fā)文機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)須用請(qǐng)示，對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)就要用請(qǐng)批函。發(fā)文機(jī)關(guān)印發(fā)文件，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)要用通知，對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)就是要用知照函。在行文時(shí)是否使用函，一定要把公文內(nèi)容與行文關(guān)系結(jié)合起來(lái)考慮，慎重選擇。2.一函一事：主動(dòng)發(fā)函，多需要對(duì)方復(fù)函。為方便對(duì)方閱文辦理及復(fù)函，發(fā)函應(yīng)一文一事。3.語(yǔ)氣適當(dāng)：函基本是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的，因此撰寫(xiě)時(shí)無(wú)論主動(dòng)發(fā)函還是復(fù)函，都應(yīng)注意語(yǔ)言懇切得體、語(yǔ)氣禮貌平和，給收文機(jī)關(guān)以平等相待、誠(chéng)懇務(wù)實(shí)的印象。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-函一、會(huì)議紀(jì)要的用法與特點(diǎn)（一）會(huì)議紀(jì)要的用法會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議結(jié)束之后形成的記載會(huì)議基本情況的議定事項(xiàng)的公文文種。并非所有會(huì)議都須撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。若會(huì)議內(nèi)容較為重要且應(yīng)紀(jì)要備查，有必要讓相關(guān)人員了解會(huì)議情況和會(huì)議精神，但舍“紀(jì)要”又無(wú)其他合適方式，才有必要形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的作用主要有四：首先是全面系統(tǒng)地記載會(huì)議情況，以備日后查考；其次是便于向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)會(huì)議精神；再次是便于向有關(guān)單位及人士通報(bào)會(huì)議情況；第四是便于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)會(huì)議情況。（二）會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)1．內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性；2．寫(xiě)作的紀(jì)要性；3．作用的知照性。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要二、會(huì)議紀(jì)要的分類(lèi)與特定格式（一）會(huì)議紀(jì)要的分類(lèi)1．根據(jù)發(fā)文形式分類(lèi)，可分為兩類(lèi)：⑴單體行文的會(huì)議紀(jì)要，⑵復(fù)體行文的會(huì)議紀(jì)要。2．根據(jù)會(huì)議類(lèi)型分類(lèi)，可分為四類(lèi)：⑴大型專(zhuān)題性會(huì)議紀(jì)要；⑵日常工作會(huì)議紀(jì)要；⑶協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要；⑷研討性會(huì)議紀(jì)要。（二）會(huì)議紀(jì)要的特定格式三、會(huì)議紀(jì)要的語(yǔ)氣及動(dòng)詞使用（一）會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)用語(yǔ)氣，采用第三人稱(chēng)的語(yǔ)氣，使用“會(huì)議聽(tīng)取了”、“會(huì)議研究了”、“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議號(hào)召”等慣用語(yǔ)，以會(huì)議的語(yǔ)氣來(lái)寫(xiě)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要

（二）會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)作中的常用動(dòng)詞：“傳達(dá)、介紹、聽(tīng)取、回顧、交流、分析、研究、審議、通過(guò)、提出、討論、認(rèn)為、指出、決定、同意、明確、要求、強(qiáng)調(diào)、希望、號(hào)召”等常用動(dòng)詞。這些常用動(dòng)詞是分層次的：⑴“傳達(dá)、聽(tīng)取、介紹”為第一層。⑵“提出、討論、認(rèn)為、指出”為第二層。⑶“同意、明確、決定、強(qiáng)調(diào)、要求”等為第三層。以上動(dòng)詞排列的有序性，顯示了會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容排列的內(nèi)在合理性和邏輯性。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要四、各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法與例文（一）日常工作會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法與例文：這種紀(jì)要由三部分組成：1．固定版頭。版頭的構(gòu)成要素依次是：標(biāo)題、屆次數(shù)、橫隔線(xiàn)。2．會(huì)議概況：會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、記錄人及會(huì)議議題等。3．議定事項(xiàng)，從會(huì)議概況到議定事項(xiàng)的過(guò)渡主要有兩種方法：一種是居中標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”或“議定事項(xiàng)”字樣，然后采用分項(xiàng)概述法寫(xiě)作議定事項(xiàng)；另一種是在介紹會(huì)議概況之后，用“現(xiàn)紀(jì)要如下”引出議定事項(xiàng)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要

（二）其余三種會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法1．標(biāo)題會(huì)議紀(jì)要是以會(huì)議的名義制發(fā)的，所以其標(biāo)題的最基本寫(xiě)法是“會(huì)議名稱(chēng)+文種”。在寫(xiě)作中，如會(huì)議名稱(chēng)是“……會(huì)議”，為避免重復(fù)，文種只標(biāo)“紀(jì)要”兩字即可，如《全國(guó)檔案工作會(huì)議紀(jì)要》、《XXX省林業(yè)工作會(huì)議紀(jì)要》；如會(huì)議名稱(chēng)是“……會(huì)”，如座談會(huì)、研討會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、交流會(huì)等，文種一般應(yīng)標(biāo)寫(xiě)齊全，如《廣西壯族自治區(qū)人民政府百色地區(qū)撤地設(shè)市現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議會(huì)議紀(jì)要》。某些用于發(fā)表或交流情況的座談會(huì)、研討會(huì)等會(huì)議紀(jì)要，其標(biāo)題還可寫(xiě)成正副標(biāo)題的形式。其正標(biāo)題概括會(huì)議的基本精神，副標(biāo)題由會(huì)議名稱(chēng)與“紀(jì)要”兩定組成。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要

2．正文：正文包括導(dǎo)語(yǔ)、主體和尾語(yǔ)三個(gè)部分。⑴導(dǎo)語(yǔ)部分要介紹會(huì)議的概況，包括會(huì)議召開(kāi)的依據(jù)和目的，會(huì)議的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)與主辦機(jī)關(guān)，會(huì)議的完整名稱(chēng)及起止時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)，與會(huì)人員的范圍及領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)情況，會(huì)議的主要議題、議程，會(huì)議的收效及對(duì)會(huì)議總的評(píng)價(jià)等。寫(xiě)完這一部分后，可用“會(huì)議紀(jì)要如下”等承上啟下的語(yǔ)言來(lái)過(guò)渡。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要⑵主體部分是會(huì)議紀(jì)要的核心，通常應(yīng)采用歸納分類(lèi)法來(lái)寫(xiě)作，即把會(huì)議內(nèi)容按照其內(nèi)在聯(lián)系和邏輯順序歸納概括成前后的序的幾個(gè)方面，逐一進(jìn)行闡述。如是大型專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要，可以在評(píng)價(jià)以往工作的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)闡述今后工作的任務(wù)和要求；如是座談會(huì)紀(jì)要，可以集中介紹會(huì)議達(dá)成的共識(shí)；如是學(xué)術(shù)研討性會(huì)議紀(jì)要，可以在介紹一致觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上說(shuō)明會(huì)議上的不同觀點(diǎn)。寫(xiě)作這種紀(jì)要經(jīng)常用到“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議要求”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議商定”、“會(huì)議號(hào)召”等慣用再說(shuō)語(yǔ)句。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要

⑶尾語(yǔ)部分的寫(xiě)作有兩種：一種是在最后的自然估用“會(huì)議要求……”、“會(huì)議希望……”、“會(huì)議號(hào)召……”等語(yǔ)句提出貫徹會(huì)議精神、搞好專(zhuān)項(xiàng)工作的說(shuō)明、要求、希望或號(hào)召，大型專(zhuān)題型會(huì)議紀(jì)要基本上如此結(jié)尾。另一種是內(nèi)容簡(jiǎn)要、篇幅不長(zhǎng)的會(huì)議紀(jì)要可以不寫(xiě)專(zhuān)門(mén)的尾語(yǔ)。第九節(jié)常用文體的寫(xiě)法-會(huì)議紀(jì)要一、格式尺寸1.公文頁(yè)邊和版心尺寸

上白邊（天頭）：37mm±1mm

下白邊（地腳）：35mm±1mm

左白邊（訂口）：28mm±1mm

右白邊（切口）：26mm±1mm

版心：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）2.排版規(guī)格

每面22行，每行28個(gè)字。第十節(jié)鐵道部機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定二、公文各組成部分標(biāo)識(shí)規(guī)則

本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首面紅色反線(xiàn)（含）以上部分統(tǒng)稱(chēng)眉首；紅色反線(xiàn)以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱(chēng)主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱(chēng)版記。1.眉首眉首由份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、范文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等部分組成。第十節(jié)鐵道部機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定2.份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行，至少應(yīng)編兩位。3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

用紅色小標(biāo)宋體字居中排布，以莊重美觀為原則；字號(hào)不大于22mm×15mm；后加“文件”2字；聯(lián)合發(fā)文主辦機(jī)關(guān)排列在前，“文件”2字右側(cè)上下居中。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm；上行文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣80mm，即增加60mm的空白供領(lǐng)導(dǎo)批示用。第十節(jié)鐵道部機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定

4.發(fā)文字號(hào)

在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下放一條紅色反線(xiàn)，與版心同寬（156mm），與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下邊緣之間的距離為30mm（3行）。發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)在第3行，居中排布。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼；年份用全稱(chēng)，并用六角括號(hào)〔〕括起；序號(hào)不編虛位，不加“第”字。第十節(jié)鐵道部機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定5.簽發(fā)人

上行文應(yīng)注明簽發(fā)人，此時(shí)，發(fā)文字號(hào)居左空1字標(biāo)識(shí)；簽發(fā)人居右空1字標(biāo)識(shí)，“簽發(fā)人”3字后表全符冒號(hào)，簽發(fā)人姓名用楷體。

如有多個(gè)簽發(fā)人（或會(huì)簽人），應(yīng)利用發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與紅色反線(xiàn)之間的30mm空間排布，排