商務(wù)信函和公文函的區(qū)別

商務(wù)信函和公文函的區(qū)別篇一：商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函的格式和范文商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場合或商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務(wù)活動中用來建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問和答復(fù)問題、處理具體交易事項(xiàng)。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認(rèn)函、索賠函等多種。文種特性〔一）語氣口語性每一封商務(wù)信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調(diào)來表現(xiàn)。（二）內(nèi)容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡潔樸實(shí)的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動的進(jìn)程。（三）態(tài)度真誠性商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務(wù)信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。（四）主旨單一性商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。（五）格式規(guī)范性商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或?qū)Ψ絿宜褂玫恼Z言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習(xí)慣。（六）地位平等性商務(wù)信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。（七）要求時限性商務(wù)信函是在商務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接收對方的信函后必須及時回復(fù)。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要。商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一）信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。1發(fā)信人名稱及地址發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。還包括電話號碼、電報(bào)掛號、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。2.標(biāo)題作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。標(biāo)題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標(biāo)題就對信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等?！昂赬號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第X號”。4稱謂稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：泛指尊稱?！白鹁吹摹焙蠹臃Q謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長”、“尊敬的銷售部經(jīng)理”等。具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。5.收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。（二）正文正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。1問候語問候語也即應(yīng)酬語或客氣語。開頭的問候語是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”，“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。2主體主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說明的事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個內(nèi)容：說明發(fā)函事項(xiàng)。主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項(xiàng)兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報(bào)價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。如果正文主體內(nèi)容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。3結(jié)尾語正文結(jié)束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請求函的結(jié)尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。（三）信尾信尾部分包括四部分內(nèi)容。1祝頌語所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：請候語，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬?！?、“順頌”、“恭?！钡?。安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。2簽署簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。3日期日期一般是發(fā)信具體時間。商務(wù)信函因?yàn)樯婕吧虅?wù)業(yè)務(wù)往來，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般米用以下三種形式：公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。國際標(biāo)準(zhǔn)簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0”，如2008年08月18日。無論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。4附件附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報(bào)價(jià)單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等。如果需要標(biāo)注附件的，在信函簽署的下方可以標(biāo)注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標(biāo)注附件一、附件二等。范文：道歉函xx市興達(dá)貿(mào)易有限公司：貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進(jìn)行調(diào)查。經(jīng)有關(guān)邵門查實(shí)：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運(yùn)不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細(xì)數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗(yàn)證明書，我介司將以最快的速度按實(shí)際損失給予無條件賠償。對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發(fā)生。希望能夠得到責(zé)公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來關(guān)系。候復(fù)xx市光明家具有限公司20xx年8月9日本文來源于：篇二：商務(wù)信函范文目錄第一章（沒有電子文檔，但第一章只是一些理論什么的，沒什么用）第二章商務(wù)業(yè)務(wù)信函范例10第一節(jié)資信調(diào)查函10咨詢函10向銀行查詢新客戶資信情況向客戶查詢信用及經(jīng)營情況10TOC\o"1-5"\h\z帶附表的資信調(diào)查函11資信調(diào)查有利回函，并給予建議11信用調(diào)查有利回函，告知敬請放心11資信調(diào)查不利回函，告知管理不善12信用調(diào)查不利回函，告知經(jīng)濟(jì)信用不佳12表明無法提供確切意見而致歉12請求老客戶作為資信證人13TOC\o"1-5"\h\z要求對方提供資信資料13同意試銷前的資信要求13第二節(jié)促銷函14傳感剃須刀廣告海報(bào)14男用喱宣傳海報(bào)14香波的報(bào)紙廣告14便攜式小型冰箱宣傳冊15推薦地毯16推薦替代品16推薦新產(chǎn)品17一般性推銷17描述產(chǎn)品17寫給不經(jīng)常聯(lián)系的客戶18推銷教育課程18推銷會議場所19向老客戶推銷新產(chǎn)品19為商貿(mào)指南征集廣告20第三節(jié)建立貿(mào)易關(guān)系20親抵進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查20咨詢信20表達(dá)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的意愿21參觀展位后要求建立貿(mào)易關(guān)系21通過自薦信建立商務(wù)關(guān)系21要求推薦客戶22由朋友介紹的公司22要求推薦客戶22由朋友介紹的公司22從廣告中得知客戶信息TOC\o"1-5"\h\z索取資料23寄送資料23與過去有貿(mào)易往來的公司恢復(fù)八12.尋求電子制品合作伙伴2413.尋求紡織品貿(mào)易伙伴24進(jìn)口商與出口商的聯(lián)絡(luò)信25出口商與進(jìn)口商的聯(lián)絡(luò)信25TOC\o"1-5"\h\z.接受建立業(yè)務(wù)關(guān)系函25.拒絕建立業(yè)務(wù)關(guān)系函25.回函拒絕申請交易26要求對方刊登推銷廣告26索取樣品26請求擔(dān)任獨(dú)家代理27拒絕對方擔(dān)任獨(dú)家代理27同意對方擔(dān)任獨(dú)家代理27物色代理商28歡迎新代理商28要求試銷28同意試銷29TOC\o"1-5"\h\z第四節(jié)價(jià)格談判29第一次詢價(jià)29答復(fù)第一次詢價(jià)29詢問價(jià)格與優(yōu)惠條款30答復(fù)價(jià)格，告知優(yōu)惠條款30問詢到岸價(jià)格30答復(fù)價(jià)格并告知細(xì)節(jié)31中國進(jìn)口商詢盤31報(bào)同類產(chǎn)品虛盤31提供代用品報(bào)盤32傳真報(bào)實(shí)價(jià)32最優(yōu)惠報(bào)價(jià)32中國出口商報(bào)盤33國外出口商回復(fù)詢盤33答復(fù)網(wǎng)上詢盤33報(bào)虛盤34報(bào)實(shí)盤35折價(jià)優(yōu)惠35回復(fù)只能維持現(xiàn)價(jià)35加價(jià)前優(yōu)惠大客戶36還盤函36TOC\o"1-5"\h\z返還盤函37接受價(jià)格函37漲價(jià)通知函37說明漲價(jià)原因38詢價(jià)函38對詢價(jià)函的回函38價(jià)目表范例39回函拒絕還盤39第五節(jié)訂貨39訂單樣本39電子郵件訂單40正式訂購函40附寄訂單的信函40通知接受訂單41確認(rèn)訂單41試購函41確認(rèn)收到訂單41使用現(xiàn)金支票下訂單42使用交貨付款方式下訂單42使用信用卡訂貨42通知有貨，準(zhǔn)備發(fā)運(yùn)TOC\o"1-5"\h\z通知訂貨方暫無存貨43通知無法供貨43通知不能供全部貨物4316.建議同類型其他產(chǎn)品44無法接受替代品44拒絕接受訂單45對貨物滿意，再一次訂貨45索取樣品函45TOC\o"1-5"\h\z同意送付樣品函4622.回函拒絕送付樣品46訂貨函46回函接受訂貨4625.拒絕訂單并推薦代替品4726.催促下訂單47第六節(jié)付款47付款條款47開立匯票以支付裝運(yùn)費(fèi)48要求變更匯票日期48要求對方開立包括各種費(fèi)用的匯票48要求連同匯票寄來裝船文件同意變更匯票的付款條件48要求寄送裝運(yùn)的匯票及提單49TOC\o"1-5"\h\z通知對方愿意接受匯票49通知接受匯票，并要求迅速履行訂貨49要求接受匯票并付款49提議變更付款條件49建議使用見票后30天應(yīng)付的信用證支付50要求更易于接受的付款條款50答應(yīng)改變付款方式5015.要求銀行開立信用證50索取形式發(fā)票51寄送形式發(fā)票51付款通知51告知付款賬戶52通知收到付款52回函拒絕對方付款方式52接受對方付款方式53第七節(jié)催款53提醒欠款事宜53詢問還款事宜53客氣的催款函53詢問未果，再次請求還款54用對方信用情況提醒對方54要求結(jié)清余額54要求付款，并付上新發(fā)票54三度索取欠款54再一次催款55寄出欠款賬單55再度索取欠款55.告知賬戶資金不足56.答復(fù)客戶延期付款要求56正式電文催款56已通知律師起訴56最后通牒57付款致謝函57第八節(jié)包裝、裝運(yùn)和交貨57說明發(fā)貨流程57關(guān)于包裝要求57洽談包裝58告知已裝運(yùn)58要求裝船時間58通知發(fā)運(yùn)貨物59通知貨物抵達(dá)59委托裝船59指定木箱包裝的材料及規(guī)格60指定包裝的材料、重量及嘜頭60對包裝箱長度、嘜頭的指示60TOC\o"1-5"\h\z對機(jī)器包裝的詳細(xì)指示60海運(yùn)包裝的詳細(xì)指示60請注意包裝，并減少費(fèi)用61免費(fèi)再包裝61告知對方包裝無誤，要求以保費(fèi)彌補(bǔ)損失61告知對方已按照指示包裝并交付船運(yùn)61通知對方轉(zhuǎn)讓裝船文件的銀行62通知對方已寄出裝船文件62運(yùn)送數(shù)量不足，要求抓緊裝運(yùn)62因須取得特殊許可，故延遲裝運(yùn)62TOC\o"1-5"\h\z要求更改目的港62因生產(chǎn)設(shè)備的改進(jìn)，提前交貨63對延誤裝運(yùn)而不滿63因延誤裝運(yùn)而致歉63收條63告知對方貨品抵達(dá)，隨函附上支票64裝運(yùn)申請書64裝貨單64裝箱單樣本64托運(yùn)人提供的情況64詢問裝運(yùn)64催促裝運(yùn)65告知已裝運(yùn)65TOC\o"1-5"\h\z第九節(jié)索賠與理賠66投訴貨物質(zhì)量欠佳66投訴產(chǎn)品數(shù)量不足66投訴收到貨物與訂單不符66抱怨包裝不良67對所稱包裝不良的答復(fù)67首批到貨不合格，保留索賠權(quán)67對商品質(zhì)量不滿，要求補(bǔ)救67TOC\o"1-5"\h\z處理質(zhì)量不滿的投訴68為送錯商品致歉68為再次寄錯商品規(guī)格致歉68解釋雙方都有責(zé)任69調(diào)解客戶退貨69表示愿意調(diào)查事實(shí)真?zhèn)?0調(diào)查后做進(jìn)一步回復(fù)70破例進(jìn)行理賠70拒絕理賠71說明包裝無誤，請對方向保險(xiǎn)公司索賠71因數(shù)量不一致，補(bǔ)運(yùn)替代品71通知對方運(yùn)去替代品71表明愿意為不良品質(zhì)負(fù)責(zé)，并支付差額72針對索賠，指責(zé)對方訂貨錯誤72TOC\o"1-5"\h\z22.應(yīng)付令人頭痛的客戶72改善服務(wù)72第十節(jié)商標(biāo)、說明書、合格證及合同樣本73白鶴牌鉛筆商標(biāo)73長城牌地毯商標(biāo)73篇三：通知、公告、函、請示、報(bào)告等公文的區(qū)別通知、公告、函、、報(bào)告等公文的區(qū)別一、通知是要求下級機(jī)關(guān)、組織或人員辦理或周知的事項(xiàng)；發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級或不相隸屬機(jī)關(guān)公文時所使用的一種公文。按照使用性質(zhì)，通知可分為三大類：1、是用于要求下級辦理或周知事項(xiàng)的指示性通知，如（工作、學(xué)習(xí)安排通知，會議通知等）；2、是用于批轉(zhuǎn)文件和頒發(fā)、印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批示性通知；3、