人事檔案管理制度

人事檔案管理制度（）

第一章總則

第一條：為標(biāo)準(zhǔn)人事檔案治理工作，提高檔案治理水平，有效的愛護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作效勞，特制定本治理制度。

其次條：人事檔案工作是集團(tuán)人事工作的重要組成局部，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成局部。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策效勞的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。

第三條：本制度適用集團(tuán)總部、各事業(yè)部及下屬分、子公司。

其次章治理職責(zé)

第四條：集團(tuán)人力資源部檔案的治理職責(zé)：

一、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案治理的相關(guān)工作治理制度與實(shí)施細(xì)則等;

二、負(fù)責(zé)本制度在各分、子公司實(shí)施執(zhí)行的詳細(xì)指導(dǎo)和監(jiān)視檢查;

三、負(fù)責(zé)集團(tuán)中、高層員工的人事檔案治理工作;

四、負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的員工人事檔案治理工作;

五、負(fù)責(zé)對(duì)各分、子公司的.員工人事檔案治理工作進(jìn)展檢查與督導(dǎo)。

第五條：集團(tuán)人力資源部檔案治理的指導(dǎo)作用：是指導(dǎo)各分、子公司按本制度要求建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案治理程序、標(biāo)準(zhǔn)檔案治理行為。

第六條：各分、子公司人力資源部的檔案治理職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案治理;負(fù)責(zé)治理經(jīng)理級(jí)以下的全部員工人事檔案治理工作。

第三章檔案分類

第七條：?jiǎn)T工人事檔案分為在職人員檔案、退休人員檔案二大類：

在職人員檔案

一、在職人員檔案分別為：入職檔案(1)、培訓(xùn)檔案(2)、職位檔案(3)、薪酬、考核檔案(4)、社保檔案(5)、獎(jiǎng)、罰檔案(6)、離職檔案(7)、其他檔案(8)。

1、入職檔案：

⑴《入職表格投放記錄總匯表》、《個(gè)人簡(jiǎn)歷》、自傳、《應(yīng)聘人員信息登記表》、《干部履歷表》、《職務(wù)履歷表》、《變更記錄表》、《入職試卷》、《面試評(píng)價(jià)表》、《人事變動(dòng)表》、等、身份證、二寸近期免冠照片二張、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、各類資格證書復(fù)印件等。

⑵勞動(dòng)合同(應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議)、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、、競(jìng)業(yè)協(xié)議等。

二、培訓(xùn)檔案：(暫略)

1、新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。

2、《培訓(xùn)簽到表》、《外派培訓(xùn)總結(jié)表》、《培訓(xùn)申請(qǐng)表》、《培訓(xùn)效果評(píng)估表》等。

3、《培訓(xùn)效勞協(xié)議》。

三、職位檔案：

《內(nèi)部任職經(jīng)受表》、崗位說明書、崗位任命書、崗位變動(dòng)申請(qǐng)(通知)、《人事變動(dòng)表》、等。

四、薪酬、考核檔案：

《調(diào)薪/降薪記錄總匯表》、《年度考核成績(jī)記錄總匯表》、《月度/季度/年度考核表》、《考核面談?dòng)涗洝?、《調(diào)薪申請(qǐng)單》(通知)、每月工資條等。

注：一般培訓(xùn)培訓(xùn)檔案暫不入檔保存，可另行建檔;凡涉及員工外訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)技能由公司出資達(dá)1000元/次以上的，其中《培訓(xùn)心得》、《外派培訓(xùn)總結(jié)表》、《培訓(xùn)效果評(píng)估表》須入人事檔案保存;單次外訓(xùn)達(dá)3000元(含3000元)除以上文件須入檔保存外，還需與受訓(xùn)員工簽定《培訓(xùn)協(xié)議》，《培訓(xùn)協(xié)議》入檔保存。

五、社保檔案：

六、獎(jiǎng)、罰檔案：

《獎(jiǎng)、罰資料記錄投放總匯表》、各類嘉獎(jiǎng)、懲罰記錄(紅頭文件、通知、通告)等。

七、離職檔案：

離職申請(qǐng)、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等。

八、其它檔案：

退體員工檔案(暫略)

第八條：?jiǎn)T工人事檔案指：?jiǎn)T工自進(jìn)入公司開頭所涉及的個(gè)人調(diào)動(dòng)、個(gè)人獎(jiǎng)懲等記錄員工在公司內(nèi)部進(jìn)展軌跡的全部資料。

第四章檔案治理

第九條：：檔案治理原則

一、實(shí)行“一人一檔”歸類治理原則

1、真實(shí)性員工信息必需確保真實(shí)，有據(jù)可查;

2、完整性確保員工檔案信息完整，沒有遺漏;

3、保密性人事檔案治理人員必需對(duì)員工的個(gè)人檔案肯定保密，除工作和治理需要不得私自向任何單位及個(gè)人供應(yīng)員工個(gè)人檔案。

二、人事動(dòng)態(tài)檔案治理原則

1、新入職員工

在到崗前，人事檔案治理員依據(jù)本治理制度，新建檔案并對(duì)其人事檔案資料的真實(shí)性、有效性進(jìn)展核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理;如核查無誤，則在員工轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)為其建立員工人事檔案。

2、在職員工

員工信息一旦發(fā)生變動(dòng)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)，個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)、家庭住址等)，員工應(yīng)準(zhǔn)時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)，后由人事檔案治理員在《變更記錄表》中予以更新;員工發(fā)生崗位調(diào)動(dòng)后，其個(gè)人檔案由原單位調(diào)入新單位，新單位檔案治理人員依據(jù)原檔案連續(xù)建檔。

3、離職、辭退等解除勞動(dòng)合同員工

離職員工檔案每月月底清查，另外存檔。

三、不同類別的檔案與檔案之間用分卷頁分卷。

四、嚴(yán)格分類、歸檔準(zhǔn)時(shí)、排列有序、層次清晰、整理標(biāo)準(zhǔn)。

第十條人事檔案編號(hào)

員工人事檔案編號(hào)采納集團(tuán)內(nèi)部固定制，員工在集團(tuán)內(nèi)部任職期間，其人事檔案編號(hào)不得轉(zhuǎn)變。

1、員工人事檔案編號(hào)模式：

公司編號(hào)+部門編號(hào)+入職年/月份+三個(gè)數(shù)字

2、編號(hào)規(guī)定：

公司編號(hào)指：公司編號(hào)、排序由集團(tuán)人力資源部統(tǒng)一進(jìn)展治理，以十位數(shù)流水號(hào)編號(hào)。

部門編號(hào)指：部門編號(hào)、排序由集團(tuán)人力資源部統(tǒng)一進(jìn)展治理，以十位數(shù)流水號(hào)編號(hào)。

入職年/月份指