培訓(xùn)教材品質(zhì)系統(tǒng)稽核實(shí)務(wù)及技巧

培訓(xùn)教材品質(zhì)系統(tǒng)稽核實(shí)務(wù)及技巧第1頁/共27頁質(zhì)量系統(tǒng)稽核實(shí)務(wù)與技巧第2頁/共27頁Agenda稽核的目的及稽核的形式稽核員與稽核小組稽核的方法與技巧稽核結(jié)果與追蹤第3頁/共27頁稽核目的﹕

對質(zhì)量系統(tǒng)符合要求之程度作出判斷

評估管理系統(tǒng)符合法令要求之能力

評估管理系統(tǒng)符合規(guī)定目標(biāo)之實(shí)施有效性

鑒別管理系統(tǒng)有改善空間之區(qū)域稽核的目的及稽核的形式第4頁/共27頁

稽核的形式﹕

內(nèi)部稽核:稽核者來自組織內(nèi)部(第一方稽核)

外部稽核:稽核者來自組織外部(第二方稽核,如客戶稽核;第三方稽核,如認(rèn)證公司,商檢局公正機(jī)構(gòu)等)稽核的目的及稽核的形式第5頁/共27頁稽核的目的及稽核的形式供貨商協(xié)力廠認(rèn)證單位如﹕商檢局﹔BSI﹔DNVI﹔TUN等公司/工廠本身主要客戶第三方認(rèn)證(稽核)第一方認(rèn)證(稽核)(內(nèi)部稽核)公證單位第三方認(rèn)證(稽核)第二方認(rèn)證(稽核)第二方認(rèn)證(稽核)(外部稽/評估)第6頁/共27頁稽核員特質(zhì)

客觀專業(yè)

經(jīng)驗(yàn) 思想開通

有效聆聽有條理公正地獲取并評估客觀的證據(jù)善于分析,合理判斷

根據(jù)稽核發(fā)現(xiàn)歸納可接受之結(jié)論稽核員與稽核小組第7頁/共27頁稽核員的職責(zé)

主導(dǎo)稽核員﹕

決定稽核準(zhǔn)則與范圍

組成稽核小組

主導(dǎo)稽核活動

擬定稽核計劃

解決稽核中任何問題

報告稽核結(jié)果稽核員與稽核小組第8頁/共27頁稽核員的職責(zé)

稽核員﹕

執(zhí)行分派的稽核項(xiàng)目

協(xié)助作成稽核結(jié)論

協(xié)助完成稽核報告

協(xié)助解決稽核中的問題稽核員與稽核小組第9頁/共27頁稽核小組選擇

考慮被稽核機(jī)構(gòu)之組織﹑制程﹑活動或功能

與被稽核機(jī)構(gòu)之潛在利害相關(guān)或沖突

小組領(lǐng)導(dǎo)與管理能力

特殊被稽核機(jī)構(gòu)之應(yīng)對處理能力

語言及專業(yè)技能稽核員與稽核小組第10頁/共27頁稽核前準(zhǔn)備﹕

決定稽核范圍

準(zhǔn)備稽核計劃

稽核小組指派

閱覽相關(guān)背景資料

準(zhǔn)備工作文件﹐如行業(yè)指引﹑查核表﹑記錄表等稽核的方法與技巧第11頁/共27頁稽核計劃(AuditProgram)

稽核日期

稽核標(biāo)準(zhǔn)

稽核范圍

稽核小組成員名單

各部門稽核時程及相對應(yīng)稽核項(xiàng)目

啟始及總結(jié)會議時程

每日稽核發(fā)現(xiàn)檢討會議及不符合事項(xiàng)

報告會議時程稽核的方法與技巧第12頁/共27頁稽核查核表(Checklist)

內(nèi)容﹕

考慮相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)﹑法規(guī)﹑程序流程

好處﹕

確保重點(diǎn)不會遺漏

作為稽核依據(jù)

注意事項(xiàng)﹕

作為輔助性引導(dǎo)稽核之工具﹐但不

被它限制稽核的方法與技巧第13頁/共27頁稽核手法﹕

縱向稽核﹕

路徑稽核

選擇一項(xiàng)產(chǎn)品相關(guān)流程﹐查證相關(guān)系統(tǒng)條文要求是否確實(shí)執(zhí)行

橫向稽核﹕

部門稽核

依各部門權(quán)責(zé)﹐查證相關(guān)系統(tǒng)條文是否確實(shí)執(zhí)行稽核的方法與技巧第14頁/共27頁稽核技巧﹕

停--看--聽

詢問--開放性問題

觀察--察其反應(yīng)

查核--執(zhí)行程序與記錄

記錄--查證證據(jù)稽核的方法與技巧第15頁/共27頁記錄查證﹕

隨機(jī)抽樣

查證最近--三年的記錄

記錄保存情況

其它相關(guān)記錄﹕內(nèi)/外部稽核記錄稽核的方法與技巧第16頁/共27頁人員訪談

訪談人數(shù)?

以方便方式抽樣

隨機(jī)抽樣

所有區(qū)域﹑部門

所有作業(yè)班

問話型態(tài)

開放式(open-ended)

易了解

避免錯誤引導(dǎo)或高陷阱稽核的方法與技巧第17頁/共27頁人員訪談技巧

解釋訪談的目的

用不同方式詢問使對方了解問題

必要時暫時休息以舒緩壓力

先訪談領(lǐng)班

訪談后表示感謝稽核的方法與技巧第18頁/共27頁開放性問題

How/What/When/Who/Why?

配合適切地封閉性問題(Yes/No)

得到更多的訊息

避免被稽核者有被審問的感受

稽核的方法與技巧第19頁/共27頁發(fā)現(xiàn)問題時﹕

勿批評,勿使領(lǐng)班失面子

勿停止工作,進(jìn)一步調(diào)查

記錄細(xì)節(jié),保持客觀

有不符合事項(xiàng)須堅持

勿煩燥,勿偏袒

自我判斷

有效管理時間

正向態(tài)度稽核的方法與技巧第20頁/共27頁稽核發(fā)現(xiàn)(Auditfindings)

當(dāng)場澄清確認(rèn)并由引導(dǎo)人員見證

記錄細(xì)節(jié)

取得被稽核者認(rèn)同

顧及現(xiàn)場主管面子稽核的方法與技巧第21頁/共27頁總結(jié)會議

報告被稽單位的優(yōu)點(diǎn)

報告稽核整體發(fā)現(xiàn)并說明各類不符合事項(xiàng)

說明稽核中是抽樣結(jié)果

申明改善措施允許期限

稽核的方法與技巧第22頁/共27頁避免爭議

充分證據(jù)

解釋不符合事項(xiàng)對公司的不利影響

避免個人主觀意見

不要吹毛求疵

避免陷入情緒化爭辨稽核的方法與技巧第23頁/共27頁總結(jié)--關(guān)鍵問題

是否以客戶需求的鑒別與評估作為依據(jù)?

是否程序囊括所有標(biāo)準(zhǔn)的條款規(guī)定?

系統(tǒng)的實(shí)施是否一致﹑有規(guī)劃?

是否訂定量化目標(biāo)﹐以為績效管理及持

續(xù)改善之衡量依據(jù)﹐并符合要求?稽核的方法與技巧第24頁/共27頁稽核報告內(nèi)容

稽核結(jié)果整體概述

主要優(yōu)點(diǎn)(努力成果)

關(guān)鍵建議事項(xiàng)

不符合事項(xiàng)完整報告

參考記錄或文件作為附件稽核結(jié)果與追蹤第2