日常工作1課件

3/9/2023第六章秘書的日常工作3/9/2023秘書的日常工作6通訊事務(wù)3日程安排4接待工作5督查工作1287保密工作辦公室管理印信工作值班工作第一節(jié)辦公室管理一、辦公室的作用：指揮部、工作室、“窗口”辦公室配置家具類：辦公桌椅、檔案柜、文件柜、沙發(fā)儀器設(shè)備類：電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話座機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、號碼打制器、打孔器、計(jì)算器、桌面印刷系統(tǒng)和過塑設(shè)備、攝影攝像設(shè)備、投影設(shè)備文具類：會(huì)議記錄本、圓珠筆、計(jì)算器、橡皮、鉛筆、文件夾、檔案袋等），服務(wù)設(shè)施類：電扇、空調(diào)、飲水機(jī)等等。裝飾類：植物（仙人掌）、壁畫必備）二、辦公室的布局與布置規(guī)格功能部門特色

傳統(tǒng)習(xí)慣（風(fēng)水）小辦公室一墻之隔通風(fēng)、采光小辦公室小工作室大辦公室特色辦公室Skype(塔林，愛沙尼亞)RedBull(倫敦，英國)

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醫(yī)療科學(xué)技術(shù)中心辦公室辦公室布局與布置的講究辦公室風(fēng)水（1）辦公室風(fēng)水需以負(fù)責(zé)人或最高主管為主，來尋找吉利的方位。（2）辦公室的大門須比對面的門大，因?yàn)榇髣t在氣勢上就贏，小則敗。

（3）辦公室天花板或墻壁滲水、漏水或龜裂，是漏財(cái)?shù)南笳?，宜速補(bǔ)救。（4）辦公室天花板要高為吉，太低有壓迫感不吉利，且影響業(yè)務(wù)的推展，同時(shí)通風(fēng)較不良。（5）辦公室大門最忌對著電線桿、大樹、煙囪、路沖。

（16）負(fù)責(zé)人或主管的辦公桌對著廁所，為影響整體的營運(yùn)及業(yè)務(wù)推展，同時(shí)對財(cái)運(yùn)的殺傷力蠻大。（17）辦公桌一端最好靠墻，較穩(wěn)固，最忌將辦公桌斜放。（18）辦公桌的后方必須是不動(dòng)方，最忌后方是走道或有人走動(dòng)。因?yàn)槿狈Π踩校纳癫粚?。?9）辦公桌后方必須有靠山。所謂靠山就是一面墻，有靠山做起事來較穩(wěn)當(dāng)，對業(yè)務(wù)推展有幫助。負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)之辦公桌，要有隱密性為佳。（20）辦公室的光線要明亮，而其光線是以自然陽光最佳，人工光線較不好。辦公室的布置《辦公室業(yè)務(wù)》第二節(jié)通訊工作1.電話接打2.郵件收發(fā)3.其他現(xiàn)代通訊事務(wù)電話接打1.熟悉常用電話號碼2.打電話的注意事項(xiàng)3.接電話的注意事項(xiàng)4.電話禮儀5.作好通話處理

1.熟悉常用電話號碼

應(yīng)當(dāng)熟悉本單位電話機(jī)的分布情況、各科室電話號碼和本單位領(lǐng)導(dǎo)們的電話號碼；熟悉主要業(yè)務(wù)聯(lián)系單位的電話號碼和近期有業(yè)務(wù)聯(lián)系的電話號碼；工作案頭應(yīng)備電話號碼查詢資料以咨查用。2.打電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)注意事項(xiàng)替上司打電話給對方上司應(yīng)在對方上司接電話前將電話遞給上司錯(cuò)打電話，錯(cuò)播號碼都要說對不起先確認(rèn)對方電話號碼、單位和具體要通話的人的姓名電話接通后，先確認(rèn)對方，然后報(bào)出自己的單位、姓名談工作前，先明確對方是否有時(shí)間，是否方便談此項(xiàng)事宜3.接電話時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)通完話，不必急于掛機(jī)，對方身份高時(shí)對方先掛機(jī)不清楚的要請對方復(fù)述,重要的內(nèi)容要復(fù)述給對方談事情要盡快確認(rèn)對方單位、姓名和電話事由

找人接電話要問清對方姓名或單位接聽電話說：“您好，這里是××公司××部門”

鈴響兩三聲之間是接聽電話的最佳時(shí)機(jī)對錯(cuò)打的電話，態(tài)度也要和藹客氣4.電話禮儀

無論接、打電話，秘書都應(yīng)注意聲音要柔和，語氣要親切，表述要清楚，快慢要適中，嘴離話筒不要太近，每次通話時(shí)間不可過長。接打電話時(shí)用問候語，更自然的方法是問明對方是誰的時(shí)候再問候“您好”，這樣的問候顯然是專給對方的，顯得更為真誠。如果對方先問候了，那么一定要回敬問候語，然后再詢問對方有什么事情。5.做好通話處理無論接打電話，必要時(shí)都要有電話記錄來電單位來電人來電時(shí)間年月日時(shí)分內(nèi)容摘要領(lǐng)導(dǎo)批示處理結(jié)果記錄人案例分析：

這天上午,公司秘書于雪在給胡總送郵件時(shí)，聽到胡總正在與恒昌公司老總通電話：“-你說是天地公司趙總的電話嗎？我好象記得有他的名片，回頭我查一下告訴你。你們公司今年的生意如何？……”正巧于雪早上整理名片夾時(shí)無意中看到了趙總的名片，知道電話號碼是86757879。面對這種情況，秘書怎么做？處理方式A.馬上把電話號碼寫在便條上，放到胡總面前。B.當(dāng)作什么也沒有聽見。C.如果胡總問自己的話就告訴他。E.把電話號碼寫在便條上，站在旁邊，等待時(shí)機(jī)。

比較以下兩種通話方式“你好惠普公司?！薄罢堈掖飨壬犽娫??！薄按飨壬辉??！薄澳憧次沂裁磿r(shí)候能找到他”“你10點(diǎn)以后打電話來吧?！薄昂弥x謝?！?/p>

“你好惠普公司請講?！薄罢堈掖飨壬犽娫?。”“對不起是哪位戴先生”“戴季禮先生。”“很抱歉戴先生現(xiàn)在不在?！薄澳憧次沂裁磿r(shí)候能找到他”“戴先生10點(diǎn)鐘回來等他回來打電話給你還是由我?guī)湍戕D(zhuǎn)告事情？”“謝謝我10點(diǎn)以后再打電話。”“對不起我該怎么向戴先生講起你”“我姓王，是山海公司的。”“噢，王先生麻煩你10點(diǎn)后再來電話，再見?！?/p>

A.B.

秘書小劉正在電腦前打合同，電腦上顯示的正是合同條款。桌上電話鈴聲響起，小劉立即接起電話：“你好，海王集團(tuán)公司。”對方：“我是重慶分公司的老邵。”小劉：“哦，是邵主任?！鄙壑魅危骸拔蚁氩橐幌律霞壟鷱?fù)海王公司改為集團(tuán)公司的時(shí)間?！毙ⅲ骸澳闵缘龋荫R上就查?！彼D(zhuǎn)身在文件柜中翻找。由于文件柜中所有文件夾上均沒有標(biāo)簽，小劉找了三個(gè)文件夾都沒有找到。這時(shí)，傳來了敲門聲，小劉頭也不回地說：“請進(jìn)?！彼栽诜募A?？腿诉M(jìn)來，站在門口等待。小劉沒聽見動(dòng)靜，這才轉(zhuǎn)過身來，說：“你請進(jìn)，你找哪位？”對方走至辦公桌前（此時(shí)電腦未關(guān)屏，合同仍放在桌上），雙手遞上名片，說道：“我想拜訪陳副總?！毙㈦p手接過名片，一面看一面讀：“哦，你是紅光集團(tuán)公司市場總監(jiān)李先生。你與陳副總有預(yù)約嗎？”李先生：“沒來得及約，我有些事想和他談?！毙ⅲ骸昂鼙?，今天幾位老總都出去辦事了?！崩钕壬骸澳鞘袌霾拷?jīng)理在嗎？”小劉：“我給你打個(gè)電話問問?！毙⑻崞痣娫捳颍袌霾繕I(yè)務(wù)員小張敲門。小劉便將話筒擱在桌上，說：“請進(jìn)?！毙栃垼骸靶?，你們經(jīng)理在嗎？”小張：“經(jīng)理外出了?！毙钕壬f：“要不你和小張談?wù)?？這是我們市場部的業(yè)務(wù)員小張。”李先生沉吟片刻說：“你還是把陳副總的手機(jī)號碼告訴我吧，我自己再和他聯(lián)系?！毙⒘⒓凑f：“陳副總的手機(jī)號碼是?！崩钕壬浵率謾C(jī)號碼后，說：“謝謝。那我告辭了。”小劉說：“我送送你。”小劉送客去了。小張發(fā)現(xiàn)擱在桌上的電話，拿起一聽，沒聲，便掛上了。某一天,經(jīng)理外出了,陳小姐正在公司打字,電話鈴響了,陳小姐與來電者的對話如下:陳小姐：“喂？”來電者:“是利達(dá)公司嗎”陳小姐:“是?！?/p>

來電者:“你們經(jīng)理在嗎”陳小姐:“不在?！?/p>

來電者:“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎”陳小姐:“是?！?/p>

來電者:“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐:“1.8美元?！?/p>

來電者:“1.6美元一打行不行？”

陳小姐:“對不起,不行的?！闭f完,“啪”掛上了電話。過了一星期,上司提起他剛談成一筆大生意,以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出:"啊呀,上星期有人問1.6美元一打行不行,我知道你的定價(jià)是1.8,就說不行的.”上司臉色一變說:“你被解雇了?！标愋〗阃ㄔ捴械牡腻e(cuò)誤(1)電話禮儀方面,鈴響了沒有自報(bào)家門;(2)不等對方說