清華大學管理秘書實務22課件

任務二：管理秘書的口才技能

張炎是北京某名牌高校的研究生，在讀書期間，他的文筆很好，發(fā)表了很多文章，畢業(yè)時他考取了公務員，很快憑著過硬的文字能力到某機關(guān)辦公室擔任了領導秘書，工作幾年后，機關(guān)選拔領導干部考試，張炎的筆試成績非常優(yōu)秀又是競爭者中資歷最長的人，在大家看來，張炎的勝出已經(jīng)是板上釘釘子的事情，但誰料到，面試答辯中，題目并不難，考官張炎也大都認識，他卻漲紅面孔、緊張的哆哆嗦嗦、問題回答的條理混亂，還不住地搓手，頭上直冒汗珠，給領導留下了不好的印象，結(jié)果可想而知，張炎最終痛失機會。事后，張炎自我反省，刻苦的訓練，終于在一次全省交流干部的考核中張炎筆試面試表現(xiàn)都很出色，受到一致好評從而脫穎而出，張炎深深地體會到了好口才對于秘書人員來講是必不可少的基本素質(zhì)?？诓挪⒉皇且环N天賦的才能，它是靠刻苦訓練得來的。意識到自己口才不好，就要下決定提高和改善，不斷訓練。好的口才不僅僅在關(guān)鍵時刻能夠助你一臂之力，也是日常生活和工作中與人溝通和交流必不可少的基本技能。

口才，就是口語表達的才能，即善于用口語準確、貼切、生動地表達自己思想感情的一種能力。卡耐基曾經(jīng)說過，一個人的成功，約有百分之十五取決于知識和技能，百分之八十五取決于溝通、發(fā)表自己意見的能力和激發(fā)他人熱忱的能力。知識點一：秘書口才的標準及自評

秘書的口才能力的訓練和提高絕不能僅僅體現(xiàn)在工作中的各種溝通語用技巧，更重要的是要具備扎實的語言表達功底具體來看，綜合考慮語言表達能力和語言運用技能兩個方面，秘書口才的標準可以概括為準確清楚、條理順暢、優(yōu)美豐富、能說會說四個方面知識點二：秘書口才的訓練與提高

口才不是簡單地“說話”能力，不是天賦的才能，卓越的口才要靠刻苦的訓練才會擁有。語音能力的訓練與提高準確的發(fā)音能力、適中的語速和恰當?shù)恼Z流等語音能力是秘書口才訓練的第一步。

訓練與提高：1.發(fā)音器官的訓練：口才訓練要從發(fā)音器官的訓練開始，可以有效改善“說話張不開嘴“、“大舌頭”、口齒不清等口語表達問題。2.發(fā)音語流氣息的訓練：方法及說明：3.堅持大聲朗讀：4.持之以恒的典范模仿訓練：每個人都有不同的語音面貌，語音面貌包括音高、音強、音色等基本要素，要提高發(fā)音表達能力，有效的方法是根據(jù)自己語音面貌的特點找到適合自己模范的口才典范表達語匯的擴展及運用訓練語言表達的豐富、優(yōu)美和生動，會提升一個人的言語形象，增強表達的親和力1.多讀多看多積累：“博聞強記”是提高語匯能力最有效的手段。2.在運用中進行語匯比較的訓練。注意思考“還有沒有更好的表達方式？”3.注意語匯運用的標準和規(guī)范秘書的職業(yè)特點決定了，不僅僅在寫作公文時要用語準確、格式規(guī)范，在日常交流中，說話也要嚴謹規(guī)范言語情商的訓練及提高

“言語”是利用語言進行交際的行為和結(jié)果，體現(xiàn)了語言的交際功能?！扒樯?EQ)”又稱情緒智力，是人在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的品質(zhì)?！把哉Z情商”是我們在運用語言進行交際的過程中，語言的選擇和使用能夠符合交際規(guī)范和交際目的并能夠展現(xiàn)語言運用者良好的語言能力和人格素養(yǎng)的能力。訓練與提高：1.持續(xù)的當眾講話訓練，增強言語信心。要把每一次面向公眾的發(fā)言當做一次訓練的機會，善于終結(jié)，不斷提高，增強自己的言語信心，培養(yǎng)堅強、肯定的自我形象。美國發(fā)言研究專家鮑勃·博伊蘭給出的“博伊蘭發(fā)言法”被證明是很有效的方法：發(fā)言步驟方法準備發(fā)言分析聽眾：聽眾數(shù)量、男女比例、年齡層次、文化背景、教育程度準備內(nèi)容：中心明確、內(nèi)容恰當分析：對誰發(fā)言？我要談什么？觀眾可以從我的講話中得到什么？觀點合理嗎？自己相信嗎？足夠簡潔嗎？論證準備（收獲、論據(jù)、個人經(jīng)歷）投入發(fā)言全身心投入、沉浸式發(fā)言注意目光交流（五秒鐘交流）文字表達：你的文采7%口頭表達：你的口才七38%手勢語視覺感受：你的風度55%2.善于觀察和總結(jié)不同情境的語用特點并有針對性的訓練3.時刻考慮對方的傾聽需要，學會言語行為的換位思考表達贊美1.贊美對方的事跡和行為2.贊美新發(fā)現(xiàn)的對方的優(yōu)點3.贊美你所希望對方做的一切4.贊美對方最得意而別人卻不以為然的事1.真誠：發(fā)自內(nèi)心的贊美。2.具體：說出贊美的具體事項。3.及時：當面及時贊美。提醒和暗示1.用輕松話題巧妙暗示。2.用類比推理，有效提醒。3.借題發(fā)揮，積極暗示。4.一語雙關(guān)，巧妙提醒。注意場合特點和方法的結(jié)合，背后提醒建議比公眾場合下的提醒更能維護對方的自尊。批評開導坦誠相見、拉近心理距離，方式含蓄，留有余地；包含鼓勵，維護自尊；以身作則、積極示范。在批評他人前可從談自己的經(jīng)歷入手，先肯定優(yōu)點，再指出不足、可以用建議的方式提出批評，也可以用推理描述的方式讓對方自己認識到不足。初次見面1.尋找雙方的共同點，引出話題（察顏觀色，以話試探、聽人介紹、揣摩談話）2.發(fā)現(xiàn)相似點，進行交談。（地域、經(jīng)歷、職業(yè)、年齡、處境）通過談話中的觀察，抓住對方的興奮點，展開一步步的交談。實訓提高：1.當眾即興發(fā)言及回答問題訓練。我對“口才”的認識（3分鐘）