外貿(mào)英語郵件的寫作技巧

外貿(mào)英語郵件的寫作技巧19:59當(dāng)我們談到外貿(mào)英語郵件的寫作技巧的時候，我們一定要牢記我們的寫作原則。下面我們首先從文章組織結(jié)構(gòu)上淺談一下外貿(mào)英語郵件寫作技巧。這里我們推薦的是著名的3W文章組織結(jié)構(gòu)即Whydo一部分；What’sthedetailedreason?(第二部分doyouexpectyourreadertodo?(三部分。第一部分(Whydotheletter?：在郵件的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴客戶你寫這封郵件的目的。例如：IwritingintoaIfromyourmorning或者Willyousendmeinformationaboutyourno.，yourofApril15這樣的開頭直接提出要求和詢問，可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖，在讀信的時候可以把注意力集中在問題的重點上第二部分（What’sthe），在這個部分里你要把事情或者愿意的詳細(xì)情況告訴對方，此部分務(wù)必做到有條理。最好能有1，2，3，這樣的格式出現(xiàn)。例如：，price,havetosaythatismostcompetitivecanoffer,consideringourquality2,,ourisT/T,.3,Astoleadtime,usuallyitaroundfor3,000.這樣一條一條的說，既思路清晰又方便客戶回復(fù)，因為有經(jīng)驗的客戶直接就會在你的，2，3的基礎(chǔ)上改用其他顏色的字體進(jìn)行回復(fù)了。第三部分（Whatyouyourreadertodo?），在這一部分通常都是直接寫客氣的結(jié)束語就可以了，因為你主要的意思已經(jīng)在第二部分表達(dá)過了，為了節(jié)省自己和客戶的時間這一部分都很短。例如：Shouldyou,kindlyfeeltousknow.或者簡潔的說usifyouhaveinquiry.更直接的就是郵件系統(tǒng)自設(shè)的REGARDS/Haveday.很多外貿(mào)新手剛?cè)肼殘龅臅r候盡管已經(jīng)通過了CET-4和CET-6，但是好像總找不到感覺一樣，寫出來的郵件要不就是過于啰嗦，要不就是詞不達(dá)意，稍微好一些的雖然能表達(dá)清楚，但是在語氣上又不夠靈活。筆者認(rèn)為，一封優(yōu)秀的外貿(mào)英語郵件要注意語態(tài)、語序、時態(tài)、語氣四個方面。語態(tài)上講，英語分為主動和被動語態(tài)，主動語態(tài)更多的用在感情的表露而被動語態(tài)多用于客觀事實的陳述，國外客戶更習(xí)慣用被動語態(tài)來表達(dá)事情。語序上要注意的是必須符合英文的行文邏輯切忌出現(xiàn)的表達(dá)。時態(tài)上要注意的是不要用過于復(fù)雜的時態(tài)，雖然英語的時態(tài)

多達(dá)16種，但是實際上人們常用的也就或8中。語氣是一個可大可小的問題，雖然它不會影響文字的整體意思，但是運(yùn)用的恰當(dāng)與否會使讀郵件的人感覺親切且舒服。為了幫助大家盡快提高，筆者特地總結(jié)了一些常見的錯誤和需要注意的事項供大家參考。第一稱呼1．客戶的名字千萬不要錯老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶.外國客戶也會將其視為尊重問題。在這里筆者溫馨提示：假如你英文不好，至少你要把客戶名字拼寫寫正確；假如你發(fā)音一般，那至少你要把客戶名字念正確、最好你能對客戶的公司背景家鄉(xiāng)資料加以熟悉，這樣的溝通會更流暢。筆者就曾經(jīng)因為提前研究了一位德國客戶資料，臨時抱佛教的學(xué)了幾句：Gutenmorgen,等常用德語，結(jié)果商談的時候額外順利，后來才知道德意志名族有著強(qiáng)烈的民族自豪感，簡單的幾句德語問候起到了很好的溝通效果。另外，客戶的頭銜都不要錯.頭銜或?qū)W位,任擇其一吧例如:DrHowardE.Hyatt多過一個男人,就是Misters的意思,不過不要跟名字,姓就行啦.例如Wyatt,女人呢?用Mmes.,Mses.樣不要跟名字例子:Mses.Lionel,男女一齊呢?弄清楚稱呼就行.如:Mrs.WrightHaroldWrightDr.MargaretWrightMrs.Harvey3.有人有自己頭銜就要跟緊例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜。倘若不清楚對方頭銜就用替。第二:詞匯自己置于對方的立場上。盡量站在客戶的位置去尊重、體諒、贊譽(yù)對方盡量使對方受益，使對方感到自己的重要性受到尊重，從而體現(xiàn)禮貌原則。在行文中多用第2人稱，少用第一人稱。這樣顯得更加真誠有禮貌，用第一人稱使你感到冷淡。例：Ithinkyoudidgoodinsellingourproducts.agoodjobinsellingproductsinyourarea.一句雖然合理，但是沒有完全采取對方立場。用“我認(rèn)為”在一定程度上剝奪了對方的榮譽(yù)感，而是我給你的一種贊許。第讀起來使客戶受益，充分體現(xiàn)了禮貌原則。2.多運(yùn)用肯定、積極的詞匯。定性的詞語強(qiáng)調(diào)積極方面，給人愉快的感覺，否定性的詞語強(qiáng)調(diào)消極的方面，給人不愉快的暗示，因此在措辭時盡量舍棄否定性的詞語而選用肯定性的詞語。1.Yourimmediateattentionwouldbeappreciate.例Pleasenotethatourcontractwill

until在例1中，使用了積極詞匯。在例中句子采用了valid而避免使用否定詞為后者有失恭敬。當(dāng)然了，這個不能一概而論。如果生氣和否定客人有時候能起到更好的效果的話不妨試試，畢竟現(xiàn)在在工廠為王的外貿(mào)大環(huán)境里，拒絕客戶的不合理要求已經(jīng)不是什么新鮮事了。3.模糊性限定詞的運(yùn)用。模糊限定詞的功能之一就是通過程度的變化將所修飾的詞的詞義增強(qiáng)或減弱。在商務(wù)信函中，如一方發(fā)生了令人不愉快的事，貿(mào)易另一方可以運(yùn)用如of,kindof等程度模糊限制語，緩和語氣。通過副詞unfortunately,hardly等來弱化否定的語氣。例：Itseemstomewegivinginthis第三，句子1.去時態(tài)時運(yùn)用。用過去時能淡化動作的及時性，減少潛在的面子威脅。在這個例子中，用了助動詞更加禮貌，因為強(qiáng)調(diào)了過去時，使得請求聽起來更加的遙遠(yuǎn)。例如：Ididyoucouldlowerprice.2.虛擬語氣的運(yùn)用。在對外貿(mào)易中，外貿(mào)業(yè)務(wù)員常用動詞的虛擬式提出建議或請求，使語氣委婉含蓄，這樣更有利于在平等信任的基礎(chǔ)上達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。：Webeifyouwouldtheinvoicelethaveacorrectcopy.過上面例子的分析，我們可以看出，在提出請求的時候，使用了虛擬語氣，可以避免咄咄逼人，更有利于雙方在融洽的氣氛中建立貿(mào)易關(guān)系。3.進(jìn)行時態(tài)的運(yùn)用。Iwonderingwhethercouldlowerprice.在本例中，運(yùn)用了進(jìn)行時，使請求聽起來好像聽話人的一時想法，沒有經(jīng)過周密的考慮，減輕了請求或建議對面子的潛在威脅。4.被動語態(tài)的運(yùn)用在商務(wù)信函中，用被動句則說明我們這么做是不得已而為之，提醒對方遵守達(dá)成的協(xié)議。例：Yougoodsinerror.goodsinerror.英語的被動句強(qiáng)調(diào)的是動作的承受者，在商務(wù)信函上，使用被動語態(tài)是防止責(zé)備口氣的一個最好的辦法。分析例句發(fā)現(xiàn)，第一句人做主語，說話有責(zé)備的口氣。第二句話將主語換成物，重點從發(fā)出動作的人轉(zhuǎn)移到接受動作的對象上去了，這樣對方也就擺脫了尷尬的境地。5.運(yùn)用疑問句問句在交際中可以用來間接地表達(dá)言語行為，使得威脅面子的行為隱藏在提問中，這樣使對方有一種受尊重感。：yousendusaoflatest復(fù)合句的運(yùn)用復(fù)合句的使用能夠避免居高自傲，體現(xiàn)雙方的平等地位，如我們常用“Iwish…”，“Ihope…”等句型來提

出要求或表達(dá)意愿，語氣委婉，觀點鮮明，暗示了如果你不愿意的話，那也沒關(guān)系的。例1：Weshouldbegratefulifgoodsasas通過使用if從句帶來了很好的禮貌效果，比直接要求對方效果要好很多。使用IIamsorry等構(gòu)成復(fù)合句在拒絕對方的請求時緩和語氣，在給對方提要求時表達(dá)對對方的信任。例2：amsorrywecanadvancethetimeofshipment.通過使用復(fù)合句的形式，將語氣生硬的口氣轉(zhuǎn)變成使對方感受到面子受到尊重。7.肯定句的運(yùn)用在商務(wù)英語信函方面，對對方的尊重還體現(xiàn)在對對方的態(tài)度的積極性，就是強(qiáng)調(diào)事情的正面。第四，語句格式1.樣和句子長度不要太單調(diào)千篇一律的會悶死人的有時短句跟著長句可以化解一下，但是原則還是簡約而不簡單。2.弱軟的詞e.g.were,is,可以加強(qiáng)一點例如:Theproductshighlyin為:Theproductsin就有力很多了3.親切,語化是比較受歡迎!用賓詞和主動的詞讓人家受落例如1.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.2.Wesincerelyappreciateyourinformation.明顯地我們會喜歡第2句.因很簡單就是之前我們說過的，表達(dá)意愿感情等東西時要用主動語態(tài)，簡單的客觀的陳述一個事情的時候用被動語態(tài)。五，文法1、切忌主客不分或模糊。例如：thelongtime,goodswillshippedsoon.應(yīng)改為：Consideringthelongtimewillgoodssoon這個動作是We發(fā)出的而不是goods、句子不要零碎。例如：nottotenobjections應(yīng)該連在一起nottotenbecauseofourprevious3結(jié)構(gòu)對稱,令人容易理解.例如：Theownerquestionedtheoccupant’sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenwithinkmarkings.應(yīng)改為:Theownerquestionedtheoccupant’sleaseiinkalterationsofcontract。4、單復(fù)數(shù)不要搞混。例如Anauthorizedshowthattheyhavesecurity、時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多，正規(guī)的外貿(mào)信函通篇不能用過多的時態(tài)，因為商務(wù)信函更類似與新聞稿件而不同于小說，所以過多的時態(tài)和語氣會讓讀者覺得太啰嗦而且意思表達(dá)不夠精確，當(dāng)然了，適當(dāng)?shù)臑榱思訌?qiáng)語氣更好表達(dá)自己對事情的理解、不滿時是需要用到Absolutely,of

course詞的，所以我們要區(qū)別的對待這一點。6、標(biāo)點符號要正確，標(biāo)點符號雖然不會影響到意思的表達(dá)，但是對于你本身專業(yè)性的提醒是很有幫助的。、拼寫要正確有電腦拼字檢查功能后,更加不能偷懶，我們常常說習(xí)慣使人死亡，需要指出的是不好的習(xí)慣會使人加速滅亡。外貿(mào)行業(yè)是個十分著重細(xì)節(jié)的行業(yè)，所以在諸如單詞拼寫上，假如你過分的不規(guī)范會給客戶留下不好的印象，尤其是英美國家等以英語為母語的客戶，說大一點，這也是一個尊重問題。、慎用大寫。非必要不要整個字都是大寫,常外國客人只在發(fā)泄不滿時候才會通篇用大寫。如果要強(qiáng)調(diào)的話用底線斜字粗體就可以了。9、回復(fù)技巧：因為外貿(mào)郵件要經(jīng)常圍繞一個訂單的某個問題（質(zhì)量、色差、貨期、賠償?shù)龋┻M(jìn)行不斷的郵件往來，所以就需要在原來客戶的郵件基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的回復(fù)，筆者建議用字體顏色來加以區(qū)分。比如你可以在客人需要回復(fù)的郵件基礎(chǔ)上按照不同的1，2，3下面寫上TONY15TH:后面的內(nèi)容用藍(lán)色字體區(qū)分出來，這樣的話客戶一定會為你的細(xì)心和專業(yè)感動從而對你信任有加。六，文體1.可讀性.象是大學(xué)程度的話,用高中的英文就行,不要以為人人都是語言大師.用短句(15-20字吧,技術(shù)性的字就更加要簡單易明.2.意段落的開頭.一般來說重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭,句子就放在最尾例如:1.Becauseattendthepersonally,heon2.Heforwardedhiscassettetapeattendthemeetingpersonally.兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了輕重有分同等重要的用連接,輕放在次要的句子里.4.意思轉(zhuǎn)接詞要留神.如:but(相反,therefore結(jié)論,also(增添forexample(闡明分不清和moreover就不要用啦5.句子開頭不要含糊不清的主詞.例子:ThesehavebeenatocommitteehavedelayedfurtherThey是指什么呀?開頭少用this,或which.修飾詞的位置要小心,例如:Hetheafter15.為Hethecostonlyafter15.7.用語要肯定準(zhǔn)確切忌含糊.例如:Thefiguresasigni為:figuresanincrease19%.當(dāng)然了這些SignificantSplendid、等詞在某些場合為了達(dá)到某種效果是可以用的，比如一個新客戶剛接觸的時候你可以在郵

件末尾寫：Hopingasplendidwithyouincoming.至于到底怎么樣個Splen