《合同履行管理辦法》

PAGEPAGE4青島麒龍科技發(fā)展有限公司通知文件編號：青麒綜合[012]005制定日期：2012年3月5日收文：各公司、各部門副本：戴總發(fā)文：財務部、綜合部事項：關于合同履行管理辦法的通知說明：《合同履行管理辦法》已于2012年2月25日由公司辦公會議通過，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。自本辦法公布之日起三日內，公司各合同履行部門應將該合同履行部門核對人員名單以書面形式報綜合部和法務部備案。合同履行過程中合同履行部門核對人員名單如有變更，應自變更之日起三日內將變更人員名單以書面形式報綜合部和法務部備案。合同履行管理辦法為了規(guī)范各分公司、各部門合同履行流程，加強合同履行的管理和監(jiān)督，防范合同履行中存在的法律風險，制定辦法。一、合同履行管理的基本要求生效的合同對于合同各方均具有法律約束力。如果合同方不按合同約定履行義務，就要承擔相應的違約責任。因此，合同履行管理的基本要求為：1、我公司嚴格按合同約定履行，做到我公司一方不違約；2、督促對方按合同履行其義務，如對方在履行中有不符合合同約定的行為，要密切關注，及時做出反應，固定對方違約的證據(jù)，為以后處理合同糾紛做準備。二、加強合同履行管理的方法合同履行部門、財務部、法務部等部門都應當按下列要求做好各部門的合同履行管理工作。(一)我公司為履行合同所做的工作，都要留有記錄或者證據(jù)。如：支付款項的，應通過銀行轉帳支付，在原始憑證上應寫明款項用途及對應的合同編號等；交付貨物的，應索取正式的收貨憑證等。(二)及時發(fā)出催告和異議催告一般是用來催促對方按合同履行其義務，同時，催告也是進一步采取某些行動的必備前置程序，如有些情況下解除合同，必須經(jīng)過催告。而異議一般是在接受對方交付的情況下，發(fā)現(xiàn)對方的交付不符合合同約定，如接受對方交付的貨物后發(fā)現(xiàn)質量不符合合同約定，則應及時向對方提出書面異議。提示：在合同履行過程中，建議重要的事項、催告、異議等以書面形式作出，以便有據(jù)可查。(三)及時收集和保存證據(jù)合同履行過程中，合同各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責任的重要證據(jù)，合同履行部門負責對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料完整保存，如果相關材料發(fā)至其它部門，應及時轉交合同履行部門存檔。在合同履行過程中，對于我公司已經(jīng)履行事實以及對方違約的事實應當及時收集證據(jù)，同時，如果我公司一方不慎違約了，應盡量避免被對方掌握證據(jù)。對我公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。履行銷售合同交付貨物時應由對方當事人簽署一式兩份的收貨單，一份留存對方，一份交銷售部門備查。向對方當事人交付增值稅發(fā)票時應由對方當事人出具收條。履行采購合同付款時應由對方當事人出具收款收據(jù)或收條，我公司原則上只開具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。(四)建立信息匯報反饋制度，及時處理異常情況。合同履行中的一些問題，其實很多是法律層面的問題，技術性與專業(yè)性較強，合同履行部門應當慎重對待，并及時與法務部溝通和聯(lián)系，由法務部參與處理前述問題。我公司應當建立信息匯報和反饋的制度和流程，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，作出相應的處理。管公章的人員提供經(jīng)法務部填寫的《合同蓋章情況核查表》（見附件2），公司保管公章的人員應當于1個工作日內根據(jù)《合同蓋章情況核查表》核對、填寫相關合同的蓋章和收回情況，并簽字確認。對于經(jīng)核對尚未蓋章的合同，法務部律師應向合同履行部門負責合同履行管理核對的人員（下稱合同履行部門核對人員）提供《合同蓋章情況核查表》，由合同履行部門核對人員核實合同未蓋章的原因和情況，并在《合同蓋章情況核查表》上注明事由并簽字確認。對于經(jīng)核對作廢的未蓋章合同，合同履行部門核對人員應當于核對當日將未蓋章合同及合同審批表交回法務部，法務部及時作廢合同和審批表，作廢的審批表歸檔于法務部。合同履行部門經(jīng)辦人負責蓋章合同（原件）的收回工作，公司檔案室負責蓋章合同原件（公司需留存兩份）的保管工作。被保管的合同原件未經(jīng)公司領導批準，一律不得外借。相關部門人員需要使用合同的，應當使用合同復印件。4、法務部律師應當于合同審批日的下一周起每周的最后一個工作日內，向合同履行部門核對人員提供經(jīng)法務部填寫的《合同履行核查表》（見附件3），由該合同履行部門核對人員核查該合同履行部門核查日前尚未履行完畢合同的履行情況，該合同履行部門核對人員應當于3個工作日內根據(jù)《合同履行核查表》落實和填寫合同履行情況，并簽字確認。對于合同金額50萬元以上的合同，法務部律師應當對合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料進行檢查，包括合同各方的往來函件、通知等文書，并指導合同履行部門人員如何收集和保存有關合同履行的證據(jù)。前述書面材料經(jīng)法務部檢查后，應當統(tǒng)一由檔案室保管；如果前述書面材料屬于財務部保管范圍的，則仍由財務部保管。在對前述書面材料進行交接時，應以同一個合同為單位進行交接，由合同履行部門經(jīng)辦人、法務部、檔案室（或財務部）三方簽署《材料交接明細表》（見附件4），《材料交接明細表》一式三份，各方各持一份。相關部門人員需要使用前述書面材料的，應當使用復印件。5、合同履行部門核對人員落實合同履行情況后，法務部律師按照下列原則進行處理：⑴對于合同履行情況涉及財務部的，需向財務部提供《合同履行核查表》，由財務部專人負責核查和填寫情況，并簽字確認；⑵對于不按照合同約定履行的情況，應當進行進一步核實原因和情況，并按照本管理辦法第一條、第二條的規(guī)定采取相應措施。對于重大違約情況，應當及時向公司主管領導匯報。⑶對于正常履行且無問題的合同，本次核查工作完成。6、法務部應當將每周核查情況如實記錄在電子版的《合同履行管理一覽表》中，并將每周核查完畢的表格存檔。7、對于履行完畢或合同期滿、終止、解除的合同，合同履行部門應當及時與法務部、公司檔案室、財務部等部門辦理歸檔手續(xù)。法務部每月月底應將履行完畢合同的《合同蓋章情況核查表》、《合同履行核查表》交予檔案室歸檔，并由雙方簽署《材料交接明細表》，《材料交接明細表》一式兩份，雙方各持一份。四、經(jīng)濟處罰合同履行部門人員或其它部門人員違反本管理辦法規(guī)定的，由法務部向公司綜合部出具《關于違反合同履行管理辦法的通知書》（見附件5），由公司綜合部請示相關領導后，由公司綜合部按照下列標準對相關責任人員進行相應的經(jīng)濟處罰：1、違反本管理辦法規(guī)定，未給我公司造成經(jīng)濟損失的，綜合部應當給予經(jīng)濟處罰，處罰上限不超過人民幣1000元；2、違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟損失（包括但不限于訴訟費、律師費、合同對方根據(jù)合同追究我公司的違約責任等）的，綜合部應當根據(jù)具體情況（包括合同金額、我公司違約責任等情況）另行給予經(jīng)濟處罰，處罰上限不超過合同金額的10%；五、賠償責任合同履行部門人員或其它部門人員違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟損失（包括但不限于訴訟費、律師費、合同對方單位持有先蓋章合同追究我公司的違約責任等）的，相關責任人員應當向公