《合同履行管理辦法》

PAGEPAGE4青島麒龍科技發(fā)展有限公司通知文件編號(hào)：青麒綜合[012]005制定日期：2012年3月5日收文：各公司、各部門(mén)副本：戴總發(fā)文：財(cái)務(wù)部、綜合部事項(xiàng)：關(guān)于合同履行管理辦法的通知說(shuō)明：《合同履行管理辦法》已于2012年2月25日由公司辦公會(huì)議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。自本辦法公布之日起三日內(nèi)，公司各合同履行部門(mén)應(yīng)將該合同履行部門(mén)核對(duì)人員名單以書(shū)面形式報(bào)綜合部和法務(wù)部備案。合同履行過(guò)程中合同履行部門(mén)核對(duì)人員名單如有變更，應(yīng)自變更之日起三日內(nèi)將變更人員名單以書(shū)面形式報(bào)綜合部和法務(wù)部備案。合同履行管理辦法為了規(guī)范各分公司、各部門(mén)合同履行流程，加強(qiáng)合同履行的管理和監(jiān)督，防范合同履行中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，制定辦法。一、合同履行管理的基本要求生效的合同對(duì)于合同各方均具有法律約束力。如果合同方不按合同約定履行義務(wù)，就要承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。因此，合同履行管理的基本要求為：1、我公司嚴(yán)格按合同約定履行，做到我公司一方不違約；2、督促對(duì)方按合同履行其義務(wù)，如對(duì)方在履行中有不符合合同約定的行為，要密切關(guān)注，及時(shí)做出反應(yīng)，固定對(duì)方違約的證據(jù)，為以后處理合同糾紛做準(zhǔn)備。二、加強(qiáng)合同履行管理的方法合同履行部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等部門(mén)都應(yīng)當(dāng)按下列要求做好各部門(mén)的合同履行管理工作。(一)我公司為履行合同所做的工作，都要留有記錄或者證據(jù)。如：支付款項(xiàng)的，應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳支付，在原始憑證上應(yīng)寫(xiě)明款項(xiàng)用途及對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)等；交付貨物的，應(yīng)索取正式的收貨憑證等。(二)及時(shí)發(fā)出催告和異議催告一般是用來(lái)催促對(duì)方按合同履行其義務(wù)，同時(shí)，催告也是進(jìn)一步采取某些行動(dòng)的必備前置程序，如有些情況下解除合同，必須經(jīng)過(guò)催告。而異議一般是在接受對(duì)方交付的情況下，發(fā)現(xiàn)對(duì)方的交付不符合合同約定，如接受對(duì)方交付的貨物后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合合同約定，則應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰?shū)面異議。提示：在合同履行過(guò)程中，建議重要的事項(xiàng)、催告、異議等以書(shū)面形式作出，以便有據(jù)可查。(三)及時(shí)收集和保存證據(jù)合同履行過(guò)程中，合同各方的往來(lái)函件、通知等文書(shū)都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，合同履行部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書(shū)面材料完整保存，如果相關(guān)材料發(fā)至其它部門(mén)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交合同履行部門(mén)存檔。在合同履行過(guò)程中，對(duì)于我公司已經(jīng)履行事實(shí)以及對(duì)方違約的事實(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集證據(jù)，同時(shí)，如果我公司一方不慎違約了，應(yīng)盡量避免被對(duì)方掌握證據(jù)。對(duì)我公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。履行銷(xiāo)售合同交付貨物時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式兩份的收貨單，一份留存對(duì)方，一份交銷(xiāo)售部門(mén)備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。履行采購(gòu)合同付款時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，我公司原則上只開(kāi)具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。(四)建立信息匯報(bào)反饋制度，及時(shí)處理異常情況。合同履行中的一些問(wèn)題，其實(shí)很多是法律層面的問(wèn)題，技術(shù)性與專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，合同履行部門(mén)應(yīng)當(dāng)慎重對(duì)待，并及時(shí)與法務(wù)部溝通和聯(lián)系，由法務(wù)部參與處理前述問(wèn)題。我公司應(yīng)當(dāng)建立信息匯報(bào)和反饋的制度和流程，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，作出相應(yīng)的處理。管公章的人員提供經(jīng)法務(wù)部填寫(xiě)的《合同蓋章情況核查表》（見(jiàn)附件2），公司保管公章的人員應(yīng)當(dāng)于1個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)《合同蓋章情況核查表》核對(duì)、填寫(xiě)相關(guān)合同的蓋章和收回情況，并簽字確認(rèn)。對(duì)于經(jīng)核對(duì)尚未蓋章的合同，法務(wù)部律師應(yīng)向合同履行部門(mén)負(fù)責(zé)合同履行管理核對(duì)的人員（下稱(chēng)合同履行部門(mén)核對(duì)人員）提供《合同蓋章情況核查表》，由合同履行部門(mén)核對(duì)人員核實(shí)合同未蓋章的原因和情況，并在《合同蓋章情況核查表》上注明事由并簽字確認(rèn)。對(duì)于經(jīng)核對(duì)作廢的未蓋章合同，合同履行部門(mén)核對(duì)人員應(yīng)當(dāng)于核對(duì)當(dāng)日將未蓋章合同及合同審批表交回法務(wù)部，法務(wù)部及時(shí)作廢合同和審批表，作廢的審批表歸檔于法務(wù)部。合同履行部門(mén)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)蓋章合同（原件）的收回工作，公司檔案室負(fù)責(zé)蓋章合同原件（公司需留存兩份）的保管工作。被保管的合同原件未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一律不得外借。相關(guān)部門(mén)人員需要使用合同的，應(yīng)當(dāng)使用合同復(fù)印件。4、法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)于合同審批日的下一周起每周的最后一個(gè)工作日內(nèi)，向合同履行部門(mén)核對(duì)人員提供經(jīng)法務(wù)部填寫(xiě)的《合同履行核查表》（見(jiàn)附件3），由該合同履行部門(mén)核對(duì)人員核查該合同履行部門(mén)核查日前尚未履行完畢合同的履行情況，該合同履行部門(mén)核對(duì)人員應(yīng)當(dāng)于3個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)《合同履行核查表》落實(shí)和填寫(xiě)合同履行情況，并簽字確認(rèn)。對(duì)于合同金額50萬(wàn)元以上的合同，法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書(shū)面材料進(jìn)行檢查，包括合同各方的往來(lái)函件、通知等文書(shū)，并指導(dǎo)合同履行部門(mén)人員如何收集和保存有關(guān)合同履行的證據(jù)。前述書(shū)面材料經(jīng)法務(wù)部檢查后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案室保管；如果前述書(shū)面材料屬于財(cái)務(wù)部保管范圍的，則仍由財(cái)務(wù)部保管。在對(duì)前述書(shū)面材料進(jìn)行交接時(shí)，應(yīng)以同一個(gè)合同為單位進(jìn)行交接，由合同履行部門(mén)經(jīng)辦人、法務(wù)部、檔案室（或財(cái)務(wù)部）三方簽署《材料交接明細(xì)表》（見(jiàn)附件4），《材料交接明細(xì)表》一式三份，各方各持一份。相關(guān)部門(mén)人員需要使用前述書(shū)面材料的，應(yīng)當(dāng)使用復(fù)印件。5、合同履行部門(mén)核對(duì)人員落實(shí)合同履行情況后，法務(wù)部律師按照下列原則進(jìn)行處理：⑴對(duì)于合同履行情況涉及財(cái)務(wù)部的，需向財(cái)務(wù)部提供《合同履行核查表》，由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)核查和填寫(xiě)情況，并簽字確認(rèn)；⑵對(duì)于不按照合同約定履行的情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)原因和情況，并按照本管理辦法第一條、第二條的規(guī)定采取相應(yīng)措施。對(duì)于重大違約情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。⑶對(duì)于正常履行且無(wú)問(wèn)題的合同，本次核查工作完成。6、法務(wù)部應(yīng)當(dāng)將每周核查情況如實(shí)記錄在電子版的《合同履行管理一覽表》中，并將每周核查完畢的表格存檔。7、對(duì)于履行完畢或合同期滿(mǎn)、終止、解除的合同，合同履行部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)與法務(wù)部、公司檔案室、財(cái)務(wù)部等部門(mén)辦理歸檔手續(xù)。法務(wù)部每月月底應(yīng)將履行完畢合同的《合同蓋章情況核查表》、《合同履行核查表》交予檔案室歸檔，并由雙方簽署《材料交接明細(xì)表》，《材料交接明細(xì)表》一式兩份，雙方各持一份。四、經(jīng)濟(jì)處罰合同履行部門(mén)人員或其它部門(mén)人員違反本管理辦法規(guī)定的，由法務(wù)部向公司綜合部出具《關(guān)于違反合同履行管理辦法的通知書(shū)》（見(jiàn)附件5），由公司綜合部請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，由公司綜合部按照下列標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰：1、違反本管理辦法規(guī)定，未給我公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，綜合部應(yīng)當(dāng)給予經(jīng)濟(jì)處罰，處罰上限不超過(guò)人民幣1000元；2、違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟(jì)損失（包括但不限于訴訟費(fèi)、律師費(fèi)、合同對(duì)方根據(jù)合同追究我公司的違約責(zé)任等）的，綜合部應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況（包括合同金額、我公司違約責(zé)任等情況）另行給予經(jīng)濟(jì)處罰，處罰上限不超過(guò)合同金額的10%；五、賠償責(zé)任合同履行部門(mén)人員或其它部門(mén)人員違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟(jì)損失（包括但不限于訴訟費(fèi)、律師費(fèi)、合同對(duì)方單位持有先蓋章合同追究我公司的違約責(zé)任等）的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)向公