文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度第一章目的第一條對于公司安全生產(chǎn)管理活動有關(guān)的文件、資料、記錄和檔案等進(jìn)行控制，確保其檔案管理符合要求并使各相關(guān)場所使用文件為有效版本。第二章范圍第二條適用于與安全生產(chǎn)活動有關(guān)的文件、資料、記錄、臺帳等的控制和檔案管理。第三章職責(zé)第四條安委會負(fù)責(zé)審核安全管理文件。第五條安全環(huán)保部是文件和檔案控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)編制總的控制文件清單；負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)管理內(nèi)部文件、外來文件及檔案資料的控制管理。第四章程序第六條文件管理（一）文件的分類和載體1.文件分類（1）內(nèi)部文件a．管理類文件：管理手冊、管理制度、崗位安全操作規(guī)程等；b．技術(shù)類文件：作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范、工藝文件等；c．作業(yè)類文件：設(shè)備安全操作規(guī)程、危險源清單、隱患排查方案等。（2）外來類文件：法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、其它要求等。2.文件的載體（1）包括各種文字、圖表、聲像、電子資料等。（二）內(nèi)部文件的編號1.管理手冊：（1）XJJR（公司名稱縮寫）-AQ-FY（安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊封頁縮寫）（2）XJJR（公司名稱縮寫）-AQ-SC（安全標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊縮寫）-2018/1.0（2018年編寫、第一版）2.管理制度：（1）XJJR（公司名稱縮寫）-GLZD（管理制度縮寫）-2018/1.0（2018年編寫、第一版）3.崗位安全操作規(guī)程：（1）XJJR（公司名稱縮寫）-AQGC（安全操作規(guī)程縮寫）-2018/1.0（2018年編寫、第一版）4.安全崗位責(zé)任制：（1）XJJR（公司名稱縮寫）-AQZZ（安全生產(chǎn)崗位責(zé)任）-2018/1.0（2018年編寫、第一版）（三）文件的編制、發(fā)布、發(fā)放、使用：文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件的適宜性1.管理類文件由鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部安全環(huán)保部組織編寫，由安委會組織各部門會審，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，由安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；2.技術(shù)類文件由技術(shù)對口部門組織編寫，由安委會組織各部門會審，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，由鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部管理負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；3.作業(yè)類文件由作業(yè)對口部門組織編寫，由安委會組織各部門會審，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，由安全環(huán)保部負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；4.外來文件由對口部門負(fù)責(zé)收集，由安委會組織各部門會審適用性，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，由安全環(huán)保部管理負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；5.各個部門應(yīng)確保各場所、崗位都得到對安全生產(chǎn)管理有效運行起作用的現(xiàn)行適用有效版本，并正確使用。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。6.因破損而重新領(lǐng)用的新文件，收回相應(yīng)舊文件；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。7.各部門應(yīng)建立在用文件清單或收文登記表。（四）文件評審1.平時由鋁業(yè)公司、發(fā)電公司、生產(chǎn)管理部、安全環(huán)保部負(fù)責(zé)收集各部門、崗位對文件使用過程中需更改的意見和建議，交由安委會根據(jù)需要組織評審文件的符合性、有效性。2.公司副總經(jīng)理每年組織1次安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程等文件的符合性評審。（五）文件修訂1.由鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部安全環(huán)保部根據(jù)文件評審后確定的修訂意見組織文件修訂，經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部安全環(huán)保部發(fā)放，并保留文件修訂內(nèi)容的記錄；2.如果指定其它部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；第七條檔案的管理：（一）鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部安全環(huán)保部為公司的文件管理部門，鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部安全環(huán)保部切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。（二）凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。（三）人力資源部要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。（四）檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔，統(tǒng)一管理。（五）立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。第八條文件資料檔案的保管、查閱：（一）對下列主要安全生產(chǎn)文件資料實行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、事故與事件記錄；風(fēng)險評價信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查與整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗記錄；技術(shù)圖紙等。（二）所有檔案必須入袋上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。（三）文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。（四）公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進(jìn)行登記，注明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。（五）對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。第九條外來類文件控制：（一）安全環(huán)保部負(fù)責(zé)上級主管部門的各類行政文件，組織各職能部門收集與各職能部門相關(guān)的法律法規(guī)，并應(yīng)識別其適用性，控制分發(fā)以確保其有效。（二）各部門收集與本部門歸口管理有關(guān)的國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)的最新版本，作好登記，將最新版本的更新目錄上報安全環(huán)保部，安全環(huán)保部做好歸口管理工作，分發(fā)到相關(guān)部門使用，把舊版本收回，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。（三）各部門要把上述文件及其它有關(guān)的外來文件納入本部門文件清單，報安全生產(chǎn)辦公室備案。（四）對承載媒體非紙張的文件控制，參照上述規(guī)定執(zhí)行。第十條歸檔及保存年限：（一）歸檔的各類（包括紙質(zhì)、電子版、影像資料等）文件資料，按時間順序、歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個卷內(nèi)系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和長期。定期按文件材料的保持價值分為1年，3-5年，10年。1.永久保存的檔案資料：（1）公司章程、合同（2）員工名冊（3）財務(wù)報表（4）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（5）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（6）公司規(guī)章制度（7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2.需保存10年的檔案資料：（1）生產(chǎn)預(yù)算、決算書類（2）會計憑證（3）生產(chǎn)經(jīng)營計劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書或資料3.需保存1年至5年的檔案資料：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存1-5年的文書（3）安全生產(chǎn)過程中的各類記錄。（三）暫時保存1年以內(nèi)的檔案資料：臨時無長期保存必要的文件、資料。（四）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。（五）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。（六）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部文件和檔案組成后，要對文件和檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。第十一條聲像文件和檔案管理：（一）聲像文件和檔案是指企業(yè)活動中直接形成的對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像文件和檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片等加文字說明組成。（二）聲像文件和檔案資料的收集范圍：1.人力資源類：各類培訓(xùn)影像資料，編號、分類存檔；2.企業(yè)文化類：員工活動開展的影像記錄、競賽等的影像資料。（三）聲像資料收集要求：1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明由鋁業(yè)公司發(fā)電公司生產(chǎn)管理部安全生產(chǎn)辦公室負(fù)責(zé)收集，按時歸檔并建立歸檔控制措施。2.通常情況下應(yīng)保留聲像資料的原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。3.聲像資料的內(nèi)容要真實，原件要與影像、復(fù)制品相符。（四）聲響資料和檔案按時間順序、事故發(fā)生的類型等要求進(jìn)行分類，保存時填寫其電子版本號和資料檔案的編號。（五）視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。（六）聲像文件和檔案原版一般不得借出。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。使用率高的聲像文件和檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像文件和檔案，由文件和檔案管理員負(fù)責(zé)辦理。如在借用中造成損壞，則由借用人負(fù)責(zé)賠償。（七）在沒有保密要求的前提下，各部門可利用聲像文件和檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像文件和檔案的利用價值。第十二條文件和檔案的作廢（一）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。（二）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。第十三條文件和檔案的銷毀（一）銷前，按照目錄清點；銷后，在記錄上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人?！段募蜋n案銷毀記錄》需永久保管。（二）保存期限已滿但仍不能銷毀的文件和檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；在建項目資料、經(jīng)核定仍有保存參考價值的其他資料；對此類資料應(yīng)單獨立卷，直到該事項結(jié)束時為止。第十四條文件和檔案的移交（一）需要進(jìn)行移交的文件和檔案，填制《文件和檔案移交登記表》，報安全環(huán)保部主管審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。（二）《文件和檔案移交登記表》需注明：移交文件和檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽字、監(jiān)交人簽字、接收方簽字、移交時間、移交原因。（三）移交前，按照移交登記表清點；移交后，在移交登記表上簽字，《文件和檔案移交登記表》