檔案整理工作實(shí)施方案

檔案整理工作實(shí)施方案一、工作的意義檔案的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的根本建立。它是開發(fā)檔案信息資源的重要根底，檔案科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。二、的內(nèi)容和步驟（一）內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。（二）步驟可分為：1、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、質(zhì)量、提供利用時(shí)間。2、區(qū)分全宗和分類3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)展適當(dāng)調(diào)整。5、全面審查修改標(biāo)題。6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁號、件號。對某些破損的文件進(jìn)展裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。三、工作的原那么是（一）充分利用原有根底1、充分地重視和利用先前的根底，以確定檔案的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。2、在過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來的成果，不要輕易破壞以往和保存的歷史狀況。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，主要表達(dá)在文件的、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。1、文件在方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了方面不可分割的歷史聯(lián)系。2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)展的詳細(xì)活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。3、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。對于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。四、便于保管和利用保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。（一）全宗概念及含義I、全宗定義全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為II、全宗的含義1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。3、全宗是以一定的社會單位為根底而構(gòu)成的全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。（二）為什么要按全宗檔案？I、這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學(xué)理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。I、全宗是組成國家全部檔案的根本單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)表達(dá)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。1、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。2、全宗，也是一個(gè)相對的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個(gè)概念，我國一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念那么很少提。一個(gè)檔案館收集的假設(shè)干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國那么稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是假設(shè)干檔案館全宗形成國家檔案全宗。III、全宗在檔案上占有重要地位，是保證工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是工作的第一步。W、全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)根底。如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。V、全宗是對檔案進(jìn)展科學(xué)管理必須遵循的重要原那么。它不僅是一個(gè)單位和檔案的方法問題，而且是一個(gè)原那么理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。（三）立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為它的構(gòu)成條件是：A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文；B、設(shè)有會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)方案；C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定的，而是以第一個(gè)條件來判定。（四）立檔單位的變化和全宗劃分。I、政權(quán)的變化和立檔單位的劃分1、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在，這方面分得不是很清楚）2、政權(quán)發(fā)生了變化，社會性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，詳細(xì)的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的根本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗;地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。II、生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這個(gè)方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒有根本變化，它們在各個(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地表達(dá)此單位的變化開展，也更有利于查考利用。III、根本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的根本職能是否有根本變化。1、但凡新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。2、凡屬以下情形，均非機(jī)關(guān)根本職能的根本變化;機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停頓一段時(shí)間的工作等。3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。（五）人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：1、不得收入官方檔案原件2、一個(gè)人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全卓/宗。人物全宗的收集問題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗;另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。（六）全宗的補(bǔ)充形式I、聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一的檔案整體。1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;2、職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，II、全宗聚集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的假設(shè)干全宗的集合體。1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的假設(shè)干小全宗2、殘缺不全的一些全宗****時(shí)期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗聚集聯(lián)合全宗和全宗聚集的區(qū)別：1、它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng);全宗聚集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗聚集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對地較大。2、它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，之后再變動(dòng)，而全宗聚集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。(七)判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者一一立檔單位。要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。(1)人、對內(nèi)部文件和發(fā)文，B、對收文，(2)判定的對象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。(3)沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。(4)經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全卓/宗。(八)全宗群全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的假設(shè)干全宗的群體。如：黨群、行政工業(yè)交通系統(tǒng)農(nóng)林水利系統(tǒng)財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)如：**地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群全宗內(nèi)檔案的分類，對于整個(gè)檔案工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內(nèi)檔案進(jìn)展合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，就整個(gè)工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。分類的要求有1、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。2、分類應(yīng)當(dāng)詳細(xì)科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性（1）科學(xué)性：分類時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進(jìn)展，工程（類目）的設(shè)制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過多）（2）思想性：分類時(shí)注意政治思想性，表達(dá)有關(guān)的方針、政策，反對純客觀主義傾向和無視政治內(nèi)容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。分類的一般方法有1、時(shí)間分類法A、年度分類法B、時(shí)期分類法2、分類A、組織機(jī)構(gòu)分類法B、作者分類法C、通訊者分類法3、內(nèi)容分類法A、問題分類法B、實(shí)物分類法C、地理分類法4、形式分類法A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：（一）年度分類法（二）組織機(jī)構(gòu)分類法（三）問題分類法復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制（一）年度一組織機(jī)構(gòu)分類法適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。（二）組織機(jī)構(gòu)一年度分類法適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。（三）年度一問題分類法多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況。總之，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。（四）問題一年度分類法多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位擬寫案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件的排列與編號填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂（或“裝盒”）立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按時(shí)間立卷按問題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷案卷標(biāo)題的擬制及封面編目（一）要求：1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2、文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確。3、題名根本構(gòu)造力求完整。題名的根本構(gòu)造包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。（二）歷史檔案案卷封面的要求1、機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保存原來的名稱。2、人物職務(wù)、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。3、歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號，那么在公歷和公元年份日期之后用括號注明。4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保存原貌。5、地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。6、文件的內(nèi)容和其他用語。對統(tǒng)治階級誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機(jī)械地照搬。對非政治性的名詞、術(shù)語，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍法改為土地法令，是不必要的。需要說明的是：隨著檔案工作的開展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的開展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷開展。請參考有關(guān)文獻(xiàn)。為使建投公司的工作有序化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案建立是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的根底上，正在進(jìn)展檔案的、歸檔工作?？偟南敕ㄊ牵毫⒆阌诟咂瘘c(diǎn)，標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展和建立。根本設(shè)想及工作內(nèi)容如下：一、檔案目標(biāo)按遼寧省檔案局[1992]20號文件標(biāo)準(zhǔn)（省一級）。二、分類按照建投公司的職能、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及檔案管理的要求，分成三大類：1、文書檔案主要內(nèi)容是：上級文件、同級文件及各類材料。2、財(cái)務(wù)檔案主要內(nèi)容是：帳目、憑證、票據(jù)、報(bào)表等。3、科技檔案主要內(nèi)容是：北大街改造及外設(shè)工程。三、方式及內(nèi)容文書檔案：收集、上三級和本級文件的正文及底稿，將公司有保存價(jià)值的文件刻錄光盤（包括紙質(zhì)檔案）；聲像檔案：收集有關(guān)工作、工程、活動(dòng)方面的聲像資料包括照片（包括底片）、音像帶、磁盤等，分類歸檔。財(cái)會檔案：帳簿、報(bào)表、憑證裝訂成冊、編號、存檔。科技檔案包括：1、拆遷檔案。對所有拆遷按戶立卷、打目錄、打頁號、填寫備考表、編號等。2、建筑工程檔案。北大街改造所有工程包括：(1)、回遷住宅工程，四個(gè)區(qū)55棟(設(shè)計(jì)圖紙檔案)共220卷，竣工圖紙檔案220卷，工程前期文件材料200卷