電子文件管理學(xué)復(fù)習(xí)內(nèi)容課件

電子文件管理學(xué)期中復(fù)習(xí)聯(lián)系方式：MB:;E-mail:;QQ:574966126一、電子文件管理概況什么是電子文件？電子文件的特點(diǎn)是什么？電子文件的分類(lèi)。電子文件的生命周期分為幾個(gè)階段？電子文件的法律證據(jù)效力如何？什么是電子文件？指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。上述定義有兩條要點(diǎn)：一是生成環(huán)境，即計(jì)算機(jī)和其他數(shù)碼設(shè)備。二是可處理的數(shù)碼文件。電子文件的分類(lèi)按電子文件的格式劃分類(lèi)別1）數(shù)字文本(DigitalText)文件2）數(shù)字影像(DigitalImage)文件3）數(shù)字圖形(DigitalGraphic)文件4）數(shù)字語(yǔ)音(DigitalVoice)文件5）數(shù)字視頻(DigitalVideo)文件6）命令文件（Program)按電子文件的組成方式分類(lèi)1)簡(jiǎn)單文件2)復(fù)合文件3)復(fù)雜文件電子文件的生命周期1）傳統(tǒng)文件生命周期的四個(gè)階段如圖1所示，圖中所指第一價(jià)值是指文件形成者和文件內(nèi)容涉及者對(duì)檔案信息的利用；第二價(jià)值是指外界（第三者）對(duì)檔案信息的利用。階段Ⅰ（前移）ⅡⅢⅣ形成現(xiàn)行使用階段保存永久保存價(jià)值被賦予價(jià)值現(xiàn)行價(jià)值非現(xiàn)行價(jià)值非現(xiàn)行價(jià)值逐漸具有價(jià)值第一價(jià)值第一價(jià)值減小第二價(jià)值為主2）傳統(tǒng)文件在生命周期中的運(yùn)動(dòng)規(guī)律3）傳統(tǒng)文件生命周期中不同階段的相互關(guān)系電子文件生命周期分析1）電子文件生命周期的階段劃分方法2）電子文件生命周期的三個(gè)階段一）電子文件管理的基本內(nèi)容1、電子文件的微觀(guān)管理1）概念：文件和檔案管理人員以電子文件為客體對(duì)象，運(yùn)用一定的技術(shù)、方法對(duì)其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護(hù)電子文件信息的真實(shí)性、完整性、有效性，并向社會(huì)提供利用服務(wù)。2）與傳統(tǒng)文件的管理相比的不同之處環(huán)節(jié)順序不同技術(shù)要求不同

2、電子文件的宏觀(guān)管理1）概念：文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門(mén)以電子文件管理為客體對(duì)象，運(yùn)用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效的運(yùn)作機(jī)制和管理機(jī)制，是電子文件微觀(guān)管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實(shí)現(xiàn)。2）現(xiàn)狀：二）電子文件管理流程1、總況1）參與電子文件的形成，在這個(gè)環(huán)節(jié)中提出電子文件、電子檔案的管理要求，是電子文件在設(shè)計(jì)、形成階段就體現(xiàn)出電子檔案的管理要求；2）建立電子文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)；3）電子文件的長(zhǎng)期保存。三）電子文件的管理原則1、全程管理原則

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷(xiāo)毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。1）要點(diǎn)： 全程管理是一種全面的管理； 全程管理是一種系統(tǒng)的管理；全程管理是一種過(guò)程管理,是通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。2）如何保證全程管理的進(jìn)行 1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)和美國(guó)國(guó)防部在關(guān)于電子文件真實(shí)性的聯(lián)合研究項(xiàng)目中提出了電子文件全程管理的框架模式，認(rèn)為應(yīng)由以下措施構(gòu)成電子文件的管理鏈條：2）如何保證全程管理的進(jìn)行

（1）根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件； （2）根據(jù)文件的類(lèi)型和用途，使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件； （3）根據(jù)一個(gè)人的資格及其權(quán)限，確定他接觸電子文件的權(quán)力； （4）在系統(tǒng)中嵌入“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件； （5）使用磁卡、密碼和指紋識(shí)別等方式限制對(duì)某些技術(shù)的接觸； （6）在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計(jì)審計(jì)跟蹤功能，記錄對(duì)系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。 這一模式在北美地區(qū)的電子文件管理實(shí)踐中得到了應(yīng)用和完善。2、前端控制原則1）概念

對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在形成之初這一階段實(shí)現(xiàn)。2）必要性（1）前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。（2）前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。4、完整性保證原則

電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義： 一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全； 二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會(huì)記憶，因此，維護(hù)電子文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責(zé)。5、可讀性保障原則電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。

加拿大電子文件專(zhuān)家露西安娜·杜蘭蒂教授認(rèn)為：“過(guò)去十年產(chǎn)生的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了人類(lèi)歷史上任何一個(gè)時(shí)代。但具有諷刺意味的是，信息時(shí)代產(chǎn)生的絕大部分信息比任何時(shí)代都難以提供利用?！?、“后管理模式”原則后保管模式是相對(duì)于長(zhǎng)期以來(lái)實(shí)行的以實(shí)體為中心的“保管模式”而言的，是一種以來(lái)源為中心，以知識(shí)為中心的文件、檔案管理思想或管理理念。2、檔案館電子文件管理模式1）分布式保管方案

分布式保管方案認(rèn)為電子文件應(yīng)當(dāng)自始至終保管于文件的形成機(jī)構(gòu)，檔案館對(duì)失去現(xiàn)行效用的電子文件要控制，并對(duì)其保管加以指導(dǎo)幫助，而不是要求必須進(jìn)館保存。這一方式的提出，其主要依據(jù)是，電子文件具有系統(tǒng)依賴(lài)性，檔案館在技術(shù)與資金上很難滿(mǎn)足實(shí)現(xiàn)電子文件對(duì)軟硬件等方面的要求。2）集中式保管模式集中式保管方案認(rèn)為電子文件的形成機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將失去現(xiàn)行效用、具有保管價(jià)值的電子文件移交到檔案館集中保存。這種方案的主要依據(jù)是，“文件形成機(jī)構(gòu)和檔案館的職責(zé)不同，機(jī)構(gòu)不承擔(dān)為社會(huì)保管非現(xiàn)行文件的任務(wù)”，認(rèn)為“文件生成機(jī)構(gòu)對(duì)于失去現(xiàn)行作用的文件保管缺乏動(dòng)力，而檔案館作為永久保管基地，可以提供技術(shù)保障”。三、電子文件的鑒定一）電子文件鑒定的工作內(nèi)容包括什么？二）電子文件的內(nèi)容鑒定方法都包括哪些？三）電子文件的技術(shù)鑒定都包括哪些任務(wù)？四、電子文件的歸檔一）電子文檔的歸檔范圍？二）電子文檔的歸檔方式包括什么