項目采購管理

項目采購管理第一項目采購管理概述第二項目采購計劃第三項目合同管理CONTENTS目錄第四案例分析項目采購的含義項目采購最初是由英文Procurement一詞翻譯而來，原意是努力獲得，或設(shè)法得到、采辦。它不同于一般概念上的商品購買，它包含著以不同方式通過努力從系統(tǒng)外部獲得貨物、土建工程和服務(wù)的整個采辦過程。按內(nèi)容分類貨物采購?fù)两üこ滩少徸稍兎?wù)采購按方式分類招標采購非招標采購項目采購分類項目采購的原則1.經(jīng)濟性與效率性2.均等的競爭機會3.透明度項目采購的原則

經(jīng)濟性與效率性所采購的工程、貨物、服務(wù)應(yīng)該具有優(yōu)良的質(zhì)量，及在合理的、較短的時間內(nèi)完成采購，以滿足項目工程的需要均等的競爭機會要使所有的合格競爭者都可以參加項目的資格評審、投標、報價所提供的貨物、服務(wù)和與之相關(guān)的配套服務(wù)（如運輸、保險等）也必須來源于合格貨源所有來自合格廠商的資格預(yù)審申請、投標文件和報價必須受到公正對待透明度提高采購過程的客觀性，反欺詐腐敗識別階段準備階段評估階段談判階段執(zhí)行階段總結(jié)階段項目采購的步驟項目采購管理的含義（1）項目的采購管理是指在整個項目過程中的有關(guān)項目組織從外部尋求和采購各種項目所需資源的管理過程是否采購怎樣采購采購什么采購多少何時采購項目采購管理的含義（2）在采購管理中，主要涉及四個方面的利益主體項目業(yè)主或客戶項目的發(fā)起方、出資方，是項目最終成果的所有者和使用者，同時也是項目資源的購買者項目組織（承包商、項目團隊）項目業(yè)主或客戶的代理方，它對項目業(yè)主或客戶負責(zé)，要完成項目采購任務(wù)，然后從項目業(yè)主或客戶那里得到補償資源供應(yīng)商為項目組織提供所需的資源的工商企業(yè)組織，他直接與承包商或項目團隊交易，以滿足項目的資源需求項目的分包商當項目組織缺少某種專項人才或資源去完成某些項目任務(wù)時，他們可能會雇傭分包商（技術(shù)顧問）來實施這些任務(wù)采購管理流程圖原則4個原則重要性4個方面效益原則質(zhì)量原則及時原則采購經(jīng)濟有效效掌握市場變化化項目按計劃實實施項目采購管理的原則及其重要性公平原則防止腐敗現(xiàn)象象發(fā)生采購經(jīng)濟有效效掌握市場變化化項目按計劃實實施項目采購管理對項目的重要性防止腐敗現(xiàn)象象發(fā)生采購計劃周密密、工作做得得好，不但可可以降低成本本，購買到合合適的貨物，，或簽訂合適適的服務(wù)合同同，而且在貨貨物制造、交交貨，以及服服務(wù)提供的過過程中，可以以盡可能地避避免各種糾紛紛健全的采購管管理工作，要要求在采購前前對市場情況況進行充分、、認真的調(diào)查查分析，準確確掌握市場的的的變化規(guī)律律好的采購工作作，應(yīng)通過招招標，在招標標文件中對采采購的貨物或或服務(wù)的技術(shù)術(shù)規(guī)格、交貨貨等方面作出出具體規(guī)定，，以保證項目目按計劃實施施周密的采購程程序和有效的的內(nèi)部牽制制制度可以在最最大限度上防防止貪污、浪浪費等不良現(xiàn)現(xiàn)象的發(fā)生項目采購方式由招標單位通過報刊、廣播、電視等媒體工具發(fā)布招標廣告，凡對該招標項目感興趣又符合投標條件的法人，都可以在規(guī)定的時間內(nèi)向招標單位提交意向書，由招標單位進行資格審查，核準后購買招標文件，進行投標。公開競爭性招標又稱為邀請招標，或選擇招標。招標單位根據(jù)自己積累的資料，或由權(quán)威的咨詢機構(gòu)提供信息，選擇一些合格的單位發(fā)出邀請，應(yīng)邀單位在規(guī)定時間內(nèi)向招標單位提供投標意向進行投標。有限競爭性招標在特定的采購環(huán)境中，不進行競爭而直接簽訂合同的采購方法，如有些貨物具有專賣性質(zhì)，只能從一家制造商處獲得直接簽訂合同項目采購方式項目采購方式即比價方式，“貨比三家”適用于項目采購時即可直接取得的現(xiàn)貨采購，或價值較小，屬于標準規(guī)格的產(chǎn)品采購。詢價采購不是一種嚴格意義上的采購方式，而是由項目實施組織自己的人員和設(shè)備生產(chǎn)產(chǎn)品或承包建造工程。這可能是項目的一些特殊要求，或者項目組織本著成本效益原則分析的結(jié)果所決定的。自制或自己提供服務(wù)項目采購方式項目采購計劃劃編制采購計劃劃是確定哪一一項目需求可可通過采購項項目組織之外外的商品和勞勞務(wù)來滿足的的過程。包括：是否采采購，怎樣采采購，采購什什么，采購多多少，什么時時候采購等過過程項目采購計劃劃輸入項目范圍說明產(chǎn)品說明書采購資源市場條件相關(guān)計劃約束與假設(shè)工具與技術(shù)自制-外購分析租賃分析專家判斷合同類型選擇輸出采購計劃工作說明書項目采購計劃劃：輸入范圍說明范圍說明書說說明了項目目目前的界限，，提供了在采采購計劃過程程中必須考慮慮的項目要求求和策略的重重要資料產(chǎn)品說明項目產(chǎn)品（項項目最終成果果）的說明，，提供了有關(guān)關(guān)在采購計劃劃中需要考慮慮的所有技術(shù)術(shù)問題和注意意事項的重要要材料采購資源項目實施組織織若沒有正式式的訂貨單位位，則項目班班子將不得不不自己提供資資源和專業(yè)知知識支持項目目的各種采購購活動市場狀況采購計劃過程必須須考慮市場上有何何種產(chǎn)品可以買到到、從何處買，以以及購買條件和條條款是怎樣的其他計劃結(jié)果只要有其他計劃結(jié)結(jié)果可供使用（項項目成本初步估算算、質(zhì)量管理計劃劃等），則在采購購計劃中必須加以以考慮制約條件和基本假假設(shè)由于項目采購存在在著諸多變化不定定的環(huán)境因素，項項目實施組織在實實施過程中必須加加以考慮項目采購計劃：工工具與技術(shù)自制-外購分析：用來分分析某種產(chǎn)品由項項目執(zhí)行組織生產(chǎn)產(chǎn)是否成本更低。。自制：make,指在組織內(nèi)部進行行某一項目工作外購：buy,指從組織外部獲得得產(chǎn)品或服務(wù)在采購計劃編制階階段做出自制-外購決策同時考慮采購所引引起的直接成本和和間接成本其它考慮的因素成本、內(nèi)部能力、、控制水平、保密密性要求、可利用用的供應(yīng)商等通常利用轉(zhuǎn)折點法法，目的是從成本本角度決策某種產(chǎn)產(chǎn)品或服務(wù)是否外外購項目采購計劃：工工具與技術(shù)—轉(zhuǎn)折點法某項目實施需用甲甲產(chǎn)品，若自制，，單位產(chǎn)品變動成成本為12元，并需另外增加加一臺專用設(shè)備4000元；若外購，購買買量大于3000件，購價為13元/件；購買量小于3000件，購價為14元/件。試問：該項目目組織如何根據(jù)用用量做出甲產(chǎn)品取取得方式的決策？？項目采購計劃：工工具與技術(shù)x223467x需用量（千件）4000＋12x13x14x成本（千元）0轉(zhuǎn)折點法設(shè)X為產(chǎn)品用量：用量小于3000件時，產(chǎn)品外購成成本為Y=14X用量大于3000件時，產(chǎn)品外購成成本為Y=13X產(chǎn)品自制成本為Y=12X+4000項目采購計劃：輸輸出采購管理計劃的主要內(nèi)容采購的設(shè)備、貨物物或服務(wù)的數(shù)量、、技術(shù)規(guī)格、參數(shù)數(shù)和要求；所采購的設(shè)備、貨貨物或服務(wù)在整個個項目實施過程中中的哪一階段投入入使用；所采購的每一種產(chǎn)產(chǎn)品間彼此的聯(lián)系系；全部產(chǎn)品采購如何何分別捆包，每個個捆包應(yīng)包括哪些些類目；制定出每個捆包采采購過程各階段的的時間表，并根據(jù)據(jù)每個捆包采購時時間表制定出項目目全部采購的時間間表；采用什么類型的合合同；對整個采購工作如如何協(xié)調(diào)管理；如何管理多家供應(yīng)應(yīng)商。項目采購計劃：輸輸出工作說明書（SOW，StatementofWork）SOW足夠詳細地規(guī)定了了采購項目，以便便未來的賣方?jīng)Q定定他們是否有能力力提供這些項目。?！白銐蛟敿殹保╯ufficientdetail）會因項目的性質(zhì)質(zhì)，買方需求，預(yù)預(yù)期的合同的格式式的不同而不同。。在采購過程中，SOW通常與合同附在一一起，并可以根據(jù)據(jù)需要修訂。項目合同管理項目合同是指項目目業(yè)主或代理人與與項目承包人或供供應(yīng)人為完成一個個確定的項目所指指向的目標或規(guī)定定的內(nèi)容，明確相相互的權(quán)利義務(wù)關(guān)關(guān)系而達成的協(xié)議議。項目合同的五個要要素：合同彼此一致性報酬原則合同規(guī)章合同的合法目的依據(jù)法律規(guī)定的合合同類型文字2設(shè)計-采購供應(yīng)-施工式6技術(shù)式4設(shè)計式5施工式1交鑰匙式設(shè)計-采購式3勞力式7項目合同種類8組織管理式合同管理的組織形形式集中訂立合同(CentralizedContracting)分散訂立合同(DecentralizedContracting)公司里的一個職能部門對所有項目的全部合同訂立過程負責(zé)各項目經(jīng)理控制與其項目有關(guān)的合同訂立過程。適用于項目化組織。優(yōu)點優(yōu)點更加經(jīng)濟。易于控制所有合同訂立工作。高度專業(yè)化的全同訂立過程。經(jīng)過幾個項目之后，可以形成固定化的訂單。合同訂立程序逐漸標準化并趨于穩(wěn)定。項目經(jīng)理擁有更大的控制權(quán)。合同訂立人員對項目具體需求更加熟悉。針對不同項目需求，更具體靈活性與適用性。缺點缺點如果幾個項目馬上需要訂合同，則合同辦公室可能成為瓶頸。不太關(guān)注項目的具體要求。更大的成本。合同工作的重復(fù)性。沒有標準合同訂立政策。案例分析案例分析A企業(yè)是國內(nèi)大型汽汽車底盤零部件企企業(yè)，年銷售收人人過百億元，主要要產(chǎn)品是轎車底盤盤關(guān)鍵零部件(金屬結(jié)構(gòu)件)。B企業(yè)是國內(nèi)合資整整車企業(yè)，年銷量量過百萬輛。B企業(yè)為贏得市場先先機，基于其歐洲洲子公司的全球車車型平臺開發(fā)出兩兩款中高級轎車，，其底盤零部件由由C企業(yè)(加拿大大型零部件件企業(yè))領(lǐng)導(dǎo)開發(fā)，開發(fā)內(nèi)內(nèi)容包括產(chǎn)品和工工程的開發(fā)，技術(shù)術(shù)主導(dǎo)權(quán)被C企業(yè)掌握。此大型型生產(chǎn)線同期還會會在北美、歐洲落落地，生產(chǎn)基本相相同的零部件。這這也是目前跨國整整車企業(yè)慣用的““一家設(shè)計，全球球布局”的模式。。A企業(yè)主要在C企業(yè)擬定的技術(shù)要要求下實施采購和和項目管理，話語語權(quán)較弱。A企業(yè)采購的內(nèi)容主主要分為兩大部分分，一是向C企業(yè)的零部件設(shè)計計方案支付一定的的知識產(chǎn)權(quán)費用，，二是向其他供應(yīng)應(yīng)商采購自動化生生產(chǎn)線體，包括焊焊接線和沖壓線。。案例分析A公司實施項目采購購管理的流程第一確立基本流程第二資源匹配第三關(guān)鍵節(jié)點控制第四管控協(xié)調(diào)機制（1）A公司采購管理的基基本流程定目標設(shè)邊界搭團隊估風(fēng)險重管理善學(xué)習(xí)（2）A公司在采購管理中中進行資源匹配A企業(yè)依據(jù)以往的項項目經(jīng)驗在項目啟啟動初期就已搭建建了一支跨部門的的人力資源團隊。。A企業(yè)分別從采購部部挑選了一名采購工作經(jīng)歷歷3年以上和英語交流流能力較強的專職職采購工程師和一一名兼管的采購經(jīng)經(jīng)理，采購工程師負責(zé)具具體的采購和管理理工作，采購經(jīng)理理則負責(zé)審核和向向公級主管領(lǐng)導(dǎo)溝溝通，協(xié)調(diào)項目中中的難點事務(wù)。同時A企業(yè)也分別從產(chǎn)品工程部和制制造工程部各挑選選了一名專職的工工程師負責(zé)產(chǎn)品數(shù)模方面面的確認和生產(chǎn)線線設(shè)備工藝的技術(shù)術(shù)確認工作。在其他支持部門如財務(wù)部和法務(wù)部部挑選了工作經(jīng)驗驗在3年以上的專員，特別對于法務(wù)部部門A企業(yè)挑選了一名法法務(wù)工作經(jīng)歷超過過10年的法務(wù)專員。對對于財務(wù)資源的調(diào)調(diào)集，財務(wù)部門特特此設(shè)立了臨時的的快速財務(wù)通道，，直接由財務(wù)總監(jiān)監(jiān)掛帥，整個預(yù)算算開通、審核、批批準的流程在2一3天內(nèi)完成。（3）A公司在采購管理中中關(guān)鍵節(jié)點的控制制大項目采購管理的的核心就是關(guān)鍵節(jié)節(jié)點的控制。首先先關(guān)鍵節(jié)點如期達達成與否直接影響響到公司整體項目目的成敗，其次就就是關(guān)鍵節(jié)點的控控制是合同管理和和補充合同談判的的關(guān)鍵事實依據(jù)，，最終關(guān)系到最后后的談判價格。首先我們必須認清清哪些是關(guān)鍵節(jié)點點，接著是我們?nèi)缛绾稳タ刂频膯栴}題。關(guān)鍵節(jié)點基本上是是依照項目管理的的時間線劃分的，，整車企業(yè)的SOP(StartofProduction)時間稱之為“后墻墻不倒”的時間點點，所有的次級計計劃都依照此編制制，A企業(yè)從項目啟動到到SOP的時間為24個月。（3）A公司在采購管理中中關(guān)鍵節(jié)點的控制制第一階段是合同簽簽署前階段，主要要是采購預(yù)算到達采購購部的時間點，技術(shù)要求(StatementofRequirement,SOR)鎖定的時間點，啟動招投標的時間間點(如果是國有企業(yè)的的機電設(shè)備采購，，若其采購金額大大于100萬示，就必須招投投標)，目標價格鎖定的時時間點，合同條款款談判結(jié)束的時間間點，合同簽署的的時間點。A企業(yè)從項目啟動階階段就已編制好了了商務(wù)工作的進度度計劃，采購預(yù)算算的審核時間是6周左右，招投標的的整個周期為15周，合同條款的談?wù)勁杏脮r在5周左右。合同審批批和簽署的周期應(yīng)應(yīng)該控制在4周之內(nèi)，有些工作作還可以并行處理理，這樣第一階段段的總時間不會超超過28周。（3）A公司在采購管理中中關(guān)鍵節(jié)點的控制制第二階段是合同執(zhí)執(zhí)行階段，這一階階段的關(guān)鍵點對于于目前國內(nèi)的零部部件企業(yè)來說尤為為重要，諸多的風(fēng)風(fēng)險和超預(yù)算問題題都在此階段發(fā)生生，并且項目已經(jīng)經(jīng)上馬，技術(shù)主導(dǎo)導(dǎo)權(quán)又在外方手中中，后續(xù)合同的變變更和商務(wù)談判往往往容易受制于人人，這就更需要做做好節(jié)點的控制。。主要節(jié)點分別是買買方為供方順利執(zhí)執(zhí)行合同所必須提提前完成的相關(guān)事事宜的時間點。A企業(yè)的廠房建設(shè)必必須在