低碳經(jīng)濟(jì)下高校無(wú)紙化辦公模式研究

低碳經(jīng)濟(jì)下高校無(wú)紙化辦公模式研究摘要：介紹了高校無(wú)紙化辦公的原則和構(gòu)成，通過(guò)分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能闡述了高校無(wú)紙化辦公的運(yùn)作方式，并結(jié)合相關(guān)理論提出了高校無(wú)紙化辦公的評(píng)價(jià)方法，為后文提出促進(jìn)高校無(wú)紙化辦公的保障辦法奠定了基礎(chǔ)。本文關(guān)鍵詞語(yǔ)：低碳經(jīng)濟(jì)；無(wú)紙化辦公；形式中圖分類號(hào)：C930引言低碳經(jīng)濟(jì)理念已經(jīng)深切進(jìn)入社會(huì)每個(gè)角落。隨著發(fā)展，全球掀起的無(wú)紙化辦公浪潮，已經(jīng)由“神話〞成為“可能〞。無(wú)紙化辦公的提出曾經(jīng)引起了廣泛的討論，一些人以為無(wú)紙化辦公是不可實(shí)現(xiàn)的什么話，然而，隨著信息化的發(fā)展，使得無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)成為可能得到廣泛承受。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，各國(guó)己經(jīng)把加快和推進(jìn)政務(wù)作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要戰(zhàn)略任務(wù)。信息化水平已成為衡量一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位綜合實(shí)力的主要標(biāo)記。我們國(guó)家信息化工作一直得到和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的高度看重。同志早在20年前就指出:“開(kāi)發(fā)信息資源，效勞四化建設(shè)。〞的十七大報(bào)告中，信息化思想貫穿全篇，報(bào)告中初次鮮明地提出了信息化與工業(yè)化融合發(fā)展的嶄新命題，賦予了我們國(guó)家信息化全新的歷史責(zé)任。高等教育信息化己經(jīng)成為全球教育現(xiàn)代化經(jīng)過(guò)中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，是衡量一個(gè)國(guó)家教育水平乃至國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的主要指標(biāo)。在國(guó)家科教興國(guó)戰(zhàn)略的推動(dòng)下，我們國(guó)家也正積極開(kāi)展高等教育信息化的建設(shè)。教育電子政務(wù)(即電子校務(wù))作為電子政務(wù)和教育信息化的主要構(gòu)成部分，歷來(lái)得到教育部的高度看重。國(guó)家信息化建設(shè)和低碳經(jīng)濟(jì)建設(shè)的是高校施行無(wú)紙化辦公的直接動(dòng)力。低碳是具有廣泛社會(huì)性的前沿理念，低碳也牽涉廣泛的信息化領(lǐng)域，高校無(wú)紙化辦公是低碳校園建設(shè)的主要構(gòu)成部分。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得高校無(wú)紙化辦公成為可能。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校校園網(wǎng)建設(shè)在日趨完善，以教務(wù)管理系統(tǒng)為代表的學(xué)生成就管理系統(tǒng)等也在高校得到應(yīng)用。但高校無(wú)紙化辦公的施行并不順利，雖然高校發(fā)展無(wú)紙化辦公幾十年，無(wú)紙化辦公仍未實(shí)現(xiàn)。1高校無(wú)紙化辦公原則高校無(wú)紙化辦公是現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)品，高校施行無(wú)紙化辦公具有其必定性，也有利高校本身的發(fā)展，高校無(wú)紙化辦公的目的是：節(jié)約資源、降低成本和提升辦公效率。1.1可1.1行性原則對(duì)于所有辦公形式而言，之所以傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公一統(tǒng)天下數(shù)百年，就在于其具有可較強(qiáng)的可行性。任何理論都不能脫離實(shí)際，理論是為了指點(diǎn)理論而產(chǎn)生，因而高校無(wú)紙化辦公形式必需具有較強(qiáng)的可行性能力真正的用于理論，并指點(diǎn)高校無(wú)紙化辦公的施行，進(jìn)而到達(dá)無(wú)紙化辦公的目的。1.2提升效率與成本兼顧原則高校無(wú)紙化辦公的目的是提升辦公效率，因而必需堅(jiān)持效率優(yōu)先的原則。作為事業(yè)單位的高校為了能夠更好的發(fā)揮其本身作用，在物質(zhì)資源、人力資源和時(shí)間有限的條件已經(jīng)不允許不計(jì)成本的運(yùn)行，因而施行高校無(wú)紙化辦公應(yīng)以提升辦公效率為首要目的，同時(shí)兼顧成本控制。1.3節(jié)約資源原則在辦公經(jīng)過(guò)中通過(guò)減少辦公用紙的方式節(jié)約紙張資源，同時(shí)控制辦公室能源消耗，到達(dá)節(jié)約能資源的目的。2高校無(wú)紙化辦公形式構(gòu)成高校無(wú)紙化辦公形式的核心是辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化又稱為“人——機(jī)〞形式，即由辦公人員和機(jī)器設(shè)備構(gòu)成的辦公形式。然而人——機(jī)只是這種形式的外部表現(xiàn)，按其作用不同能夠?qū)⒏咝o(wú)紙化辦公形式分為如下構(gòu)成要素：辦公人員、辦公設(shè)備、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和通訊工具。高校無(wú)紙化辦公的構(gòu)成能夠用人的構(gòu)成來(lái)形容，辦公人員是無(wú)紙化辦公的，辦公設(shè)備是無(wú)紙化辦公的骨骼，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是無(wú)紙化辦公的肌肉，網(wǎng)絡(luò)和通訊工具是無(wú)之化辦公的神經(jīng)和血液。2.1辦公人員辦公人員是高校無(wú)紙化辦公的主體，也是高校無(wú)紙化辦公形式的主要構(gòu)成部分，在仍處在人為重要工作主體的時(shí)代，人的作用是不可忽視的。通常高校辦公人員也是管理人員，根據(jù)其作用的不同，可能是基層管理者、中層管理者或是高層管理者。在高校無(wú)紙化辦公形式下，辦公人員借助于輔助辦公設(shè)備、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種通訊工具完成各項(xiàng)工作，這就要求高校辦公人員必需具備一定的素質(zhì)。除了辦公人員必需具備的基本素質(zhì)外，要配合無(wú)紙化辦公形式的實(shí)現(xiàn)，還必需具備熟料運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和工具的能力，這就要求高校辦公人員應(yīng)把握現(xiàn)代信息管理技術(shù)、純熟應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件、高效的運(yùn)用各種通訊工具。2.2辦公設(shè)備辦公設(shè)備是指通常說(shuō)的“人——機(jī)〞形式中的“機(jī)〞，是無(wú)紙化辦公的硬件基礎(chǔ)，是除人以外構(gòu)成要素的客觀載體，一切辦公活動(dòng)都要依靠于辦公設(shè)備。辦公設(shè)備泛指各種辦公室相關(guān)設(shè)備，包含掃描儀、電腦、電話、計(jì)算器等。根據(jù)辦公設(shè)備的功能和用處大體可分為兩類：一類是文件處理設(shè)備，如電腦、傳真機(jī)、粉碎機(jī)和硬盤；一類是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，又稱網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，如路由器、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)適配器和調(diào)制解調(diào)器等。2.3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，是Office-Automation的簡(jiǎn)寫，就高校而言，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)的種新型辦公方式，般具有領(lǐng)導(dǎo)辦公、公文處理、發(fā)文管理、會(huì)議管理提案、議案管理、檔案管理、公共信息發(fā)布、公文檢索等功能，它充足運(yùn)用了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，到達(dá)無(wú)紙化、遠(yuǎn)程化、智能化、節(jié)約化的目的。采取Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地分享信息，高效地協(xié)同工作。2.4網(wǎng)絡(luò)及通訊工具通訊工具能夠起到愈加及時(shí)有效的溝通作用，高效的利用各種通訊工具，如QQ、飛信、BQQ、TM、微博、微信等，保證信息傳達(dá)及時(shí)且通順。3高校無(wú)紙化辦公運(yùn)作方式高校無(wú)紙化辦公是基于完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的人-機(jī)協(xié)作的高效辦公方式。其運(yùn)作方式是辦公人員登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，進(jìn)行日常辦公的各項(xiàng)內(nèi)容，如在網(wǎng)上發(fā)文、收文、呈批報(bào)告等，其中發(fā)文經(jīng)過(guò)擬稿、審核、審定、審稿、套紅、用印、分閱等步驟，一切文件在網(wǎng)上接收。如校園網(wǎng)、選課系統(tǒng)和圖書(shū)館管理系統(tǒng)等。采取無(wú)紙化辦公形式，由申請(qǐng)公事的部門在網(wǎng)絡(luò)客戶端將相關(guān)審批材料提交到審批部門，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，通過(guò)加蓋電子印章的方式進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)完成后自動(dòng)回復(fù)到相關(guān)部門并完成任務(wù)。整個(gè)工作流程在網(wǎng)上完成，將文件審閱和傳遞時(shí)間降低到最低，進(jìn)而節(jié)約大量的人力、物力，節(jié)省審批時(shí)間，提升辦公效率。高校無(wú)紙化辦公的實(shí)現(xiàn)是在管理完備的前提下，基于功能完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的，重要功能包含下面幾點(diǎn)：〔1〕信息傳遞功能。通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、電子郵件、移動(dòng)QQ、MSN等網(wǎng)絡(luò)媒介，實(shí)現(xiàn)文本文件、影音視頻文件和各種信息的傳遞；〔2〕通過(guò)日常公務(wù)管理功能，實(shí)現(xiàn)行政人員日常事務(wù)的管理和流轉(zhuǎn)?！?〕通過(guò)個(gè)人事務(wù)處理功能，實(shí)現(xiàn)個(gè)人事務(wù)的處理和管理，為行政人員提供方便的條件。〔4〕通過(guò)資源管理功能，實(shí)現(xiàn)行政人員對(duì)高校資源的在線管理，充足利用和節(jié)約高校資源。4高校無(wú)紙化辦公評(píng)價(jià)方法基于高校無(wú)紙化辦公形式研究有限，且該形式遭到社會(huì)大環(huán)境的影響，因而評(píng)價(jià)該形式能夠借鑒高校以外的評(píng)價(jià)方法，結(jié)合高校本身的特點(diǎn)使其成為高校無(wú)紙化辦公的評(píng)價(jià)方法。借鑒企業(yè)績(jī)效評(píng)價(jià)方法，利用360度平衡計(jì)分卡評(píng)價(jià)高校無(wú)紙化辦公形式。針對(duì)一個(gè)高校辦公室評(píng)價(jià)其施行無(wú)紙化辦公形式后的辦公效率，可綜合考慮辦公室內(nèi)部人員的評(píng)價(jià)、與之有辦公關(guān)系的其他辦公室人員的評(píng)價(jià)、學(xué)生對(duì)該辦公室辦公效率的評(píng)價(jià)和該辦公室實(shí)際工作量與效率考核〔學(xué)校對(duì)該辦公室辦公效率的綜合評(píng)價(jià)〕。5結(jié)論無(wú)紙化辦公是辦公自動(dòng)化的高級(jí)形式，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，無(wú)紙化辦公在高校行政管理節(jié)約成本，提升辦公效率等方面發(fā)揮了主要的作用，高校在應(yīng)用無(wú)紙化辦公的經(jīng)過(guò)中應(yīng)看重?zé)o紙化辦公是辦公自動(dòng)化的高級(jí)形式，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，無(wú)紙化辦公在高校行政管理節(jié)約成本，提升辦公效率等方面發(fā)揮了主要的作用，高校在應(yīng)用無(wú)紙化辦公的經(jīng)過(guò)中應(yīng)看重?zé)o紙化辦公的不足，辯證的施行，在獲得綜合效益的同時(shí)，應(yīng)重視低碳校園的建設(shè)，要使得二者的利益平衡，能力到達(dá)利益最大化。以下為參考文獻(xiàn)[1]付宏海．淺析高校辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)策略[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，(02)[2]卜紅雙等．高校校務(wù)管理辦公自動(dòng)化平臺(tái)研究[J].遼寧師范大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，32(2)[3]李明生，袁莉．中國(guó)低碳社會(huì)的形式與建設(shè)路徑討論[J].軟科學(xué)，2010，(04)[4]楊微微．辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理中的應(yīng)用[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，30(15)