會議室管理工作流程

會議室管理會議室協(xié)調原則先預定，先使用；先客戶，后內部；優(yōu)先使用公司內部會議系統(tǒng)，公司級重要會議并且有國外參會者方可使用商會通號碼；公司內部級會議，不提供瓶裝礦泉水及可樂；會議室服務會務管理員下班前，要查看一遍會議管理系統(tǒng)，并與第二天早上9：00前預定會議室的人員確認是否需要準備設備、飲料等；根據(jù)確認結果，做出相應的準備工作（如會議開始時間為8：00之前，可同保潔留言協(xié)助擺放，但需將物品準備好并同保潔做好交接）；早上到崗后先打開“會議室管理系統(tǒng)”，查詢當天使用會議室人員所需要的設備，并開始計劃怎樣調配會議設備；上午還要對會議室進行不定時的巡視、檢查。WAMS系統(tǒng)要不斷的刷新，以便及時發(fā)現(xiàn)新的會議室預定信息，提前準備相關的需求；中午后要與預定下午會議室設備、飲料的人員進行確認，如出現(xiàn)申請設備沖突，要與預定人溝通協(xié)調解決；使用人領取設備及歸還設備時，使用人均要要求在“會議設備領用登記表”上簽字確認，設備方可領走；在會議開始前5分鐘及結束后5分鐘的時間段中，要查看會議室中的設備是否可以正常使用，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決；前一天要根據(jù)WAMS系統(tǒng)的預定情況做好第二天的會議室使用登記，提前做好各項準備工作；對于下班后還在繼續(xù)的會議，可委托晚班人員幫助將設備收回鎖好，幫助處理其它相關工作；會議室巡視(1）早上來到公司后要對各會議室進行一次查看，確保會議室情況正常；(2)中午12點左右要再次對會議室進行一次查看,確保會議室的整潔(3）在每天的下班前要做好會議室的檢查、收尾工作，檢查設備儀器、白板筆、板擦是否齊全并好用；綠植、桌椅的整齊、清潔程度；3）會務管理的巡視內容主要包括：電話會議設備、投影儀、投影儀遙控器、網(wǎng)線、電話線、白板、白板擦、白板筆、幕布遙控器、盒紙；會議桌、椅、地毯、綠植、衛(wèi)生；會議飲品1）需要飲品的會議，使用人需提前在WAMS系統(tǒng)中標明數(shù)量，前臺要提前準備好；2）只有公司級重要會議或客戶來訪的重要會議，由會務管理員負責在會議開始前擺放好所需要的飲品；其它會議由使用人到會議室管理員處登記領取；3）飲品只提供給公司的會議使用，各部門內部的活動不予提供；商會通號碼使用人如想長期占用一個商會通號碼,需要向周總郵件申請,周總審批同意后,前臺方可發(fā)放.同時將發(fā)放的信息記錄到“商會通號碼使用登記表”中；臨時使用人，需要郵件向前臺申請并抄送給王總,等領導批準,(郵件中注明會議的起始時間和申請使用商會通號碼的原因)，前臺根據(jù)手中可調配的號碼以郵件的形式將號碼及使用方法發(fā)給申請人；同時在“商會通使用登記表”中記錄相關信息；月底將各部門的費用進行統(tǒng)計匯總，并制作“商會通費用分攤表”報上級領導；前臺手中可調配的商會通號碼，要每三個月更改一次主持人密碼及與會人密碼；對于已分配的固定號碼，前臺要定期發(fā)郵件提醒使用人更改與會人密碼，提醒郵件中要將更改方法告知使用人；6.商會通使用方法(1)主會方:國內用戶撥58851011;根據(jù)提示輸入：*會議號碼*根據(jù)下一步提示輸入：*主持人密碼*(2)參會方:國內用戶撥58851011;國外客戶撥打各個國家的接入號根據(jù)提示輸入：*會議號碼*常用操作：（1）自我靜音/取消靜音：*6*（2）將所有參會人靜音/取消靜音：*52*（3）會議中加鎖/解鎖：*7*（4）外撥電話：*電話號碼*（5）會議中尋求幫助：*10*10.投影儀的使用方法(1)投影儀設備包括:投影儀、電源線、數(shù)據(jù)線(2)電源線一頭插電源,一頭插投影儀上(3)打開投影儀上的總電源(4)手提電腦需切換一下,臺式電腦不用換11.polycom的使用方法(1)polycom設備包括:soundstation