新公司檔案管理規(guī)定

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條公司及各部門、員工有保護檔案的義務。第四條檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。第二章檔案機構及其職責第五條公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。第六條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。第七條辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第三章檔案的管理第八條整理辦法：1.方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。2.步驟：A.收集文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。B.整理根據(jù)分類和成立時間整理。C.分類根據(jù)下述分類方法分類D.立卷區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第九條過程管理：1.屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。2.屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。第十條監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。第十一條銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十二條公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。第十三條在業(yè)務中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。第十四條借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第十五條分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。第四章檔案備份制度第十六條公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。第十七條各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。第十八條備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。第五章處理條例第十九條有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：1.毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案2.擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3.涂改、偽造檔案4.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者5.未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）第六章責任第二十一條本制度適用于偉凡公司各員工各部門。第二十二條本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔工程公司檔案管理規(guī)定1目的加強檔案管理和收集管理工作，確保檔案的性、完整性和準確性，有效保護和充分利用檔案為城市建設和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務。2范圍適用于以文字圖表、聲像資料、榮譽實物等各種形式構成的公司的科技檔案，行政檔案，也包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。3定義3.1公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理；檔案(已交檔案室的除外)的日常使用保管分別由有關部門管理，以便于及時利用，維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。3.2歸檔文書包括：1)公司與有關單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。2)公司會議原始記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度)。3)公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結。4)公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要。5)國際國內(nèi)同行業(yè)交流和合作企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀要等文件材料。6)公司各部門的發(fā)文。7)其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。8)外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。9)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。10)本公司關于員工勞動、工資、福利方面的文件材料。11)本公司的科技檔案。4權責4.1公司行政部設立專門的檔案工作，受上級檔案部門的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查，負責管理公司的文書、科技檔案，其任務是：1)收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；2)積極開展檔案的提供利用工作；3)進行檔案鑒定；4)進行檔案統(tǒng)計；5)保管部分科技檔案；6)認真學習《中華人民共和國檔案法》有關制度、檔案工作理論、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。4.2各部門協(xié)助行政部作好檔案管理工作。5內(nèi)容5.1檔案管理工作流程見圖1。5.2檔案管理工作說明見表1。5.3歸檔要求5.3.1歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。5.3.2案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。5.3.3全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。5.4檔案保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：1)永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2)10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3)5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。4)1年保存：結案后無長期保存必要者。5)各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。6相關資料6.1相關文件6.1.1《中華人民共和國檔案法》6.1.2《南京市檔案管理辦法》6.2附件6.2.1卷內(nèi)文件目錄6.2.2卷末備考表圖1檔案管理工作流程流程名稱檔案管理流程任務概要檔案管理單位總經(jīng)理行政經(jīng)理行政部各職能部門節(jié)點ABCD123456789審批審批審批審批審批審批審批審批開始檔案利用保管維護分類整理檔案鑒定檔案收集檔案利用保管維護分類整理檔案鑒定檔案收集檔案更新檔案更新檔案銷毀檔案銷毀結束檔案利用檔案利用任務名稱節(jié)點任務程序、重點及標準時限相關資料檔案收集鑒定C2C3B3A3程序公司經(jīng)營管理手冊☆各單位結合實際情況，制定歸檔文件的范圍。對哪些文件應該歸檔、哪些文件不應該歸檔，做出相應的規(guī)定，能反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動職能，具有查考利用價值的文件材料等屬于歸檔范圍☆在歸檔中應該收集齊全文件的訂稿、正本和有關材料，保證檔案的完整性☆在檔案文件的收集過程中，對資料進行去粗取精等工作，確定資料的利用價值1個工作日☆收集的檔案文件經(jīng)過鑒定，呈送行政經(jīng)理審核和總經(jīng)理審批重點☆檔案收集和鑒定標準☆收集及時、齊全、完整檔案保管維護C4C5程序1.公司經(jīng)營管理手冊2.卷內(nèi)文件目錄3.卷末備考表☆經(jīng)過審批后，行政人員對收集之檔案文件進行整理2個工作日☆整理的基本任務是把零散的、需要修改的檔案進行分類、組織和編目，使其組成一個體系，固定下來，以便檔案的使用，其過程如下:☆區(qū)分全宗：按照全宗整理檔案，能完整反映企業(yè)或個人活動的全部內(nèi)容和過程，便于檔案的保管和利用☆分類：檔案分類就是根據(jù)立檔單位內(nèi)的檔案來源、時間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體系，分門別類、有系統(tǒng)地區(qū)分檔案和整理檔案，使其構成有機的整體，以反映立檔單位的歷史面貌☆立卷：立卷是整理和保存文件的一種方法，即將處理完畢的文件進行系統(tǒng)整理，組合為一個案卷☆編目：編目包括編制卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表、案卷封面的編目和案卷目錄的編制☆整理后的檔案文件開始保管，檔案保管指根據(jù)檔案的成分和狀況，采取存放和安全保護措施，維護檔案的完整與安全，延長檔案的壽命重點☆檔案保管和維護標準☆保管合理、正確(續(xù)表)檔案存檔銷毀C6D6C7C8B8A8程序1.公司經(jīng)營管理手冊☆對資料進行保管維護后，行政人員根據(jù)檔案的內(nèi)容和成分，記錄、報道編制檔案文件的檢索工具，其他部門運用各種檢索工具查找檔案☆檢索工具制作后，定期對檔案文