公司接待策劃方案

.......關(guān)于銀河電器公司來訪的接待策劃書文秘見習(xí)第二小組二零一三年六月二十三日目錄|contents一、接待準(zhǔn)備………………………3二、接待日程安排及人員…………………5接待后期工作………………14經(jīng)費(fèi)預(yù)算………………………14銀河電器公司將于2013年8月6日上午在總經(jīng)理王強(qiáng)的帶領(lǐng)下一行7人來我公司進(jìn)行為期3天的訪問，主要是為加強(qiáng)進(jìn)一步的了解。為了促進(jìn)銀河電器公司和我公司的進(jìn)一步合作，樹立良好公司形象，以及促進(jìn)我公司又好又快的發(fā)展，公司各部門員工必須重視此次的接待工作，做好全方位的準(zhǔn)備。為此特別精心安排與制定了本次商務(wù)接待方案?！镆?、接待準(zhǔn)備★（一）接待信息：1.接待對(duì)象：銀河電器公司總經(jīng)理一行7人2.接待時(shí)間：2013年8月6日—8月8日3.接待地點(diǎn)：接機(jī)地點(diǎn)—揚(yáng)州泰州機(jī)場(chǎng)；送機(jī)地點(diǎn)—南京祿口機(jī)場(chǎng)；下榻酒店—京華大酒店參觀地點(diǎn)：（1）公司總部；（2）公司廠區(qū)4.接待規(guī)格：對(duì)等接待5.接待原則：熱情友好；細(xì)致周到；禮儀適度6.接待小組：接待部總負(fù)責(zé)，辦公室、公關(guān)部、后勤部協(xié)同工作（人員詳情分配見附表1）（二）接待前期準(zhǔn)備：1．信息收集。a銀河電器公司的基本信息，未來發(fā)展態(tài)勢(shì)，及公司主要領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)此次合作的意向態(tài)度；b銀河電器公司來訪人員基本情況（詳情見附表2）；c過去來訪情況；d抵達(dá)時(shí)間和交通工具；e來訪期間天氣狀況；（負(fù)責(zé)部門：接待部）2．詢問對(duì)方意見，是否需要預(yù)定機(jī)票，若需要，根據(jù)所要求的時(shí)間和地點(diǎn)來定；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）3．住宿安排。提前預(yù)定房間；（負(fù)責(zé)部門：接待部）4．迎接車輛安排。七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛，同時(shí)保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）5．公司迎賓。參觀人員到達(dá)前5-10分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作；（負(fù)責(zé)部門：公關(guān)部）6．?dāng)M定會(huì)議通知及會(huì)議議程，并下發(fā)至與會(huì)人員；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）7．會(huì)場(chǎng)布置。準(zhǔn)備會(huì)議室花卉、水果、茶水、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝像等；（負(fù)責(zé)部門：辦公室、后勤部）8．資料準(zhǔn)備。歡迎詞，歡送詞，公司宣傳材料，會(huì)議洽談資料；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）9．事先聯(lián)系好足藝服務(wù)，游覽大運(yùn)河和瘦西湖事宜。（負(fù)責(zé)部門：辦公室、接待部）附表：1、接待工作任務(wù)分配部門部門人員事項(xiàng)接待部李燕、提前預(yù)訂酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)王媛、吳華、許安、錢梅宴席（迎接賓客、菜單確定、環(huán)境檢查、費(fèi)用清付）李虹來賓信息搜集，提前約定足藝時(shí)間、人數(shù)公關(guān)部孫曉陽(yáng)、鄭關(guān)杰公司迎賓楊洋聯(lián)系廠區(qū)協(xié)調(diào)參觀事宜辦公室張俊雅、郭璟、蔡慶制發(fā)會(huì)議通知及會(huì)議議程、總結(jié)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議物品準(zhǔn)備，會(huì)間服務(wù)孫紹攝影攝像王淼車輛協(xié)調(diào)安排丁彩樺（秘書）接送機(jī)、大廳集合、景點(diǎn)游覽（門票購(gòu)買、導(dǎo)游聯(lián)系）后勤部錢潔連、蔣亞蕾物品采購(gòu)辦理22、來訪人員詳細(xì)信息及安排姓名職務(wù)年齡性別房號(hào)喜好禁忌王強(qiáng)總經(jīng)理42男1606不喜甜食劉蓉總經(jīng)理秘書29女1610劉明遠(yuǎn)副總經(jīng)理37男1604書法朱敏翰市場(chǎng)部經(jīng)理35男1516趙文濤研發(fā)部經(jīng)理36男1516李瑋銘李瑋銘市場(chǎng)部經(jīng)理助理32男1518孫堅(jiān)研發(fā)部經(jīng)理助理30男1518★二、接待日程安排及人員★日程安排表14:40集合酒店大廳秘書15:00—17:00洽談會(huì)議總部二樓會(huì)議室總經(jīng)理，徐副總，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理辦公室主任18:00—19:30晚宴西園大酒店宴會(huì)廳總經(jīng)理，徐副總，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理接待部部長(zhǎng)20:00—21:00夜游古運(yùn)河便益門廣場(chǎng)出席宴會(huì)人員辦公室主任8月8日7:30—8:00早餐京華大酒店餐廳接待部部長(zhǎng)8:10集合酒店大廳秘書8:30—11:20暢游瘦西湖瘦西湖風(fēng)景區(qū)徐副總、秘書辦公室主任11:30—13：30送別午宴趣園總經(jīng)理、徐副總、辦公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理接待部部長(zhǎng)14:00集合酒店大廳秘書15:00送機(jī)南京祿口機(jī)場(chǎng)徐副總、秘書辦公室主任每日具體活動(dòng)安排8月6日一、迎接來賓時(shí)間：上午8:20地點(diǎn)：揚(yáng)州泰州機(jī)場(chǎng)人員：徐副總經(jīng)理，秘書，司機(jī)兩名準(zhǔn)備工作：迎接牌一個(gè)，鮮花兩束，七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛。注意事項(xiàng)：....三、參觀公司時(shí)間：15:00---17:00地點(diǎn)：光明公司總部出席人：總經(jīng)理，徐副總，公關(guān)部人員，秘書；對(duì)方所有來賓流程：1.14:30派車去酒店接來賓到我公司；2.徐副總和公關(guān)部部長(zhǎng)全程陪同，詳細(xì)介紹公司各個(gè)部門以及工作流程。各個(gè)部門經(jīng)理向來賓介紹該部門情況；3.向來賓展示我公司歷年來取得的榮譽(yù)。參觀時(shí)，要注意雙方合照留念；4.參觀完后，前往接待室休息。注意事項(xiàng)：公關(guān)部派人提前做好迎賓工作，放置“熱烈歡迎銀河電器公司領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)”戧牌。時(shí)間：18:00—20:00地點(diǎn)：京華大酒店5樓晚宴廳主題：攜手揚(yáng)帆，共創(chuàng)未來---銀河電器公司歡迎酒會(huì)出席人：我方總經(jīng)理，徐副總，秘書、各部門經(jīng)理、公司優(yōu)秀代表及攝影師一名；對(duì)方所有來賓。（共30人）形式：冷餐會(huì)宴席規(guī)格：200元/人準(zhǔn)備工作:1.接待部人員提前半小時(shí)入場(chǎng)檢查現(xiàn)場(chǎng)，歡迎橫幅和海報(bào)，鮮花，氣球、彩帶，酒水，茶點(diǎn)（酒店負(fù)責(zé)準(zhǔn)備）；2.徐副總主持活動(dòng)，我方總經(jīng)理致歡迎辭，營(yíng)造歡樂祥和的氛圍。攝影師做好全程攝影工作。四、飯后休閑時(shí)間：20:20—21:30地點(diǎn)：揚(yáng)州陸琴腳藝出席人：徐副總、市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理；對(duì)方所有來賓費(fèi)用：99元/人8月7日.早餐時(shí)間：8:00來賓在酒店大廳集合8:30-9:30用餐時(shí)間地點(diǎn)：富春茶社（廣陵區(qū)得勝橋街路35號(hào)）出席人：徐副總，秘書及對(duì)方所有來賓規(guī)格：夏沁宴配“魁龍珠”茶（960/桌）生產(chǎn)廠區(qū)參觀活動(dòng)時(shí)間：9:50—12:00地點(diǎn)：光明公司生產(chǎn)廠區(qū)陪同人員：總經(jīng)理、徐副總、秘書、市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理活動(dòng)具體安排：9：30—9：50從富春出發(fā)，乘車20分鐘至生產(chǎn)廠區(qū)9：50—11：30廠區(qū)參觀（廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)流程參觀）11：30—12：00會(huì)議室座談a廠區(qū)介紹（廠區(qū)宣傳片，介紹PPT）b技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動(dòng)）c會(huì)場(chǎng)服務(wù)（茶水及相關(guān)材料準(zhǔn)備）d拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔）e會(huì)后整理（會(huì)場(chǎng)整理，客戶所需資料，裝袋贈(zèng)送）12：00—13：00午餐（廠區(qū)接待廳）13：00—13：20乘車送回酒店注意事項(xiàng)：1.確定行程后，提前通知廠區(qū)做好準(zhǔn)備，與廠區(qū)相應(yīng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，告知參觀事宜及注意事項(xiàng)。2.參觀廠區(qū)期間，配備講解員全程陪同講解。3.會(huì)議室提前布置好會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備好茶水、紙巾以及所需文件資料，調(diào)試好話筒、投影等設(shè)備。4.安排專業(yè)人員對(duì)來賓提出的問題進(jìn)行解答。5.午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準(zhǔn)備。宴席規(guī)格：1500元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42度480ml（2瓶）92張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2瓶）三、會(huì)議洽談活動(dòng)時(shí)間：14:40來賓在酒店大廳集合 15:00—17:00洽談會(huì)議地點(diǎn)：光明電子集團(tuán)二樓會(huì)議室主題：促進(jìn)雙方公司友好交流，推動(dòng)雙方進(jìn)一步合作主持人：光明電子公司徐副總經(jīng)理參會(huì)人員：銀河電器方：總經(jīng)理，副總經(jīng)理，總經(jīng)理秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理光明電子方：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，項(xiàng)目部經(jīng)理，公關(guān)部經(jīng)理會(huì)議議程：時(shí)間時(shí)間議程發(fā)言人15:00宣布會(huì)議開始主持人15:05光明公司致歡迎詞光明公司總經(jīng)理15:15銀河電器公司代表致辭銀河電器公司總經(jīng)理15:25光明公司介紹本公司2013年產(chǎn)品研發(fā)情況及2014年最新產(chǎn)品情況光明公司研發(fā)部經(jīng)理15:45客戶代表發(fā)言銀河電器公司研發(fā)部經(jīng)理16:00光明公司介紹2013年產(chǎn)品銷售情況及2014年市場(chǎng)調(diào)查預(yù)測(cè)光明公司市場(chǎng)部經(jīng)理16:25客戶代表提問銀河電器公司市場(chǎng)部經(jīng)理16:40雙方就協(xié)議涉及內(nèi)容洽談17:00閉會(huì)并合影留念會(huì)議布置形式：橫列式會(huì)議座次：左右排列法，長(zhǎng)桌。主位為銀河電器總經(jīng)理，主位左邊首位為銀河電器副總經(jīng)理，右邊首位為總經(jīng)理秘書，其余人員按左右順序依次落座；光明電子方按照對(duì)方座位排布對(duì)應(yīng)入座。圖2：..A為客方B為主方會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議物品準(zhǔn)備及會(huì)場(chǎng)布置：1.會(huì)場(chǎng)入口擺放兩盆綠色盆栽，會(huì)議桌中間擺放鮮花；2.每個(gè)座位前放置一瓶礦泉水，一條放在小碟子中的濕毛巾，每?jī)蓚€(gè)座位間擺放一盒紙巾；3.桌上按順序擺放桌簽、雙方各配置兩個(gè)話筒（雙方總經(jīng)理各配置一個(gè)，其余兩個(gè)為流動(dòng)話筒）；4.將所需資料文件（會(huì)議議程、公司宣傳冊(cè)、2013年上半年產(chǎn)品資料、2013年產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告、2013年上半年客戶反饋資料、2014年預(yù)計(jì)新型產(chǎn)品匯總資料、2014年市場(chǎng)預(yù)期調(diào)查報(bào)告）分發(fā)至每個(gè)座位前；5.將標(biāo)有“光明電子公司與銀河電器公司交流洽談會(huì)”的橫幅懸掛于幕布上方；6.安排攝影、攝像位置。會(huì)前檢查：1.電腦、投影儀的檢查調(diào)試；2.音響、話筒、攝影攝像設(shè)備的檢查調(diào)試；3.會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生的檢查、溫度的調(diào)試。注意事項(xiàng)：1.服務(wù)人員及時(shí)添?yè)Q茶水，更換毛巾；2.會(huì)后由本公司秘書匯總出會(huì)議紀(jì)要；3.會(huì)間攝像拍照及會(huì)后合影留念。會(huì)議物品準(zhǔn)備明細(xì)表：序號(hào)用品名稱數(shù)量單價(jià)備注11盆栽2100元/盆2鮮花820元/盆3橫幅1100元/條4紙巾85元/盒5礦泉水220元/箱6綠陽(yáng)春1200元/包7小碟子143元/個(gè)8毛巾165元/條9集體照1410/張10桌簽14公司自備11茶具1412電腦113投影儀114話筒415音響216相機(jī)117攝影機(jī)1四、晚宴時(shí)間：18：00——19：30地點(diǎn)：西園大酒店宴會(huì)廳出席人：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場(chǎng)部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場(chǎng)部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理；對(duì)方所有來賓。（14人）座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪左方為客戶方總經(jīng)理，右方為客戶方副總經(jīng)理，副陪左方為客戶方市場(chǎng)部經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部總經(jīng)理。其余人員按職位依次安排。（參見圖1）宴席規(guī)格：3000元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42度480ml（2瓶）92張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2瓶）注意事項(xiàng)：1.接待部安排人員提前在西園大酒店大廳等候來賓；2.王總經(jīng)理不能吃過于甜膩食物，菜肴以清淡為主，輔以幾道揚(yáng)州特色菜肴。五、夜游古運(yùn)河......時(shí)間：20:00—21:00地點(diǎn)：便益門廣場(chǎng)—南門遺址陪同人員：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書注意事項(xiàng)：1.由西園驅(qū)車至便益門廣場(chǎng)，客人登船后，司機(jī)驅(qū)車至南門遺址等候。游覽完送回酒店；2.在畫舫上準(zhǔn)備果盤及茶水。8月8日早餐時(shí)間：7：30—8：00地點(diǎn)：京華大酒店餐廳注意事項(xiàng)：提前告知對(duì)方秘書此次用餐在京華大酒店內(nèi)，需憑房卡用自助早餐。暢游瘦西湖時(shí)間：8：10來賓在酒店大廳集合8:30—11:20游覽瘦西湖陪同人員：徐副總經(jīng)理，秘書，攝影師一名。準(zhǔn)備工作：1.秘書8點(diǎn)到達(dá)京華大酒店大廳等候2.門票及飲品購(gòu)買路線：大虹橋——南大門——徐園——四橋煙雨——小金山——白塔——五亭橋——望春樓——熙春臺(tái)——二十四橋——石壁流淙——錦泉花嶼——北門，配備導(dǎo)游講解。三、午宴時(shí)間：11：30—13：30地點(diǎn)：趣園陪同人員：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、辦公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理；對(duì)方所有來賓。（15人）宴席規(guī)格：3000元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán)42度480ml（2瓶）92張?jiān)＝獍偌{干紅葡萄酒（2瓶）注意事項(xiàng)：1.午餐結(jié)束后將準(zhǔn)備好的禮品套組送給每位來賓。禮品詳單：揚(yáng)州漆器、揚(yáng)州剪紙?zhí)籽b；2.將來賓送回酒店稍作休息及整理行李。四、送機(jī)時(shí)間：14:00來賓在酒店大廳集合15:00車輛將來賓送達(dá)南京祿口機(jī)場(chǎng)陪同人員：徐副總經(jīng)理、秘書注意事項(xiàng)：協(xié)助來賓辦好登記手續(xù)，待來賓全部進(jìn)入登機(jī)口后方可離去。★三、接待后期工作★1.總結(jié)提升：接待完畢組織總結(jié)會(huì)，以改善不足，提煉經(jīng)驗(yàn)。（負(fù)責(zé)部門：辦公室）2.宣傳報(bào)道：24小時(shí)之內(nèi)進(jìn)行宣傳報(bào)道。（負(fù)責(zé)部門：公關(guān)部）3.費(fèi)用清算：對(duì)接待過程中產(chǎn)生的費(fèi)用及時(shí)進(jìn)行核算。（負(fù)責(zé)部門：財(cái)務(wù)部、后勤）★四、經(jīng)費(fèi)預(yù)算★序號(hào)序號(hào)項(xiàng)目名稱單價(jià)數(shù)量合計(jì)備注001宴請(qǐng)費(fèi)用2500元/桌酒水1330元122280元8月6日午宴冷餐會(huì)200