費用報銷制度及資金審批流程

財務費用報銷制度及實行細則為規(guī)范公司各種開支費用報銷及付款程序，加強公司財務管理，控制成本，切實保障公司利益，根據(jù)《資金審批制度》和《費用預算制度》，特制定公司費用報銷制度及實行細則。第一部分：關于報銷的審批流程及原則報銷流程1、一般的報銷流程（預算范圍之內(nèi)或有經(jīng)審批的費用）經(jīng)辦人申請→本部門主管審核→分管副總審核→財務負責人審核→總裁審批→出納支付2、特殊的報銷流程（預算之外或沒有經(jīng)審批的費用）原則上預算之外或沒有經(jīng)審批的費用是不予以報銷支付的，如確屬公司正常經(jīng)營和發(fā)展需要而發(fā)生的開支，可按以下流程報批：經(jīng)辦人填制單據(jù)并補申請報告→本部門經(jīng)理（或上級主管）復核→分管副總審核→總裁審批→財務負責人審核→出納支付審批原則費用報銷需經(jīng)辦人的主管領導批準，不得自行批準自己的報銷費用。不得逾越流程，不得未經(jīng)直接領導及財務人員審批，直接提交公司總裁審批。出納必須憑署名完整的報銷單支付相關費用，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作，如導致經(jīng)濟損失，由出納及相關人員承擔連帶責任。報銷、審批及審批的責任經(jīng)辦人\報銷人：因公辦理業(yè)務時應向?qū)Ψ剿魅∠鄳脑紗螕?jù)，經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后應及時準確的填寫報銷單據(jù)，對經(jīng)辦的經(jīng)濟業(yè)務及提供的原始單據(jù)的真實性負有直接責任，并有責任及時向財務人員提供其審核所需的相應文獻或資料。部門負責人：對本部門發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務進行確認及對經(jīng)辦人提供的原始單據(jù)進行審核，對報銷業(yè)務負有直接審核責任，并有責任協(xié)助財務人員的審核工作。分管副總：對所負責的部門費用進行全面管理，在授權范圍內(nèi)審批所管轄的費用報銷。財務人員：審核報銷的經(jīng)濟業(yè)務是否符合相應的規(guī)定，審核報銷所提供的原始單據(jù)是否符合相應的規(guī)定審核報單據(jù)中是否按規(guī)定填寫相應的項目和內(nèi)容。對不符合規(guī)定的報銷單據(jù)、原始單據(jù)及填寫不規(guī)范的行為提出相應的解決意見?？偛茫簩M用進行最終審批。第二部分：報銷原則預算內(nèi)的費用方可直接報銷。所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴禁假借別人的名義報銷自己費用的行為。嚴禁報銷虛假費用的行為。無預算或預算外的費用報銷須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可列支。每辦一次業(yè)務，應當填寫一張報銷申請單（差旅費除外）。業(yè)務招待費用、物資采購、餐費不管金額大小，一律每發(fā)生一次填寫一張?；\統(tǒng)地在報銷單上寫上“×月”的費用的，或多次業(yè)務單據(jù)分不清的，財務部有權不予受理。所有費用開支，應“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務人員應根據(jù)預算來審核和支付。相關預算外費用在發(fā)生費用前，應當先書面請求總裁，得到批準后才可以發(fā)生相關費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現(xiàn)象，事先申請以總裁署名的日期為準?？偨?jīng)理外出時，或本人出差在外遇緊急情況時，應電話或郵件告知，得到許可后才可進行。事后應及時補充申請表，作為報銷的依據(jù)。關于報帳時限，上月28日后至當月28日的期間費用必須在當月報銷，差旅費用必須在結束后3個工作日內(nèi)報銷。逾期單據(jù)，財務部有權不予受理，由此導致的損失，由報銷人自己承擔。因單據(jù)不合規(guī)定，被退回按規(guī)定可以重新報銷的，應在5個工作日內(nèi)解決，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報銷時限內(nèi)的單據(jù)；被退回不得重新報銷的，下次拿回再報銷的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴厲解決。特殊延期（如外地出差時間較長），需提出書面報告，經(jīng)分管領導簽署意見后才可以報銷?？缒甓鹊馁M用必須在次年1月25號之前填單報銷，年終結算后不管何種因素均不得報銷上年度費用。原則上有借支備用金情況的，報銷時必須先沖其備用金，多退少補。大額支付款項必須使用支票或其他銀行結算方式，超過5000元而用鈔票支付的，報銷時必須具體說明因素，經(jīng)財務部審核后方可報銷。無合法的理由，一律退回。從出納處領取報銷款時，需報銷人署名確認。對于領款不方便的，需由別人代領的，本人應當出具書面委托書，指定代理領款人。由代理人在領款表上簽字，無書面委托書，其別人不得代領，發(fā)放人員有權拒絕。出納把委托書附于領款表后。財務負責人不定期抽查款項是否如實發(fā)放。第三部分：提供原始憑證和報銷單填寫的規(guī)定因公發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，經(jīng)辦人員必須向?qū)Ψ剿魅≡紗螕?jù)。未取得原始單據(jù)或虛假的原始單據(jù)一律不予報銷。報銷時提供的原始單據(jù)必須是由稅務部門監(jiān)制的發(fā)票或由財政部門監(jiān)制的收據(jù)，以及預算報告、專項申請等附件。原始單據(jù)必須真實、合法，與開支的內(nèi)容一致。對于標有“顧客（單位）名稱”的發(fā)票務必由開票人填寫相應公司名稱，自己補充填寫為無效發(fā)票，不予受理。無“顧客名稱”的發(fā)票，不需填寫。另報告、申請等附件必須是經(jīng)權限人員簽字批準的紙質(zhì)件。各種類型的發(fā)票應當分開粘貼，并在粘貼單上標出共××張，金額××元。票據(jù)粘貼混亂，不注明張數(shù)、金額的單據(jù)一律退回。原始單據(jù)遺失的應盡量取得了出票單位的原單據(jù)復印件并蓋上出票單位財務專用章或發(fā)票專用章，經(jīng)財務部簽署意見后方可報銷。報銷單上所有內(nèi)容均需完整填寫，嚴禁用圓珠筆填寫報銷單、嚴禁涂改，報銷單的“經(jīng)辦人”務必由本人親筆署名，單據(jù)填寫不齊全和涂改的，一律不予受理。第四部分：重要費用管理規(guī)定費用管理的把關人為財務人員，財務人員應遵循《資金審批權限》和《費用預算制度》中的規(guī)定對每筆發(fā)生費用進行核查，并及時對一些費用進行歸集匯總，提供準確的財務數(shù)據(jù)。公關費凡因公司發(fā)展需要而發(fā)生的公關費（涉及餐費及贈送禮品費用），必須事前提出專項申請，根據(jù)資金權限一覽表的規(guī)定由相關人員審批。報銷時必須提供已經(jīng)審批的申請報告（1000元以內(nèi)除外，報部門負責人備案即可），財務人員核對報銷內(nèi)容是否與申請報告內(nèi)容一致，假如是贈送禮品，需提供禮品清單。二、會議費此會議費僅指分公司內(nèi)部會議場地租用費、交通費、物品費、餐費等費用。內(nèi)部會議具體指月度總結、月中會議、經(jīng)理溝通會議等。經(jīng)辦人在報銷會議費用時必須遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：開會主題、會議地址、物品清單，會議費用應按場租、餐費、物品費用、交通費、住宿等分類匯總，直接寫會議費用××元的不予報銷。在會議同時發(fā)生的活動費，獎勵費用應單獨填寫報銷單，按活動費用和獎勵費用規(guī)定報銷。超預算或無預算舉辦會議，一律不予報銷。會議結束后一周內(nèi)，會議主辦方應及時辦理報銷手續(xù)并辦理相應的還款手續(xù)。三、活動費、招待費及獎勵費用有發(fā)生招待費支出的人員，請?zhí)崆疤顚?lt;<招待費申請單>>,寫明招待地點、時間、人數(shù)、招待事由等，報分管副總或總經(jīng)理核準后方予招待；經(jīng)辦人在報銷招待費用時應注明以下信息：招待時間，招待目的，招待人員，陪同人員，招待地點。經(jīng)辦人報銷活動經(jīng)費時應遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：活動內(nèi)容，參與人員（附參與條件），活動日期，活動地點，活動費用應按場租、餐費、物品費用、交通費、住宿費等分類匯總，直接寫活動費用××元的不予報銷。經(jīng)辦人在報銷獎勵費用時應注明以下信息：獎勵條件，獎勵內(nèi)容，獎勵人員，并附獎勵簽收清單，提供不完整的一律不予受理?；顒?、招待或獎勵費用發(fā)生一周內(nèi)，經(jīng)辦人應及時辦理報銷手續(xù)并辦理相應的還款手續(xù)。以上（二）至（三）的費用統(tǒng)一控制在預算內(nèi)。市內(nèi)交通費提倡節(jié)儉，外出辦事，應盡量乘坐公交車或地鐵，嚴格控制出租車費，如有特殊情況需乘坐的士，應事先獲得副總經(jīng)理批準。發(fā)生費用后，應立即填寫報銷單，頻繁外出的可以一周報帳一次。對于出租車票，必須取得稅控出租車票，手撕發(fā)票一律不予以報銷，報銷人在車票的背面寫上起止地點并署名。連號的出租車票，不管何種因素都不得報銷。對于長距離（如跨城市）的出租車票，比照長途車的票價予以報銷，多余不報，如有特殊情況，需總裁簽字認可。差旅費差旅費指相關人員為完畢公司指派的任務組織，公司會議或培訓等活動而發(fā)生的交通費、住宿費等。經(jīng)辦人報銷時此類差旅費應附《出差申請單》，并注明出差人數(shù)及交通工具，財務人員根據(jù)《差旅費報銷制度》規(guī)定的標準審核。文具、辦公用品、低值易耗品、網(wǎng)絡配件等辦公費文具、辦公用品、低值易耗品、網(wǎng)絡配件等物料用品一律由綜合部統(tǒng)一采購，其他員工不得私自采購；原則上每月集中采購、集中報銷一次，由各部門填寫辦公用品計劃表，綜合部根據(jù)各部計劃表統(tǒng)一填寫《物資采購申請單》，經(jīng)分管副總批準后進行集中采購；報銷時附正式發(fā)票、《物資采購申請單》、<<辦公用品發(fā)放清單>(或由領用人在物資采購申請單上署名確認)及電腦小票、供應商送貨單等，具體列明所購商品的明細，并做好各部門的領用存登記，未領用的物品由綜合部保管，并做好存量登記。汽車\車輛費用1.報銷車輛費用必須使用車輛相關費用票據(jù)（如汽油票、過路過橋票、停車票等），不得以其他票據(jù)代替；2.所有車輛費用（過路過橋費、加油費等）報銷必須附與車輛有關的發(fā)票，油票后注明加油時里程數(shù)，并且附上出車登記表（出車日期、事由、隨車人員、到達地點、行程公里里程數(shù)等），注明用車的起訖時間點。假如實行加油卡管理，每次加油后在票后記錄公里數(shù)，加油卡只能用于指定的公司車輛使用，不得用于其他或私人車輛使用。3.對公司的車輛維修費用，由司機填寫《車輛維修保養(yǎng)申請單》，注明維修和存在的問題。車輛保養(yǎng)、維修實行定點管理，統(tǒng)一結算，車輛維修須經(jīng)綜合部負責人審核（審批），并在維修明細單上署名確認方可報銷，更換的舊件交綜合部負責人驗收，并注明更換舊件已驗收，設備已維修合格(無車時本條暫不執(zhí)行)。第五部分單據(jù)粘貼規(guī)定1.從左部及頂部對齊，按從左到右翻閱順序使用膠水或漿糊粘貼；2.幅度大小不要超過報銷憑證，數(shù)量過多、且不統(tǒng)一時附加襯頁鋪底；3.注意不得使用訂書釘裝訂，以防脫落或抽換；4.粘貼后每張憑證均能查閱，粘貼牢固、不易脫落，整份憑證厚度均勻。

5.特別約定：為便于審核，實報實銷的票據(jù)（如汽車路橋費票據(jù)），需按日期順序粘貼。第六部分：附則1.本制度自頒布之日起生效。2.本制度解釋權歸公司財務部。3.遇不適應業(yè)務開展的條款，經(jīng)公司開會討論，總裁簽字后可予以刪改。4.附表：《資金審批流程及權限一覽表》資金審批流程及權限一覽表分類支付項目說明金額申請審核審核審核④審批⑤審批=6\*GB3⑥審批⑦工資獎金福利行政工資獎金福利所有薪酬制度內(nèi)項目不管金額會計財務經(jīng)理總經(jīng)理總裁各項業(yè)務提成根據(jù)業(yè)務制度不管金額會計財務經(jīng)理總經(jīng)理總裁費用除招待費外的所有費用項差旅費\辦公費\車輛費\宣傳費\等500元（含）以下經(jīng)辦人部門主管會計財務經(jīng)理500-1000元（含）經(jīng)辦人部門主管會計財務經(jīng)理分管副總1000-5000元（含）經(jīng)辦人部門主管會計財務經(jīng)理分管副總總經(jīng)理5000元以上經(jīng)辦人部門主管會計財務經(jīng)理分管副總總經(jīng)理總裁公關費、業(yè)務招待費餐費及贈送禮品500元以下經(jīng)辦人部門主管會計財務經(jīng)理分管副總500