物業(yè)庫(kù)房及資產(chǎn)管理制度

物業(yè)庫(kù)房及資產(chǎn)管理制度庫(kù)房及資產(chǎn)管理制度第一條目的為加強(qiáng)資產(chǎn)的實(shí)物管理，規(guī)范資產(chǎn)購(gòu)置、保管、使用、調(diào)用、處理等行為，提高使用效率，確保公司辦公資產(chǎn)不受損失。第二條范圍包括固定資產(chǎn)(賬內(nèi)/賬外）、低值易耗品(賬內(nèi)/賬外）、維修工具（公共/個(gè)人）以及原材料等。所謂帳內(nèi)，即購(gòu)買后以資產(chǎn)預(yù)算報(bào)銷，在財(cái)務(wù)賬里固定資產(chǎn)/低值易耗品科目統(tǒng)計(jì)折舊攤銷。所謂賬外，即購(gòu)買時(shí)以開(kāi)辦費(fèi)、質(zhì)保金等非資產(chǎn)預(yù)算報(bào)銷。第三條固定資產(chǎn)/無(wú)形資產(chǎn)固定資產(chǎn)一、概念：指為提供勞務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理而持有的非貨幣性的、使用壽命超過(guò)1年的有形資產(chǎn)及無(wú)形資產(chǎn)。其中有形資產(chǎn)包括電子設(shè)備（電腦、相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等）、交通工具（轎車、電瓶車等）及其它設(shè)備；無(wú)形資產(chǎn)包括計(jì)算機(jī)軟件、光纖網(wǎng)絡(luò)使用和商標(biāo)使用權(quán)等。無(wú)形資產(chǎn)的申請(qǐng)、購(gòu)置、驗(yàn)收、登記、盤(pán)點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢等程序同有形資產(chǎn)。二、購(gòu)置1、固定資產(chǎn)的購(gòu)置需要填寫(xiě)固定資產(chǎn)購(gòu)置審批單（見(jiàn)附件1），審核過(guò)程：辦公室審核是否有閑置資產(chǎn)可調(diào)撥、招采部審核申購(gòu)價(jià)格合理性、財(cái)務(wù)部審核是否符合預(yù)算；審批過(guò)程：部門(mén)經(jīng)理、辦公室主任、招采部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、公司總經(jīng)理。2、由使用部門(mén)對(duì)所購(gòu)置的固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收（必要時(shí)須聯(lián)系招采部），憑費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票、固定資產(chǎn)購(gòu)置審批單、發(fā)票真?zhèn)尾樵儓?bào)銷，各部門(mén)會(huì)計(jì)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。三、調(diào)撥1、固定資產(chǎn)在同一公司內(nèi)調(diào)撥的，由調(diào)入部門(mén)填寫(xiě)申請(qǐng)，辦公室批準(zhǔn)后填制“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”，經(jīng)調(diào)撥雙方庫(kù)管人員、兩部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、物業(yè)公司經(jīng)理簽字完畢后實(shí)施調(diào)撥，將固定資產(chǎn)調(diào)撥單交到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)部門(mén)將調(diào)撥單作為賬務(wù)處理的原始憑證。2、固定資產(chǎn)在集團(tuán)公司內(nèi)部不同公司之間的調(diào)撥的（如物業(yè)公司與榮信經(jīng)紀(jì)、盛坤園林之間），由調(diào)入單位填寫(xiě)一式二份的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”，調(diào)出調(diào)入部門(mén)雙方負(fù)責(zé)人簽字及公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字。1）、第一份作為調(diào)出公司財(cái)務(wù)部核銷固定資產(chǎn)明細(xì)賬、卡片的依據(jù)。2）、第二份作為調(diào)入公司財(cái)務(wù)部新增固定資產(chǎn)明細(xì)賬、卡片的依據(jù)。四、報(bào)廢1、固定資產(chǎn)報(bào)廢條件：1）、使用時(shí)間超過(guò)有效使用年限，折舊已提足且喪失使用價(jià)值的固定資產(chǎn)；2）、屬技術(shù)性淘汰機(jī)型，性能已達(dá)不到使用要求，且無(wú)法恢復(fù)性能或論證后改造價(jià)值不高的固定資產(chǎn)；3）、使用不當(dāng)造成固定資產(chǎn)喪失其使用價(jià)值；4）、由于其它原因，造成資產(chǎn)毀損等報(bào)廢。2、屬于正常報(bào)廢的，由使用部門(mén)填制“固定資產(chǎn)處理審批單”，財(cái)務(wù)部核查是否滿足報(bào)廢條件，滿足條件的，進(jìn)入審批流程，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進(jìn)行報(bào)廢處理；3、屬于保管、使用、維修不當(dāng)，或責(zé)任事故造成的固定資產(chǎn)提早報(bào)廢的，由責(zé)任人賠償部分或全部損失。4、“固定資產(chǎn)處理審批單”經(jīng)批準(zhǔn)后，交財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。五、清查1、固定資產(chǎn)清查采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)方法。2、財(cái)務(wù)部門(mén)于每年5、11月底協(xié)同辦公室對(duì)公司范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)進(jìn)行全面清查盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)完畢后出具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。3、對(duì)資產(chǎn)的盈虧，由辦公室對(duì)盈虧資產(chǎn)作專案敘明原因呈核，按規(guī)定程序報(bào)批后，對(duì)增置或減損的固定資產(chǎn)辦理相關(guān)手續(xù)，最終做到財(cái)務(wù)部門(mén)與辦公室卡、賬一致，辦公室與使用單位賬、簿（備查簿）一致，賬實(shí)相符。4、固定資產(chǎn)保管人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)必須辦理交接手續(xù)，對(duì)所保管的物資進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，并填制交接日的“固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表”。實(shí)物資產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)兼交，交接不清的不準(zhǔn)離職；未辦理交接手續(xù)擅自離職，給公司造成經(jīng)營(yíng)損失的，將依法追究其相關(guān)責(zé)任。六、閑置管理1、固定資產(chǎn)使用部門(mén)將預(yù)期閑置在1個(gè)月以上的、且有利用價(jià)值的固定資產(chǎn)，上報(bào)公司負(fù)責(zé)人，對(duì)閑置的固定資產(chǎn)進(jìn)行相應(yīng)的處理，如調(diào)撥、變賣等。2、辦公室應(yīng)將經(jīng)營(yíng)上認(rèn)為無(wú)利用價(jià)值的閑置固定資產(chǎn)予以清理，擬定處理意見(jiàn)后呈報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后處理。3、固定資產(chǎn)提前報(bào)廢、出售，應(yīng)由固定資產(chǎn)使用部門(mén)填寫(xiě)固定資產(chǎn)報(bào)廢、出售報(bào)告，經(jīng)固定資產(chǎn)使用部門(mén)經(jīng)理同意，逐級(jí)上報(bào)，最終單據(jù)交財(cái)務(wù)部做賬務(wù)處理。（不建議提前報(bào)廢）4、固定資產(chǎn)變賣收入應(yīng)交財(cái)務(wù)部門(mén)做賬務(wù)處理，任何人不得以任何理由挪作她用或留作小金庫(kù)。第四條低值易耗品一、概念：指不符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的各種辦公用工具、家具物品及廚房用品（批量的餐具、酒具等）。包括家私用品（辦公桌椅、檔案柜、茶幾、沙發(fā)等）、辦公設(shè)備（點(diǎn)鈔機(jī)、飲水機(jī)、打孔機(jī)、電暖器等）、五金用品（燈具、鋁梯等）等。低值易耗品的購(gòu)置、調(diào)撥、報(bào)廢、閑置處理流程參考固定資產(chǎn)。二、低值易耗品的購(gòu)置、調(diào)撥、報(bào)廢、閑置處理流程參考固定資產(chǎn)。第五條、原材料一、概念：各服務(wù)中心所購(gòu)的日常消耗用品。日常辦公耗材：膠棒、筆芯、印油、硒鼓；綠化耗材：化肥、農(nóng)藥、防寒物資、綠化工具；保潔用品：手套、洗衣粉、洗潔精、笤帚、簸箕、墩布、塵推、水桶、抹布；維修水暖耗材：彎頭、管箍、三通、PVC管、PVC膠、PPR管等；維修五金電料：燈泡、開(kāi)關(guān)、聲光控?zé)艨?、電線、插座等安防耗材：路錐、滅火器、消防檢條等一、原材料采購(gòu)職責(zé)1、部門(mén)主管負(fù)責(zé)物資的申報(bào)工作。2、庫(kù)管員負(fù)責(zé)物資的匯總、填報(bào)工作。3、部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的審批工作。4、根據(jù)審批權(quán)限相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。程序每月23日之前，各服務(wù)中心、三產(chǎn)部門(mén)將次月日常工作所需物資上報(bào)招采部、財(cái)務(wù)部，由招采專員組織招投標(biāo)、核算會(huì)計(jì)審核是否符合預(yù)算，招采部經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批。采購(gòu)計(jì)劃的填寫(xiě)1、采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)按部門(mén)進(jìn)行填寫(xiě)、匯總。2、把各要素填寫(xiě)完整，包括存貨名稱、型號(hào)、規(guī)格、庫(kù)存量（收付存上期結(jié)存）、采購(gòu)數(shù)量、費(fèi)用所屬明細(xì)、品牌、市場(chǎng)價(jià)、供應(yīng)商聯(lián)系電話等等。管控過(guò)程1、庫(kù)管要根據(jù)庫(kù)存嚴(yán)格控制各部門(mén)物品的申購(gòu)量。（月底做完收付存表，必須實(shí)地盤(pán)點(diǎn)結(jié)存材料，做到賬實(shí)一致）2、配合招采部做好市場(chǎng)詢價(jià)，對(duì)不同的供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行相互比較，做到貨比三家。3、對(duì)于急需而當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃漏報(bào)的，填制應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃申購(gòu)。一、原材料的出入庫(kù)管理1、原材料入庫(kù)時(shí)由使用部門(mén)主管和庫(kù)管員共同驗(yàn)收，不合格品或送貨品牌與采購(gòu)計(jì)劃不符的，庫(kù)管員有權(quán)不收，責(zé)令退換。2、入庫(kù)單根據(jù)實(shí)收材料的數(shù)量、金額填寫(xiě)，無(wú)采購(gòu)計(jì)劃的物資，不得辦理入庫(kù)。3、材料明細(xì)賬簿要根據(jù)入庫(kù)單、出庫(kù)單逐筆登記。4、開(kāi)具的入庫(kù)單，各項(xiàng)物資金額不得超過(guò)采購(gòu)計(jì)劃的申購(gòu)金額。5、每一份入庫(kù)單及出庫(kù)單要有部門(mén)經(jīng)理的簽字。6、每一種材料的入庫(kù)要寫(xiě)明供貨商，自行購(gòu)買的，寫(xiě)明購(gòu)買人，出庫(kù)都要寫(xiě)明用途、使用部門(mén)。是屬公共維修的，要寫(xiě)明具體維修地點(diǎn)，如有償服務(wù)，要寫(xiě)明“有償服務(wù)”字樣。7、用料申請(qǐng)單的使用一定要先找主管審批才能領(lǐng)料，并有領(lǐng)用人的簽字。8、入庫(kù)單、出庫(kù)單應(yīng)保留齊全，不允許缺號(hào)或重號(hào)，序號(hào)使用,連號(hào)管控。9、庫(kù)管員應(yīng)強(qiáng)化自身職責(zé)意識(shí)，有責(zé)任對(duì)領(lǐng)出的物品進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)已出庫(kù)的用料位置沒(méi)有使用新材料的，應(yīng)及時(shí)上報(bào)情況，查明原因，及時(shí)追究相關(guān)人員責(zé)任。10、一般耗材能堅(jiān)持以舊換新的要以舊換新，否則不予出庫(kù)。如生料帶、膠布、軟連接、線手套、燈管、燈泡、燈口、開(kāi)關(guān)等。11、對(duì)于水暖管件的領(lǐng)用如不能以舊換新，要有相應(yīng)的維修任務(wù)單，才能領(lǐng)取，如絲堵、外絲、水龍頭、PPR管件、銅球閥等。12、庫(kù)管員要根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，監(jiān)控用料數(shù)量，保證供給并避免浪費(fèi)。13、對(duì)于長(zhǎng)期擱置不用的庫(kù)存材料，應(yīng)及時(shí)上報(bào)辦公室，由公司根據(jù)各服務(wù)中心的實(shí)際情況，進(jìn)行調(diào)撥，減少庫(kù)存材料的積壓、浪費(fèi)。14、招采部、財(cái)務(wù)部將不定期聯(lián)合進(jìn)行收貨過(guò)程抽查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)收料、以次充好現(xiàn)象的將予以通報(bào)處罰處理。四、原材料結(jié)賬1、庫(kù)管員負(fù)責(zé)登賬及結(jié)賬（月度收付存明細(xì)表、消耗表）。2、部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)庫(kù)存材料收付存和材料消耗表的審批。3、往月掛賬的，次月報(bào)銷日，由各部門(mén)庫(kù)管統(tǒng)一粘貼請(qǐng)付款單，經(jīng)辦公室主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理后付款。4、大宗物資由綜合辦公室統(tǒng)一集中批量采購(gòu)，入庫(kù)單、出庫(kù)單由各小區(qū)各自分別開(kāi)具，財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)購(gòu)數(shù)量及金額據(jù)實(shí)結(jié)算，財(cái)務(wù)部按照各服務(wù)中心實(shí)際接收與消耗進(jìn)行賬務(wù)處理。第六條、各部門(mén)、崗位職責(zé)一、辦公室職責(zé)辦公室作為辦公資產(chǎn)的管理部門(mén)，職責(zé)是：1、擬定、宣貫辦公資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)章制度。2、負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)的實(shí)物管理，包括購(gòu)置審核、入庫(kù)登記、銘牌粘貼、閑置處理、資產(chǎn)調(diào)動(dòng)及報(bào)廢處理等。3、負(fù)責(zé)商標(biāo)注冊(cè)、維護(hù)及維權(quán)管理，未經(jīng)公司同意不得轉(zhuǎn)讓商標(biāo)使用權(quán)及所有權(quán)。4、組織每年進(jìn)行兩次清查、盤(pán)點(diǎn)，檢查各部門(mén)固定資產(chǎn)及低值易耗品的使用情況，達(dá)到賬、卡、物相符。對(duì)資產(chǎn)丟失、損壞的要查明原因，劃清責(zé)任，并對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰。二、財(cái)務(wù)部職責(zé)財(cái)務(wù)部作為資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)算審核、采購(gòu)監(jiān)督及賬務(wù)處理部門(mén)，職責(zé)是：1、負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)置資產(chǎn)的預(yù)算費(fèi)用、資產(chǎn)類別、資產(chǎn)調(diào)動(dòng)、處理報(bào)廢等進(jìn)行審核。2、聯(lián)合辦公室每年進(jìn)行兩次資產(chǎn)的清查盤(pán)點(diǎn)，負(fù)責(zé)兼盤(pán)。3、負(fù)責(zé)各類資產(chǎn)的賬務(wù)管理，更新維護(hù)資產(chǎn)臺(tái)賬。三、庫(kù)管員職責(zé)服務(wù)中心庫(kù)房管理員的職責(zé)1、匯總每月各部門(mén)物資需求及庫(kù)存情況，統(tǒng)一上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，認(rèn)真辦理資產(chǎn)的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、出庫(kù)、報(bào)損等手續(xù)，賬目清楚完整，及時(shí)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)。2、堅(jiān)持執(zhí)行庫(kù)房及資產(chǎn)管理制度，掌握管理業(yè)務(wù)，隨時(shí)掌握物資的數(shù)量、規(guī)格、性能等情況。庫(kù)存物資要適量，做到不積壓浪費(fèi)，又保證能夠達(dá)到使用要求。3、定期清點(diǎn)庫(kù)房存貨，保證賬實(shí)相符。4、按照規(guī)定程序辦理原材料的出入庫(kù)。5、庫(kù)房物品存放要分門(mén)別類，清潔整齊，要防積壓損壞，防蟲(chóng)蛀鼠咬，霉?fàn)€變質(zhì)，并要防火防盜。6、妥善保管本部門(mén)的物資，外借物資要及時(shí)催還，以防丟失，損壞，公司物資一律不得挪作私用。（部門(mén)之間相互借用應(yīng)按正常調(diào)撥程序做好登記。如：商管中心與前置部門(mén)之間，陽(yáng)光逸墅與豪邸坊之間等）第七條、獎(jiǎng)罰條例個(gè)人對(duì)所用資產(chǎn)承擔(dān)管理責(zé)任，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)資產(chǎn)和轄區(qū)內(nèi)共用資產(chǎn)承擔(dān)責(zé)任，因人為因素造成資產(chǎn)損壞由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任，落實(shí)不到人的由部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。每月23日上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，計(jì)劃要周密，防止漏報(bào)。如沒(méi)按規(guī)定時(shí)間上報(bào)的，由各部門(mén)主管自行解決，并扣當(dāng)月工資50元，由于庫(kù)管原因而漏報(bào)的扣庫(kù)管當(dāng)月工資50元。進(jìn)料必須要有《采購(gòu)計(jì)劃》或《應(yīng)急采購(gòu)單》不允許沒(méi)有計(jì)劃就進(jìn)貨，發(fā)現(xiàn)一次罰部門(mén)經(jīng)理當(dāng)月工資100元，庫(kù)管員50元。庫(kù)管員要對(duì)所進(jìn)的物品嚴(yán)格驗(yàn)收，不合格要及時(shí)退換。如因驗(yàn)收不到位給公司造成損失的，扣庫(kù)管員當(dāng)月工資50元。維修人員領(lǐng)料先要填制《用料請(qǐng)申單》，由部門(mén)主管簽字，方可領(lǐng)取，如發(fā)現(xiàn)先領(lǐng)料后填用料申請(qǐng)單或沒(méi)有用料申請(qǐng)單直接用出庫(kù)單，罰庫(kù)管員當(dāng)月工資20元/次。低值易耗品管理臺(tái)賬要登記齊全，登記不全的罰庫(kù)管員當(dāng)月工資20元。工具丟失或非正常損壞的，由領(lǐng)用人賠償。辦公桌、椅子、柜子等由使用部門(mén)主管保管，丟失或不正當(dāng)損壞扣部門(mén)經(jīng)理100元，使用部門(mén)主管50元。借出工具如丟失，由借用人負(fù)責(zé)賠償。庫(kù)管員沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間對(duì)低值易耗品和固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查的發(fā)現(xiàn)一次扣當(dāng)月工資20元。如發(fā)現(xiàn)無(wú)故多領(lǐng)料或領(lǐng)了料沒(méi)用到該用的地方，發(fā)現(xiàn)一次扣領(lǐng)料人