淺議高校檔案管理工作存在的問題及完善措施,應(yīng)用數(shù)學(xué)論文

淺議高校檔案管理工作存在的問題及完善措施,應(yīng)用數(shù)學(xué)論文內(nèi)容摘要：伴隨現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科技創(chuàng)新在助力高校教研工作升級時(shí)，也為檔案管理工作開展注入了新的活力。為提升教學(xué)質(zhì)量、構(gòu)成育人特色，促進(jìn)教學(xué)管理、產(chǎn)教融合、學(xué)生管理、信息分析等工作邁向新層次，應(yīng)積極運(yùn)用當(dāng)代化管理手段，將使高校檔案管理工作愈加智能與高效，有助于促進(jìn)對信息資源的分享與開發(fā)利用，不斷地為本校教學(xué)改革、科研創(chuàng)新、智慧管理等賦能。基于此，筆者結(jié)合本身工作實(shí)踐經(jīng)歷體驗(yàn)，淺議高校檔案當(dāng)代化管理手段。本文關(guān)鍵詞語：高校；檔案；當(dāng)代化管理手段；引言完善高校檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理工作步入數(shù)字化、智能化、當(dāng)代化發(fā)展新途徑，將充分具體表現(xiàn)出檔案管理工作價(jià)值[1].相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，其更側(cè)重于對檔案資料的留存與保管，工作推進(jìn)存在一定局限性。立足于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下，重視對高新技術(shù)手段的應(yīng)用，發(fā)揮高校檔案管理工作服務(wù)作用，有助于對本校辦學(xué)歷史、教學(xué)信息、辦學(xué)成果等進(jìn)行分類錄入與有效保存，并可借助大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等進(jìn)行檔案信息開發(fā)利用。進(jìn)而，促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化升級，提升工作效率、提高服務(wù)能力。一、高校檔案管理工作存在的一些主要問題〔一〕檔案管理工作的受關(guān)注度略低隨著高等教育步入普及化時(shí)代，各高校的擴(kuò)招、設(shè)置新的專業(yè)，使高層領(lǐng)導(dǎo)將主要目光集中于教學(xué)管理與科研工作中，對檔案管理工作重視度缺乏[2].這便造成因資金、人力、物力等投入較低，檔案管理工作實(shí)際開展水平遠(yuǎn)低于當(dāng)代化發(fā)展需要。另外，檔案管理工作的智能化、當(dāng)代化水平缺乏，也會(huì)在一定程度上掣肘決策、影響教學(xué)管理工作的開展?！捕诚嚓P(guān)從業(yè)人員綜合能力待提升在高校檔案管理工作的推進(jìn)中，因相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低、工作中責(zé)任意識(shí)淡薄，缺乏信息化工具應(yīng)用意識(shí)，使信息化管理手段的運(yùn)用受阻。他們大多時(shí)候還是依靠傳統(tǒng)的工作方式，進(jìn)行對本校發(fā)展檔案信息、教職工檔案、教學(xué)信息、學(xué)生檔案及產(chǎn)教研融合檔案等進(jìn)行分類收集、整理與歸檔，將檔案保管視為工作的全部。這便造成檔案信息無法發(fā)揮本身應(yīng)有價(jià)值，歸檔后便陷入沉睡之中。〔三〕檔案管理制度亟需進(jìn)一步完善提升檔案管理工作開展質(zhì)量，需完善相關(guān)的檔案管理制度。為此，需要結(jié)合(檔案法〕(檔案法施行辦法〕(歸檔文件整理規(guī)則〕等[3],結(jié)合本校檔案管理工作開展的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的管理制度，促進(jìn)管理責(zé)任的落實(shí)，提升工作開展效率。但實(shí)際卻是，很多高校檔案管理制度缺乏健全性、規(guī)范性，因年代長遠(yuǎn)，其可參照性也不強(qiáng)。這便造成了檔案管理工作帶有一定的隨意性，有時(shí)候?qū)Ω黝悪n案的信息收集出現(xiàn)內(nèi)容不全、不及時(shí)、數(shù)據(jù)更新較慢等問題。另外，因提檔入檔經(jīng)過相對長，無法知足多人共同查閱需求，造成檔案管理工作難以知足實(shí)際需要。且在反復(fù)翻閱中，也會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)資料損毀、丟失等不同的問題。這便造成高校檔案管理工作實(shí)效性、精準(zhǔn)性及有效性低，廣大師生對其滿意度不高?！菜摹硻n案服務(wù)形式過于單一與局限因檔案管理工作開展的信息化程度較低，檔案管理服務(wù)理念陳舊，造成無法對信息數(shù)據(jù)的分享與及時(shí)更新，且面對師生查詢不同檔案中某一項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí)，還要翻閱諸多文檔。這樣一來，不僅在無形中加大了檔案管理員、檔案信息需求者的工作量，也會(huì)使檔案管理工作價(jià)值被削弱。造成工作開展存在單一性、局限性問題，影響高校檔案管理工作開展質(zhì)量。二、促進(jìn)高校檔案當(dāng)代化管理主要手段〔一〕加強(qiáng)對高校檔案當(dāng)代化管理工作的重視促進(jìn)高校檔案當(dāng)代化管理手段的有效運(yùn)用，應(yīng)自上而下的提升教職工、校領(lǐng)導(dǎo)重視，給予檔案管理工作更多關(guān)注與有效支持。為此，應(yīng)立足于5G、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、大數(shù)據(jù)及云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)快速發(fā)展的視域下，促進(jìn)檔案管理工作與當(dāng)代信息技術(shù)的融合。畢竟，檔案管理工作作為高校教育工作的重要組成部分，其管理的信息檔案內(nèi)容包括相關(guān)文書、教研工作記錄、教職人員與學(xué)生的基本信息以及不同專業(yè)在學(xué)科研究中獲得成績等。革新工作理念，加強(qiáng)工作重視，促進(jìn)對當(dāng)代化管理手段的應(yīng)用，有助于批量進(jìn)行檔案信息的錄入與存儲(chǔ)，使檔案留存方式更多樣化，讓高校檔案當(dāng)代化管理工作煥發(fā)新的生機(jī)與活力。〔二〕為促進(jìn)當(dāng)代化管理應(yīng)提升工作人員素質(zhì)傾力打造一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案現(xiàn)地管理團(tuán)隊(duì)，有助于保障各項(xiàng)工作施行。為此，應(yīng)優(yōu)化人才構(gòu)造，重視對專業(yè)人才的引入，加強(qiáng)對自由人才的培養(yǎng)，使他們了解并應(yīng)用當(dāng)代化管理技術(shù)，具有信息化工作能力。只要這樣，才能為高校檔案當(dāng)代化管理工作推進(jìn)夯實(shí)基礎(chǔ)。在人本理念下，發(fā)揮信息科技優(yōu)勢，使檔案當(dāng)代化管理工作推進(jìn)愈加規(guī)范，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任感、責(zé)任意識(shí)，使其具有良好的服務(wù)意識(shí)與能力。例如：可階段性展開檔案信息平臺(tái)應(yīng)用培訓(xùn)，密切檔案管理部門與技術(shù)研發(fā)部門的聯(lián)絡(luò)，為界面設(shè)置、系統(tǒng)優(yōu)化升級提供好的意見與建議?！踩硲?yīng)構(gòu)建健全的高校檔案當(dāng)代化管理形式促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，還應(yīng)健全高校檔案當(dāng)代化管理形式，優(yōu)化工作開展流程。首先，應(yīng)進(jìn)行對管理制度的更新，使其為檔案當(dāng)代化管理提供方向。其次，應(yīng)關(guān)注信息的分類問題。可對不同形式的檔案，進(jìn)行精準(zhǔn)、完好、有效的信息轉(zhuǎn)化與錄入、歸檔。再利用信息辨別技術(shù)，將其逐一進(jìn)行自動(dòng)分類，便于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，使后續(xù)的查閱工作也更快速。最后，面對影音檔案、文件檔案及圖片檔案，可為其設(shè)置相應(yīng)的觀看、錄制、打印、下載等功能。同時(shí)，在對檔案信息的錄入中，應(yīng)提升工作的靈敏性，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、更新及時(shí)。對于無法靠關(guān)鍵字辨別的圖片、視頻檔案，可應(yīng)用ORC技術(shù)進(jìn)行對非構(gòu)造化數(shù)據(jù)的智能化辨別[4].〔四〕需拓寬高校檔案當(dāng)代化管理的服務(wù)范圍為提高對檔案信息數(shù)據(jù)的利用率，還需完善服務(wù)內(nèi)容、拓寬服務(wù)范疇，知足師生的檔案信息調(diào)取、查閱、運(yùn)用需求。在檔案當(dāng)代化管理中，可借助智能設(shè)備，利用自個(gè)的用戶名登錄檔案信息平臺(tái)，發(fā)起查閱申請，在智能系統(tǒng)完成對信息數(shù)據(jù)的處理后，便可及時(shí)獲取所需檔案信息。在這一經(jīng)過中，便離不開大數(shù)據(jù)的應(yīng)用支持，在海量的數(shù)據(jù)信息中，根據(jù)系統(tǒng)指令進(jìn)行對龐雜檔案信息的挑選、處理、導(dǎo)出及傳輸。其不僅有助于知足多人查閱需求，響應(yīng)迅速，更省去了人力勞作，使傳統(tǒng)的查閱檔檀卷宗向信息方式轉(zhuǎn)變。另外，還應(yīng)結(jié)合不同專業(yè)師生的個(gè)性需求，進(jìn)行多元化服務(wù)項(xiàng)目的設(shè)置，在系統(tǒng)平臺(tái)中進(jìn)行相應(yīng)功能的開設(shè)?！参濉硲?yīng)構(gòu)建完善、安全的檔案管理信息平臺(tái)促進(jìn)高校檔案當(dāng)代化管理手段的有效施行，還應(yīng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問題。為確保本校檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，避免其遭受不法分子的訪問、數(shù)據(jù)盜取與篡改，應(yīng)升級云防火墻，進(jìn)行檔案信息備份，建立獨(dú)立的機(jī)房。只要確保檔案信息平臺(tái)的有序、穩(wěn)健、安全運(yùn)行，才能使檔案管理工作高效推進(jìn)、規(guī)范開展。例如：為控制訪問安全性，可應(yīng)用無線入侵檢測系統(tǒng)、增加安全性能的密匙等，確保高校檔案管理工作的順暢、規(guī)范、有序發(fā)展。三、結(jié)束語綜上，在提升高校辦學(xué)水平、擴(kuò)大招募生源規(guī)模中，應(yīng)給予檔案管理工作高度關(guān)注。只要加強(qiáng)工作支持、提高投入力度，才能使其發(fā)揮本身的工作價(jià)值，助力教學(xué)管理、數(shù)據(jù)分析及科研創(chuàng)新等工作開展。在進(jìn)行檔案信息開發(fā)、數(shù)據(jù)匯總中，構(gòu)成對相關(guān)經(jīng)歷體驗(yàn)、教訓(xùn)的借鑒，提升決策精準(zhǔn)性；構(gòu)建完善的當(dāng)代化管理形式，明確管理責(zé)任；健全管理網(wǎng)絡(luò)，提高教學(xué)管理質(zhì)量；優(yōu)化檔案服務(wù)體系，為有查閱需求的廣大師生提供精細(xì)化服務(wù)。并且，智能存儲(chǔ)有助于檔案資料的永久留存，既節(jié)約了檔案管理成本，也將助力高等教育發(fā)展[5].以下為參考文獻(xiàn)[1]薛四新，袁繼軍，胡鳳華。高校檔案當(dāng)代化管理發(fā)展探析[J].中國檔案，2021〔5〕：61-63.[2]趙燕。淺談高校檔案信息化[J].內(nèi)蒙古水