適合于用戶的規(guī)程

適合于用戶的規(guī)程在信息服務(wù)環(huán)境中，制定規(guī)程是最根本的一項(xiàng)工作，一個(gè)典型的計(jì)算中心有幾十個(gè)書面規(guī)程，但是其中有三個(gè)對用戶管理人員來說是尤其重要的，它們是：信息服務(wù)請求(SSR)的提交、系統(tǒng)開發(fā)方法、信息系統(tǒng)審查。□ 系統(tǒng)服務(wù)請求系統(tǒng)服務(wù)請求含義。系統(tǒng)(或用戶)服務(wù)請求是用戶管理人員向信息服務(wù)部門請求任何一種服務(wù)的正式媒介。一般由用戶編制正式書面請求，將它提交給信息服務(wù)部門，并根據(jù)公司批準(zhǔn)的規(guī)程來進(jìn)行評(píng)價(jià)。系統(tǒng)服務(wù)請求工作的內(nèi)容。服務(wù)請求的工作有兩個(gè)方面，首先，服務(wù)請求規(guī)程要求用戶提出表達(dá)確切的、文字簡練的服務(wù)請求；其次，信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和(或)信息系統(tǒng)政策委員會(huì)將根據(jù)實(shí)際情況，對信息服務(wù)請求作出正確的回答。為了建立系統(tǒng)服務(wù)請求規(guī)程，有幾個(gè)問題必須解決，即：誰批準(zhǔn)服務(wù)請求?對否決的服務(wù)請求應(yīng)有上訴規(guī)程嗎?可能的決策選擇是什么?信息服務(wù)請求應(yīng)該包括什么信息?一旦這些問題和其他一些問題得到解決，就能夠建立系統(tǒng)服務(wù)規(guī)程。系統(tǒng)服務(wù)請求實(shí)例。用戶管理人員提出一份關(guān)于建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的建議，服務(wù)請求也可能與信息系統(tǒng)沒有直接關(guān)系，例如，內(nèi)部咨詢。請求者通常是業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員，負(fù)責(zé)編制包括下列內(nèi)容的系統(tǒng)服務(wù)請求：①系統(tǒng)名稱②服務(wù)請求完成的日期③提出服務(wù)請求那些人的名字、職務(wù)和單位④包括下列內(nèi)容的系統(tǒng)一般性描述：、陳述所推薦系統(tǒng)的目的、簡要、生動(dòng)地用文字圖表描述所推薦系統(tǒng)的基本操作、推薦系統(tǒng)的工作范圍，包括所有組織機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系、容量、活動(dòng)的頻率、系統(tǒng)復(fù)雜性和對人員的要求。⑤說明現(xiàn)有系統(tǒng)存在的問題⑥說明推薦系統(tǒng)將如何解決目前的問題、加強(qiáng)服務(wù)、改進(jìn)管理方法、節(jié)省開支，等等。⑦資金來源說明⑧預(yù)定系統(tǒng)開發(fā)的開始日期、實(shí)現(xiàn)日期、時(shí)間的緊急性說明⑨說明公司對外發(fā)表的文件獲得成功的其他類似系統(tǒng)一覽表，包括負(fù)責(zé)類似系統(tǒng)組織的名稱、部門領(lǐng)導(dǎo)成員推薦系統(tǒng)總的遠(yuǎn)景目標(biāo)其他有關(guān)的信息信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)只能對這樣的項(xiàng)目作出決定：他(或她)估計(jì)工作量不會(huì)超過一年或項(xiàng)目支出不會(huì)超過30000美元(這些數(shù)字是可變的，應(yīng)根據(jù)公司的大小而異)，如超出，則信息服務(wù)項(xiàng)目要送到信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)那里作出進(jìn)一步研究。也就是說，信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人的權(quán)力是有限的。信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)資源的能力，或者接受請求或者拒絕請求。如果信息服務(wù)請求合理，信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)就將狀態(tài)報(bào)告提交給請求者，該報(bào)告說明了請求的確認(rèn)、完成日期和所需成本。無需進(jìn)一步核實(shí)就能完成請求工作。信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)將否定的狀態(tài)報(bào)告提交給請求者并說明拒絕推薦項(xiàng)目的有關(guān)理由。請求者對信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決定可以保留向上級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)(信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì))申訴的權(quán)力。將服務(wù)請求和否定的狀態(tài)報(bào)告送到信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)復(fù)審。信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)可以否定信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決定，也可以允許其繼續(xù)有效。如果服務(wù)請求不再起作用，可把它擱置起來，在4個(gè)月(一個(gè)特定的數(shù)字)之后，請求者可使該請求重新有效。服務(wù)請求的副本要在召開信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)會(huì)議的兩周之前分發(fā)給該委員會(huì)的每個(gè)成員。每個(gè)成員為復(fù)審該服務(wù)請求作好書面準(zhǔn)備，并從他或她的角度提出利弊分析。信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)按推薦系統(tǒng)的原則和實(shí)際需要(此時(shí)批準(zhǔn)是不可能的)而行事。該請求或者因?yàn)闆]有與公司的需要相一致而被擱置，或在應(yīng)用方面有欠缺而被擱置，或贊成作進(jìn)一步研究。信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)的用戶管理人員對人員的可用性進(jìn)行估價(jià)?？捎萌藛T不足和在信息服務(wù)方面或業(yè)務(wù)領(lǐng)域方面人員委任不夠也會(huì)使請求被擱置起來。信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)的用戶管理人員負(fù)責(zé)決定書面的人員委任書?？尚行匝芯堪匾娜藛T委任、完成時(shí)間和公司的財(cái)力消耗，所以，信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)必須對是否花費(fèi)資源作出進(jìn)一步研究并作出決定。要編制系統(tǒng)服務(wù)請求的詳細(xì)可行性研究報(bào)告，并提交給信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)審議。信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)審查可行性研究報(bào)告。實(shí)際上，審查的辦法是僅僅在信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)會(huì)議上提出簡略的口頭評(píng)述。信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)對推薦的項(xiàng)目作出各種指示，不定期的擱置、或者批準(zhǔn)同意開發(fā)、或者即使批準(zhǔn)，但只能放在一個(gè)恰當(dāng)?shù)膬?yōu)先級(jí)位置上。批準(zhǔn)該服務(wù)請求并在服務(wù)請求的隊(duì)列中將它置于恰當(dāng)?shù)膬?yōu)先級(jí)位置上。信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)定期地審查批準(zhǔn)項(xiàng)目清單及其優(yōu)先級(jí)，并按公司需要作出批準(zhǔn)開發(fā)的決定。信息服務(wù)指導(dǎo)委員會(huì)定期地給某些準(zhǔn)許增加的項(xiàng)目開綠燈。(21) 否決其可行性研究報(bào)告并擱置該服務(wù)請求 (詳見第10項(xiàng))。上述提交和評(píng)價(jià)一個(gè)系統(tǒng)服務(wù)請求的規(guī)程包括兩個(gè)決策層：一個(gè)上訴過程；另一個(gè)是關(guān)于項(xiàng)目的可行性研究要求以及關(guān)于完成可行性研究的其他可能的工作。詳細(xì)介紹規(guī)程是為了說明這些選擇方案。某所大學(xué)的服務(wù)請求報(bào)告課題：建立一個(gè)學(xué)生住房分配自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)說明系統(tǒng)的目標(biāo)主要目標(biāo)自動(dòng)進(jìn)行房間分配自動(dòng)進(jìn)行賬單記錄最終目標(biāo)為工作人員提供信息，以便對學(xué)生住房分配作出有效的決策替代現(xiàn)有的人工分配過程系統(tǒng)的基本功能系統(tǒng)的基本功能如下(由計(jì)算機(jī)完成)：新生住房分配上等住房分配空房管理編制學(xué)生費(fèi)用表(包括損壞賠償金)自動(dòng)進(jìn)行文件更新(聯(lián)機(jī)方式)產(chǎn)生如下報(bào)告住校學(xué)生的地址(樓號(hào)、房間號(hào))非住校學(xué)生的地址(樓號(hào)、房間號(hào))學(xué)生家庭地址學(xué)生簡況(以班級(jí)名作文件卷宗標(biāo)題)宿舍樓統(tǒng)計(jì)房間分配說明待分配的學(xué)生名單系統(tǒng)的范圍涉及到的部門和人員注冊員和會(huì)計(jì)——提供學(xué)生信息校園維修工——報(bào)告宿舍樓和房間的完好情況餐廳服務(wù)員——報(bào)告各類用餐的學(xué)生人數(shù)招生辦公室——提出新生住房需求學(xué)生數(shù)量住校學(xué)生約2100個(gè)住校外學(xué)生約1000個(gè)系統(tǒng)應(yīng)能管理的學(xué)生數(shù)約4000個(gè)新生約1000個(gè)人工系統(tǒng)的問題整理文件的工作量太大分配住房和確定同宿舍人員花的時(shí)間太多對實(shí)際的空房和占用房掌握不準(zhǔn)確對宿舍的維修情況不清楚在什么時(shí)間和地點(diǎn)出現(xiàn)空房不能馬上知道正確處理的方法新系統(tǒng)應(yīng)能解決上述提出的問題。為便于作出比較好的決策，系統(tǒng)應(yīng)能及時(shí)提供信息。通過學(xué)生住房分配自動(dòng)化系統(tǒng)，達(dá)到更有效的更合理的分配住房的目的。資金的提供系統(tǒng)開發(fā)和使用所需資金應(yīng)另外提供，不能包括在人工系統(tǒng)費(fèi)用預(yù)算內(nèi)。時(shí)間的估算從可行性研究開始到系統(tǒng)完成，估計(jì)需要兩年時(shí)間。并行工作是節(jié)省時(shí)間的關(guān)鍵。特別說明系統(tǒng)首先應(yīng)保證新生的住房。上等房間應(yīng)分配給優(yōu)秀學(xué)生居住。按照學(xué)校的獎(jiǎng)懲條例，對損壞宿舍的學(xué)生應(yīng)進(jìn)行處理。長遠(yuǎn)規(guī)劃在兩年之內(nèi)完成學(xué)生住房分配自動(dòng)化系統(tǒng)。在3年之內(nèi)將該系統(tǒng)與學(xué)生信息系統(tǒng)合并成一個(gè)系統(tǒng)?！?信息系統(tǒng)審查系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)后的審查一般歸入到系統(tǒng)開發(fā)方法中，但后來的系統(tǒng)審查通常只有在建立了定期審查的正式規(guī)程后方能實(shí)行。建立定期的系統(tǒng)審查是維護(hù)信息系統(tǒng)的最好方法。這些定期審查促使用戶和信息服務(wù)人員在系統(tǒng)的缺點(diǎn)成為系統(tǒng)有效性的主要問題之前就識(shí)別和得到糾正。重新改變公司的需要比預(yù)先考慮到這些需要花錢更多。系統(tǒng)審查預(yù)定計(jì)劃表系統(tǒng)名稱____________________①____________________系統(tǒng)審查周期 ________________②____________________審查日期 審查協(xié)調(diào)員 被審查的日期③ ④ ⑤

進(jìn)行的活動(dòng)⑥所示的系統(tǒng)審查預(yù)定計(jì)劃表能夠用來計(jì)劃定期審查和確定開始這些審查的時(shí)間。在完成系統(tǒng)審查后，才開始編制系統(tǒng)審查預(yù)定計(jì)劃表，請將各項(xiàng)欄目中圓圈內(nèi)的數(shù)目與下列解釋相互參照：系統(tǒng)名稱：指應(yīng)用系統(tǒng)的名稱(如工資單、總賬等應(yīng)用系統(tǒng))。系統(tǒng)審查周期：指兩次審查的時(shí)間間隔(例如：一季度一次，半年一次，等等)，審查周期一般不小于三個(gè)月，不大于一年。審查日期：指每次審查的開始日期。審查日期應(yīng)該與第5條一致。它能夠?yàn)榇_定信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃的周期提供依據(jù)。審查協(xié)調(diào)員：指預(yù)定進(jìn)行審查或?qū)嶋H進(jìn)行審查的人員。審查的起始日期：指系