浙江房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度

》總表第一篇合同計(jì)劃管理第一章合同簽訂計(jì)劃第二章合同履行計(jì)劃第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則第二章合同簽訂流程第三章合同權(quán)限管理第四章合同編號(hào)管理第五章格式合同管理第六章合同注意事項(xiàng)第三篇合同履行管理第一章合同跟蹤管理第二章合同履行跟蹤第三章對(duì)外文書(shū)管理第四篇合同考評(píng)管理第一章部門(mén)合同考評(píng)第二章資產(chǎn)合同考評(píng)第三章財(cái)務(wù)合同考評(píng)第四章法務(wù)合同考評(píng)附則各類附表及附件總則合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整個(gè)過(guò)程起著非常關(guān)鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風(fēng)險(xiǎn)、保證合同目的實(shí)現(xiàn)(包括達(dá)到既定的成果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和確保收付款項(xiàng)無(wú)誤)的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成公司的合同管理系統(tǒng)主要包括四大內(nèi)容：合同計(jì)劃管理、合同簽訂管理、合同履行管理及合合同計(jì)劃管理的主要目的在于做好合同簽訂及履行的規(guī)劃和預(yù)見(jiàn)工作，確保按計(jì)劃、有序地安排合同的簽訂及履行工作，避免出現(xiàn)遺漏或無(wú)序狀況。合同簽訂管理的主要目的在于做好客戶信譽(yù)和綜合能力的評(píng)估、明確標(biāo)的物的質(zhì)量控制內(nèi)容、優(yōu)化合同價(jià)款及付款方式以及規(guī)范合同條款的擬訂，確保不因客戶論證不到位、質(zhì)量控制內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確或合同條款表述方面的差錯(cuò)而給合同履行或救濟(jì)造成困難。合同履行管理的主要目的在于做好合同簽訂完畢實(shí)際履行過(guò)程中的各項(xiàng)成果驗(yàn)收和收付款內(nèi)容的把關(guān)和跟蹤工作，確保合同標(biāo)的達(dá)到既定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，收付款項(xiàng)無(wú)差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)合同目的。為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺(tái)了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》，并配合該流程另一方面，為了確保合同履行過(guò)程中各項(xiàng)書(shū)面依據(jù)的規(guī)范性和有效性，公司特別針對(duì)法務(wù)類對(duì)外文書(shū)的出臺(tái)了《對(duì)外文書(shū)(法務(wù)類)管理辦法》。合同考評(píng)管理的主要目的在于確保各責(zé)任人遵循合同管理各項(xiàng)已生效的制度及流程，自覺(jué)把好合同簽訂及合同履行中的各道關(guān)卡，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。為了便于統(tǒng)觀整個(gè)合同簽訂、合同履行及合同考評(píng)的流程及內(nèi)容，特制定了《合同管理制度》法務(wù)部作為公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范和法律糾紛處理的責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)與合同管理相關(guān)的所有制度招招標(biāo)部門(mén)指定人員制表→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→各項(xiàng)目經(jīng)理審核→計(jì)劃交資產(chǎn)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審查備案核價(jià)格)批準(zhǔn)流核價(jià)格)批準(zhǔn)流程O(píng)A系統(tǒng)中各類“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)流程”(具體流程按質(zhì)量主辦部門(mén)或法務(wù)部起草招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)→技術(shù)責(zé)者按修改意見(jiàn)修改→(OA系統(tǒng)中“招標(biāo)文件批準(zhǔn)流部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核OA系統(tǒng)中的“客戶批準(zhǔn)流程”(具體流程按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行)求(包括成果內(nèi)容及品質(zhì)，完成①招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣分；①招標(biāo)文件或報(bào)價(jià)信息內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣分；價(jià)信息)批準(zhǔn)流程/報(bào)表述無(wú)誤，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。程程程的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)。具體流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考評(píng)辦法按資產(chǎn)采購(gòu)部要求執(zhí)行OA系統(tǒng)中“中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程”(具體流程按資產(chǎn)采確保中標(biāo)單位具備實(shí)現(xiàn)合同目購(gòu)部要求執(zhí)行)的的綜合實(shí)力和信用程度。價(jià)價(jià)格批準(zhǔn)流程程2．考核價(jià)格批3．執(zhí)行價(jià)格批程批(具體審批表》)OA系統(tǒng)中的“目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)”(具體流程按質(zhì)量部要門(mén)或法務(wù)部起草合同→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→項(xiàng)目總經(jīng)核(具體審批權(quán)限覽表》)(OA系統(tǒng)中的“特殊合同批準(zhǔn)流程”)部門(mén)/項(xiàng)目經(jīng)理提準(zhǔn)足項(xiàng)目實(shí)際需求，文字表述無(wú)誤，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。確保目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)中各項(xiàng)要式符合目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，合同條款符合專業(yè)法律及規(guī)范要求，不因內(nèi)容或文字表述差錯(cuò)而造成損失。確保合同內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需①合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯(cuò)或與評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣分；表述差錯(cuò)而造成公司損失的，2每萬(wàn)元扣1分；③合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣分。分①合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣分；②合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式與目標(biāo)執(zhí)行及價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果不一致，分其他蹤(OA系統(tǒng)中的“合同跟蹤內(nèi)容批準(zhǔn)流程”)部門(mén)行政助理在合同簽訂完畢后1個(gè)工作日內(nèi)完成跟蹤內(nèi)容(包括合同成果驗(yàn)收、收付款和與成果驗(yàn)收、收付款相對(duì)應(yīng)的事務(wù))的整理及報(bào)批→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核→法務(wù)主管復(fù)核→行政助理錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)→法務(wù)主管和財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)→部門(mén)日常跟蹤→系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表準(zhǔn)確反映合同履行情況在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中完成合同跟蹤內(nèi)容的錄入與批準(zhǔn)，并通過(guò)管理系統(tǒng)真實(shí)反映合同的具體履行情況。他文書(shū)經(jīng)理審核→項(xiàng)目總經(jīng)理審核→法務(wù)主管審核→分管副總審核→董事長(zhǎng)審批部審核→法務(wù)主管審核→董事長(zhǎng)審批(OA系統(tǒng)中“對(duì)外文書(shū)審批流程”)：發(fā)文→部門(mén)經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)審核(如不涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容，則可跳過(guò))→總經(jīng)理審核(如同屬多個(gè)項(xiàng)目或不屬任一項(xiàng)目，則可跳過(guò))→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核須符合廣告法及房地產(chǎn)廣告管理規(guī)定等相關(guān)法律法規(guī)確保文書(shū)表述無(wú)誤，且能達(dá)到發(fā)文目標(biāo)，文書(shū)送達(dá)對(duì)方后必須取得有效回執(zhí)并存檔，回執(zhí)須對(duì)方有權(quán)簽字人簽收(或以特快專遞形式送達(dá)，須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中注明函告的關(guān)①逾期完成整理、錄入的，每逾期1天扣分；漏一及時(shí)而造成公司損失的，每2①若適用流程有誤或未達(dá)到前述要求的，每次扣分；②因此造成在訴訟或仲裁過(guò)程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，2每萬(wàn)元扣1分。因第一篇合同計(jì)劃管理第一章合同簽訂計(jì)劃一、合同簽訂計(jì)劃的目的門(mén)按年度及月度分別上報(bào)合同簽訂計(jì)劃，要求完整、合理、準(zhǔn)確。二、合同簽訂計(jì)劃上報(bào)流程1．需求部門(mén)于每年的12月份上報(bào)下年度合同簽訂計(jì)劃；于每月的25日前上報(bào)下月合同簽訂計(jì)劃(年度合同簽訂計(jì)劃表和月度合同簽訂計(jì)劃表詳見(jiàn)附表1、2)；2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；3．子公司負(fù)責(zé)人審核；4．法務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。第二章合同履行計(jì)劃一、合同履行計(jì)劃的目的部門(mén)按月上報(bào)合同履行計(jì)劃，要求完整、準(zhǔn)確，符合合同約定及項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度需求，以便按月有計(jì)劃地履行。二、合同履行計(jì)劃上報(bào)流程1．需求部門(mén)于每月的25日前上報(bào)下月合同履行計(jì)劃(詳見(jiàn)附表3)；2．需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；3．子公司負(fù)責(zé)人審核；4．法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及資產(chǎn)采購(gòu)部備案。第二篇合同簽訂管理第一章合同簽訂原則一、合同簽訂的前提公司所有合同簽訂前，必須經(jīng)過(guò)客戶論證和公開(kāi)招標(biāo)(報(bào)價(jià))或價(jià)格批準(zhǔn)(本制度有特殊規(guī)定的除外)，確保合同簽訂的對(duì)象具備實(shí)現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)，同時(shí)，在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，獲得最佳的合同價(jià)款和付款方式。二、合同簽訂過(guò)程中四大主要責(zé)任部門(mén)及其基本分工1．需求部門(mén)(子公司)：負(fù)責(zé)客戶資料的收集和客戶綜合實(shí)力的論證；負(fù)責(zé)標(biāo)的物相關(guān)質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的論證及技術(shù)標(biāo)的評(píng)定；負(fù)責(zé)招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)及合同文本的起草(如需求部門(mén)/子公司認(rèn)為有需要，則在目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容完整明確和招投標(biāo)資料、評(píng)標(biāo)結(jié)果完整明確的前提下，可委托法務(wù)部起草招標(biāo)文件/報(bào)價(jià)書(shū)或合同文本)；需求部門(mén)對(duì)合同簽訂的整個(gè)過(guò)程及其引起的后果承擔(dān)主要責(zé)任。2．資產(chǎn)管理中心：負(fù)責(zé)發(fā)布招標(biāo)(報(bào)價(jià))信息，公開(kāi)、公平、公正地組織招標(biāo)(報(bào)價(jià))的全程活動(dòng)；負(fù)責(zé)客戶及其資料的補(bǔ)充及再論證；負(fù)責(zé)如實(shí)反映開(kāi)標(biāo)、詢標(biāo)、評(píng)標(biāo)過(guò)程中的真實(shí)情況。3．法務(wù)部：負(fù)責(zé)招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)及合同的法律審核；在接受需求部門(mén)(子公司)委托后，負(fù)責(zé)招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)及合同文本的起草、報(bào)批(在需求部門(mén)/子公司所提交的目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)、評(píng)標(biāo)結(jié)果、招投標(biāo)資料完整明確的前提下，不得拒絕需求部門(mén)/子公司的委托)。4．財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審查及商務(wù)標(biāo)的評(píng)定。三、合同簽訂過(guò)程中的各類責(zé)任人1．主責(zé)任人：由部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人或其指定人員擔(dān)任。2．技術(shù)責(zé)任人：由合同所涉業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任。其中，設(shè)計(jì)合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人，房產(chǎn)材料、設(shè)備采購(gòu)合同的技術(shù)責(zé)任人為產(chǎn)品研發(fā)部所派專項(xiàng)技術(shù)人員或工程部專項(xiàng)技術(shù)人員；工程承包合同的技術(shù)責(zé)任人為房產(chǎn)工程部所派負(fù)責(zé)人；營(yíng)銷策劃類合同的技術(shù)責(zé)任人為營(yíng)銷策劃部指定的本部門(mén)專業(yè)人員。若某些合同不涉及專業(yè)技術(shù)條款的，則該類合同無(wú)需設(shè)技術(shù)責(zé)任人。第二章合同簽訂流程3．財(cái)務(wù)責(zé)任人：由各部門(mén)(子公司)的主辦會(huì)計(jì)擔(dān)任。4．資產(chǎn)責(zé)任人：由資產(chǎn)管理中心采購(gòu)工程師擔(dān)任。四、確定中標(biāo)單位的基本原則在滿足質(zhì)量及技術(shù)要求的前提下，最低標(biāo)中標(biāo)。五、特別說(shuō)明在所有招標(biāo)或報(bào)價(jià)之前，資產(chǎn)管理中心需知會(huì)各股東，股東有權(quán)在既定的投標(biāo)/報(bào)價(jià)截止日前，推薦符合條件的單位參加投標(biāo)/報(bào)價(jià)，需求部門(mén)(子公司)不得拒絕；同時(shí)，股東有權(quán)在招標(biāo)或報(bào)價(jià)過(guò)程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。但是，流程一旦啟動(dòng)，任何人(包括股東)均不得干預(yù)流確的書(shū)面指示，并對(duì)該項(xiàng)變更或終止決定所引起的后果承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。不可。如若違反，則違反人員按照已簽訂的“重要崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任書(shū)”及公司的考評(píng)制度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)一、支出類合同的招標(biāo)/報(bào)價(jià)流程1．目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)(具體按質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部要求的流程執(zhí)行)2．招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)(1)需求部門(mén)行政助理或需求部門(mén)委托法務(wù)專員起草招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)；(2)起草人將招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核：①技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確；②財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)所有商務(wù)條款是否清晰準(zhǔn)確、付款控制方面是否合理；③資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)內(nèi)容是否符合招標(biāo)要求，評(píng)標(biāo)辦法是否公平、公正、合理；(3)起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見(jiàn)，并形成新的招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)文本；(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)，招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)能否滿足項(xiàng)目需求；(5)子公司負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)能否滿足項(xiàng)目需求；(6)法務(wù)主管審核確認(rèn)招標(biāo)文件(或報(bào)價(jià)信息)整體表述是否準(zhǔn)確、合法；(7)執(zhí)行董事審核批準(zhǔn)。3．客戶批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購(gòu)部要求的流程執(zhí)行)。注：本環(huán)節(jié)可與招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)批準(zhǔn)環(huán)節(jié)同步進(jìn)行。4．評(píng)標(biāo)辦法批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購(gòu)部要求的流程執(zhí)行)。5．中標(biāo)單位批準(zhǔn)流程(具體按資產(chǎn)采購(gòu)部要求的流程執(zhí)行)。(1)需求部門(mén)行政助理或由需求部門(mén)委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果起草合同文本；(2)起草人將合同文本分別提交技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人、資產(chǎn)責(zé)任人進(jìn)行審核：①技術(shù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致；②財(cái)務(wù)責(zé)任人審核確認(rèn)合同價(jià)款、付款方式是否合理且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相差表述是否準(zhǔn)確無(wú)差錯(cuò)，合同所涉稅務(wù)條款是否符合國(guó)家、省、市現(xiàn)行法務(wù)法規(guī)；③資產(chǎn)責(zé)任人審核確認(rèn)合同文本是否符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果。(3)起草人整合各責(zé)任人的合理修改意見(jiàn)，并形成新的合同文本；(4)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)，確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目的；(5)子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目的；(6)法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；(7)董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本?！锖贤鷾?zhǔn)的權(quán)限詳見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容。合同文本批準(zhǔn)后，法務(wù)部、資產(chǎn)管理中心應(yīng)與需求部門(mén)(子公司)做好相關(guān)交接工作，并由需求部門(mén)(子公司)安排客戶簽訂合同。在合同文本交證章管理員蓋章前，必須確保合同文本中所有應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容均已準(zhǔn)確填寫(xiě)完畢，包括合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字(我方由需求部門(mén)<子公司>負(fù)責(zé)人代表簽署合同)、聯(lián)系方式及其他簽署頁(yè)中所有要求填寫(xiě)的內(nèi)容(若合同對(duì)方為個(gè)人，則必須寫(xiě)明其身份證號(hào)碼)。8．合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。由需求部門(mén)(子公司)行政助理負(fù)責(zé)將合同文本及招標(biāo)全套資料存檔。二、支出類合同的非招標(biāo)/報(bào)價(jià)類流程(即價(jià)格批準(zhǔn)流程)1．目標(biāo)執(zhí)行(考核價(jià)格)批準(zhǔn)(具體按行政中心質(zhì)量部要求的流程執(zhí)行)2．執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)(具體按財(cái)務(wù)部要求的流程執(zhí)行)(1)需求部門(mén)行政助理或由需求部門(mén)委托法務(wù)部法務(wù)專員根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果起草合同文本；(2)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)合同文本所涉質(zhì)量技術(shù)要求(包括驗(yàn)收、服務(wù)等內(nèi)容)是否完整、準(zhǔn)確且與招標(biāo)/報(bào)價(jià)結(jié)果一致；(3)子公司總經(jīng)理審核確認(rèn)所有合理意見(jiàn)是否均已得到落實(shí)，確認(rèn)合同文本能否實(shí)現(xiàn)合同目(4)法務(wù)主管審核確認(rèn)合同文本整體表述是否準(zhǔn)確、合法；(5)董事會(huì)審核批準(zhǔn)合同文本。合同批準(zhǔn)的權(quán)限詳見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容。三、特殊合同批準(zhǔn)流程所謂特殊合同是指需與政府職能部門(mén)推薦客戶或公司董事會(huì)指定客戶簽訂的合同，凡各部門(mén)、子公司需簽訂該類合同的，均可適用本流程。流程簡(jiǎn)述：部門(mén)/項(xiàng)目經(jīng)理提交《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》(詳見(jiàn)附表4)及合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》→法務(wù)主管審核合同文本→董事長(zhǎng)批準(zhǔn)合同文本→證章管理員核對(duì)無(wú)誤后用章→檔案室存檔→系統(tǒng)通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理、資金部閱知并落實(shí)合同跟蹤內(nèi)容僅部門(mén)及子公司負(fù)責(zé)人才能啟動(dòng)該流程。根據(jù)公司目前的業(yè)務(wù)類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同(房產(chǎn)公司)、砂石銷售合同(航運(yùn)公司)和苗木銷售合同(三景園藝公司)。(一)房屋銷售合同相關(guān)流程任何項(xiàng)目在房屋銷售開(kāi)始前，必須形成規(guī)范的格式合同文本(意向書(shū))。格式合同(意向書(shū))由項(xiàng)目公司起草，或由項(xiàng)目公司提出合同內(nèi)容的基本要求，委托法務(wù)部負(fù)責(zé)起草(要求提出及文本起草工作必須比開(kāi)始銷售至少提前一至兩個(gè)月)，以便各審核人有充足的審核時(shí)間。格式文本批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。1．合同(意向書(shū))格式文本的審批流程(1)銷售部指定人員或法務(wù)專員起草合同(意向書(shū))格式文本；(2)銷售經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(3)財(cái)務(wù)責(zé)任人審核價(jià)格及付款方式；(4)項(xiàng)目總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(5)法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；(6)董事長(zhǎng)審批；(7)證章管理員處備案。2．合同(意向書(shū))的簽訂流程(1)銷售人員根據(jù)已批準(zhǔn)的范本填寫(xiě)合同文本(填寫(xiě)規(guī)范詳見(jiàn)《合同填寫(xiě)規(guī)范》)；(2)銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準(zhǔn)的范本及其他各項(xiàng)批準(zhǔn)要求；(3)財(cái)務(wù)審核價(jià)格及付款方式是否符合已批準(zhǔn)的價(jià)格及付款方式要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；如合同價(jià)格低于公司已批準(zhǔn)的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，則須提交銷售價(jià)格的最終批準(zhǔn)權(quán)限人審核；(4)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；(二)砂石銷售合同簽訂流程砂石銷售合同必須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見(jiàn)附件24，砂認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。1．砂石銷售合同格式文本的審批流程如下：(1)航運(yùn)公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；(2)航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核；(3)航運(yùn)公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(4)法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；(5)執(zhí)行董事審批；(6)證章管理員處備案。2．砂石銷售合同的具體簽訂流程如下：(1)銷售主責(zé)任人按格式文本制作合同文本，對(duì)于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；(2)航運(yùn)公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，銷售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)；(3)總經(jīng)理審核，合同文本、銷售基價(jià)、結(jié)算及付款方式等是否符合公司已批準(zhǔn)的范本及標(biāo)準(zhǔn)；(4)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；(三)苗木銷售合同簽訂流程苗木銷售合同原則上須按公司批準(zhǔn)的格式文本簽訂，目前已經(jīng)批準(zhǔn)的格式文本詳見(jiàn)附件25，苗木銷售合同的格式文本由三景園藝公司證章管理員保管備案，以備在蓋章前與需簽訂的文本核對(duì)，確認(rèn)已經(jīng)各審批人批準(zhǔn)且與格式文本核對(duì)無(wú)誤后方可加蓋公章。1．苗木銷售合同格式文本的審批流程如下：(1)三景園藝公司行政助理或法務(wù)專員起草合同格式文本；(2)三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核商務(wù)條款表述的準(zhǔn)確性及合理性；(3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性；(4)法務(wù)主管審核合同條款表述的準(zhǔn)確性及合法性；(5)執(zhí)行董事審批；(6)證章管理員處備案。2．苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下：(1)銷售主責(zé)任人按格式文本填寫(xiě)合同文本，對(duì)于格式文本已確定的內(nèi)容不得修改；(2)三景園藝公司財(cái)務(wù)經(jīng)理審核合同價(jià)格及付款方式能否保障公司利益，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確；(3)三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益；(4)執(zhí)行董事審批。(5)證章管理員核對(duì)文本(與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì))無(wú)誤且以上責(zé)任人審核批準(zhǔn)后加蓋公章；如與已批準(zhǔn)的格式文本核對(duì)不一致，則須提交法務(wù)審核；1．經(jīng)辦人提交合同文本；2．前期技術(shù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招合同審批權(quán)限一覽表標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容；3．財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，確認(rèn)土地出讓金金額及付款方式是否準(zhǔn)確，且與招標(biāo)文件相符；4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核，確認(rèn)土地使用權(quán)出讓年限、土地技術(shù)參數(shù)等是否與相關(guān)規(guī)定及招標(biāo)文件相符，是否同意合同整體內(nèi)容；(如尚未確定項(xiàng)目經(jīng)理，則該步驟略)5．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容是否與招標(biāo)文件相符，文字表述是否有誤；六、大型房屋租賃合同的簽訂流程1．主辦部門(mén)/項(xiàng)目指定人員提交合同文本；2．技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保合同中所涉技術(shù)條款與項(xiàng)目實(shí)際相符；3．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；4．項(xiàng)目總經(jīng)理審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求；5．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確；7．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致；七、基地房屋租賃合同的簽訂流程1．主辦部門(mén)指定人員起草合同文本；2．天地建設(shè)負(fù)責(zé)人審核，確保合同整體內(nèi)容滿足項(xiàng)目實(shí)際需求；3．財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，確保合同價(jià)格及付款方式合理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；4．法務(wù)主管審核，確保合同整體內(nèi)容合法，文字表述準(zhǔn)確；5．執(zhí)行董事審批；6．蓋章，確保蓋章的文本與批準(zhǔn)的文本一致；第三章合同權(quán)限管理第四章合同編號(hào)管理合同類別合同最終批準(zhǔn)權(quán)限歸屬控股董事長(zhǎng)控股董事長(zhǎng)控股法務(wù)主管銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類別可分為商品房銷售合同、砂石銷售合(及執(zhí)行董事)審批；如實(shí)際簽OA一、格式合同定義一、合同編號(hào)原則合同編號(hào)共12位，編號(hào)中包含公司拼音縮寫(xiě)(4位)、提交審批的年月數(shù)字(6位)、序號(hào)數(shù)字(2位)。二、合同編號(hào)方法1．合同編號(hào)的前四位為簽訂公司名稱拼音字母的縮寫(xiě)，具體如下：地控股為：“GYKG”天地房產(chǎn)為：“GYFC”天地建設(shè)為：“GYJS”**科技為：“GGKJ”**實(shí)業(yè)為：“JJSY”****為：“SSGD”天地航運(yùn)為：“GYGY”**材料為：“JCCL”**置業(yè)為：“HXZY”**房產(chǎn)為：“ZYFC”**園藝為：“SJYY”2．合同編號(hào)的第五位至第十位編號(hào)為合同提交審批的年月。3．合同編號(hào)的末兩位是當(dāng)月以該公司(項(xiàng)目部)名義簽訂的合同的序號(hào)。份合同，則第三份合同的編號(hào)為：YHSY。4．若有新增公司，則編號(hào)方法同上?？己藘r(jià)格批準(zhǔn)書(shū)、執(zhí)行價(jià)格批準(zhǔn)書(shū)等)的編號(hào)方法與合同編號(hào)方法相同，即同一份合同的各簽訂環(huán)節(jié)中文件的編號(hào)均為同一編號(hào)。三、合同編號(hào)管理合同編號(hào)由法務(wù)部統(tǒng)一管理(其中天地建設(shè)及夢(mèng)想置業(yè)的編號(hào)分別由該兩個(gè)公司的行政助理統(tǒng)一管理)，各部門(mén)須使用編號(hào)的，均須至法務(wù)專員(或相應(yīng)的行政助理)處索取，法務(wù)專員(相應(yīng)第五章格式合同管理一、合同用章要求本制度所指的格式合同是指使用頻率較高且合同條款較為確定(即合同簽訂過(guò)程中所需另行填寫(xiě)的不固定內(nèi)容較少)的一種規(guī)范合同。二、格式合同審批流程格式合同由最常使用部門(mén)(子公司)起草，或由最常使用部門(mén)(子公司)上報(bào)需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務(wù)專員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)技術(shù)責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人(若不涉及技術(shù)專業(yè)性條款或具體商務(wù)條款的，則無(wú)需經(jīng)技術(shù)責(zé)任人或財(cái)務(wù)責(zé)任人審核)、部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及法務(wù)主管審核通過(guò)后生效，并在生效之日，將空白格式合同一份交證章管理員備案。三、現(xiàn)有格式合同公司現(xiàn)有已批準(zhǔn)使用的格式文本有：采購(gòu)類合同：材料采購(gòu)合同(附件10)、設(shè)備采購(gòu)合同(附件11)、設(shè)備采購(gòu)及安裝合同(附件12)、鋼筋供貨合同(附件13)、水泥供貨合同(附件14)、預(yù)拌混凝土供貨合同(附件15)、鋼管軋頭租賃合同(附件16)工程類合同：工程施工承包合同(適用于天地房產(chǎn)與天地建設(shè)內(nèi)部總包合同，附件17)、包工包料工程承包合同(附件18)、建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書(shū)(適用于天地建設(shè)與項(xiàng)目經(jīng)理簽訂的合同，附件19)、清工班組工程承包責(zé)任書(shū)(適用于項(xiàng)目部與清工班組承包人簽訂的承包責(zé)任書(shū)，附件設(shè)計(jì)類合同：景觀設(shè)計(jì)合同(附件21)、內(nèi)裝修設(shè)計(jì)合同(附件22)、弱電設(shè)計(jì)及施工合同(附件策劃類合同：廣告全案策劃服務(wù)合同(附件24)、展位設(shè)計(jì)制作合同(附件25)、禮品(宣傳冊(cè)等)設(shè)計(jì)制作合同(附件26)、廣告發(fā)布承攬合同(附件27)銷售類合同：銷售代理合同(附件28)、購(gòu)房意向書(shū)(附件29)、砂石銷售合同(附件30)苗木銷售合同(附件31)租賃類合同：大型房屋租賃合同(附件32)、基地房屋租賃合同(附件33)第六章合同注意事項(xiàng)第一章合同跟蹤管理合同主辦部門(mén)在將合同文本提交證章管理員加蓋公章之前，必須保證合同文本中所有須填寫(xiě)的內(nèi)容已填寫(xiě)完整，尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，所有已具備的附件均與合同正文一起交證章管理員蓋章(需雙方蓋章)，對(duì)于經(jīng)批準(zhǔn)后同意在合同原文本上作修改的，則必須在修改處加蓋雙方修正章或公章。證章管理員在加蓋公章之前必須核對(duì)須加蓋公章的合同文本與經(jīng)批準(zhǔn)的合同文本是否一致，合同文本中所有須填寫(xiě)的內(nèi)容是否已填寫(xiě)完整，尤其是合同簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、代表簽字等內(nèi)容，認(rèn)是經(jīng)合同雙方認(rèn)可所做的修改，則必須加蓋雙方修正章(若無(wú)修正章，則可以公章代替)，同時(shí)提醒主責(zé)任人要求合同對(duì)方單位加蓋修正章(若無(wú)修正章，則可以公章代替)。二、系統(tǒng)命名規(guī)則為了規(guī)范OA系統(tǒng)中合同簽訂各環(huán)節(jié)流程的命名，以便今后查尋，特明確規(guī)則如下：等現(xiàn)象。合同簽訂過(guò)程中相關(guān)環(huán)節(jié)流程的文件標(biāo)題中必須明確如下幾個(gè)要素：(1)項(xiàng)目名稱(2)標(biāo)的名稱(3)發(fā)文目的2．以11號(hào)項(xiàng)目電梯合同為例，各環(huán)節(jié)流程的命名應(yīng)如下：(1)招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)書(shū))批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題：11號(hào)項(xiàng)目電梯招標(biāo)文件審批；(2)合同批準(zhǔn)流程的文件標(biāo)題應(yīng)為：11號(hào)項(xiàng)目電梯供貨合同審批。第三篇合同跟蹤管理一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性，特制訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。本流程分兩個(gè)階段執(zhí)行，首先為書(shū)面整理及審批階段，其次為系統(tǒng)錄入及審批階段，適用于各公司、各項(xiàng)目、各部門(mén)所有合同跟蹤內(nèi)容的整理、錄入及審批。1．合同跟蹤內(nèi)容的書(shū)面整理及審批階段(1)部門(mén)行政助理整理合同跟蹤內(nèi)容個(gè)工作日內(nèi)，部門(mén)行政助理在部門(mén)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下根據(jù)《合同跟蹤內(nèi)容表》(附表5)要求完成合同跟蹤內(nèi)容的整理，并通過(guò)OA系統(tǒng)的“合同跟蹤內(nèi)容審批流程”提交審批，要求款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門(mén)和對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容準(zhǔn)確完整。(2)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收部門(mén)負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的審核，確保每項(xiàng)收付款對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容無(wú)遺漏。(3)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核款項(xiàng)金額和對(duì)應(yīng)的收付款方式式和收支部門(mén)準(zhǔn)確無(wú)誤。(4)法務(wù)部主管復(fù)核式及對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容與合同約定相符。2．合同跟蹤內(nèi)容的系統(tǒng)錄入及審批階段(1)部門(mén)行政助理在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)將已經(jīng)最終批準(zhǔn)的收付款內(nèi)容錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，將每項(xiàng)成果驗(yàn)收內(nèi)容作為一項(xiàng)事務(wù)錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并將每筆收付款與對(duì)應(yīng)的各項(xiàng)成果驗(yàn)收事務(wù)相關(guān)聯(lián)，然后分別通知財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管審核已錄入系統(tǒng)的合同跟蹤內(nèi)容。(2)財(cái)務(wù)部經(jīng)理及法務(wù)部主管在1個(gè)工作時(shí)內(nèi)分別核對(duì)款項(xiàng)名稱、金額、收付款方式、收支部門(mén)等是否與合同約定和最終批準(zhǔn)的跟蹤內(nèi)容相符以及每項(xiàng)收付款是否已與各項(xiàng)成果驗(yàn)收對(duì)應(yīng)的事務(wù)相關(guān)聯(lián)，核對(duì)無(wú)誤后分別點(diǎn)擊“審核”鍵。注：房屋銷售合同(意向書(shū))的跟蹤在房產(chǎn)銷售軟件系統(tǒng)中實(shí)施。二、合同跟蹤內(nèi)容錄入注意事項(xiàng)1．合同概況中的“合同號(hào)”指按本制度匯編第一篇第四章要求編寫(xiě)的便于公司內(nèi)部查詢所用同編號(hào)并錄入系統(tǒng)；錄入系統(tǒng)的合同號(hào)必須編寫(xiě)正確，一旦保存即無(wú)法更改；“批準(zhǔn)流程”指合同的批準(zhǔn)流程，明確該流程是為了便于在今后的合同跟蹤過(guò)程中查詢合同整體內(nèi)容；“關(guān)聯(lián)項(xiàng)目”指及該部門(mén)，以便通過(guò)項(xiàng)目及部門(mén)均可查詢?cè)摵贤?．合同收付款項(xiàng)是合同跟蹤內(nèi)容的關(guān)鍵組成部分，即合同跟蹤的核心內(nèi)容。在錄入時(shí)必須驗(yàn)收內(nèi)容(至少一項(xiàng))，可通過(guò)“添加成果”鍵添加對(duì)應(yīng)的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項(xiàng)收付款內(nèi)容與成果驗(yàn)收內(nèi)容對(duì)應(yīng)的目標(biāo)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以便通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項(xiàng)的“預(yù)計(jì)日期”即預(yù)計(jì)收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護(hù)，務(wù)必使日期合理、3．如有部分合同義務(wù)不屬于任何一項(xiàng)與合同收付款項(xiàng)對(duì)應(yīng)的成果驗(yàn)收內(nèi)容，但其對(duì)合同的履行起到關(guān)鍵作用的，則該類義務(wù)需在“主要義務(wù)”欄內(nèi)摘錄，并關(guān)聯(lián)與該項(xiàng)義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)；“我方聯(lián)系人”即該項(xiàng)義務(wù)的主要責(zé)任人，由部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人指定；開(kāi)始日期及結(jié)束日期均應(yīng)予以明確，以便查閱、跟蹤、預(yù)警之用；“說(shuō)明”欄中須填寫(xiě)合同主要義務(wù)內(nèi)容及未履行義務(wù)的違約責(zé)任。第二章合同履行跟蹤合同跟蹤內(nèi)容錄入管理系統(tǒng)且經(jīng)批準(zhǔn)后，各項(xiàng)收付款及成果驗(yàn)收的責(zé)任人及參與人員可通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)查詢自己負(fù)責(zé)的合同相關(guān)工作內(nèi)容，作為提示做好本項(xiàng)工作及查詢各項(xiàng)工作進(jìn)展的輔助手段。一、質(zhì)量控制1．合同履行過(guò)程中，部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人必須共同就對(duì)方所提供的各項(xiàng)階段性成果或合同履行過(guò)程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，并按各類成果驗(yàn)收單的驗(yàn)收內(nèi)容、發(fā)生的關(guān)鍵性事務(wù)(相關(guān)事項(xiàng)的請(qǐng)示、內(nèi)外文書(shū)的審批、階段性環(huán)節(jié)論證、成果驗(yàn)收及存檔等)均應(yīng)通過(guò)管理系統(tǒng)在成果驗(yàn)收或合同義務(wù)相對(duì)應(yīng)的事務(wù)項(xiàng)下進(jìn)行反應(yīng)，以確保通過(guò)管理系統(tǒng)向總公司全面反映合同的具體履行情況。2．合同履行過(guò)程中，若合同對(duì)方到期未履行其應(yīng)履行的義務(wù)(成果)的，則部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人必須在該項(xiàng)義務(wù)(成果)屆期之日啟動(dòng)催告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_(dá)要求限期履行該項(xiàng)義務(wù)并(或)承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任的函告。體要求見(jiàn)本篇第三章內(nèi)容)，以確保證據(jù)效力。1．部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人及相關(guān)責(zé)任人可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆收款是否到達(dá)應(yīng)收時(shí)，是否具備收款條件；2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到應(yīng)收時(shí)間、但由于我方義務(wù)未履行造成無(wú)法收款的，部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)的責(zé)任人及時(shí)履行相應(yīng)義務(wù)，并與對(duì)方單位做好溝通工作，情況嚴(yán)重的應(yīng)協(xié)同相關(guān)部門(mén)共同商議處理方案；3．對(duì)于收款期限已到、我方相應(yīng)義務(wù)履行完成的，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ絾挝皇湛睢?duì)于相應(yīng)的義務(wù)履行完畢必須有相應(yīng)的書(shū)面依據(jù)加以證明的，則部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促該項(xiàng)義務(wù)具體履行責(zé)任人在付款期限到達(dá)之前取得該項(xiàng)書(shū)面依據(jù)，并提交財(cái)務(wù)責(zé)任人處；財(cái)務(wù)責(zé)任人必須于收款期限到達(dá)之前向?qū)Ψ剿瓦_(dá)付款通知單，并將成果的書(shū)面依據(jù)作為付款通知單的附件，要求對(duì)方在付款期限內(nèi)付款。具體要求詳見(jiàn)《收入流程和環(huán)節(jié)控制辦法》。4．某項(xiàng)收款已完成或經(jīng)批準(zhǔn)不再收取的，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映收款狀態(tài)。三、付款控制1．合同主責(zé)任人、財(cái)務(wù)責(zé)任人及相關(guān)人員可以通過(guò)管理系統(tǒng)及時(shí)查詢每筆付款是否到達(dá)應(yīng)付時(shí)間，付款條件是否具備；2．對(duì)于已經(jīng)達(dá)到付款時(shí)間，但對(duì)方相應(yīng)的義務(wù)仍未履行完畢的，參照本章第一條第2款執(zhí)3．對(duì)于不設(shè)條件的付款(即到期即須付款的，如定金、預(yù)付款等)，按公司內(nèi)部付款流程審就后方可付款，保證做到無(wú)成果驗(yàn)收合格證明及付款批準(zhǔn)書(shū)不予付款。。4．某項(xiàng)付款已完成或經(jīng)確認(rèn)無(wú)須再支付的，則由該項(xiàng)合同主辦部門(mén)的行政助理負(fù)責(zé)在一個(gè)工作日內(nèi)點(diǎn)擊該款項(xiàng)的“完成”或“中止”鍵，以確保準(zhǔn)確反映付款狀態(tài)。四、合同履行結(jié)果評(píng)估每份合同履行完畢，公司均由兩個(gè)職能部門(mén)(質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部)對(duì)該份合同的履行結(jié)果聯(lián)合作出評(píng)估，其中質(zhì)量部負(fù)責(zé)評(píng)估合同約定的每項(xiàng)成果是否均已驗(yàn)收合格且達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)要求，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)評(píng)估合同的履行結(jié)果有無(wú)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，由法務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)向兩個(gè)部門(mén)征詢?cè)u(píng)估結(jié)第三章對(duì)外文書(shū)管理本辦法所稱對(duì)外文書(shū)主要指法務(wù)類對(duì)外文書(shū)，即由公司相應(yīng)職能部門(mén)擬寫(xiě)或制作的發(fā)往業(yè)務(wù)單位(個(gè)人)或政府部門(mén)的對(duì)某項(xiàng)合同的履行或?qū)具\(yùn)行產(chǎn)生某種法律后果或影響的文書(shū)。為了規(guī)范該類文書(shū)的對(duì)外發(fā)放行為，防范公司法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。類型確認(rèn)型文書(shū)承諾型文書(shū)廣告型文書(shū)文書(shū)及格式1．要求履行某項(xiàng)義務(wù)的系知采用付款通知單格式格式3．終止合同的函告，采用工作聯(lián)系函格式1．成果交付確認(rèn)書(shū)2．其他內(nèi)容的確認(rèn)書(shū)適用格式及流程付款通知適用OA系統(tǒng)中“付款通知批準(zhǔn)流程”；文書(shū)審批流程”審批流程”審批流程”審批流程”審批流程”審批流程”內(nèi)容審批流程”備注該類文書(shū)主要指在在合同約定的條件成就或某項(xiàng)義務(wù)即將屆期或已經(jīng)屆期(逾期)的情況下，為了達(dá)到以下目的而發(fā)送的文書(shū)：①明確某項(xiàng)義務(wù)的具體履行履行某須有經(jīng)對(duì)方簽收的用以證明送達(dá)的回執(zhí)。該類文書(shū)指在我方向?qū)Ψ浇桓赌稠?xiàng)成果(資產(chǎn)、資料等)或要求對(duì)方確認(rèn)某項(xiàng)事項(xiàng)的情況下，經(jīng)雙方或多方蓋章確認(rèn)。該類文書(shū)指我方在要求業(yè)務(wù)單送達(dá)回執(zhí)為必要條件。該類文書(shū)在一般情況下為要約中就商品房開(kāi)發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施商品房買(mǎi)賣(mài)合同的訂立以及房非法務(wù)類對(duì)外文書(shū)類型主要包括行政類文書(shū)(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門(mén)作出的請(qǐng)普通文書(shū)等。三、對(duì)外文書(shū)審批流程的原則(一)因非法務(wù)類對(duì)外文書(shū)與法務(wù)類對(duì)外文書(shū)因在實(shí)際區(qū)分過(guò)程中存在一定困難，所以在實(shí)際用章審批過(guò)程中大部分非法務(wù)類文書(shū)也歸屬法務(wù)部管轄(即須經(jīng)過(guò)法務(wù)部審核)，為了便于區(qū)務(wù)單位的文書(shū)兩類，現(xiàn)就該兩類文書(shū)的審批流程原則確定如下：發(fā)往政府職能部門(mén)的文書(shū)發(fā)往政府職能部門(mén)的法務(wù)類文書(shū)(指因合同關(guān)系而發(fā)生的對(duì)合同的履行結(jié)果會(huì)產(chǎn)生影響的文書(shū))和行政類文書(shū)(因行政職能關(guān)系而發(fā)生的向政府部門(mén)作出的請(qǐng)示、報(bào)告、承諾等)須按OA流程中的“對(duì)外文書(shū)審批流程”執(zhí)行，即必須通過(guò)法務(wù)部審核。發(fā)往政府職能部門(mén)技術(shù)文書(shū)、證照年檢申請(qǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事報(bào)表(評(píng)定)或其他按政府部門(mén)固定格式填寫(xiě)的表單等非法務(wù)、行政類文書(shū)無(wú)須通過(guò)法務(wù)部審核，適用資產(chǎn)類的“用章審批流程”。任何發(fā)往業(yè)務(wù)單位的文書(shū)，無(wú)論屬法務(wù)類文書(shū)還是技術(shù)類文書(shū)，均需按“對(duì)外文書(shū)審批流程”或其他兩個(gè)固定流程(廣告發(fā)布、催款通知)執(zhí)行，必須通過(guò)法務(wù)部審核。(二)適用“對(duì)外文書(shū)審批流程”須遵循的原則該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文→部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)審核→總經(jīng)理審核→法務(wù)審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→蓋章→存檔，其中部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)審核、蓋章及存檔為固定保留的內(nèi)容涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、收付款或稅收等方面與財(cái)務(wù)有關(guān)內(nèi)容的，則“財(cái)務(wù)審核”環(huán)節(jié)不可跳過(guò)；文書(shū)屬于某一特定項(xiàng)目的，則“總經(jīng)理審核”也不可跳過(guò)；如文書(shū)內(nèi)容涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容或與公司經(jīng)營(yíng)相關(guān)的重大內(nèi)容的，則“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”環(huán)節(jié)不可跳過(guò)。(三)有特定固定流程文書(shū)的審批流程1．付(催)款通知單審批流程 (1)主辦會(huì)計(jì)按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額(如有利息，須計(jì)算 (2)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額(利息)是否準(zhǔn)確； (3)部門(mén)(子公司)負(fù)責(zé)人審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否完整、明確，付款金額(利息)是否準(zhǔn)確； (4)資金部主管審核付款依據(jù)、付款時(shí)間是否明確，付款金額(利息)是否準(zhǔn)確； (5)法務(wù)主管審核付款通知單中的文字表述是否準(zhǔn)確、合法； (6)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2．廣告發(fā)布內(nèi)容審批流程 (1)策劃部負(fù)責(zé)制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文，并提交審核； (2)策劃部負(fù)責(zé)人審核文案內(nèi)容是否就開(kāi)發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說(shuō)確認(rèn)是否與房屋開(kāi)發(fā)的事實(shí)相符； (3)項(xiàng)目總經(jīng)理審核確認(rèn)文案內(nèi)容是否就開(kāi)發(fā)規(guī)劃范圍內(nèi)的房屋及相關(guān)設(shè)施作出了明確的說(shuō)明和允諾，并對(duì)商品房買(mǎi)賣(mài)合同的訂立以及房屋價(jià)格的確定有重大影響，若有該方面的內(nèi)容，須確認(rèn)是否與房屋開(kāi)發(fā)的事實(shí)相符； (4)法務(wù)主管審核確認(rèn)文案內(nèi)容是否存在引起不良法律后果的可能； (5)分管副總經(jīng)理審核； (6)董事長(zhǎng)審批。四、對(duì)外文書(shū)發(fā)送過(guò)程中的相關(guān)注意事項(xiàng)1．法務(wù)類對(duì)外文書(shū)在今后可能發(fā)生的訴訟中將產(chǎn)生重要的證據(jù)效力，所以必須給予高度重視。對(duì)外文書(shū)的原件必須及時(shí)存檔(復(fù)印件在訴訟中將失去證據(jù)效力)，發(fā)往對(duì)方的文書(shū)必須有對(duì)方有權(quán)簽字人簽收的回執(zhí)(工作聯(lián)系函及催款通知單的回執(zhí)詳見(jiàn)附件7、8，其他文書(shū)類型的回執(zhí)詳見(jiàn)附件9，或直接在需存檔的一份文書(shū)原件下簽收)，若對(duì)方拒絕簽收，則可以EMS形式送達(dá)，但須重點(diǎn)提出的是，必須在郵件詳情單的“內(nèi)件品名”一欄中寫(xiě)明文書(shū)的關(guān)鍵內(nèi)容提要(文書(shū)中涉及期限)，回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書(shū)的原件一起交檔案室存檔(無(wú)有效回執(zhí)的原件亦會(huì)在訴訟或仲裁中失去證據(jù)效力)。2．特別說(shuō)明：除上述對(duì)外文書(shū)外，合同履行過(guò)程中合同各方召開(kāi)的有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的會(huì)議對(duì)于合同的履行起著非常重要的作用，均應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。會(huì)議記錄或紀(jì)要將失去應(yīng)有效力。行計(jì)劃內(nèi)容完整、時(shí)間合理、狀態(tài)真實(shí)成果品質(zhì)、目標(biāo)完成時(shí)間以及對(duì)客戶的約束要求等表述完整、準(zhǔn)確，滿足合同起草要求現(xiàn)合同目的的綜合實(shí)力和信用等級(jí)。標(biāo)或價(jià)格批準(zhǔn)結(jié)果，滿足項(xiàng)目實(shí)際第四篇合同考評(píng)管理第一章部門(mén)合同考評(píng)考評(píng)對(duì)象：部門(mén)、子公司負(fù)責(zé)人扣節(jié)準(zhǔn)節(jié)準(zhǔn)分①逾期上報(bào)計(jì)劃的，每逾期一天扣分；②上報(bào)計(jì)劃不完整或錯(cuò)誤的，每一項(xiàng)扣分；③計(jì)劃的簽訂時(shí)間不合理的，每次扣分；目標(biāo)執(zhí)行批準(zhǔn)書(shū)內(nèi)容不完整，不滿足合同起草要求的，每少一項(xiàng)扣分字表述存在明顯差錯(cuò)而被指正的，每次扣分；①合同內(nèi)容、價(jià)格及付款方式未經(jīng)批準(zhǔn)即報(bào)批合同，扣分準(zhǔn)或評(píng)標(biāo)結(jié)果不符而被指正，每次扣分；真實(shí)反映合同的具體履行情況。告的關(guān)鍵內(nèi)容)，一方發(fā)生違約行為，必須立即采取彌補(bǔ)或救濟(jì)措施，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。同的各2．遵循已批準(zhǔn)的《合同管理制度》的流程及其他規(guī)定。條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣分②主要成果、收付款內(nèi)容及與之相對(duì)應(yīng)的事務(wù)有遺漏的，每遺漏一條扣分；③所錄內(nèi)容與合同約定或批準(zhǔn)不相符的，每條扣分；④未通過(guò)項(xiàng)目管理系統(tǒng)反映合同真實(shí)履行情況的，每次扣分。①若未達(dá)到前述要求，每次扣分；②因此造成在訴訟或仲裁過(guò)程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每2萬(wàn)元扣1分。①若未落實(shí)責(zé)任人的，每次扣分；整新責(zé)任人而未及時(shí)調(diào)整的，每次扣分。扣扣分其他第二章資產(chǎn)合同考評(píng)：資產(chǎn)管理中心負(fù)責(zé)人考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分辦法①考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分辦法①經(jīng)審核后招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)仍存在不符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)要求的問(wèn)題或合同內(nèi)容不符合評(píng)標(biāo)結(jié)果而被下步審核人指正的，每處扣分；②因此造成公司損失的，每2萬(wàn)元扣1分。①未按本制度第一章規(guī)定實(shí)施招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)或合同用章的，每②因此造成公司損失的，每2萬(wàn)元扣1分。①若實(shí)際審核期限過(guò)長(zhǎng)影響工作進(jìn)展的，每逾期一天扣分；②因此造成公司損失的，每2萬(wàn)元扣1分。違反一次，根據(jù)嚴(yán)重程度扣分及以上?？鄯衷?．確保經(jīng)審核后的招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)符合招標(biāo)/報(bào)價(jià)要2．確保按合同管理制度要求使用印章。計(jì))，月度考評(píng)扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以10倍。第第三章財(cái)務(wù)合同考評(píng)考評(píng)內(nèi)容合同履行考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)確保經(jīng)審核的招標(biāo)文件(報(bào)價(jià)信息)商務(wù)條款清晰、付款控?zé)o差錯(cuò)，合同所涉稅務(wù)條款符合國(guó)家、省、市現(xiàn)行法律法規(guī)。評(píng)分辦法①經(jīng)財(cái)務(wù)責(zé)任人審核后的招標(biāo)文件或合同文本若經(jīng)下步審核人審核，發(fā)現(xiàn)商務(wù)條款仍存在明顯差錯(cuò)而被指正的，則每次扣分；②因此造成不良發(fā)律后果而給公司造成損失的，每2萬(wàn)元扣1分。子公司負(fù)責(zé)人”的考評(píng)表。本表由法務(wù)部實(shí)施考評(píng)。1．被考評(píng)人應(yīng)在規(guī)定的審核期限內(nèi)完成相應(yīng)的審核。其他注：若財(cái)務(wù)部自身有合同需簽訂，則該項(xiàng)合同的考評(píng)參照對(duì)象為“部門(mén)、扣分財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人扣分原因第四章法務(wù)合同考評(píng)考評(píng)內(nèi)容考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)確保所有經(jīng)手審核的招標(biāo)文件和合同不因條款表述方面的差錯(cuò)而造成法律糾紛或給法律救濟(jì)造成不利影1．確保按合同管理制度要求完成合同跟蹤內(nèi)容的審評(píng)分辦法②因合同條款表述的差錯(cuò)造成法律糾紛或給法律救濟(jì)造成不利影響而給公司造成損失的(專業(yè)技術(shù)方面的條款出現(xiàn)差錯(cuò)除外)，每損失2①逾期完成合同跟蹤內(nèi)容審核的，每逾期一天扣分；法務(wù)部負(fù)責(zé)人扣分合同履行其他核，確保合同跟蹤內(nèi)容與合同約定相符。2．確保實(shí)時(shí)跟蹤合同履行情況，一旦出現(xiàn)違約情況，立即從法律角度提出處理方案。②合同跟蹤內(nèi)容與合同約定不符而未指正的，每次扣分。度考評(píng)扣分的分值在該基礎(chǔ)上乘以10倍。附表12表56附《年度合同簽訂計(jì)劃表》《月度合同簽訂計(jì)劃表》《月度合同履行計(jì)劃表》《特殊合同簽訂申請(qǐng)表》《合同跟蹤內(nèi)容表》《合同履行結(jié)果評(píng)估表》《工作聯(lián)系函》格式及其回執(zhí)《催款通知單》格式及其回執(zhí)其他類類型《文件送達(dá)回執(zhí)》《材料采購(gòu)合同》《設(shè)備采購(gòu)及安裝合同》《鋼筋供應(yīng)合同》《預(yù)拌混凝土供應(yīng)合同》《鋼管軋頭租賃合同》《內(nèi)部工程總包合同》《包工包料工程承包合同》《建設(shè)工程內(nèi)部承包責(zé)任書(shū)》《清工班組工程承包責(zé)任書(shū)》《景觀設(shè)計(jì)合同》計(jì)合同》《弱電設(shè)計(jì)及施工合同