廣州交通投資集團有限公司-公文應用-表單應用-文檔管理-公共信息-信息化解決方案案例

廣州交通投資集團有限公司協(xié)同應用價值分享目錄基本信息項目背景協(xié)同應用亮點一協(xié)同應用亮點二協(xié)同應用亮點三基本信息公司名稱：廣州交通投資集團有限公司所屬行業(yè)：交通物流是否為集團企業(yè)：是企業(yè)規(guī)模：2000人部署協(xié)同產品及版本：A8-m3.50sp1購買并發(fā)數：500 實際最高并發(fā)數：200是否購買M1：是 M1許可數：150項目啟動時間：2012年9月3日實施周期：3個月年度總協(xié)同數（公司年度發(fā)起的所有協(xié)同）：協(xié)同使用最多的部門：協(xié)同使用最多的流程：項目背景管理難點1.已經在使用的金蝶EAS財務軟件系統(tǒng)，未能進行平臺整合集成；2.有一套京華OA辦公系統(tǒng)，主要應用公文，在表單流程方面功能弱；3.下屬各單位有些有自己的業(yè)務系統(tǒng)（如工程管理系統(tǒng)）有些有自己的OA系統(tǒng)，形成信息孤島，信息傳遞不精準，周期長；核心需求希望支持平臺統(tǒng)一化、系統(tǒng)管理統(tǒng)一化，已解決集團本部與各下屬單位各自為政，信息溝通不暢的問題；希望支持文檔格式統(tǒng)一化，已解決集團本部與各單位在文檔的流轉過程中，不同系統(tǒng)中導出的文檔格式各不相同，而需要進行反復轉換的問題；希望支持全天候移動辦公，已解決領導經常出差或下基層檢查工作，而不能及時審批工作的問題；希望支持通過對審批流程的分析，已達到優(yōu)化事業(yè)單位的工作效率問題希望系統(tǒng)穩(wěn)定性高，已解決原OA系統(tǒng)在應用的過程中性能及不穩(wěn)定的問題；應用亮點一用途描述：公文應用，因應國企事業(yè)單位復雜的公文應用，能對收文、發(fā)文等公文流程實現電子化管理，縮短審批周期，同時面對大量的公文資料沉淀，可以進行快速檢索和定位，減少很多資料檢索耗費的時間；歸屬部門：行政人事科室使用部門：全公司樣式截圖發(fā)文呈批表是交投核心應用，與下屬公司業(yè)務往來都是通過此表進行。統(tǒng)一格式、復雜流程設置、依托強大的流程功能。流程截圖樣式截圖流程截圖樣式截圖流程截圖樣式截圖流程截圖因應國家標準的公文管理要求，如在交投內部應用的《發(fā)文呈批表》、《收文處理表》、《公司內部請示》、《合同呈批表》等，都可以按照我們的公文單據進行定制和流程綁定，同時加快了審批進程，和原有的公文管理模式貼近，減免了員工需要重新投入培訓的時間和精力。樣式截圖國企數以千計的收發(fā)公文，通過系統(tǒng)流程、系統(tǒng)歸檔，可以對歷史的公文資料進行統(tǒng)一分類歸檔，利用全文檢索功能，可以快速搜索到所需的文檔，提升了文檔管理的層次；應用亮點二用途描述：表單應用，其它不需要公文的審批我們通過表單應用，將制度流程轉化為電子表單，從而達到制度落地與數據規(guī)范的管理效果。歸屬部門：行政人事、IT部、銷售部等使用部門：全公司樣式截圖樣式截圖樣式截圖樣式截圖通過表單查詢功能查看個人、部門、單位執(zhí)行的業(yè)務情況。結果一目了然，對于行政部門可以更有效控制費用支出和資源調配；樣式截圖點點鼠標，即可統(tǒng)計出想要的數據報表，所見即所得，不再月底為提交報各種報表而耗費很多時間。同時可按照領導要求，隨時調出領導所需的報表數據。應用亮點三用途描述：文檔管理，用于對歷史文檔進行統(tǒng)一歸檔處理歸屬部門：行政部使用部門：全公司樣式截圖單位/集團文檔是集團和下屬單位、各部門重要文件與歸檔的所在地。通過知識文檔的管理，可以集中對單位的收發(fā)文、簽報、合同、規(guī)章制度、學習教材等進行歸檔管理，同時也已授權的方式進行借閱、查看?？勺匪菟形臋n的歷史記錄。應用亮點四用途描述：公共信息，用于對集團或單位的新聞、公告、調查、討論等信息發(fā)布；歸屬部門：行政部、人事部、企管部使用部門：全公司樣式截圖集團空間各功能的應用，讓集團本部及下屬十幾家單位，可實時接收總部指令，做到上傳下達不再有障礙！同時系統(tǒng)提供用戶端每次登陸都會提醒與其有關的信息，潛移默化中加深了基層員工對公司的歸屬感，宣貫企業(yè)管理思想，推動企業(yè)文化建設！應用亮點五用途描述：流程績效統(tǒng)計，可對內部人員使用協(xié)同的頻率等進行統(tǒng)計分析，為未來的kpi考核提供部分參考依據，優(yōu)化內部組織管理；歸屬部門：行政部使用部門：全公司樣式截圖通過對流程調用次數、使用率、及平均審批時長的分析，使企業(yè)對員工的績效評估提供部分參考依據，令管理層可以從宏觀角度進行決策分析，提升整個組織管理水平；樣式截圖公文審批的流程優(yōu)化后，通過對比我們可以看出效率提升至少在50%以上。優(yōu)化、改善流程不再只是口頭說說，通過致遠協(xié)同公文表單的應用，公司關鍵業(yè)務、使用程度、以及改善前后都有明確的數據支撐說明，讓企業(yè)管理真正滲透到到組織的每個角落。創(chuàng)新應用用途描述：協(xié)同應用，設置部分類型協(xié)同自動消失功能，消除待辦事項區(qū)無相關聯系的“垃圾”信息；歸屬部門：行政部使用部門：全公司樣式截圖通過協(xié)同發(fā)布飯?zhí)貌俗V信息，超過了協(xié)同設定的時間限制，發(fā)布的菜譜信息就會從其它人的“待辦事項”上自動消失。核心的作用是：不會造成領導或其它同事來不及處理而變得“待辦事項”中出現很多跟工作無關的協(xié)同！這樣你既發(fā)了協(xié)同告訴大家一周菜譜的情況，同時其它同事“待辦事項”中也不會有影響工作審批的知會類事項。創(chuàng)新應用用途描述：空間管理，便于對信息分類管理，以及掛接網站內容，可以實現信息傳播更加多元化；歸屬部門：IT部使用部門：全公司通過對個人待辦事項的分類存放，讓關鍵人員輕松區(qū)分輕、重、緩、急，不再擔心由于事情太多而漏掉工作事宜！樣式截圖結合客戶實際需求，將其官網上的企業(yè)文化頁面完美結合在OA上，無須開發(fā)、無須代碼，直接配置實時可用！樣式截圖總結系統(tǒng)建設情況：錄入單位：15家（含本部），系統(tǒng)共錄入人員869人，表單建設完成共計41個（本部）；公文建設完成共計15個（本部），其中發(fā)文4個，收文5個，簽報6個，套紅模板71個；公文收發(fā)文號共計104個?？偨Y系統(tǒng)應用情況：截止2013年5月9日系統(tǒng)中已辦公文流程50559個；表單流程3645個；自由協(xié)同流程19317個。下屬單位：

1，公文應用較好：廣州交投實業(yè)有限公司、廣州西二環(huán)高速公路有限公司、廣州西二環(huán)高速公路有限公司、廣州大廣高速公路有限公司；

2，表單應用較好：廣州北環(huán)高速公路有限公司營運部、廣州