使用word批注與修訂

使用word批注與修訂（特別注意:word2003的操作與word2000的有關(guān)操作有較大不同，2003的相關(guān)功能主要用“審閱工具欄完成。下面講的是ord2000的操作。）批注是Word的審閱功能之一（另一功能就是修訂）。當(dāng)文檔審閱者只評(píng)論文檔，而不是直接修改文檔時(shí)就可使用批注。批注使用獨(dú)立的批注框來注釋或注解文檔，因而批注并不影響文檔的內(nèi)容。Word會(huì)為每個(gè)批注自動(dòng)賦于不重復(fù)的編號(hào)和名稱。修訂則直接修改文檔。修訂用標(biāo)記反映多位審閱者對(duì)文檔所做的修改，這樣原作者可以復(fù)審這些修改并以確定接受或拒絕所做的修訂。一、插入批注批注可以是文字批注或者聲音批注，下面分別介紹如何插入聲音批注和文字批注。1．插入文字批注在文檔中插入文字批注可按如下方法進(jìn)行：（1） 將光標(biāo)移到要插入批注的位置或者選定要插入批注引用的文本。（2） 選擇【插入】－【批注】，出現(xiàn)如圖所示的批注窗口。（3）在批注窗口中輸入文字，并且可以對(duì)批注文字進(jìn)行格式化。如果要切換到文檔窗口中，用鼠標(biāo)直接在文檔窗口中單擊即可。（4）輸入完成后，單擊批注條中的【關(guān)閉】按鈕，關(guān)閉批注窗口。如果要連續(xù)插入多個(gè)批注，可以在不關(guān)閉批注窗口的狀態(tài)下，在文檔中直接選定要批注的文本或者定位插入點(diǎn)，然后單擊【插入】－【批注】，開始插入新的批注。2．插入聲音批注聲音批注需要麥克風(fēng)、音箱等。插入聲音批注的步驟如下：（1）選擇要插入批注引用的文本，或者把光標(biāo)移到要插入批注引用的位置。（2）單擊【插入】－【批注】，打開批注窗口。

單擊批注條中的【插入聲音對(duì)象】按鈕巫。系統(tǒng)將打開Windows的【錄音機(jī)】程序，用戶可以單擊【錄音】按鈕■藥開始錄音，單擊■按鈕停止錄音。(4)錄音完畢，關(guān)閉【錄音機(jī)】程序即可。要聽到聲音批注，雙擊批注的聲音圖標(biāo)即可。3．顯示或隱藏批注每次給文檔添加批注時(shí)，Word都在文檔中以隱藏文字的格式插入批注標(biāo)記(批注者縮寫和編號(hào))，打開批注窗口時(shí)將顯示批注標(biāo)記。如果關(guān)閉了批注窗口，可以通過單擊【常用】工具欄中的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】曰按鈕來顯示批注標(biāo)記。如圖所示。*HraD乩巴崔朗朗執(zhí)卜嗎4>11-技￡-牛；乩飛*HraD乩巴崔朗朗執(zhí)卜嗎4>11-技￡-牛；乩飛J.*陶退屯昭-電-會(huì)鳳上左--梱:I：,K勝腫』4．查看批注由于在Word文檔，有批注的文字底紋顯示為淺黃色。如果要查看批注，用戶只需把鼠標(biāo)指針指向有批注的文字，文字上方將顯示一條包含批注內(nèi)容以及審閱者名字的屏幕提示，如圖所示。眄怯芒髦丸Jt?L眄怯芒髦丸Jt?L另外，如果用戶要按順序查看每個(gè)批注，需要用到Word提供的【審閱】工具欄。步驟如下對(duì)著某個(gè)工具欄單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【審閱】，顯示【審閱】工具欄。要查看下一個(gè)批注，貝阿以單擊【下一批注】按鈕=要查看前一個(gè)批注，則可以單擊【上一批注】按鈕。

如果要查看某位審閱者的批注，可以打開【插入批注】窗口，然后在【批注來源】后面的下拉列表框中選擇審閱者的姓名。5．更改或刪除批注只要文檔中存在批注，那么【審閱】工具欄中的有關(guān)批注的按鈕就被激活。單擊【批注】?色按鈕可以打開批注編輯窗口，用戶可以根據(jù)需要對(duì)相應(yīng)的批注進(jìn)行編輯修改。如果要?jiǎng)h除某個(gè)批注，把光標(biāo)移到批注中，單擊【審閱】工具欄中的【刪除批注】「盜按鈕即可刪除該批注。6．更改批注審閱者一個(gè)文檔有多個(gè)審閱者，為了便于知道每個(gè)志愿者所添加的批注，可以改變批注引用中的用戶縮寫姓名。步驟如下：1）單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，在彈出的【選項(xiàng)】對(duì)話框選擇【用戶信息】選項(xiàng)卡，如圖所示。（2） 在【姓名】和【縮寫】框中輸入審閱者和縮寫名稱。（3） 【通訊地址】中的通訊地址可有可無。（4） 單擊【確定】按鈕。二、使用修訂1．使用修訂標(biāo)記使用修訂標(biāo)記，即是對(duì)文檔進(jìn)行插入、刪除、替換以及移動(dòng)等編輯操作時(shí)，使用一種特殊的標(biāo)記來記錄所做的修改，以便于其他用戶或者原作者知道文檔所做的修改，這樣作者還可以根據(jù)實(shí)際情況決定是否接受這些修訂。使用修訂標(biāo)記來記錄對(duì)文檔的修改，需要設(shè)置文檔使其進(jìn)入修訂狀態(tài)，可以按照如下方法進(jìn)行：（1） 打開要做修訂的文檔。（2） 選擇【工具】菜單項(xiàng)中的【修訂】菜單項(xiàng)，再?gòu)募?jí)聯(lián)菜單中選擇【突出顯示修訂】菜單項(xiàng)，打開如圖所示的【突出顯示修訂】對(duì)話框。（3）單擊選中【編輯時(shí)標(biāo)記修訂】復(fù)選框。同時(shí)選中【在屏幕上突出顯示修訂】復(fù)選框，可以在修改處顯示修訂標(biāo)記。如果選中了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】復(fù)選框，可以在打印文檔的同時(shí)打印文檔的修訂標(biāo)記。

（4）單擊【確定】按鈕。進(jìn)入修訂狀態(tài)的文檔，當(dāng)對(duì)文檔進(jìn)行編輯操作時(shí)，會(huì)以修訂標(biāo)記來顯示，如圖所示2．設(shè)置修訂標(biāo)記選項(xiàng)默認(rèn)情況下，Word用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標(biāo)記刪除的部分。用戶也可以根據(jù)需要來自定義修訂標(biāo)記。如果是多位審閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標(biāo)記顏色以互相區(qū)分，所以用戶有時(shí)需要對(duì)修訂標(biāo)記進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置修訂標(biāo)記選項(xiàng)步驟如下：（1） 單擊【突出顯示修訂】對(duì)話框的【選項(xiàng)】按鈕，或者單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，在彈出的【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇【修訂】選項(xiàng)卡，如圖所示（2） 根據(jù)用戶的需要，分別對(duì)【插入的文字】、【刪除的文字】、【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標(biāo)記和顏色。（3） 單擊【確定】按鈕。3．接受或者拒絕修訂文檔進(jìn)行了修訂后，可以決定是否接受這些修改，步驟如下：（1） 單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項(xiàng)，再?gòu)募?jí)聯(lián)菜單中選擇【接受或拒絕修訂】菜單項(xiàng)，出現(xiàn)【接受或拒絕修訂】對(duì)話框。（2） 如果接受當(dāng)前的修訂，單擊【接受】按鈕。