強(qiáng)化物資采購(gòu)管理 努力降低采購(gòu)成本

PAGEPAGE13強(qiáng)化物資采購(gòu)管理努力降低采購(gòu)成本當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使施工企業(yè)的利潤(rùn)越來(lái)越低，而建筑企業(yè)的物資采購(gòu)管理是成本降低的主要方面，涉及到建筑企業(yè)的健康發(fā)展，因此，采購(gòu)管理作為施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的基本環(huán)節(jié)，已經(jīng)越來(lái)越受到企業(yè)的廣泛重視，所以，只有搞好物資采購(gòu)管理，才能更有效的降低成本及風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；公司（原局承包部）自成立之初，就非常重視公司的物資采購(gòu)管理，形成了自身特點(diǎn)的物資采購(gòu)管理形式—即實(shí)行大宗物資的集中采購(gòu)，利用公司的資信優(yōu)勢(shì)、采購(gòu)批量?jī)?yōu)勢(shì)及資金集中支付的優(yōu)勢(shì)，達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的，通過(guò)實(shí)施物資的集中采購(gòu)，公司每年可節(jié)約采購(gòu)費(fèi)用1000萬(wàn)元左右，所取得的實(shí)際成本降低率在5%左右，現(xiàn)把公司的物資采購(gòu)管理的情況總結(jié)如下：一、物資采購(gòu)管理的模式：由于公司分布區(qū)域較廣，包括青島、北京、濟(jì)南、哈爾濱、濰坊等八個(gè)地區(qū)，因此在物資采購(gòu)方面，根據(jù)公司的分布特點(diǎn)，公司一直實(shí)行區(qū)域性（或公司）的大宗物資集中采購(gòu)供應(yīng)，項(xiàng)目沒(méi)有采購(gòu)權(quán)，項(xiàng)目有對(duì)材料價(jià)格、質(zhì)量方面的建議權(quán)，材料的采購(gòu)供應(yīng)權(quán)在各地區(qū)經(jīng)理部，材料合同的簽訂權(quán)在各地區(qū)經(jīng)理部或公司，通過(guò)實(shí)施物資的集中采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)一定區(qū)域內(nèi)所有項(xiàng)目的資源信息的共享及資金的統(tǒng)籌安排。二、實(shí)施物資集中采購(gòu)的要求及意義：采購(gòu)環(huán)節(jié)必須堅(jiān)持；（1）材料的集中采購(gòu)（區(qū)域或公司）；（2）材料的招標(biāo)采購(gòu)（必須做）；通過(guò)材料的集中采購(gòu)，一是形成采購(gòu)量大的優(yōu)勢(shì)和供應(yīng)商談判，做到量大價(jià)優(yōu)，達(dá)到降低采購(gòu)成本，二是減少資金使用量做到資金的統(tǒng)籌安排，三是減少訴訟風(fēng)險(xiǎn)，四是有穩(wěn)定可靠的質(zhì)量保證，五是供應(yīng)鏈上的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合可以加強(qiáng)我們的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。2、分類采購(gòu)方式（材料招標(biāo)的分類）：（1）大宗材料，價(jià)值大的、量大的，每個(gè)項(xiàng)目都使用的材料，做到集中采購(gòu)、集中招標(biāo)，如鋼材、水泥、商品砼、門(mén)窗及地方材料等，按規(guī)定通過(guò)（a）一定量；（b）一定時(shí)間（在市場(chǎng)上價(jià)格變動(dòng)較大的）的招標(biāo)采購(gòu)。（2）零星材料，如臨建用、小五金、鐵絲、安全網(wǎng)等按項(xiàng)目打包招標(biāo)，確定供應(yīng)商，形成忠實(shí)的合作，不允許每一品種分別購(gòu)買(mǎi)、分次購(gòu)買(mǎi)，或在一個(gè)項(xiàng)目零星材料供應(yīng)商就達(dá)幾十家的情況。（3）其它特殊單項(xiàng)材料如安裝主材，裝修材料，通過(guò)價(jià)格、質(zhì)量、安全、服務(wù)以及信譽(yù)公開(kāi)招標(biāo)綜合考核確定供應(yīng)商。通過(guò)以上材料招標(biāo)的分類及通過(guò)材料的集中招標(biāo)，將從過(guò)于頻繁的材料招標(biāo)及日常的詢價(jià)等事務(wù)性操作上解脫出來(lái)，主要精力將放到建立相對(duì)的供求關(guān)系、市場(chǎng)變化及需求合理性的研究。3、物資采購(gòu)需求的準(zhǔn)時(shí)性：（1）結(jié)合公司物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用，材料總需求計(jì)劃一定在工程開(kāi)工前或初期做好，采購(gòu)時(shí)間上做到準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)、準(zhǔn)時(shí)采購(gòu)基本就是與供應(yīng)商簽訂在需要的時(shí)候提供需要數(shù)量的原材料的協(xié)議，最終目的為一種或幾種物資建立單一可靠的供應(yīng)渠道，減少供應(yīng)商數(shù)量；好處是（A）追求零庫(kù)存，（B）質(zhì)量的一致性；（C）資源的節(jié)約；（D）成本的降低；（E）便于和供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。（2）減少物資需求計(jì)劃的臨時(shí)變更調(diào)整和緊急采購(gòu)，贏得降低采購(gòu)價(jià)格的談判空間。4、實(shí)行資金的集中支付原則：（1）實(shí)施物資的集中采購(gòu)，資金的集中支付是前提，公司在集中控制的基礎(chǔ)上，要求必須做到資金的集中使用，真正地發(fā)揮公司所屬各項(xiàng)目經(jīng)理部資金的協(xié)調(diào)使用，通過(guò)資金的協(xié)調(diào)，從而達(dá)到各項(xiàng)目所需的物資平衡，最大限度地滿足資金不好或需要墊資項(xiàng)目的物資需要，也有利于滿足公司擴(kuò)大再生產(chǎn)的需要。（2）公司通過(guò)實(shí)行資金支付會(huì)簽制，嚴(yán)格按照工程收款控制物資貨款的支付，防止出現(xiàn)超負(fù)和超支情況的發(fā)生。5、正確處理好執(zhí)行力的問(wèn)題：在實(shí)施物資集中采購(gòu)過(guò)程中，公司要求局部利益服從整體利益即各項(xiàng)目、經(jīng)理部的利益必須服從公司的整體利益，要在制度上克服不知放權(quán)、不知用人的現(xiàn)象；要與領(lǐng)導(dǎo)保持信息的對(duì)稱性，對(duì)項(xiàng)目上或各級(jí)負(fù)責(zé)人存在問(wèn)題的，可以直接向公司領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息，在制度上，行政上解決物資集中采購(gòu)過(guò)程中的執(zhí)行力問(wèn)題。三、實(shí)施物資集中采購(gòu)的效益分配：由于物資的采購(gòu)差價(jià)涉及到公司與項(xiàng)目承包的利益分配，對(duì)采購(gòu)所取得的材料差價(jià)：不是一次固定價(jià)合同的工程，是根據(jù)工程進(jìn)度需要向業(yè)主報(bào)價(jià)的工程，由各區(qū)域物資部門(mén)統(tǒng)一報(bào)價(jià)，統(tǒng)一采購(gòu)，在承包兌現(xiàn)時(shí)把所取得的材料差價(jià)50%留給項(xiàng)目，以提高項(xiàng)目人員的參與性、配合性及積極性；對(duì)于一次性固定價(jià)合同工程，由于投標(biāo)時(shí)考慮的其它因素較多，材料的采購(gòu)差價(jià)全留在公司或通過(guò)標(biāo)價(jià)分離的形式，把分離后的40%-60%留給項(xiàng)目部。四、實(shí)施物資集中采購(gòu)的成本降低情況；1、青島地區(qū)物資采購(gòu)成本降低情況分析：工程名稱工程結(jié)算值(萬(wàn)萬(wàn)元)結(jié)算金額采購(gòu)金額采購(gòu)差額采購(gòu)成本總降低率青島汽車站28751072043321021571145047194.70%青島消防干警宿宿舍129037850811368031661047652.77%青島市北區(qū)政府府綜合培訓(xùn)訓(xùn)中心60691912744491813664479908025.18%青島環(huán)海高層公公寓3500131673771259493325668054.30%2、北京地區(qū)物資采購(gòu)成本降低情況分析：工程名稱工程結(jié)算值(萬(wàn)萬(wàn)元)結(jié)算金額采購(gòu)金額采購(gòu)差額采購(gòu)成本總降低率空軍總院住宅樓樓3057114826993117565441-273848-2.38%人大學(xué)生公寓樓樓354720870877316055600274814846623.07%3、濰坊物資采購(gòu)成本降低情況分析：工程名稱工程結(jié)算值(萬(wàn)萬(wàn)元)結(jié)算金額采購(gòu)金額采購(gòu)差額采購(gòu)成本總降低率濰坊財(cái)政局57012466155113158221150339.23%濰坊中國(guó)聯(lián)通193763726477615461222180343.42%4、濟(jì)南地區(qū)物資采購(gòu)成本降低情況分析：工程名稱工程結(jié)值(萬(wàn)元)結(jié)算金額采購(gòu)金額采購(gòu)差額采購(gòu)成本總降低率濟(jì)軍政治部住宅宅165418663799168843111779489.53%成本降低情況分析說(shuō)明:1、采購(gòu)物資成本的降低率情況:青島經(jīng)理部的成本降低平均水平在4-5%，成本的降低率不包括采購(gòu)費(fèi)用，青島地區(qū)，所收取的采購(gòu)保管費(fèi)用2.5%,減去支出的保管費(fèi)用0.625%,所得為1.875%，其它地區(qū)所收取的采購(gòu)費(fèi)用為1.5%,北京只提供了兩個(gè)工程,一個(gè)降低率為負(fù)2.38%,一個(gè)為23.07%,不能反映一般問(wèn)題,但總體水平要高于5%這個(gè)水平，濰坊、濟(jì)南供應(yīng)總量較少，按所供應(yīng)的情況分析，成本降低率也不低于5%的水平，綜合全公司，采購(gòu)物資所取得的實(shí)際成本降低率一般在5%左右。2、采購(gòu)物資資金的支付情況：由于工程款回收的滯后性及墊資行為的發(fā)生，采購(gòu)物資的資金支付一般采用六個(gè)月承兌支付以及資金支付的不及時(shí)，公司采購(gòu)物資的履約率在75%左右，每年約5000-10000萬(wàn)元不能按合同支付，這樣將使2-5%的采購(gòu)效益流失。3、所分析的幾個(gè)工程，青島地區(qū)前兩個(gè)為不需墊資工程，后兩個(gè)為墊資工程，北京地區(qū)有一個(gè)墊資項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)正是通過(guò)經(jīng)理部資金的集中支付以及通過(guò)物資供應(yīng)管理部門(mén)實(shí)施的物資集中采購(gòu)供應(yīng)，保證了工程的按時(shí)完成，并都取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，其它地區(qū)的情況也大致如此。五、實(shí)施物資集中采購(gòu)的工作流程：1、物資集中采購(gòu)工作的職能分工：（1）由施工管理部和各地區(qū)物資部門(mén)負(fù)責(zé)大宗材料的采購(gòu)供應(yīng)管理，負(fù)責(zé)材料價(jià)格信息的收集、整理、發(fā)布，負(fù)責(zé)整理各項(xiàng)目的物資需用計(jì)劃，編制物資采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)組織材料招標(biāo)選定大宗物資供應(yīng)商或生產(chǎn)商，負(fù)責(zé)上述合同的談判及采購(gòu)合同的評(píng)審工作。（2）項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目物資需用計(jì)劃，負(fù)責(zé)進(jìn)場(chǎng)物資的現(xiàn)場(chǎng)管理及按照材料的采購(gòu)合同進(jìn)行材料的驗(yàn)收調(diào)撥結(jié)算工作。（3）公司財(cái)務(wù)部和各地區(qū)經(jīng)理部財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的協(xié)調(diào)支付及負(fù)責(zé)各項(xiàng)目的采購(gòu)成本核算和分包隊(duì)伍的轉(zhuǎn)帳結(jié)算工作。2、物資集中采購(gòu)的信息收集：政策信息：是指國(guó)家對(duì)物資工作的方針政策，市場(chǎng)管理的有關(guān)規(guī)定。例如國(guó)家整治小煤窯及公路限載引起市場(chǎng)價(jià)格的變化等。（2）貨源信息：物資供應(yīng)管理部門(mén)必須搞好市場(chǎng)調(diào)查，及時(shí)掌握市場(chǎng)變化情況及其它地區(qū)的市場(chǎng)情況，多渠道組織貨源。例如在施工青島市北區(qū)培訓(xùn)中心工程期間，工程所有的鍍鋅板有我方供應(yīng)，青島的供貨單價(jià)在5800元/噸左右，而通過(guò)我們的了解，在淄博的貨源供貨單價(jià)僅為4700元/噸左右，物資部門(mén)便組織人員到淄博采購(gòu)，近這項(xiàng)采購(gòu)差價(jià)超過(guò)15萬(wàn)元，而且跟有關(guān)供應(yīng)商建立了長(zhǎng)期的合作關(guān)系。（3）價(jià)格信息：通過(guò)網(wǎng)上查詢、物資分類詢價(jià)、各地的物資信息及各地的工程造價(jià)信息等，及時(shí)了解市場(chǎng)的供求趨勢(shì)及影響價(jià)格的其它因素,及時(shí)掌握生產(chǎn)廠家或供應(yīng)單位的價(jià)格及其變化情況。根據(jù)以上信息，建立區(qū)域物資價(jià)格資料檔案，物資部門(mén)建立的資料檔案包括供應(yīng)商、物資名稱、供應(yīng)價(jià)格、有效時(shí)間等；定期發(fā)布材料的指導(dǎo)價(jià)格，作為材料的招標(biāo)及物資采購(gòu)的價(jià)格依據(jù)，同時(shí)為公司工程的投標(biāo)報(bào)價(jià)提供合理數(shù)據(jù)資料和信息，為工程的投標(biāo)報(bào)價(jià)服務(wù)。3、采購(gòu)環(huán)節(jié)的計(jì)劃管理：（1）計(jì)劃環(huán)節(jié)：工程中標(biāo)后，項(xiàng)目經(jīng)理部按月提出工程材料需用量計(jì)劃，報(bào)各地區(qū)物資部門(mén)，各地區(qū)物資部門(mén)負(fù)責(zé)整理各項(xiàng)目的物資需用計(jì)劃，編制物資采購(gòu)計(jì)劃。（2）各地區(qū)物資部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需用計(jì)劃向招標(biāo)確定的代理商、戰(zhàn)略生產(chǎn)商或供應(yīng)商發(fā)送指令。4、采購(gòu)環(huán)節(jié)的招標(biāo)管理：（1）根據(jù)公司的招標(biāo)管理規(guī)定，成立各區(qū)域的材料招標(biāo)委員會(huì)，人員包括各地區(qū)經(jīng)理部經(jīng)理、生產(chǎn)副經(jīng)理、各地區(qū)物資、合約、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，各地區(qū)物資部門(mén)負(fù)責(zé)材料招標(biāo)的日常管理工作。（2）采取公開(kāi)招標(biāo)或者邀請(qǐng)招標(biāo)方式，發(fā)放采購(gòu)公司統(tǒng)一制定的招標(biāo)文件及材料招標(biāo)評(píng)標(biāo)辦法（見(jiàn)附錄1），或向供應(yīng)商發(fā)放采購(gòu)材料詢價(jià)表（見(jiàn)附錄2）（3）根據(jù)投標(biāo)書(shū)公開(kāi)招標(biāo)或詢價(jià)表，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)性談判確定代理商、戰(zhàn)略供應(yīng)商或生產(chǎn)商。5、采購(gòu)環(huán)節(jié)的合同管理：（1）根據(jù)材料的招標(biāo)和詢價(jià)情況簽訂物資采購(gòu)合同，合同的簽訂實(shí)行會(huì)簽制，人員包括項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)人員，物資、預(yù)算合約、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，地區(qū)經(jīng)理及公司法律顧問(wèn)（見(jiàn)附錄3）。（2）由公司與供應(yīng)商簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議或者規(guī)定數(shù)量的采購(gòu)合同，前者的協(xié)議價(jià)格為該供應(yīng)商的出廠價(jià)下浮一定比例，后者為一定時(shí)期的固定價(jià)格。（3）集中采購(gòu)的目的是為了降低采購(gòu)成本，如果項(xiàng)目能夠提供綜合價(jià)格低于公司或經(jīng)理部所簽訂的材料采購(gòu)價(jià)的供應(yīng)商，公司通過(guò)審核后可以與之簽訂協(xié)議或合同。6、采購(gòu)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理：（1）現(xiàn)場(chǎng)材料的驗(yàn)收管理：由項(xiàng)目材料員負(fù)責(zé)材料的現(xiàn)場(chǎng)管理，驗(yàn)收時(shí)，組織項(xiàng)目技術(shù)人員、業(yè)主、監(jiān)理及領(lǐng)用單位人員參與，核對(duì)材料的數(shù)量關(guān)及質(zhì)量方面的要求，把好材料的驗(yàn)收關(guān)；如出現(xiàn)數(shù)量及質(zhì)量上的問(wèn)題，項(xiàng)目材料員要及時(shí)通知物資部門(mén)。（2）現(xiàn)場(chǎng)材料的資料管理：由現(xiàn)場(chǎng)材料員負(fù)責(zé)材料的驗(yàn)收、調(diào)撥及各種質(zhì)量證明的收集及建立各類物資管理臺(tái)帳。（3）進(jìn)場(chǎng)物資由各項(xiàng)目材料員負(fù)責(zé)落實(shí)保管責(zé)任、保管措施以及領(lǐng)用方式。7、采購(gòu)環(huán)節(jié)的結(jié)算管理：（1）根據(jù)供應(yīng)商提供的項(xiàng)目收料小票和供應(yīng)商提供的出廠發(fā)票等，由項(xiàng)目材料員辦理驗(yàn)收、調(diào)撥手續(xù)。材料員把驗(yàn)收單、調(diào)撥單以及采購(gòu)發(fā)票及時(shí)送到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同及公司財(cái)務(wù)管理制度，支付材料采購(gòu)款。8、采購(gòu)環(huán)節(jié)的資金支付：（1）按合同付款是原則，合同付款條件是基礎(chǔ)，合同的付款條件要慎重，合同的付款條件要從招標(biāo)上開(kāi)始把握。（2）資金支付的集中，前提是根據(jù)項(xiàng)目的資金或地區(qū)資金的承受能力加以支付，保持與公司資金回籠的一致性。（3）實(shí)行資金支付的會(huì)簽制：由地區(qū)物資負(fù)責(zé)人根據(jù)合同要求應(yīng)付比例簽核應(yīng)支付資金額，地區(qū)經(jīng)理部經(jīng)理根據(jù)當(dāng)月工程量簽批實(shí)際支付額，會(huì)簽單不允許走形式，不允許領(lǐng)導(dǎo)先簽好字在讓手下簽。9、實(shí)施物資集中采購(gòu)工作流程圖：物資集中采購(gòu)工作流程圖詳細(xì)供貨計(jì)劃項(xiàng)目經(jīng)理部供應(yīng)采購(gòu)物資物資需求計(jì)劃物資采購(gòu)計(jì)劃物資的驗(yàn)收調(diào)撥供應(yīng)商的評(píng)價(jià)集中采購(gòu)物資的價(jià)格發(fā)布供應(yīng)商物資招標(biāo)選擇合格供應(yīng)商簽訂物資采購(gòu)合同辦理支付采購(gòu)價(jià)款供應(yīng)商的管理公司或地區(qū)職能部門(mén)采購(gòu)物資的結(jié)算、匯總物財(cái)合資務(wù)約部部部六、實(shí)施物資集中采購(gòu)應(yīng)注意的問(wèn)題：（1）考察采購(gòu)：不提倡到處考察，甚至利用考察之名旅游；耽誤了時(shí)間、資金，考察采購(gòu)太頻繁應(yīng)盡量避免。（2）照顧關(guān)系；業(yè)主、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有些必須要用的，但必須把握好質(zhì)量關(guān)、價(jià)格關(guān)、付款關(guān)，不允許在質(zhì)量上、價(jià)格上、付款的額度上給予任何照顧。這要通過(guò)招標(biāo)環(huán)節(jié)來(lái)約束。（3）電話采購(gòu)或不事先確定價(jià)格采購(gòu)；嚴(yán)禁不問(wèn)價(jià)格、不招標(biāo)，打電話送材料，后結(jié)帳的方式，一定要合同簽訂在前，