第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理2023/3/30第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理主要內(nèi)容第一節(jié)憑證管理第二節(jié)賬簿管理第三節(jié)期末處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理總賬系統(tǒng)的日常處理是通過憑證處理、記賬、編制報表等處理過程完成會計核算，并通過輸出各種賬和會計報表輸出系統(tǒng)處理結(jié)果。此系統(tǒng)是一切財務數(shù)據(jù)的收集點。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理總賬業(yè)務流程圖第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第一節(jié)憑證管理會計憑證是整個會計核算系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)來源，會計憑證的正確性將直接影響到整個會計信息系統(tǒng)的真實性、可靠性，因此系統(tǒng)必須能保證會計憑證錄入數(shù)據(jù)的正確性。包括憑證輸入、憑證審核、憑證輸出、憑證匯總和記賬等過程。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理一、憑證輸入

記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會計分錄和金額等。如果輸入會計科目有輔助核算要求，則應輸入輔助核算內(nèi)容。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理1.憑證頭部分

(1)憑證字。輸入設(shè)置時已定義的憑證類別編號或名稱。(2)憑證號。一般地，憑證號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生,并對連續(xù)性進行控制。編號由憑證類別編號和憑證順序編號組成，如：收款1、收款2等。

（一)輸入內(nèi)容

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理1.憑證頭部分

(3)業(yè)務日期：憑證錄入日期，可修改(4)日期：只能是當前會計期間的日期或以后的日期，不能是以前的日期。(5)附件張數(shù)，即本張憑證所附原始憑證張數(shù)。（一)輸入內(nèi)容

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理三、網(wǎng)絡(luò)課程制作特色2.憑證正文部分

(1)摘要。即對本憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的說明。憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨其內(nèi)容在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。(2)科目。輸入科目時,一般輸入科目編碼，計算機將根據(jù)科目編碼自動切換為對應的會計科目名稱。輸入的科目編碼必須在建立科目時已經(jīng)定義，必須是最底層的科目編碼。錄入科目代碼，可以按F7查詢

（一)輸入內(nèi)容

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理2.憑證正文部分

(3)金額。金額不能為“零”；紅字以“－”號表示（沖銷業(yè)務時）；會計科目借貸雙方金額必須平衡。(4)核算項目的內(nèi)容。如果在科目設(shè)置時定義了相應的“核算項目”，則在輸入每筆分錄時，同時輸入核算項目的內(nèi)容。

（一)輸入內(nèi)容

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理2.憑證正文部分

(5)合計。自動計算借方科目和貸方科目的金額合計數(shù)。(6)制單人簽字。系統(tǒng)根據(jù)當前進入本功能時的操作員姓名自動輸入。（一)輸入內(nèi)容

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理（二）輔助核算數(shù)據(jù)的輸入

當會計科目有輔助核算要求時，會出現(xiàn)輔助核算內(nèi)容，如部門，客戶，職員等。1.外幣核算科目 如收到外商投資款20,000美元，匯率8.05電匯，編號456第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理2.數(shù)量核算科目 如新購空白光盤一批2元×100片，轉(zhuǎn)賬支票號901第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理3.往來科目：如收回客戶欠應收帳款在輸入科目回車后，光標移至此處第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理4.部門核算如報銷本月管理人員通訊費借管理費用–通訊費—市場部–李丹貸現(xiàn)金

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理5.銀行類科目如提取現(xiàn)金10000元備用，現(xiàn)金支票號123第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理（三）憑證輸入的輔助功能常用摘要輸入功能：第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理常用憑證輸入功能：保存模板憑證----（憑證錄入中）調(diào)入模式憑證第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理（四）憑證輸入正確性控制措施

憑證類型和編號：系統(tǒng)自動按分類編號，避免重號、漏號，不可修改制單日期：制單日期控制不能為已結(jié)賬月份，缺省用系統(tǒng)日期，用戶可根據(jù)情況改，但日期要隨憑證編號增加而遞增。會計科目有效控制。系統(tǒng)對輸入的會計科目進行存在性檢查、是否最末級科目檢查和符合有關(guān)規(guī)定的檢查。如非法對應科目檢查:如收款憑證中借方必要有“現(xiàn)金”、“銀行存款”，付款憑證中貸方必要“現(xiàn)金”、“銀行存款”，但轉(zhuǎn)賬憑證中不能出現(xiàn)“現(xiàn)金”、“銀行存款”金額控制：科目金額不能為零。保存憑證時，系統(tǒng)安裝“有借必有貸，借貸必相等”的原則檢查數(shù)據(jù)是否可接受。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理二、憑證查詢?nèi)绻J為系統(tǒng)中滿足條件的憑證沒有顯示出來，查看這兩個選項是否設(shè)置錯誤第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進行合法性檢查。主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等如果審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后，再審核。經(jīng)過審核后的記賬憑證才能作為正式憑證進行記賬處理。注：審核人和制單人不能是同一個人,取消審核只能由審核人進行。 憑證一旦進行了審核，就不允許對其進行修改和刪除，必須通過取消審核操作后才能對憑證進行修改和刪除。三、審核憑證第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理

審核方法有目測法、二次錄入效驗（雙敲審核）,最常用的方法是目測法。 目測法時,可直接根據(jù)原始憑證,對屏幕上顯示的記賬憑證進行審核,對正確的記賬憑證,執(zhí)行審核命令，計算機在憑證上填入審核人名字；對錯誤的記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標錯命令。

三、審核憑證第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理四、憑證匯總記賬憑證全部輸入完畢后，可根據(jù)輸入的匯總條件，有條件地對記賬憑證進行匯總并生成一張科目匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬的憑證，也可以是未記賬憑證，因此，財務人員可以在憑證未記賬前，隨時查看企業(yè)當前的經(jīng)營狀況和其他財務信息，同時還可以根據(jù)數(shù)據(jù)的異常情況檢查工作中失誤，從而確保憑證的準確性。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理五、過帳憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會計科目登記到相關(guān)的明細賬薄中的過程。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理記賬處理過程記賬憑證的檢驗：檢驗憑證是否平衡，如果有不平衡憑證時不能記賬。保護記賬前狀態(tài)：記賬前，系統(tǒng)將自動進行硬盤備份,保存記賬前的數(shù)據(jù)。開始記賬:由計算機按照預先設(shè)計的記賬程序自動進行合法性檢驗、科目匯總、登記賬簿等操作打開科目發(fā)生額/余額表及銀行對賬、輔助核算的信息，從憑證文件取記錄，按照科目發(fā)生額/余額表的數(shù)據(jù)要求分類匯總相關(guān)科目的發(fā)生額/余額，-逐級匯總、更新上級科目的發(fā)生額/余額，同時更新輔助核銷信息。記賬標志：第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理檢驗上月是否過賬或結(jié)賬:上月未過或結(jié)賬時，本月不能過賬。檢驗是否通過審核:若有未通過審核的憑證時，不能過賬。檢驗憑證是否平衡:如果有不平衡憑證時不能過賬。過賬中斷發(fā)生在正式記帳過程中，先通過“反過賬”恢復上次未完整過賬處理前的狀態(tài)。過賬處理需注意的問題第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理六、憑證的修改（1）過賬前的憑證修改未審核的憑證：直接修改已審核的：反審核后修改，再審核第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理(2）過賬后的修改 憑證過賬后的憑證發(fā)現(xiàn)有誤，可通過沖銷和補充憑證法修改憑證金額少記，科目和方向正確----補充憑證例如：報銷差旅費1000元，但在編制憑證時誤記為100元，并已登記入賬。更正方法是編制調(diào)整憑證，會計分錄如下借：財務費用900貸：銀行存款900摘要欄注明：調(diào)整××號某類憑證第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理憑證金額多記，借、應貸科目和方向正確，采用負數(shù)沖銷法（紅字沖銷法）例如：計提短期借款利息1000元，但在編制憑證時誤記為1100元，并已登記入賬。更正方法是：將多記金額100（1100-1000）元，填寫一張會計科目、記賬方向、與原憑證相同，金額為100元的負數(shù)憑證用以沖銷多記金額，會計分錄如下： 借：財務費用-100 貸：應付利息-100摘要欄注明：沖銷（或調(diào)整）××號某類憑證。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第二節(jié)賬簿管理企業(yè)發(fā)生的業(yè)務，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿，對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務進行查詢、統(tǒng)計分析的操作要通過賬簿輸出與管理模塊完成。操作者指定輸出條件后，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行臨時處理，形成所需要的數(shù)據(jù)。總賬子系統(tǒng)提供的賬簿包括：分類賬、明細賬、日記賬、科目發(fā)生額/余額表、輔助核算賬簿等。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理總分類賬反映各科目的各月借方或貸方發(fā)生額、本年累計、期初和期末余額案例：查詢1月份各科目的總賬。操作步驟：1、點擊【財務會計】-【總賬】-【帳簿】-【總分類帳】，進入總分類賬過濾條件界面2、總分類賬簿引出案例：將2010年第1期所有科目總分類賬簿引出為Excel文件。操作步驟：在總分類賬查看界面點擊菜單欄中的【文件】-【引出…】第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理科目余額表反映各科目的本月借方或貸方發(fā)生額、本年累計發(fā)生額、期初和期末余額第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理明細分類賬反映各科目的本期發(fā)生的明細賬數(shù)據(jù)，有憑證號，摘要。查看該科目的總賬數(shù)據(jù)查看下一個科目的明細賬第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理多欄式明細賬反映所有明細科目和核算科目的發(fā)生額，如管理費用下的折舊、工資福利、通訊費增加應收賬款多欄賬：案例：查看宏遠公司2010年第1期應收賬款多欄賬。操作步驟：1、點擊【財務會計】--【總賬】--【帳簿】--【多欄帳】，在上面的界面中單擊【設(shè)計】，彈出“多欄式明細賬定義”界面對多欄賬進行設(shè)計。

2、選擇該界面中的編輯頁面，點擊【新增】按鈕，在“會計科目”欄中選擇“應收賬款”，在核算項目類別欄選擇“客戶”，幣別代碼中選擇“人民幣”，點擊右下角的【自動編排】按鈕。點擊【保存】。結(jié)束多欄賬設(shè)置。在多欄賬選擇界面選擇剛定義完畢的“應收賬款多欄明細賬”。點擊【確定】，進入多欄賬查看界面。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理數(shù)量金額總賬查詢設(shè)置為數(shù)量金額核算科目的期初、本期收入、發(fā)出、本年累計及數(shù)量和單價。如：原材料科目下有甲、乙兩類數(shù)量金額明細賬在數(shù)量金額總賬中點擊可以看到明細賬，如甲材料本期購進的，憑證號等第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理核算項目分類總賬反映某類核算項目，比如與客戶、部門、供應商相關(guān)所有的科目的業(yè)務。【財務會計】-【總賬】-【帳簿】-【核算項目分類總賬】-【項目類別】，選擇“客戶”、“供應商”或“部門”等。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理財務報表總括反映企業(yè)在某一時點的資產(chǎn)狀況及財務狀況、經(jīng)營成果。主要介紹核算項目報表第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理輔助核算，是指在賬務處理過程中為提供比一般賬務資料更為詳盡的核算信息，或為提高會計信息的質(zhì)量而采取的一些附加的核算手段。輔助核算的三種基本類型：（1）項目核算（2）部門核算（3）往來核算輔助核算

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理輔助核算的優(yōu)勢：第一，輔助核算在核算項目的設(shè)置和運用上比會計科目更具有靈活性。第二，項目共享特性打破了會計科目的樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起了賬戶間交叉引用的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理部門核算信息系統(tǒng)中，不再將部門作為明細科目核算，而是作為輔助核算在會計科目設(shè)置時，需要將進行部門核算的科目設(shè)置為“部門核算”需要建立部門檔案第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理（1）部門核算列示:核算項目科目組合表第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理往來業(yè)務是指企業(yè)在業(yè)務處理過程中所發(fā)生的涉及應收、應付、預收、預付等會計事項的業(yè)務。往來業(yè)務可區(qū)分為與外部單位的往來業(yè)務和與內(nèi)部個人的往來業(yè)務，與外部單位的往來業(yè)務又可分為客戶往來業(yè)務和供應商往來業(yè)務。個人往來是指單位與內(nèi)部職員之間發(fā)生的應收應付款業(yè)務，例如銷售人員預支差旅費、內(nèi)勤人員預支備用金等。通過往來信息項目的輔助核算，借助于系統(tǒng)在核銷和信息輸出方面的強大功能來實現(xiàn)對往來業(yè)務的監(jiān)管。往來核算

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理往來輔助核算方式下的科目設(shè)置

為往來業(yè)務設(shè)置的會計科目如下表：往來核算

第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理系統(tǒng)中的往來核算

提供往來管理，包括核銷、對賬單、賬齡分析等一體化處理。在【系統(tǒng)設(shè)置】-【基礎(chǔ)資料】-【公共資料】-【科目】基礎(chǔ)資料，對“應收賬款”選中，勾選“往來業(yè)務核算”在【往來】-【核算管理】-【過濾條件】-選【會計科目】（如應收賬款）選擇待核銷記錄。注意：已經(jīng)核銷的業(yè)務無法進行反過賬，必須進行反核銷方可。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理往來對賬單往來款項對賬單_________單位：貴單位2010年__月__日購買我公司________產(chǎn)品________套（張），貨款￥_______尚未付清，請核對后將回聯(lián)單寄回。

________清查單位（蓋章）2010年__月__日沿此虛線裁開，將以下回聯(lián)單寄回。FAX：往來款項對賬單（回聯(lián)）_________清查單位：你單位寄來的往來款項對賬單已收到，經(jīng)核對相符無誤。

________單位：（蓋章）2010年__月__日第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理賬齡分析：注意選擇【項目類別】壞賬明細表： 在往來對賬單中選擇明細項目-【確認壞賬】第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理第三節(jié)期末處理

期末處理是指會計人員在每個會計期末要完成的一些特定的會計處理工作，如某些費用的計提、攤銷、調(diào)匯、結(jié)轉(zhuǎn)損益類科目等等。期末處理每月只能做一次。第三章財務處理子系統(tǒng)的日常處理自動轉(zhuǎn)賬在會計業(yè)務中有一類憑證，每月有規(guī)律的重復出現(xiàn)。例如:每月都需要將制造費用轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本的憑證，前期預付保險費、經(jīng)營租賃的預付租金、預付報刊雜志費，要攤?cè)氡酒诘馁M用，或定期需要做的